Gastronomie

Bestellerfassung und Bonierung

Das Herz jeder Gastronomie-Software ist die Bonierung. Der Kellner tippt eine Bestellung, und sie landet an der richtigen Stelle: Speisen in der Küche, Getränke an der Theke. Achte darauf, wie schnell sich Artikel finden lassen. Wenn deine Karte 80 Positionen hat, willst du nicht durch fünf Menüebenen klicken. Gute Systeme arbeiten mit Schnellwahltasten, Favoriten und einer sinnvollen Kategorisierung.

Ein praktischer Punkt sind Modifikatoren: ohne Zwiebeln, Beilage tauschen, Steak medium. Wenn diese Zusätze sauber am Küchendrucker oder Küchenmonitor ankommen, sparst du Rückfragen und Fehler.

Tisch- und Splittfunktionen

Gäste teilen sich Rechnungen, wechseln Tische, kommen später dazu. Die Software muss Positionen zwischen Tischen verschieben können und Rechnungen aufteilen, nach Personen oder nach einzelnen Artikeln. Das klingt banal, ist aber im Betrieb ständig relevant, und schlechte Systeme machen daraus einen Krampf.

Zahlungsabwicklung

Hier geht es um mehr als Bar oder Karte. Prüfe, welche Zahlungsarten unterstützt werden und wie das Kartenterminal angebunden ist. Wenn der Betrag automatisch vom Bon ans Terminal geht, entfällt das manuelle Eintippen, und damit fällt eine ganze Fehlerquelle weg.

Berichte und Auswertungen

Am Ende willst du wissen: Was lief gut, was nicht. Tagesabschluss, Umsatz nach Artikelgruppen, Verkäufe nach Uhrzeit. Diese Auswertungen helfen dir, die Karte zu steuern und Personal zu planen. Achte darauf, ob du die Daten exportieren kannst, etwa für deinen Steuerberater.

Schnittstellen

Eine Kasse, die isoliert steht, kostet dich Doppelarbeit. Interessant sind Anbindungen an die Buchhaltung, an ein Warenwirtschaftssystem, an Reservierungstools oder an Lieferplattformen. Frag konkret nach, welche Schnittstellen vorhanden sind und ob sie im gewünschten Umfang funktionieren, nicht nur auf dem Papier.

Die wichtigste Regel: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef. Der Chef sieht die Berichte, der Kellner sieht 200 Mal am Abend die Bonieroberfläche. Wenn das Boniersystem umständlich ist, verlierst du an jedem Tisch ein paar Sekunden, und das summiert sich.

Hardware und Bindung

Kläre früh, ob die Software an bestimmte Hardware gebunden ist oder auf Geräten läuft, die du schon hast. Manche Systeme funktionieren nur mit den mitgelieferten Terminals, andere laufen auf handelsüblichen Tablets. Beides hat Vor- und Nachteile: Eigene Hardware ist oft robuster und aufeinander abgestimmt, freie Hardware ist günstiger im Austausch.

Offline-Fähigkeit

Frag ausdrücklich, was passiert, wenn das Internet ausfällt. In einer vollen Gastronomie ist ein Kassensystem, das ohne Netz stillsteht, ein echtes Problem. Gute Systeme arbeiten offline weiter und synchronisieren später.

Support

Wann ist der Support erreichbar? Ein Restaurant hat sein Problem meist am Freitagabend, nicht Dienstagvormittag. Kläre die Erreichbarkeit und ob Support extra kostet.

Skalierbarkeit

Wenn du planst, einen zweiten Standort zu eröffnen oder einen Außer-Haus-Verkauf aufzubauen, prüfe, ob das System das mitmacht. Ein Wechsel mitten im laufenden Betrieb ist teuer und nervig.

Der angezeigte Preis ist selten der ganze Preis. Bei Gastronomie-Software begegnen dir mehrere Modelle, und du solltest sie unterscheiden können.

Kauf gegen Abo

Manche Anbieter verkaufen die Software einmalig, andere arbeiten mit einer monatlichen Gebühr. Beim Abo sind Updates und oft der Support enthalten, dafür zahlst du dauerhaft. Beim Kauf zahlst du vorne mehr, kannst aber bei späteren Updates zusätzliche Kosten haben. Rechne beide Modelle über mehrere Jahre durch, nicht nur über das erste.

Kostenblöcke, die gern übersehen werden

• Hardware: Terminals, Drucker, Kassenschublade, Router. Das kann je nach Ausstattung ein größerer Posten sein.
• Einrichtung: Das Anlegen der Artikel, das Einrichten der Tischpläne, die Schulung. Manche Anbieter berechnen das separat.
• Kartenzahlung: Hier fallen Transaktionsgebühren an, oft ein Prozentsatz pro Zahlung. Über das Jahr ist das ein relevanter Betrag.
• Zusatzmodule: Reservierung, Warenwirtschaft, zweiter Standort. Oft kostet jedes Modul extra.
• Wartung und Support: Prüfe, ob im Grundpreis enthalten oder separat.

Statt dir eine Zahl zu nennen, die für deinen Betrieb sowieso nicht stimmt, gebe ich dir einen Rat: Lass dir ein Angebot geben, das alle diese Blöcke enthält, und frag ausdrücklich, was nicht enthalten ist. Die zweite Frage bringt oft mehr ans Licht als die erste.

Die Karte wird nicht sauber gepflegt

Ein Betrieb kauft ein tolles System, aber niemand pflegt die Preise und Artikel konsequent. Nach einem halben Jahr stimmt die Karte im System nicht mehr mit der auf dem Tisch überein, Kellner tippen Ersatzartikel, und die Auswertungen werden wertlos. Software ist nur so gut wie die Daten, die drinstehen.

Zu viel Funktion, zu wenig Nutzung

Ein kleiner Betrieb kauft ein System mit Warenwirtschaft, Personalplanung und Reservierung, nutzt am Ende aber nur die Kasse. Das ist bezahlte Komplexität, die niemand braucht. Kauf, was du in den ersten sechs Monaten wirklich nutzt.

Keine Schulung

Die Software wird installiert, und dann sollen sich die Mitarbeiter das schon selbst beibringen. Das führt zu Fehlbuchungen, Frust und im schlimmsten Fall zu Kassendifferenzen. Plane echte Schulungszeit ein, auch für neue Aushilfen.

Bargeldabschluss wird nicht ernst genommen

Wer den Tagesabschluss schlampig macht, hat am Monatsende ein Loch, das sich nicht mehr erklären lässt. Die Software kann viel automatisieren, aber der Abschluss braucht eine klare, immer gleiche Routine.

Gastronomie-Software ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz kein rein technisches Thema, sondern auch ein steuerrechtliches. Die Details unterscheiden sich je Land, und du solltest sie mit deinem Steuerberater klären, aber die Grundrichtung kannst du kennen.

Deutschland

In Deutschland unterliegen elektronische Kassensysteme Anforderungen an die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Stichwort ist die technische Sicherheitseinrichtung, die manipulationssichere Aufzeichnung gewährleisten soll. Außerdem gibt es eine Belegausgabepflicht: Für jeden Vorgang muss ein Beleg erstellt werden können. Kläre bei jedem System, ob es diese Anforderungen erfüllt und ob die nötige Sicherheitseinrichtung enthalten oder separat zu beschaffen ist.

Österreich

In Österreich gibt es ebenfalls Vorgaben zur Registrierkassenpflicht und zum Belegwesen, inklusive Manipulationsschutz. Auch hier gilt: Frag konkret nach, ob das System die geltenden Vorgaben abdeckt.

Schweiz

Die Schweiz hat andere Regeln als Deutschland und Österreich. Die Anforderungen an Aufzeichnung und Aufbewahrung solltest du gesondert prüfen, weil du hier nicht einfach die deutschen Vorgaben übertragen kannst.

Datenschutz

Sobald du Reservierungen mit Namen, Gästedaten oder Mitarbeiterdaten verarbeitest, bist du im Bereich Datenschutz. Kläre, wo die Daten gespeichert werden und ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet.

Der wichtigste Satz zum Thema Compliance: Verlass dich nicht auf die Werbeaussage, das System sei rechtssicher. Lass dir konkret zeigen, welche Anforderung wie erfüllt wird, und stimm das mit deinem Steuerberater ab.

Schritt 1: Betrieb beschreiben

Schreib in ein paar Sätzen auf, was dein Betrieb wirklich ist: Wie viele Plätze, wie viele gleichzeitige Bestellungen zu Stoßzeiten, Bar oder nur Speisen, Außer-Haus-Verkauf ja oder nein. Diese Beschreibung ist deine Messlatte.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Listen. In die eine kommt, was ohne das System nicht funktioniert (Bonierung an Küche und Theke, Kartenzahlung, Tagesabschluss). In die andere kommt, was schön wäre (Reservierung, Warenwirtschaft). Kauf entlang der Muss-Liste, erweitere später.

Schritt 3: Demos mit den richtigen Leuten

Lass dir mindestens zwei Systeme in einer echten Demo zeigen, und zwar mit den Situationen, die bei dir ständig vorkommen: Rechnung splitten, Tisch wechseln, Artikel mit Sonderwunsch bonieren. Lass diese Schritte von einem Servicemitarbeiter durchführen, nicht vom Verkäufer.

Schritt 4: Gesamtkosten aufschlüsseln lassen

Hol dir Angebote, die Hardware, Einrichtung, Schulung, laufende Gebühren und Transaktionskosten enthalten. Frag ausdrücklich nach den Posten, die nicht enthalten sind.

Schritt 5: Compliance prüfen

Lass dir zeigen, wie das System die steuerlichen Anforderungen deines Landes erfüllt, und geh das mit deinem Steuerberater durch, bevor du unterschreibst.

Schritt 6: Testphase einplanen

Wenn möglich, teste in einer ruhigen Zeit, nicht am vollen Wochenende. Schul dein Team vorher, und plane eine Woche ein, in der du bewusst genau hinschaust, ob die Abläufe passen.

Wenn du diese sechs Schritte gehst, triffst du keine perfekte, aber eine begründete Entscheidung, und das ist in diesem Thema mehr wert, als es klingt.