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Eine App zum Verwalten und Nachverfolgen persönlicher Hobbys wie Serien, Filme, Bücher und Brettspiele. Nutzer können Fortschritte tracken, Erfolge sammeln und mit Freunden zusammenarbeiten.
Bitrix24 ist eine Cloud-basierte Arbeitsplattform mit CRM, Aufgabenmanagement, Projektmanagement und Zusammenarbeitsfunktionen für Unternehmen. Die Software bietet Module zur Überwachung von Mitarbeiterleistung und Arbeitsmanagement.
Eine kostenlose Web-App zur Planung und Organisation von Freizeitaktivitäten. Nutzer können Aktivitäten in ihrer Nähe entdecken, eigene Aktivitäten erstellen und über Teilnahmeanfragen verwalten.
Eine Plattform und App, auf der du neue Menschen mit ähnlichen Interessen findest und gemeinsam Freizeitaktivitäten organisierst oder an ihnen teilnimmst. Du kannst dich mit Gleichgesinnten für Sport, Reisen und andere Freizeitbeschäftigungen verabreden.
Integriertes ERP- und Business-System, das Projektmanagement, Buchhaltung, Zeiterfassung und Reporting in einer Plattform verbindet. Die Analyse- und Reporting-Funktionen ermöglichen Echtzeit-Überblick über Projekte, Finanzen und Ressourcen.
Hobbyplotter bietet Software-Lizenzen und Upgrades für verschiedene Hobbygeräte wie Plotter, Stickmaschinen, Laser und 3D-Drucker an. Die Software ermöglicht es Nutzern, ihre kreativen Geräte vollständig zu nutzen.
Agentursoftware-Suite für Projektmanagement, Ressourcenplanung und Mediaplanung in Werbe-, Digital- und PR-Agenturen. Die cloudbasierte Lösung deckt Echtzeit-Übersicht über Ressourcen, Mediaeinkauf und komplexe Kampagnenverwaltung ab.
Personalsoftware mit integriertem Abwesenheitsmanagement, die es Betrieben ermöglicht, Abwesenheiten zu planen und Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden einzuholen. Das System ist Teil einer umfassenden Lösung für Schichtplanung und Zeiterfassung.
Scannergestütztes Lagerverwaltungssystem für E-Commerce-Unternehmen, das den gesamten Lagerprozess von der Bestellung bis zur Retoure automatisiert. Die Software ermöglicht optimierte Pick-, Pack- und Versandabläufe ohne Installation oder spezielle Logistik-Expertise.
Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen, mit der Du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen kannst. Sie vereint Buchhaltung, Zeiterfassung und Projektverwaltung in einem Tool.
Ein Managementsystem für Freizeitbetriebe, das Buchungen, Personalplanung, Kassenverwaltung und Gutscheinverwaltung zentral organisiert. Die Software läuft browserbasiert auf allen Geräten und reduziert manuelle Verwaltungsaufgaben erheblich.
Cloud-Lösung für Handwerksbetriebe zur digitalen Auftrags- und Zeiterfassung sowie Büroorganisation. Das Angebot kombiniert die Software mit persönlichem Support durch einen 'Kümmerer', der Aufträge prüft, Rechnungen überwacht und administrative Aufgaben abnimmt.
ingo365 ist eine Unternehmenssoftware-Plattform für Architektur- und Ingenieurbüros mit integrierten Modulen für ERP, Personalverwaltung und Dokumentenmanagement. timo365 ist eine vergleichbare Lösung speziell für IT-Dienstleister.
Eine Softwarelösung für das Management von Fitnessstudios und Fitnesscentern. Die Software ermöglicht eine umfassende Verwaltung und Organisation des Club-Betriebs.
Wer den Begriff Hobby und Freizeit Software zum ersten Mal hört, denkt oft an eine App zum Sammeln von Terminen. Das greift zu kurz. In der Praxis geht es darum, eine Freizeitaktivität oder einen Verein so zu organisieren, dass nicht eine einzige Person alles im Kopf behalten muss. Wenn du einen Sportverein, eine Modellbaugruppe, einen Chor oder eine private Gruppe organisierst, kennst du das Problem: Termine hängen an dir, Mitgliederlisten liegen in einer alten Tabelle, und die Beiträge kassiert jemand halb aus dem Gedächtnis.
Eine solche Software bündelt genau das an einem Ort. Grob lassen sich drei Grundfunktionen unterscheiden. Erstens die Verwaltung von Menschen: wer ist dabei, welche Kontaktdaten gelten, wer hat bezahlt. Zweitens die Organisation von Zeit: Termine, Anmeldungen, Erinnerungen, Belegung von Räumen oder Plätzen. Drittens die Kommunikation: dass alle Beteiligten wissen, was ansteht, ohne dass du jede Nachricht einzeln verschickst.
Der häufige Denkfehler: Man glaubt, die Software nehme einem die Organisation ab. Sie nimmt dir das Wiederholen ab, nicht das Denken. Wer vorher kein System hatte, bekommt durch ein Tool kein System, sondern digitalisiert nur das Chaos. Deshalb lohnt es sich, vor der Auswahl kurz aufzuschreiben, welche drei bis fünf Abläufe dich aktuell am meisten Zeit kosten. Genau die soll das Tool lösen, nicht mehr.
Viele Funktionslisten sind lang und sagen wenig. Ich gehe hier nach dem, was im Alltag tatsächlich Arbeit spart.
Das Herzstück. Achte darauf, dass du eigene Felder anlegen kannst: nicht jede Gruppe braucht die gleichen Daten. Ein Verein braucht vielleicht Geburtsdatum und Eintrittsjahr, eine private Wandergruppe eher Notfallkontakt und Ausrüstungsstand. Wichtig ist auch, dass sich Mitglieder gruppieren lassen, etwa nach Kursen, Mannschaften oder Interessen. Ohne Gruppen wird jede Nachricht zur Rundmail an alle, und das nervt schneller, als man denkt.
Hier trennt sich brauchbar von umständlich. Prüfe, ob es wiederkehrende Termine gibt, ob Teilnehmer sich selbst zu oder absagen können und ob du eine Teilnehmerzahl begrenzen kannst. Für alles mit Warteliste (Kurse, Fahrten, Plätze) ist eine automatische Nachrückfunktion Gold wert. Sonst sitzt du am Abend vor dem Termin und schiebst manuell Leute nach.
Wenn Geld fließt, wird es ernst. Sinnvoll sind Funktionen für wiederkehrende Beiträge, eine Übersicht über offene Posten und im besten Fall eine Anbindung an das Lastschriftverfahren. Achte darauf, wie das Tool mit Mahnungen umgeht und ob du den Zahlungsstatus je Person auf einen Blick siehst. Eine Sache, die oft fehlt: eine saubere Trennung zwischen Beitragsarten, also etwa reduzierter Beitrag für Jugendliche.
E-Mail ist Standard, aber prüfe, ob du Empfängergruppen frei bilden kannst und ob es eine Push oder App Benachrichtigung gibt. Für jüngere Zielgruppen ist eine reine E-Mail Lösung oft schon zu träge. Gleichzeitig sollte niemand gezwungen sein, eine App zu installieren, nur um zu erfahren, dass das Training ausfällt.
Unterschätzt, aber entscheidend beim Ausstieg: Kannst du deine Daten jederzeit als Tabelle exportieren? Ein Tool, aus dem du deine Mitgliederliste nicht sauber herausbekommst, ist eine Falle. Dazu gleich mehr im Compliance Teil.
Der wichtigste Rat vorweg: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Vorstand und nicht von dem einen technikaffinen Mitglied. Wenn die Kassenwartin, die 68 ist und das ehrenamtlich macht, in fünf Minuten einen Beitrag verbuchen kann, ist das Tool geeignet. Wenn sie zweimal nachfragen muss, wo sie klicken soll, wird das Tool im Alltag umgangen.
Viele Lösungen sind für große Vereine gebaut und erschlagen eine Gruppe von 20 Leuten. Andere sind für kleine Gruppen gedacht und platzen bei mehreren hundert Mitgliedern. Überleg ehrlich, wo du in zwei Jahren stehst, aber kauf nicht für eine Größe, die du vielleicht nie erreichst.
Eine Demo mit Musterdaten sagt wenig. Nimm einen echten Ausschnitt deiner Mitglieder, importiere ihn und leg einen echten Termin an. Erst dann merkst du, ob der Import hakt, ob Umlaute in Namen richtig übernommen werden und ob die Feldstruktur zu deinen Daten passt.
Gerade im Ehrenamt sitzt du abends an der Software. Prüfe, ob es deutschsprachigen Support gibt und wie man ihn erreicht. Ein reines englisches Hilfeforum hilft der ehrenamtlichen Schriftführerin nicht weiter.
Überleg, wo tatsächlich gearbeitet wird. Anmeldungen und Kurzinfos passieren mobil, die Beitragsverwaltung eher am Rechner. Ein Tool, das nur eine App hat, aber keine gute Weboberfläche, kann bei der Buchhaltung schnell mühsam werden.
Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist, dass die Auswahl von der falschen Person getroffen wird. Der Vorstand oder das technikbegeisterte Mitglied entscheidet, weil ein Tool viele Funktionen hat und modern aussieht. Wer später damit arbeitet, also die ehrenamtliche Kassenwartin oder die Person, die die Termine pflegt, wird nicht gefragt. Ein halbes Jahr später läuft die alte Tabelle heimlich weiter, weil das neue Tool im Alltag zu umständlich ist. Ich rate deshalb immer: Lass in der Testphase genau die Person klicken, die es täglich benutzen muss, und höre auf das, was sie sagt.
Beim Preis lohnt es sich, über den Sticker hinauszuschauen. Die üblichen Modelle sehen so aus:
Viele Anbieter locken mit einer Gratisstufe. Die ist oft echt brauchbar für kleine Gruppen, hat aber Grenzen: begrenzte Mitgliederzahl, weniger Funktionen oder Werbung. Prüfe, ab welcher Grenze du zahlen musst, damit dich die Umstellung nicht mitten in der Saison überrascht.
Hier zahlst du gestaffelt nach Anzahl der verwalteten Personen. Das ist fair für kleine Gruppen, kann aber bei Wachstum unangenehm werden. Rechne einmal durch, was das Tool bei deiner erwarteten Mitgliederzahl kostet, nicht bei der aktuellen.
Eine feste Gebühr unabhängig von der Größe. Planbar, aber für sehr kleine Gruppen manchmal teuer im Verhältnis. Achte auf die Zahlweise: Jahresabrechnungen sind oft günstiger, binden dich aber länger.
Der eigentliche Aufwand steckt selten im Abopreis. Rechne mit versteckten Posten: Transaktionsgebühren beim Lastschrifteinzug, Aufpreise für bestimmte Zahlungsmodule, Kosten für zusätzliche Nutzerkonten oder Gebühren für den Datenexport bei Kündigung. Frag konkret, ob der Import deiner Altdaten Geld kostet und ob Schulung oder Einrichtung extra berechnet wird. Und rechne die eigene Zeit mit ein: Die Migration und das Einlernen sind der größte einmalige Aufwand, den keine Preisliste ausweist.
Stell die Gesamtkosten über drei Jahre gegenüber, nicht den Monatspreis. Einmalige Einrichtung plus laufende Gebühr plus geschätzte Transaktionskosten plus die Stunden, die dich Umstellung und Pflege kosten. Erst diese Zahl ist vergleichbar.
Ein Klassiker: Nur eine Person hat vollen Zugriff, kennt das Passwort und weiß, wie alles funktioniert. Fällt diese Person aus, steht die Gruppe. Leg von Anfang an mindestens zwei Personen mit Verwaltungsrechten an und dokumentiere, wo was liegt.
Es wird eine Software eingeführt, die Mitglieder werden importiert, aber die alte Tabelle läuft nebenher weiter, weil ein paar Felder nicht passten. Nach einem halben Jahr gibt es zwei Wahrheiten, und keine stimmt. Wenn du migrierst, dann vollständig, mit einem klaren Stichtag, ab dem die alte Liste tot ist.
Gerade am Anfang will man alles nutzen. Das überfordert die Mitglieder. Ich habe Gruppen gesehen, die drei Kommunikationskanäle parallel angeschaltet hatten, und am Ende las niemand mehr einen davon. Fang mit dem Nötigsten an und schalte Funktionen erst dazu, wenn ein echter Bedarf da ist.
Ein Verein lädt Fotos vom Sommerfest hoch, ohne dass jemand zugestimmt hat. Das ist kein Softwareproblem, aber die Software macht es leicht, den Fehler zu wiederholen. Regel vorher, welche Daten und Bilder unter welcher Einwilligung stehen.
Der teuerste Fehler kommt am Ende: Man kündigt und merkt, dass man die Daten nicht sauber herausbekommt. Prüfe die Exportfunktion, bevor du migrierst, nicht erst, wenn du wechseln willst.
Sobald du personenbezogene Daten verarbeitest, und das tust du bei jeder Mitgliederliste, greift die Datenschutz-Grundverordnung, in Österreich zusätzlich das nationale Datenschutzgesetz, in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz. Das gilt auch für Ehrenamt und private Gruppen, nicht nur für Unternehmen.
Wenn ein Anbieter deine Mitgliederdaten auf seinen Servern speichert, verarbeitet er sie in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Seriöse Anbieter stellen den bereit. Fehlt er, ist das ein Warnzeichen.
Frag, in welchem Land die Server stehen. Ein Standort innerhalb der EU oder in der Schweiz macht die Sache einfacher. Bei Anbietern mit Servern außerhalb musst du prüfen, ob eine zulässige Grundlage für die Datenübermittlung besteht.
Du darfst Daten nur für den Zweck nutzen, für den sie erhoben wurden. Wer als Mitglied eingetragen ist, hat damit nicht automatisch zugestimmt, Werbung eines Partners zu bekommen. Für Fotos und für die Weitergabe an Dritte brauchst du in der Regel eine gesonderte Einwilligung.
Mitglieder haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. Die Software sollte dich das umsetzen lassen, also einzelne Personen vollständig löschen können, nicht nur inaktiv schalten. Prüfe das aktiv.
Daten dürfen nicht ewig gespeichert werden. Für ausgetretene Mitglieder gelten Aufbewahrungspflichten bei steuerrelevanten Unterlagen, ansonsten ist zu löschen, wenn der Zweck entfällt. Ein Tool mit sinnvollen Löschroutinen hilft dir hier.
Ein Hinweis zum Schluss dieses Abschnitts: Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen, besonders zu Zahlungen und größeren Vereinen, lohnt sich der Blick eines Fachkundigen.
Setz dich hin und notiere die drei bis fünf Abläufe, die dich aktuell am meisten Zeit oder Nerven kosten. Das ist deine Anforderungsliste, alles andere ist nice to have.
Mehr nicht. Wer fünf Tools parallel testet, testet keins richtig. Wähl anhand von Größe, Preismodell und Sprache vor.
Importiere einen echten Ausschnitt deiner Mitglieder, leg einen echten Termin an, verbuch einen echten Beitrag. Und wichtig: Lass das die Person machen, die später damit arbeitet.
Exportiere die Testdaten wieder heraus. Geht das sauber, mit allen Feldern und richtigen Umlauten? Wenn nicht, streich den Kandidaten.
Frag nach AVV und Serverstandort. Liegt beides vor, kannst du weiter. Fehlt es, hak nach oder streich den Anbieter.
Einrichtung plus laufende Gebühr plus geschätzte Transaktionskosten plus deine eigene Zeit. Vergleich diese Zahl, nicht den Monatspreis.
Schalte nur die Kernfunktionen frei, setz einen klaren Umstellungstermin und beende ab da die alte Lösung. Erweitern kannst du später, wenn der Alltag zeigt, was wirklich fehlt.
Wer diese Schritte in dieser Reihenfolge geht, vermeidet die teuren Fehler, die ich immer wieder sehe. Die Software ist selten das Problem. Das Problem ist meist, dass man ohne klare Anforderung kauft und ohne Exportplan bleibt.
Häufige Fragen
Sie bündelt die Verwaltung von Mitgliedern, Terminen und Kommunikation an einem Ort, sodass nicht eine einzige Person alles im Kopf behalten muss. Sie nimmt dir das ständige Wiederholen ab, etwa Rundmails oder das Nachhalten offener Beiträge. Die eigentliche Organisation musst du weiterhin selbst denken, das Tool digitalisiert nur deine Abläufe.
Für kleine Gruppen sind kostenlose Basisversionen oft brauchbar. Achte aber auf die Grenzen, etwa eine begrenzte Mitgliederzahl oder fehlende Funktionen für Beiträge. Prüfe vorher, ab welcher Grenze du zahlen musst, damit dich die Umstellung nicht mitten in der Saison überrascht.
Ja, sobald ein Anbieter deine Mitgliederdaten auf seinen Servern speichert, verarbeitet er sie in deinem Auftrag und du brauchst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Seriöse Anbieter stellen diesen bereit. Fehlt er, solltest du das als Warnzeichen werten.
Ja, sobald du personenbezogene Daten wie Namen und Kontaktdaten verarbeitest, greift die Datenschutz-Grundverordnung, unabhängig davon, ob du das ehrenamtlich oder privat tust. In Österreich kommt das nationale Datenschutzgesetz hinzu, in der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz. Das betrifft auch kleine Gruppen.
Teste die Exportfunktion, bevor du migrierst, nicht erst, wenn du wechseln willst. Exportiere in der Testphase einen echten Datenausschnitt und prüfe, ob alle Felder und Umlaute sauber übernommen werden. Ein Tool, aus dem du deine Mitgliederliste nicht vollständig herausbekommst, ist eine Falle.
Der Abopreis ist nur ein Teil. Rechne mit versteckten Posten wie Transaktionsgebühren beim Lastschrifteinzug, Aufpreisen für Zusatzmodule oder Kosten für die Einrichtung. Stell die Gesamtkosten über drei Jahre gegenüber und rechne deine eigene Zeit für Umstellung und Pflege mit ein.
Die Person, die später täglich damit arbeitet, nicht der Vorstand und nicht das technikbegeisterte Mitglied. Wenn diese Person einen Beitrag oder Termin ohne Nachfragen anlegen kann, ist das Tool alltagstauglich. Wenn sie mehrfach nachfragen muss, wird die Software im Alltag umgangen.
Nein, starte mit den Kernfunktionen und schalte weitere erst dazu, wenn ein echter Bedarf besteht. Zu viele Funktionen und parallele Kommunikationskanäle überfordern die Mitglieder, sodass am Ende niemand mehr etwas liest. Weniger auf einmal führt zu höherer Akzeptanz.
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