Catering Software

Eventplanung und Kalender

Das Herzstück ist eine Übersicht, die dir zeigt, was wann läuft. Achte darauf, dass du mehrere Events am selben Tag sauber nebeneinander siehst und dass jedes Event alle relevanten Infos an einem Ort trägt: Ort, Uhrzeit, Gästezahl, Ansprechpartner, Menü, Personal, Equipment. Wenn du für eine einzige Information drei Menüs durchklicken musst, merkst du das im Alltag jeden Tag.

Angebots- und Menükalkulation

Hier trennt sich Spreu von Weizen. Eine gute Kalkulation rechnet vom Rezept über die Zutatenmengen bis zum Einkaufspreis hoch. Wenn du in einem Menü die Gästezahl von 80 auf 95 änderst, sollten sich Mengen und Preis automatisch anpassen. Prüfe, ob du Aufschläge, Rabatte und Pauschalen (etwa für Anfahrt oder Service) flexibel hinterlegen kannst.

Warenwirtschaft und Einkauf

Aus den geplanten Events entsteht ein Einkaufsbedarf. Praktisch wird es, wenn die Software Bedarfe mehrerer Events zusammenfasst, sodass du nicht dieselbe Zutat dreimal bestellst. Manche Lösungen führen auch einen Lagerbestand. Frag dich ehrlich, ob du den pflegen wirst: Ein Lagerbestand, den niemand aktuell hält, ist schlimmer als keiner.

Personal- und Ressourcenplanung

Wer fährt raus, wer steht in der Küche, welches Fahrzeug und welches Equipment sind an dem Tag gebunden? Eine Software, die dir Doppelbelegungen anzeigt (dasselbe Chafing-Dish auf zwei Events gleichzeitig), erspart dir peinliche Anrufe am Eventmorgen.

Rechnung und Zahlungsverfolgung

Aus dem Auftrag soll ohne Neueingabe eine Rechnung werden. Achte auf Teil- und Anzahlungsrechnungen, denn im Catering ist eine Anzahlung vor dem Event üblich. Ebenso wichtig: eine Übersicht, welche Rechnungen offen sind. Gerade bei Firmenkunden mit langen Zahlungszielen verlierst du sonst den Überblick.

Kundenverwaltung

Ein einfaches CRM reicht den meisten: Kontaktdaten, Historie vergangener Events, Notizen zu Vorlieben und Allergien. Wenn ein Stammkunde anruft, willst du in Sekunden sehen, was ihr letztes Mal gemacht habt.

Schnittstellen und Export

Keine Software steht allein. Prüfe, ob du Rechnungsdaten zu deinem Steuerberater exportieren kannst (Stichwort DATEV-Format im deutschsprachigen Raum) und ob Kalender oder E-Mail angebunden werden können.

Der erste Schritt ist unbequem, aber entscheidend: Schreib auf, wie dein Ablauf heute wirklich funktioniert, nicht wie er funktionieren sollte. Wer macht die Angebote, wer den Einkauf, wer die Personalplanung? An welcher Stelle geht heute regelmäßig etwas schief? Eine Software soll deine echten Engpässe lösen, nicht eine Idealwelt abbilden, die es bei dir nicht gibt.

Dann teste in einer Demo mit deinen echten Daten. Nimm ein typisches Event, das du letzte Woche hattest, und bau es in der Testversion nach. Erst dabei merkst du, ob die Kalkulation zu deiner Arbeitsweise passt oder ob du dich verbiegen musst.

Ein Punkt, den ich immer wieder betone: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Chef, der einmal im Monat draufschaut. Die Küchenleitung oder die Bürokraft spürt in fünf Minuten, ob ein Ablauf natürlich ist oder ob jeder Handgriff drei Klicks zu viel braucht.

Größe und Wachstum

Ein Betrieb mit zwei Leuten braucht etwas anderes als einer mit dreißig. Kleine Betriebe leiden unter überladenen Systemen, die sie nie ausreizen. Größere leiden unter Systemen, die bei fünf parallelen Events die Übersicht verlieren. Sei ehrlich, wo du in zwei Jahren stehst, aber kauf nicht für ein Wachstum, das noch reine Hoffnung ist.

Cloud oder lokal

Cloud-Lösungen sind ortsunabhängig und du musst dich nicht um Updates kümmern. Dafür brauchst du eine stabile Internetverbindung, auch im Lieferwagen oder in der Eventlocation. Lokale Installationen geben dir Datenhoheit, verlangen aber, dass sich jemand um Backups und Wartung kümmert. Für die meisten Catering-Betriebe ist eine Cloud-Lösung heute der praktischere Weg, aber prüf deine Verbindungssituation vor Ort.

Support und Sprache

Frag konkret, wie Support läuft: Telefon, E-Mail, nur Chatbot? In welcher Sprache? Wie schnell kommt eine Antwort? Wenn am Samstagmorgen vor drei Events die Software hakt, willst du keine Ticketnummer mit 48 Stunden Reaktionszeit.

Der Lizenzpreis ist selten der ganze Preis. Ich sehe regelmäßig Betriebe, die auf die monatliche Grundgebühr schauen und dann von den Nebenkosten überrascht werden. Rechne diese Posten von Anfang an mit.

Verbreitete Modelle

Die meisten Anbieter arbeiten heute mit einem Abo, das monatlich oder jährlich abgerechnet wird. Üblich sind Preise pro Nutzer oder pro Standort, manchmal gestaffelt nach Funktionsumfang in mehreren Paketen. Daneben gibt es noch Modelle mit einer einmaligen Kaufgebühr, oft für lokal installierte Software, die dann aber Wartungskosten nach sich zieht. Nenne dir jeder Anbieter das für deine Nutzerzahl konkret.

Die versteckten Posten

Achte auf diese Punkte, die gern unter dem Grundpreis liegen:

• Einrichtung und Datenübernahme: Das Übertragen deiner Kunden, Rezepte und Preise kostet oft einmalig extra.
• Schulung: Manche Anbieter berechnen Einweisung pro Stunde oder als Paket.
• Zusatzmodule: Warenwirtschaft, Personalplanung oder Schnittstellen sind manchmal nicht im Grundpaket.
• Nutzerstaffelung: Der vierte oder fünfte Nutzer kann den Preis spürbar heben.
• Zahlungsanbindung: Wenn Online-Zahlungen laufen, fallen Transaktionsgebühren an.

Die richtige Rechnung

Rechne nicht in Monaten, sondern über einen längeren Zeitraum, etwa drei Jahre. Nimm die Grundgebühr mal 36 Monate, addiere Einrichtung, Schulung und die Module, die du wirklich brauchst. Erst diese Summe kannst du zwischen Anbietern vergleichen. Ein günstiger Monatspreis mit teurer Einrichtung kann über drei Jahre teurer sein als das Gegenteil.

Zu groß gekauft

Der häufigste Fehler bei kleineren Betrieben: Sie kaufen ein System mit allem drum und dran, weil die Demo beeindruckt hat. Im Alltag nutzen sie zwanzig Prozent der Funktionen, zahlen aber für hundert und die Bedienung ist durch die vielen Optionen unnötig kompliziert.

Datenübernahme unterschätzt

Ein Betrieb wechselt das System und geht davon aus, dass die alten Kundendaten und Rezepte einfach mitkommen. Dann stellt sich heraus, dass alles per Hand übertragen werden muss oder in einem Format vorliegt, das nicht passt. Plane die Datenübernahme als eigenes Projekt und frag vor Vertragsabschluss, wie sie konkret läuft.

Niemand ist verantwortlich

Eine Software funktioniert nur, wenn jemand sie pflegt. Wenn Preise, Rezepte und Bestände nicht aktuell gehalten werden, verfällt das System schleichend und alle greifen wieder zu Excel. Bestimm eine Person, die die Datenpflege verantwortet, bevor ihr startet.

Nur der Chef hat getestet

Ich erlebe es immer wieder: Die Geschäftsführung entscheidet, das Team bekommt die fertige Lösung vorgesetzt und arbeitet dagegen. Beteilige die Leute, die täglich damit arbeiten, an der Auswahl. Sie sehen Probleme, die einem von oben verborgen bleiben.

Keine Testphase im Echtbetrieb

Eine schöne Demo mit sauberen Beispieldaten sagt wenig über den Stresstag aus. Wenn möglich, fahr eine echte Woche parallel: alte Methode und neue Software gleichzeitig für ein paar Events. Das kostet Nerven, deckt aber die Lücken auf, bevor du dich festlegst.

Im Catering gibt es einige rechtliche Punkte, bei denen die Software helfen sollte. Ich bin kein Anwalt, das hier ersetzt keine Rechtsberatung, aber die Themen solltest du kennen und mit deinem Steuerberater oder Anwalt klären.

Allergene und Lebensmittelkennzeichnung

In der EU (und damit in Deutschland und Österreich) müssen Allergene bei Speisen ausgewiesen werden. Eine gute Catering Software erlaubt dir, Allergene und Zusatzstoffe je Rezept zu hinterlegen, sodass sie automatisch in Menükarten und Angebote wandern. Das ist keine Kür, sondern eine Pflicht, die im Alltag leicht untergeht.

Kassensicherheit

Wenn deine Software auch als Kasse arbeitet oder Bareinnahmen erfasst, gelten in Deutschland Anforderungen an manipulationssichere Aufzeichnungen (Stichwort technische Sicherheitseinrichtung und GoBD). In Österreich gibt es die Registrierkassenpflicht mit ähnlicher Stoßrichtung. Frag den Anbieter direkt, ob und wie sein System diese Anforderungen für dein Land erfüllt.

Datenschutz

Du verwaltest Kundendaten, also greift die DSGVO. Kläre, wo die Daten gespeichert werden (Serverstandort), ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet und wie Löschung und Auskunft geregelt sind. Bei Cloud-Lösungen ist das besonders relevant.

Rechnungsanforderungen

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten und im deutschsprachigen Raum kommt die elektronische Rechnung zunehmend zum Thema. Prüf, ob die Software normkonforme Rechnungen erzeugt und ob sie zukünftige Formate unterstützt. Klär den aktuellen Stand mit deinem Steuerberater, da sich hier gerade viel bewegt.

Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben

Setz dich mit dem Team einen Nachmittag hin und schreib den kompletten Ablauf eines Auftrags auf, von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Markiere die Stellen, an denen es hakt, doppelt gearbeitet wird oder Fehler entstehen. Das ist deine Anforderungsliste.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Teile deine Anforderungen in zwei Listen: Was muss die Software können, sonst kommt sie nicht infrage, und was wäre nett. Sei streng bei den Muss-Kriterien. Wenn du fünfzehn Muss-Punkte hast, sind es zu viele.

Schritt 3: Vorauswahl treffen

Vergleiche die Kategorie anhand deiner Muss-Liste und schränke auf zwei bis drei Kandidaten ein. Mehr solltest du nicht ernsthaft testen, sonst verlierst du dich.

Schritt 4: Mit echten Daten testen

Bau in jeder Testversion dasselbe echte Event nach. Lass die Person testen, die später damit arbeitet. Stopp die Zeit für typische Aufgaben: ein Angebot erstellen, die Gästezahl ändern, eine Rechnung schreiben. Unterschiede von Minuten summieren sich übers Jahr zu Tagen.

Schritt 5: Nach den unbequemen Dingen fragen

Frag jeden Anbieter dieselben Fragen: Wie läuft die Datenübernahme, was kostet Einrichtung und Schulung, wie schnell reagiert der Support, was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige. Notier die Antworten schriftlich.

Schritt 6: Drei-Jahres-Kosten rechnen

Stell für jeden Kandidaten die Gesamtkosten über drei Jahre auf, inklusive aller Nebenposten. Jetzt vergleichst du Äpfel mit Äpfeln.

Schritt 7: Ausstieg klären

Bevor du unterschreibst: Kläre, wie du im Zweifel wieder rauskommst. Bekommst du deine Daten in einem brauchbaren Format zurück? Wie lange ist die Vertragsbindung? Ein guter Anbieter hat kein Problem mit dieser Frage.

Schritt 8: Sanft einführen

Starte nicht am Wochenende mit fünf Events. Nimm eine ruhige Phase, übernimm die Daten sauber, schule das Team und lauf wenn möglich eine kurze Zeit parallel. Erst wenn es rundläuft, schaltest du das Alte ab.