Marina Software

Liegeplatzverwaltung und Belegungsplan

Das Herzstück ist die grafische Belegungsansicht. Du willst nicht in einer Liste scrollen, sondern den Hafen als Plan sehen, mit farblich markierten Plätzen: belegt, frei, reserviert, im Zahlungsverzug. In der Demo solltest du einen konkreten Fall durchspielen: Ein Dauerlieger fährt für zwei Wochen raus, du willst seinen Platz in dieser Zeit an einen Gast vermieten. Kann die Software das abbilden, ohne dass zwei Belegungen kollidieren?

Vertrags- und Kundenverwaltung

Hier laufen die Stammdaten zusammen. Wichtig ist, dass die Software mehrere Verträge pro Kunde kann, weil manche Eigner zwei Boote oder zusätzlich einen Winterlagerplatz haben. Achte darauf, wie Vertragsverlängerungen und Kündigungen abgebildet werden. Ein System, das automatisch an auslaufende Verträge erinnert, spart dir jeden Herbst stundenlange Handarbeit.

Abrechnung und Zahlungsverfolgung

Liegeplatzgebühren, Strom, Wasser, Winterlager, Kranung: Das sind unterschiedliche Posten mit unterschiedlicher Logik. Strom rechnest du oft nach Verbrauch ab, den Liegeplatz pauschal pro Saison. Die Software sollte SEPA-Lastschriften erzeugen können und den Zahlungseingang abgleichen. Prüfe in der Demo, ob offene Posten sichtbar sind und ob Mahnungen sich automatisch erstellen lassen.

Gastlieger- und Reservierungsmanagement

Wenn dein Hafen von durchreisenden Booten lebt, ist die Online-Buchung entscheidend. Ein Skipper, der abends um neun einen Platz sucht, bucht dort, wo er sofort eine Zusage bekommt. Schau dir an, wie die Buchung beim Gast ankommt und wie sie in deinem Belegungsplan landet, ohne dass jemand von Hand übertragen muss.

Zutritt, Strom und Wasser

Moderne Häfen steuern Stromsäulen und Schrankenanlagen über die Software. Der Gast bekommt einen Code, der Strom wird freigeschaltet, der Verbrauch fließt in die Rechnung. Das ist praktisch, bindet dich aber an bestimmte Hardware. Frag genau nach, welche Säulensysteme angebunden sind, bevor du dich darauf verlässt.

Auswertungen

Am Jahresende willst du wissen, wie hoch die Auslastung war, welche Plätze sich rechnen und wo Umsatz liegen bleibt. Eine brauchbare Software liefert dir das ohne Export nach Excel und ohne dass du selbst Formeln bauen musst.

Lass die richtige Person testen

Der häufigste Fehler bei der Auswahl: Der Geschäftsführer oder Vereinsvorstand sieht sich die Demo an und ist begeistert. Bedienen muss das Ding aber der Hafenmeister, der an der frischen Luft mit klammen Fingern arbeitet und keine Lust auf verschachtelte Menüs hat. Setz die Person an den Rechner, die später täglich damit arbeitet, und lass sie eine Gastbuchung von Anfang bis Ende durchklicken. Wenn sie nach zehn Minuten frustriert ist, ist die Software falsch, egal wie schön die Präsentation war.

Offline-Fähigkeit und mobiler Zugriff

Am Steg gibt es nicht überall stabiles Internet. Frag, was passiert, wenn die Verbindung wegbricht. Kann der Hafenmeister vom Tablet aus einen Platz zuweisen, oder braucht er zwingend einen Rechner im Büro? Für viele Häfen ist der mobile Zugriff der entscheidende Punkt, nicht ein Detail.

Sprachen und Saisonkräfte

Gastlieger kommen aus den Niederlanden, Skandinavien und darüber hinaus. Wenn die Online-Buchung nur auf Deutsch verfügbar ist, verlierst du einen Teil dieser Kundschaft. Prüfe auch, wie schnell eine neue Saisonkraft eingearbeitet ist, weil die Fluktuation in Häfen hoch ist.

Datenimport

Du hast bereits Bestandsdaten, egal ob in Excel oder einer alten Software. Klär vor Vertragsabschluss, wer diese Daten übernimmt und in welchem Format. Ein Anbieter, der dich mit dem Import allein lässt, verursacht Wochen an Handarbeit.

Support in deiner Zeitzone und Sprache

Wenn im Juli an einem Samstag die Schranke nicht öffnet und dreißig Boote reinwollen, brauchst du Hilfe, nicht ein Ticket, das am Montag bearbeitet wird. Frag nach den Support-Zeiten und ob du im Notfall telefonisch jemanden erreichst.

Marina Software wird heute meist als monatliches oder jährliches Abonnement angeboten, oft gestaffelt nach der Anzahl der Liegeplätze. Ein kleiner Hafen zahlt weniger als eine große Anlage mit mehreren hundert Plätzen. Manche Anbieter rechnen zusätzlich pro Nutzer ab, das solltest du im Blick behalten, wenn im Sommer mehrere Saisonkräfte gleichzeitig zugreifen.

Neben der Grundgebühr entstehen Kosten, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Dazu gehören:

• Einrichtung und Datenmigration, oft eine einmalige Position, deren Höhe stark schwankt.
• Schulung deiner Mitarbeiter, entweder pauschal oder pro Termin.
• Hardware für Stromsäulen, Schranken oder Kartenlesegeräte, falls du diese Funktionen nutzt.
• Transaktionsgebühren bei Online-Zahlungen, die pro Buchung anfallen.

Achte bei Zahlungsfunktionen genau darauf, wer die Gebühren des Zahlungsdienstleisters trägt. Manche Systeme reichen sie an dich weiter, manche kalkulieren sie in einen Prozentsatz pro Buchung ein. Bei vielen kleinen Gastbuchungen summiert sich das über die Saison.

Ein weiterer Punkt ist die Vertragsbindung. Frag, ob du monatlich oder nur jährlich kündigen kannst und was mit deinen Daten passiert, wenn du wechselst. Ein System, aus dem du deine Belegungs- und Kundendaten nicht sauber exportieren kannst, hält dich fest, auch wenn du eigentlich weg willst. Klär den Datenexport, bevor du unterschreibst, nicht erst beim Ausstieg.

Rechne nicht nur die erste Rechnung, sondern die Kosten über drei bis fünf Jahre inklusive Wachstum deines Hafens. Ein günstiger Einstieg, der pro zusätzlichem Platz teuer wird, kann am Ende mehr kosten als ein pauschales Modell.

Die Software läuft parallel zur alten Excel-Tabelle

Der Klassiker: Der Hafen führt die neue Software ein, aber der Hafenmeister pflegt aus Gewohnheit weiter seine Tabelle. Jetzt gibt es zwei Wahrheiten, die auseinanderlaufen. Ein Platz gilt in der Software als frei, in der Tabelle als belegt, und der Gast steht am Steg vor einem besetzten Liegeplatz. Zieh einen Stichtag, ab dem nur noch die Software gilt, und lösch die alte Tabelle nach einer Übergangszeit.

Niemand pflegt die Verbrauchsdaten

Strom und Wasser werden abgelesen, aber nicht eingetragen, weil es im Alltag untergeht. Am Jahresende fehlen die Daten für die Abrechnung, und du schätzt. Das führt zu Streit mit den Eignern und verschenktem Umsatz. Leg fest, wer wann abliest, und mach es zur festen Aufgabe, nicht zur Nebensache.

Die Online-Buchung wurde nie freigeschaltet

Manche Häfen kaufen die Software mit Buchungsfunktion, aktivieren sie aber nie, weil die Einrichtung Arbeit macht. Damit zahlst du für eine Funktion, die dir keinen Umsatz bringt. Wenn du die Online-Buchung willst, setz einen Termin, bis wann sie live ist, und benenn eine verantwortliche Person.

Passwörter hängen am ausgeschiedenen Mitarbeiter

Der alte Hafenmeister hat alle Zugänge eingerichtet, und als er geht, weiß niemand die Passwörter. Verwalte Zugänge von Anfang an über mehrere Personen und dokumentiere, wer welche Rechte hat. Das ist kein Misstrauen, sondern Vorsorge.

Zu viele Funktionen auf einmal

Ein Hafen will alles gleichzeitig: Belegung, Abrechnung, Stromsteuerung, Schranken, Online-Shop. Das überfordert das Team und keine Funktion läuft richtig. Führ schrittweise ein, erst die Belegung und Abrechnung sauber, dann die nächste Funktion.

Sobald du Kundendaten verarbeitest, gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Du speicherst Namen, Adressen, Bankverbindungen und oft auch die Bootsdaten. Das sind personenbezogene Daten, für die du eine Rechtsgrundlage brauchst, in der Regel den Vertrag mit dem Eigner. Kläre, wo der Anbieter die Daten speichert. Server innerhalb der EU ersparen dir eine Reihe von Zusatzpflichten.

Mit dem Softwareanbieter brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, weil er in deinem Auftrag Daten verarbeitet. Frag aktiv danach, ein seriöser Anbieter stellt diesen Vertrag bereit. Ohne diesen Vertrag verarbeitest du die Daten formal unrechtmäßig.

Bei der Abrechnung gelten die üblichen steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Rechnungen und Buchungsbelege musst du über Jahre revisionssicher aufbewahren. Prüfe, ob die Software Rechnungen unveränderbar ablegt und ob sie den Anforderungen an ordnungsgemäße Buchführung genügt, in Deutschland unter dem Stichwort GoBD. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, hier lohnt der Blick mit dem Steuerberater.

Wenn du Online-Zahlungen anbietest, kommen die Vorgaben des Zahlungsverkehrs hinzu, etwa die starke Kundenauthentifizierung bei Kartenzahlungen. Das übernimmt in der Regel der angebundene Zahlungsdienstleister, aber du solltest wissen, dass die Verantwortung nicht allein bei der Software liegt.

Ein Punkt, den viele übersehen: Löschfristen. Wenn ein Eigner kündigt, darfst du seine Daten nicht ewig behalten. Kläre, wie die Software das Löschen oder Anonymisieren nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen unterstützt. Da die konkreten rechtlichen Details vom Einzelfall abhängen, hol dir für die verbindliche Bewertung fachlichen Rat, dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung.

Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben

Bevor du dir eine Demo ansiehst, schreib auf, wie dein Hafen heute arbeitet. Wie viele Plätze, wie viele Dauerlieger, wie viele Gastbuchungen pro Saison. Wo hakt es aktuell am meisten? Diese Liste ist dein Maßstab, an dem du jede Software misst.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Teil deine Anforderungen in zwei Spalten. Muss-Kriterien sind Dinge, ohne die es nicht geht, etwa die Abrechnung nach SEPA. Kann-Kriterien sind angenehm, aber verzichtbar, etwa die Schrankensteuerung. So verlierst du dich in der Demo nicht in schönen Nebenfunktionen.

Schritt 3: Zwei bis drei Anbieter in die engere Wahl

Mehr als drei parallel zu vergleichen überfordert dich und zieht die Entscheidung in die Länge. Wähl anhand deiner Muss-Kriterien vor und lad die verbliebenen zu einer Demo ein.

Schritt 4: Demo mit echten Fällen

Geh nicht durch die vorbereitete Präsentation, sondern bring eigene Fälle mit. Ein Dauerlieger vermietet seinen Platz zwischenzeitlich. Ein Gast bucht online und storniert wieder. Ein Eigner zahlt nicht. Lass die Software zeigen, wie sie diese Fälle löst, und lass die Person klicken, die später damit arbeitet.

Schritt 5: Referenzen anrufen

Bitte den Anbieter um zwei bestehende Kunden in vergleichbarer Größe und ruf sie an. Frag konkret: Wie lief die Einführung, wie ist der Support im Sommer, was würdet ihr heute anders machen? Diese Gespräche sind ehrlicher als jede Verkaufsseite.

Schritt 6: Testphase und Einführungsplan

Vereinbare, wenn möglich, eine Testphase mit echten Daten. Leg vorher fest, wer die Daten migriert, wann Schluss mit der alten Lösung ist und wer das Team schult. Ohne Plan versandet die Einführung, und du nutzt am Ende nur einen Bruchteil der Software.

Schritt 7: Vertrag prüfen

Bevor du unterschreibst, lies die Punkte zu Kündigung, Datenexport und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Diese drei Dinge entscheiden, ob du langfristig frei bleibst oder gebunden bist.

Wenn du diese Schritte durchgehst, triffst du eine Entscheidung, die auch in drei Jahren noch trägt, statt einer, die dich der glänzenden Demo wegen überrascht hat.