Toolfolio vs. Excel. Wann sich der Umstieg lohnt.
Für alle, die ihre Software-Abos heute in einer Tabelle pflegen und merken, dass die Tabelle veraltet ist, niemand sie aktualisiert und Fristen still durchrutschen.
Excel ist kostenlos und maximal flexibel. Aber es warnt dich nicht vor Fristen, erkennt keine Spar-Chancen und niemand pflegt es zuverlässig. Toolfolio nimmt dir genau das ab und ist trotzdem schlank und bezahlbar.
Der Schmerz mit Excel
Was im Alltag wirklich nervt.
Die Abo-Tabelle ist ein Klassiker: einmal angelegt, dann vergessen. Niemand aktualisiert sie, Fristen stehen nirgends, Erinnerungen gibt es keine, Sparpotenzial bleibt unentdeckt, und nach drei Monaten weißt du nicht mehr, welcher Stand stimmt.
Heute aktuell, in drei Monaten Schrott. Niemand fühlt sich verantwortlich.
Excel schickt dir keine Mail, bevor die Jahres-Lizenz still verlängert.
Du weißt nicht, ob du zu viel zahlst. Ein anonymer Markt-Vergleich fehlt.
Rechnungen liegen in zehn Inboxen, nicht am Abo dran.
Funktion für Funktion
Sachlicher Vergleich.
Stand der Daten zu Excel: November 2025. Wo etwas unklar war, haben wir das Feld neutral gelassen.
| Funktion | Toolfolio | Excel |
|---|---|---|
| Überblick | ||
| Alle Abos zentral | Ja | Manuell pflegen |
| Monats- und Jahressicht | Ja | Selbst bauen |
| Auto-Kategorien | Ja | Nein |
| Erfassung | ||
| Mail-Forward Import | Ja | Nein |
| Kontoauszug Import | CSV | Copy-Paste |
| Auto-Erkennung Anbieter | Ja | Nein |
| Kündigungsfristen | ||
| Fristen-Wächter | Ja | Nein |
| Mehrstufige Warnungen | 30/14/3 Tage | Nein |
| Kalender-Sync | Ja | Nein |
| Kosten optimieren | ||
| Benchmark gegen Markt | Ja | Nein |
| Konkrete Sparvorschläge | Ja | Nein |
| AI-Credits Multi-Provider | Ja | Nein |
| Agentur-Funktionen | ||
| Kosten pro Kunde | Ja | Manuell |
| Weiterverrechnungs-Report | Ja | Nein |
| Marge pro Kunde | Ja | Nein |
| Steuer & Belege | ||
| DATEV-Export | Ja | Nein |
| Reverse-Charge automatisch | Ja | Selbst pflegen |
| Belege am Abo | Ja | Nein |
| Preis und Einrichtung | ||
| Preis | Free, ab 14 €/Monat | Kostenlos |
| Einrichtung | 5 Minuten | Stunden |
| Sprache | Deutsch, DACH-spezifisch | Sprachunabhängig |
Die wichtigsten Unterschiede
Was Toolfolio konkret anders macht.
Automatische Erfassung statt Handarbeit.
Du leitest Rechnungs-Mails an deine Toolfolio-Adresse weiter. Anbieter, Betrag, Verlängerung werden erkannt, die Tabelle pflegt sich von selbst.
Fristen-Wächter statt vergessener Daten.
Toolfolio warnt rechtzeitig vor jeder Verlängerung, mehrstufig, im Kalender und per Mail. In Excel passiert das nicht.
Benchmark statt Bauchgefühl.
Wir vergleichen deine Tools anonym mit dem Markt. Wenn du für die Leistung zu viel zahlst, weißt du es, statt es zu vermuten.
Sparvorschläge statt Stillstand.
Konkrete Alternativen mit konkreter Sparsumme. Excel kann das nicht, weil es deinen Markt nicht kennt.
Fair gesagt
Wofür Excel besser ist.
Wir bauen Toolfolio für kleine Agenturen, Freelancer und Solopreneure im DACH-Raum. Wenn dein Fall anders liegt, sind wir die ehrlichen Ersten, die das sagen.
- Komplett kostenlos und überall verfügbar.
- Maximal flexibel, du baust dir alles so, wie du willst.
- Jeder im Team kennt es, keine Lernkurve.
- Funktioniert offline und ohne Account.
Wechseln ist einfach
In wenigen Minuten drin.
Speichere deine bestehende Liste als CSV oder Excel-Datei.
Per Drag-and-drop, Toolfolio mappt die Spalten automatisch.
Ab jetzt landet jede neue Rechnung automatisch am richtigen Abo.
Häufige Fragen
Zum Vergleich mit Excel.
Weitere Vergleiche
Probier Toolfolio kostenlos aus.
14 Tage voller Zugang. Keine Kreditkarte. Wenn es nicht passt, bleibst du einfach bei Excel.
Kostenlos starten