Process Mining

Datenanbindung und Konnektoren

Das wichtigste Feature ist unspektakulär: Wie kommen die Daten rein? Prüfe, ob die Software fertige Anbindungen an die Systeme hat, die du wirklich nutzt (ERP, CRM, Ticketsystem). Wenn nicht, brauchst du eine manuelle Extraktion, und die frisst mehr Zeit als die eigentliche Analyse. Frag konkret nach, ob eine Anbindung an dein System schon einmal produktiv umgesetzt wurde oder nur theoretisch möglich ist.

Automatische Prozessentdeckung

Die Software soll aus dem Event Log selbstständig ein Prozessmodell zeichnen. Achte darauf, dass du die Detailtiefe steuern kannst. Ein Prozess mit hundert Varianten wird sonst zu einem unlesbaren Knäuel. Gute Werkzeuge lassen dich die seltenen Ausnahmefälle ausblenden und erst den Hauptpfad zeigen.

Conformance Checking

Hier vergleichst du den Ist-Prozess mit dem Soll-Prozess. Das ist der Teil, der für Revision und Audit interessant wird. Du definierst, wie ein Vorgang laufen soll (etwa Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen über einer Grenze), und die Software markiert jeden Vorgang, der davon abweicht.

Kennzahlen und Engpassanalyse

Durchlaufzeiten, Liegezeiten, Häufigkeit von Nacharbeit: Diese Zahlen sollten sich ohne Programmierung ziehen lassen. Wichtig ist die Frage, ob du bis auf den einzelnen Vorgang durchklicken kannst. Eine Durchschnittszahl hilft dir wenig, wenn du nicht siehst, welche konkreten Fälle den Schnitt nach oben ziehen.

Monitoring statt Einmalanalyse

Überlege früh, ob du eine einmalige Analyse willst oder eine laufende Überwachung. Für laufendes Monitoring brauchst du regelmäßige Datenaktualisierung und Warnmeldungen. Das ist ein deutlich anderer Aufwand als ein einmaliger Blick auf die Vergangenheit.

Wer soll damit arbeiten?

Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler. Wenn deine Fachabteilung ohne Datenanalysten auskommen muss, brauchst du ein Werkzeug, das mit Klicks funktioniert und nicht mit einer Abfragesprache.

Wie kommen deine Daten in das Werkzeug?

Kläre vor dem Kauf, wer das Event Log baut. Manche Anbieter liefern das im Rahmen der Einführung, bei anderen sitzt du selbst daran. Frag nach einem konkreten Beispiel: Wie viele Tage hat die Datenaufbereitung bei einem vergleichbaren Betrieb gedauert?

On-Premises oder Cloud?

Wenn deine Prozessdaten personenbezogene Informationen enthalten (und das tun sie fast immer, weil an jedem Schritt ein Bearbeiter hängt), ist die Frage nach dem Speicherort keine Nebensache. Kläre, ob du eine reine Cloud-Lösung akzeptieren kannst oder ob eine Installation im eigenen Rechenzentrum nötig ist.

Skalierung

Ein Werkzeug, das mit einem Prozess und zehntausend Vorgängen gut läuft, kann bei Millionen Vorgängen einbrechen. Teste in der Demo mit einer realistischen Datenmenge, nicht mit dem sauberen Beispieldatensatz des Anbieters.

Beim Preis geht es nicht um die Lizenzsumme auf dem Angebot. Es geht um die Gesamtkosten über die Laufzeit, und die verstecken sich meist außerhalb der Lizenz.

Verbreitete Abrechnungsmodelle

Du triffst in der Regel auf drei Muster. Erstens die Abrechnung nach Nutzern, also Anzahl der Personen, die das Werkzeug bedienen. Zweitens die Abrechnung nach Datenmenge oder Anzahl der analysierten Vorgänge. Drittens die Abrechnung nach Anzahl der angebundenen Prozesse oder Systeme. Frag genau nach, welches Modell gilt, denn davon hängt ab, wie deine Kosten mit der Nutzung wachsen.

Die Kosten hinter der Lizenz

Die Einführung ist oft der größere Posten. Dazu gehören die Datenanbindung, das Bauen der Event Logs und die Schulung. Rechne auch die interne Zeit ein: Wenn deine Leute wochenlang mit der Datenaufbereitung beschäftigt sind, ist das ein realer Kostenblock, auch wenn er auf keiner Rechnung steht.

Wiederkehrende Kosten

Neben der Lizenz fallen häufig Wartung, Support und die Kosten für Datenaktualisierung an. Kläre, ob Updates enthalten sind und was passiert, wenn du einen weiteren Prozess anbinden willst. Frag konkret, was der zweite und dritte Prozess kostet, nicht nur der erste.

Ausstiegskosten

Ein Punkt, den viele übersehen: Was passiert mit deinen aufbereiteten Daten und Modellen, wenn du den Anbieter wechselst? Kläre vor Vertragsschluss, in welchem Format du deine Daten wieder herausbekommst.

Das Tool wird gekauft, bevor die Frage klar ist

Der häufigste Ablauf, den ich sehe: Ein Betrieb kauft Process Mining, weil es alle machen, und sucht danach nach einem Problem, das es lösen soll. Das läuft ins Leere. Definiere zuerst einen konkreten Prozess und eine konkrete Frage (etwa: Warum dauert unsere Auftragsabwicklung so lange), dann wähle das Werkzeug.

Niemand kümmert sich um die Datenqualität

Ein Projekt scheiterte, weil die Zeitstempel im Altsystem nur auf den Tag genau waren, nicht auf die Uhrzeit. Damit ließ sich die Reihenfolge von Schritten innerhalb eines Tages nicht rekonstruieren. Prüfe deine Datenqualität, bevor du unterschreibst, nicht danach.

Die Ergebnisse landen in keiner Handlung

Ein Betrieb hatte schöne Analysen, aber niemand war verantwortlich, die erkannten Engpässe abzustellen. Nach einem halben Jahr war das Werkzeug ein teurer Bildschirmschoner. Bestimme vorher, wer aus den Ergebnissen Maßnahmen ableitet und wer entscheidet.

Der Betriebsrat wird zu spät eingebunden

Process Mining zeigt, wer wann was bearbeitet hat. Das ist potenziell eine Leistungskontrolle einzelner Mitarbeiter. Wenn du den Betriebsrat erst nach dem Kauf informierst, kann das Projekt monatelang stillstehen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Zu viele Prozesse auf einmal

Ein Team wollte gleich fünf Prozesse analysieren und verzettelte sich in der Datenaufbereitung. Fang mit einem Prozess an, bring den bis zur Handlung, dann nimm den nächsten.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Er zeigt dir, worauf du achten musst.

Personenbezug und DSGVO

Process-Mining-Daten enthalten fast immer einen Personenbezug, weil an jedem Prozessschritt ein Bearbeiter steht. Damit gilt die DSGVO. Du brauchst eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, und du solltest prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Wo es möglich ist, arbeite mit pseudonymisierten oder aggregierten Daten, sodass nicht jeder Auswertende sieht, welche einzelne Person welchen Vorgang bearbeitet hat.

Mitbestimmung durch den Betriebsrat

In Deutschland kann Process Mining der Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz unterliegen, weil es sich um eine technische Einrichtung handeln kann, die geeignet ist, Verhalten und Leistung von Mitarbeitern zu überwachen. Praktisch heißt das: Binde den Betriebsrat früh ein und schließe wenn nötig eine Betriebsvereinbarung. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln zur Mitbestimmung, die du separat prüfen musst.

Speicherort und Auftragsverarbeitung

Bei Cloud-Lösungen musst du wissen, wo die Daten liegen und ob eine Übermittlung in Drittländer stattfindet. Kläre, ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen er zusichert.

Aufbewahrung und Löschung

Lege fest, wie lange die Event Logs gespeichert werden und wann sie gelöscht werden. Daten unbegrenzt vorzuhalten, weil man sie vielleicht mal braucht, ist datenschutzrechtlich schwer zu rechtfertigen.

Schritt 1: Problem festnageln

Schreib in einem Satz auf, welchen Prozess du analysieren willst und welche Frage du beantworten möchtest. Wenn du das nicht kannst, ist es zu früh für die Toolsuche.

Schritt 2: Datenlage prüfen

Schau in das Quellsystem und prüfe, ob es Zeitstempel, Vorgangsnummern und Aktivitätskennungen liefert. Zieh einen kleinen Beispieldatensatz und schau ihn dir an, bevor du mit Anbietern sprichst.

Schritt 3: Beteiligte einbinden

Hol Datenschutz und Betriebsrat an den Tisch, bevor du Angebote einholst. Das erspart dir später den Stillstand.

Schritt 4: Anforderungen aufschreiben

Mach eine kurze Liste mit Muss- und Kann-Kriterien: benötigte Konnektoren, Speicherort, wer das Werkzeug bedient, ob Monitoring gebraucht wird. Diese Liste ist dein Maßstab in der Demo.

Schritt 5: Demo mit eigenen Daten

Besteh darauf, die Demo mit einem Ausschnitt deiner echten Daten zu fahren, nicht mit dem Musterdatensatz. Lass die spätere Anwenderin bedienen und beobachte, wo sie hängen bleibt.

Schritt 6: Gesamtkosten rechnen

Erstell eine Rechnung über drei Jahre inklusive Einführung, Datenaufbereitung, interner Zeit, Support und dem Fall, dass ein zweiter Prozess dazukommt. Vergleiche die Anbieter auf dieser Basis, nicht auf Basis des Lizenzpreises.

Schritt 7: Klein starten

Beginn mit einem Prozess und einer klaren Frage. Bring das Ergebnis bis zu einer echten Maßnahme. Erst wenn das funktioniert, weitest du aus.