Arzt-Abrechnungssoftware

Regelprüfung, die schon bei der Eingabe greift

Das ist der Kern. Die Software sollte Ausschlüsse, Höchstwerte und Abrechnungsvoraussetzungen prüfen, während die Medizinische Fachangestellte die Ziffer eingibt, nicht erst beim Quartalsabschluss. Frag im Demo-Termin konkret: Was passiert, wenn ich zwei Ziffern eingebe, die sich gegenseitig ausschließen? Bekomme ich sofort eine Meldung, oder läuft das durch bis zur Abrechnung?

Aktualität der Kataloge

EBM und GOÄ ändern sich. Regionale Vereinbarungen deiner KV kommen dazu. Die Software ist nur so gut wie ihre Katalogpflege. Kläre, wie und wie oft Updates eingespielt werden, ob das automatisch passiert und ob regionale Besonderheiten deiner KV mit abgedeckt sind.

Fehlerlisten und Nachbearbeitung

Nach dem Erstellen der Quartalsabrechnung brauchst du eine saubere Liste der Fälle, die nicht durchgelaufen sind, mit dem Grund. Eine gute Software sortiert das so, dass du in einer Stunde durch die Problemfälle kommst und nicht durch tausend Zeilen scrollen musst. Lass dir diese Ansicht in der Demo mit echten Fehlerfällen zeigen.

Privatabrechnung und Faktorsteuerung

Bei der GOÄ arbeitest du mit Steigerungsfaktoren. Die Software sollte Standardfaktoren vorschlagen, aber Begründungen für erhöhte Faktoren sauber mitführen, weil genau das bei Reklamationen geprüft wird. Auch die Anbindung an eine Verrechnungsstelle, falls du eine nutzt, sollte ohne manuelle Exportbastelei funktionieren.

Schnittstellen zum Rest der Praxis

Laborsysteme, Gerätedaten, das Kartenterminal, die Telematikinfrastruktur: Die Abrechnung lebt von Daten, die anderswo entstehen. Prüfe, welche Schnittstellen vorhanden sind und ob sie zu deinen vorhandenen Geräten passen. Eine Schnittstelle, die es theoretisch gibt, aber für dein konkretes Laborgerät nicht zertifiziert ist, hilft dir nicht.

Auswertungen

Du willst sehen, welche Leistungen wie oft erbracht werden, wie sich dein Fallwert entwickelt, wo Honorar liegen bleibt. Frag, welche Auswertungen out of the box dabei sind und ob du eigene bauen kannst, ohne den Support anzurufen.

Lass die Person testen, die damit arbeitet

Der häufigste Fehler im Auswahlprozess: Der Praxisinhaber schaut sich die Demo an und entscheidet. Bedient wird die Software aber von den MFA an der Anmeldung und in der Abrechnung. Setz genau diese Person in den Demo-Termin und lass sie einen echten Tagesablauf durchspielen: Patient anlegen, Karte einlesen, Leistungen erfassen, einen Problemfall bearbeiten. Wenn es dabei hakt, hakt es später jeden Tag.

Fachrichtung ernst nehmen

Ein Radiologe hat völlig andere Abrechnungslogik als ein Hausarzt oder ein Zahnarzt. Manche Systeme sind für bestimmte Fachrichtungen gebaut und decken deine Ziffern und Besonderheiten viel besser ab als eine Allzwecklösung. Frag konkret, wie viele Praxen deiner Fachrichtung das System einsetzen und lass dir eine Referenz nennen, die du anrufen darfst.

Datenübernahme aus dem Altsystem

Wer wechselt, muss Patientendaten, Karteien und offene Abrechnungen mitnehmen. Das ist oft der schmerzhafteste Teil. Kläre schriftlich, was übernommen wird, in welchem Umfang, was es kostet und wer haftet, wenn Daten verloren gehen. Verlass dich nicht auf die mündliche Zusage, das sei kein Problem.

Support, wenn es brennt

Die Abrechnung ist quartalsgebunden. Wenn zwei Tage vor Abgabefrist etwas nicht funktioniert, brauchst du jemanden am Telefon, nicht ein Ticketsystem mit Antwort in drei Werktagen. Frag nach den Support-Zeiten, insbesondere rund um die Quartalsenden, und ob es einen erreichbaren Notfallweg gibt.

Cloud oder lokal

Beide Modelle haben ihren Platz. Bei einer lokalen Installation liegen die Daten auf deinem Server, du bist für Backup und Wartung verantwortlich. Bei einer Cloud-Lösung übernimmt der Anbieter das, dafür bist du auf eine stabile Internetverbindung und den Serverstandort angewiesen. Kläre bei Cloud-Angeboten, wo die Server stehen und wie du an deine Daten kommst, wenn du den Anbieter wechseln willst.

Der Lizenzpreis ist selten der größte Posten. Rechne über mehrere Jahre und über alle Bausteine, sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen.

Verbreitete Modelle

Du triffst grob auf drei Muster. Erstens den Einmalkauf einer Lizenz mit laufenden Wartungs- und Updatekosten. Zweitens ein Abonnement, meist monatlich oder pro Quartal, oft pro Arbeitsplatz oder pro Behandler gestaffelt. Drittens Mischformen, bei denen ein Grundpreis mit Zusatzmodulen kombiniert wird. Ich nenne hier bewusst keine Zahlen, weil sie stark von Fachrichtung, Praxisgröße und Region abhängen. Wichtiger ist, dass du weißt, wonach du fragen musst.

Die Posten, die gern übersehen werden

• Einrichtung und Datenübernahme aus dem Altsystem, oft ein einmaliger, spürbarer Betrag.
• Schulung des Teams, manchmal pro Tag oder pro Person berechnet.
• Zusatzmodule, etwa für die Telematikinfrastruktur, für bestimmte Schnittstellen oder für Auswertungen.
• Support-Stufen: Ein Basissupport ist oft dabei, schnelle Erreichbarkeit kostet extra.
• Hardware bei lokalen Installationen: Server, Kartenterminals, Konnektor.
• Kosten für den Anbieterwechsel am Ende, insbesondere Datenexport.

So machst du den Vergleich fair

Lass dir von jedem Anbieter ein Angebot über denselben Zeitraum geben, etwa fünf Jahre, mit allen laufenden Kosten. Frag ausdrücklich, was nicht enthalten ist. Ein günstiger Grundpreis mit teuren Pflichtmodulen ist am Ende teurer als ein transparentes Komplettangebot. Und frag nach den Konditionen bei Praxiswachstum: Was kostet der dritte oder vierte Behandler?

Der Wechsel mitten im Quartal

Eine Praxis stellt zum Monatswechsel um, mitten im Quartal. Die halbe Abrechnung liegt im alten System, die andere Hälfte im neuen, und am Quartalsende passt nichts zusammen. Plane einen Systemwechsel immer zum Quartalsbeginn, mit ausreichend Puffer davor.

Niemand prüft die Fehlerliste

Die Software erzeugt brav ihre Liste der nicht abgerechneten Fälle, aber im Alltagsstress schaut niemand rein. Am Jahresende summiert sich das zu Honorar, das schlicht nie abgerechnet wurde. Leg fest, wer die Fehlerliste jedes Quartal durchgeht, und mach es zur festen Aufgabe, nicht zum Nebenbei.

Steigerungsfaktoren ohne Begründung

Bei der Privatabrechnung werden erhöhte Faktoren gesetzt, aber die Begründung fehlt oder ist eine Textbaustein-Floskel. Bei der ersten Reklamation eines Patienten oder einer Versicherung steht die Praxis ohne Argumente da. Sorge dafür, dass die Software zu jedem erhöhten Faktor eine echte, fallbezogene Begründung erzwingt.

Updates werden aufgeschoben

Ein EBM-Update wird nicht eingespielt, weil gerade keine Zeit ist. Dann werden über Wochen mit veralteten Ziffern abgerechnet und am Quartalsende fliegt alles zurück. Kläre, ob Updates automatisch kommen, und wenn nicht, wer verantwortlich ist, sie zeitnah einzuspielen.

Die Referenz wurde nie angerufen

Der Anbieter nennt zufriedene Praxen, aber niemand ruft an. Ein zehnminütiges Telefonat mit einer Praxis gleicher Fachrichtung bringt dir mehr als jede Hochglanzbroschüre. Frag dort konkret nach Support-Erfahrung und nach dem, was im Alltag nervt.

Die rechtlichen Rahmen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz deutlich, deshalb hier die Grundlinien, ohne dass du das mit einer Rechtsberatung verwechseln solltest.

Datenschutz

Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Datenkategorien. In Deutschland und Österreich gilt die DSGVO, in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz. Praktisch heißt das: Du brauchst mit dem Softwareanbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, insbesondere bei Cloud-Lösungen. Kläre den Serverstandort und wer Zugriff auf die Daten hat.

Ärztliche Schweigepflicht

Die Schweigepflicht ist strafbewehrt. Wer als externer Dienstleister Zugriff auf Patientendaten bekommt, etwa für Wartung oder Support, muss entsprechend eingebunden sein. Frag, wie der Anbieter den Fernzugriff regelt und ob Zugriffe protokolliert werden.

Abrechnungsvorgaben

In Deutschland richtet sich die Abrechnung nach EBM für die GKV und GOÄ für privat, mit den Vorgaben von KBV und KV für die Datenübermittlung. In der Schweiz spielt der TARMED-Nachfolger und das jeweilige System der Krankenversicherer eine Rolle, in Österreich die Vorgaben der jeweiligen Sozialversicherung. Wenn du grenzüberschreitend oder in mehreren Ländern arbeitest, prüfe, ob die Software das jeweilige System überhaupt abdeckt.

Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

Medizinische Dokumentation und Abrechnungsunterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen. Die Software muss Daten so lange revisionssicher vorhalten und Änderungen nachvollziehbar machen. Kläre, wie lange und in welchem Format Daten gespeichert werden und wie du sie bei einem Anbieterwechsel exportierst.

Telematikinfrastruktur

In Deutschland ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur mit den zugehörigen Anwendungen ein fester Bestandteil des Praxisalltags. Prüfe, ob und wie die Software die relevanten Anwendungen unterstützt und was das an zusätzlicher Hardware und Kosten bedeutet.

Schritt 1: Ist-Aufnahme

Schreib auf, was du heute nutzt, welche Geräte und Schnittstellen im Einsatz sind und was dich am aktuellen System am meisten stört. Ohne diese Liste vergleichst du blind.

Schritt 2: Anforderungen priorisieren

Trenne Muss von Kann. Muss: deine Fachrichtung wird sauber abgebildet, die Datenübernahme funktioniert, der Support ist zum Quartalsende erreichbar. Kann: schicke Auswertungen, App fürs Handy. Verwechsle die beiden nicht.

Schritt 3: Vorauswahl treffen

Aus der Vergleichsübersicht oben nimmst du zwei bis drei Kandidaten, die zu Fachrichtung und Praxisgröße passen. Mehr als drei ernsthaft zu prüfen kostet zu viel Zeit.

Schritt 4: Demo mit dem echten Team

Vereinbare pro Kandidat eine Demo, in der deine MFA einen echten Tagesablauf durchspielt. Bereite Testfälle vor: einen normalen GKV-Fall, einen Privatfall mit erhöhtem Faktor, einen bewusst fehlerhaften Fall. Beobachte, wie die Software reagiert.

Schritt 5: Referenz anrufen

Lass dir zu jedem Kandidaten eine Praxis deiner Fachrichtung nennen und ruf an. Frag nach Support, nach dem Umstiegsprozess und nach dem, was im Alltag nervt.

Schritt 6: Angebote über fünf Jahre vergleichen

Hol schriftliche Angebote über denselben Zeitraum, inklusive Einrichtung, Schulung, Support und Zusatzmodulen. Frag ausdrücklich nach dem, was nicht enthalten ist.

Schritt 7: Umstieg planen

Steht die Entscheidung, plane den Wechsel zum Quartalsbeginn mit Puffer. Kläre Datenübernahme schriftlich, terminiere die Schulung vor dem Echtstart und halte das alte System eine Weile parallel bereit, bis die erste Abrechnung sauber durchgelaufen ist.

Wenn du diese sieben Schritte diszipliniert durchgehst, triffst du keine perfekte, aber eine gut begründete Entscheidung. Und das ist bei einem System, das dich mehrere Jahre begleitet und dein Honorar verwaltet, genau das, worauf es ankommt.