ERP für Fenster- und Fassadenbau

Elementkalkulation und Konfiguration

Das Herzstück. Du willst ein Fassadenelement oder ein Fenster mit allen Parametern erfassen und daraus automatisch Materialbedarf und Preis ableiten. Achte darauf, ob die Software mit den Daten deiner Systemgeber arbeitet und ob Preisänderungen der Lieferanten eingespielt werden können, ohne dass jemand hunderte Artikel von Hand pflegt. Frag in der Demo konkret: Wie kommt eine neue Preisliste des Profilherstellers ins System?

Materialwirtschaft und Verschnitt

Profile werden auf Länge zugeschnitten, Glas wird bestellt, Beschläge kommen als Sets. Eine gute Lösung rechnet Verschnitt mit und fasst Bestellungen zusammen, damit du nicht für jeden Auftrag einzeln bestellst. Ohne diese Funktion bestellst du entweder zu viel oder verlierst den Überblick über Lagerreste.

Produktionssteuerung

Hier trennt sich Handel von Fertigung. Wenn du selbst produzierst, brauchst du Arbeitspapiere für die Werkstatt, eine Reihenfolgeplanung und im Idealfall eine Anbindung an die Zuschnitt- und Verarbeitungsmaschinen. Prüfe, ob die ERP Fertigungsdaten in einem Format ausgibt, das deine Maschinensteuerung lesen kann.

Aufmaß und Montage

Aufmaße auf der Baustelle sollten digital erfassbar sein, damit die Werte direkt in den Auftrag zurücklaufen. Montagetermine, Fahrzeuge und Kolonnen wollen geplant werden. Eine mobile Erfassung für die Monteure, mit Fotos und Unterschrift bei Abnahme, spart im Streitfall viel Ärger.

Nachträge und Änderungen

Im Bau ändern sich Aufträge ständig. Die Software muss Nachträge sauber dokumentieren, damit du am Ende belegen kannst, was zusätzlich beauftragt wurde. Ein System, in dem eine Änderung den ursprünglichen Stand überschreibt, kostet dich später Geld, weil du Mehrleistungen nicht mehr nachweisen kannst.

Schnittstellen

Eine ERP steht nie allein. Sie muss zur Finanzbuchhaltung passen (oft an einen Steuerberater übergeben), zum Zeiterfassungssystem, teilweise zu CAD und zu den Kalkulationstools der Systemgeber. Frag nach vorhandenen Schnittstellen, bevor du dir eine teure Einzelprogrammierung einhandelst.

Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler des Anbieters. Der Kalkulator soll ein reales Element durchkonfigurieren, der Werkstattmeister soll ein Arbeitspapier ansehen, die Buchhaltung soll eine Rechnung erzeugen. Was in der Hochglanzpräsentation flüssig aussieht, ruckelt im Alltag manchmal an genau den Stellen, die du hundertmal am Tag brauchst.

Passt die Branchentiefe zu deinem Betrieb

Eine allgemeine ERP mit Bau-Modul ist etwas anderes als eine Lösung, die speziell für Fenster- und Fassadenbau entwickelt wurde. Je spezieller deine Fertigung, desto wichtiger die Branchentiefe. Wenn du dagegen überwiegend zukaufst und montierst, kann eine schlankere Lösung ausreichen und dir Kosten sparen.

Bring dein eigenes Szenario mit

Bereite drei typische Aufträge vor: einen kleinen Standardauftrag, einen komplexen Fassadenauftrag mit Nachträgen und einen reinen Serviceeinsatz. Lass alle drei in der Demo durchspielen. So siehst du, wo das System Kompromisse verlangt.

Datenmigration nicht unterschätzen

Frag früh, wie deine bestehenden Kunden-, Artikel- und Lieferantendaten übernommen werden. Eine Migration, die nicht sauber läuft, verzögert den Start um Monate. Kläre, wer die Datenaufbereitung macht und was das kostet.

Support in deiner Sprache und Zeitzone

Wenn die Produktion steht, weil ein Update klemmt, willst du jemanden erreichen, der die Branche kennt. Frag nach den Support-Zeiten, nach der Reaktionszeit und danach, ob der Support die Fenstermaterie versteht oder nur allgemeine IT-Fragen beantwortet.

Der Lizenzpreis ist selten der größte Posten. Ich sehe immer wieder, dass Betriebe auf die monatliche Gebühr schauen und die Nebenkosten übersehen. Rechne von Anfang an mit dem Gesamtbild.

Die gängigen Modelle

Du triffst meist auf zwei Grundformen. Erstens das Mietmodell (Cloud oder gehostet), bei dem du pro Nutzer und Monat zahlst und Updates enthalten sind. Zweitens der Kauf einer Lizenz mit einmaliger Zahlung plus jährlicher Wartungsgebühr, oft als lokale Installation. Beide haben Berechtigung. Das Mietmodell hat niedrigere Einstiegskosten, kostet über Jahre aber laufend. Der Kauf bindet mehr Kapital am Anfang, ist über einen langen Zeitraum manchmal günstiger.

Die Posten, die gern vergessen werden

Neben Lizenz oder Miete fallen typischerweise an: einmalige Einrichtung und Einführung, Datenmigration, Schulung deiner Mitarbeiter, Anpassungen und Schnittstellenprogrammierung, gegebenenfalls Serverkosten bei lokaler Installation und die laufende Wartung. Dazu kommt die interne Zeit, die dein Team in die Einführung steckt. Diese Zeit ist real, auch wenn sie auf keiner Rechnung steht.

Wie du sauber vergleichst

Rechne die Kosten über einen realistischen Zeitraum, etwa fünf Jahre, und für die tatsächliche Zahl der Nutzer. Frag nach, ob Nutzer nach Rollen abgerechnet werden (ein reiner Betrachter kostet manchmal weniger als ein voller Bearbeiter). Kläre, was ein zusätzliches Modul später kostet, wenn du wächst. Und lass dir schriftlich geben, welche Leistungen im Wartungsvertrag enthalten sind und welche extra berechnet werden.

Zu groß gekauft

Ein Betrieb mit zwölf Leuten kauft eine Lösung, die für Konzerne gedacht ist, weil sie beeindruckend wirkt. Danach nutzt niemand die Hälfte der Funktionen, die Bedienung ist zu komplex und die Kosten passen nicht zur Betriebsgröße. Kauf die Software, die zu deinem heutigen Betrieb passt und ein Stück Wachstum abdeckt, nicht die Software für den Betrieb, der du in zwanzig Jahren vielleicht wirst.

Die Kalkulation nicht getestet

Der häufigste teure Fehler: Die Elementkalkulation wird in der Demo nur oberflächlich angesehen. Nach der Einführung stellt sich heraus, dass ein bestimmter Beschlag oder ein spezieller Glasaufbau nicht sauber abgebildet wird und der Kalkulator wieder zur Nebenrechnung greift. Teste vor dem Kauf genau die Elemente, die dein Kerngeschäft ausmachen.

Mitarbeiter nicht eingebunden

Die Entscheidung fällt im Büro, aber die Werkstatt und die Monteure werden nicht gefragt. Beim Start blockieren dann genau die Leute, die täglich damit arbeiten sollen, weil ihnen das System aufgezwungen wurde. Hol die Anwender früh dazu und lass sie mitentscheiden.

Preislisten-Pflege unterschätzt

Materialpreise ändern sich, Systemgeber schicken neue Listen. Wenn die Pflege dieser Daten aufwendig ist, veralten deine Kalkulationsgrundlagen und du rechnest mit falschen Einkaufspreisen. Kläre vor dem Kauf, wie Preisupdates eingespielt werden.

Alles auf einmal umgestellt

Ein Betrieb schaltet an einem Montag das alte System ab und das neue an. Dann kommt der erste Auftrag, etwas klemmt, und die Produktion steht. Plan eine Übergangsphase und einen Zeitpunkt, an dem wenig los ist, nicht mitten in der Hochsaison.

Software nimmt dir Verantwortung nicht ab, aber sie kann dir helfen, die Anforderungen einzuhalten. Prüfe die folgenden Punkte, bevor du unterschreibst.

GoBD und Aufbewahrung

In Deutschland müssen steuerlich relevante Daten nachvollziehbar, unveränderbar und über die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Rechnungen dürfen nachträglich nicht spurlos geändert werden. Frag den Anbieter, ob das System diese Anforderungen unterstützt und ob es dazu eine Verfahrensdokumentation gibt. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Aufbewahrungsregeln, kläre das für deinen Standort mit deinem Steuerberater.

E-Rechnung

Die elektronische Rechnung wird im geschäftlichen Verkehr zunehmend zur Pflicht, besonders bei öffentlichen Auftraggebern. Achte darauf, dass die Software strukturierte E-Rechnungsformate erzeugen und empfangen kann. Für Betriebe, die an die öffentliche Hand liefern, ist das kein Nice-to-have, sondern eine Grundvoraussetzung.

Datenschutz

Du verarbeitest Kunden- und Mitarbeiterdaten, damit fällt die ERP unter die DSGVO. Bei Cloud-Lösungen brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und solltest wissen, wo die Daten gespeichert werden. Frag nach dem Serverstandort und danach, wer außer dir Zugriff hat.

Nachweise am Bau

Aufmaße, Abnahmen und dokumentierte Nachträge sind im Streitfall deine Absicherung. Eine Software, die Fotos, Unterschriften und Zeitstempel sauber ablegt, hilft dir bei der Beweisführung. Das ist keine gesetzliche Vorgabe im engeren Sinn, aber im Baurecht praktisch entscheidend.

Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben

Setz dich mit den Abteilungen zusammen und schreib auf, welche Programme heute im Einsatz sind, wo Daten doppelt eingetippt werden und wo es hakt. Diese Liste ist deine Anforderungsgrundlage. Ohne sie kaufst du nach Bauchgefühl.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Teile deine Anforderungen in zwei Spalten: Was muss die Software zwingend können, ohne dass dein Betrieb funktioniert, und was wäre schön. Priorisiere die Muss-Kriterien. Kein System erfüllt alles, also musst du wissen, wo du keine Kompromisse machst.

Schritt 3: Longlist erstellen

Sammel Lösungen, die für Fenster- und Fassadenbau in Frage kommen. Die Vergleichsübersicht oben auf dieser Seite ist ein guter Startpunkt. Sortier auf drei bis vier Kandidaten herunter, mehr kannst du seriös nicht prüfen.

Schritt 4: Demos mit eigenem Szenario

Lass jeden Kandidaten deine drei vorbereiteten Aufträge durchspielen. Nimm die Anwender mit in die Demo. Notier direkt danach, wo es klemmte, solange der Eindruck frisch ist.

Schritt 5: Referenzen anrufen

Frag jeden Anbieter nach zwei bis drei Referenzbetrieben in deiner Größe. Ruf sie an und frag konkret: Was hat bei der Einführung länger gedauert als geplant, und würdet ihr wieder dieses System wählen? Die ehrlichen Antworten bekommst du am Telefon, nicht aus einer Broschüre.

Schritt 6: Gesamtkosten rechnen

Hol schriftliche Angebote mit allen Posten: Lizenz oder Miete, Einführung, Migration, Schulung, Wartung, Schnittstellen. Rechne über fünf Jahre. Vergleich die Zahlen erst dann.

Schritt 7: Einführung planen

Leg einen realistischen Zeitplan fest, eine Übergangsphase mit Parallelbetrieb und einen Starttermin außerhalb der Hochsaison. Benenn intern eine Person, die die Einführung verantwortet und Ansprechpartner für den Anbieter ist. Ohne diese Rolle verliert sich das Projekt im Tagesgeschäft.

Wenn du diese sieben Schritte diszipliniert durchgehst, triffst du eine Entscheidung, die du in zwei Jahren nicht bereust. Der Aufwand vorher ist deutlich kleiner als der Schaden durch eine Software, die nicht passt.