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Kategorie · Finanzen & BuchhaltungZuletzt aktualisiert 19.8.2026

Zeit- und Spesenabrechnung-Software

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Was wir wissen
/zeit-und-spesenabrechnung-software
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#01
Factorial
Factorial
Hochschulen und andere Betriebe für Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Talententwicklung

Factorial ist eine KI-gestützte Personalmanagement-Plattform, die verschiedene HR-Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Talentmanagement und Gehaltsabrechnung vereinigt. Die Lösung richtet sich an Betriebe, die ihre Personalverwaltung digitalisieren möchten.

Kernfunktionen
  • Urlaubsantrag- und Abwesenheitsverwaltung
  • Zeiterfassung und Schichtplanung
  • Bewerbermanagement und Onboarding
  • Schulungs- und Lernmanagementsystem
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ab 8 € pro Monat pro User
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#02
TimeTrack
TimeTrack
Mittelstand und Großunternehmen im DACH-Raum, die ihre Zeitwirtschaft und Personalverwaltung digitalisieren möchten

Software für Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Spesenabrechnung, die gesetzeskonform Arbeitszeiten erfasst und Reisekosten abrechnet. Die Lösung automatisiert Zeit- und Zuschlagsregeln und integriert sich in bestehende HR-, ERP- und Lohnsysteme.

Kernfunktionen
  • Arbeitszeiterfassung mit Abwesenheitsverwaltung
  • Reisekostenabrechnung gemäß gesetzlicher Vorgaben
  • Projektzeiterfassung und Projektabrechnung
  • Automatisierte Dienst- und Personaleinsatzplanung
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#03
Spendesk
Spendesk
Finanzteams und CFOs in Unternehmen zur Verwaltung sämtlicher Unternehmensausgaben

Spendesk ist eine Spend-Management-Plattform, die es Finanzteams ermöglicht, alle Unternehmensausgaben an einem zentralen Ort zu verwalten. Das System unterstützt unter anderem die Verwaltung von Reisekosten und Spesenabrechnungen mit automatischen Belegerfassungsfunktionen.

Kernfunktionen
  • Automatische Belegerfassung (98% der Belege ohne Nachverfolgungsmails)
  • Budgetkontrolle und Ausgabenfreigaben
  • Corporate Cards mit Kostenkontrolle
  • Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#04
teamspace
teamspace
Dienstleister, insbesondere Architekten und Ingenieure, die projektbasiert arbeiten und Leistungen zeit- oder auftragsbezogen abrechnen

Integrierte Software für Projektmanagement und Leistungsabrechnung bei Dienstleistern. Das System verbindet Zeiterfassung, Projektsteuerung, Personalverwaltung und Abrechnungsfunktionen in einer Lösung.

Kernfunktionen
  • Projektmanagement und Projektsteuerung
  • Zeiterfassung und Leistungsdokumentation
  • Abrechnung und Rechnungsgenerierung
  • Personalverwaltung und Kapazitätsplanung
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Preis
7 € pro Nutzer / Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 10.08.2026
#05
Payhawk
Payhawk
Finanzabteilungen und Finanzverantwortliche in Unternehmen verschiedener Größen, besonders für globale Teams mit internationalem Zahlungsverkehr

KI-gestützte Plattform für das Management von Geschäftsausgaben, die Firmenkarten, Rechnungsverarbeitung, Geschäftsreisen und Beschaffung auf einer Oberfläche vereint. Die Software ermöglicht es Finanzteams, Ausgabenprozesse zu automatisieren und Kontrolle über alle Geschäftsausgaben zu behalten.

Kernfunktionen
  • Ausgabenverfolgung mit Echtzeit-Transparenz
  • Automatische Rechnungsverarbeitung und Accounts Payable
  • Firmenkarten mit Ausgabenkontrolle vor Transaktionen
  • Geschäftsreisen-Management mit Genehmigungsworkflows
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#06
SpendControl
Doxis (ehemals Klippa)
Finance-Profis, Betriebe aller Größen

SpendControl ist eine Softwarelösung zum Verwwalten von Unternehmensausgaben. Die Anwendung umfasst digitales Spesenzetteln, Genehmigungsflüsse, Abrechnung von Geschäftsfahrten sowie Verwaltung von Geschäftskreditkarten.

Kernfunktionen
  • Digitales Spesenzetteln
  • Automatisierte Genehmigungsflüsse
  • Verwaltung von Geschäftskreditkarten (physisch und virtuell)
  • Factuurverwerking
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Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#07
SD-Reisekosten 2026
SD-Reisekosten
Klein- und mittelständische Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler zur effizienten Abwicklung und Abrechnung von Reisekosten

Eine Abrechnung-Software für Reisekosten und Spesen, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige entwickelt wurde. Die Lösung verwaltet Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungen und Nebenkosten automatisiert.

Kernfunktionen
  • Verwaltung von Fahrtkosten
  • Erfassung von Verpflegungskosten
  • Abrechnung von Übernachtungskosten
  • Verwaltung von Nebenkosten wie Parkgebühren
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Preis
Kostenlose Testversion für 60 Tage verfügbar (Vollversion ohne Einschränkungen), Kaufoption vorhanden
Listenpreis, unverifiziert
#08
HoorayHR
HoorayHR
Personalabteilungen und HR-Manager in mittleren Unternehmen verschiedenster Branchen

HoorayHR ist eine integrierte HR-Softwarelösung für kleine und mittlere Betriebe, die neben anderen Personalverwaltungsfunktionen auch ein Modul zur Abrechnung von Spesen und Reiskosten beinhaltet.

Kernfunktionen
  • Bonnetties einreichen und scannen
  • Reiskosten automatisch berechnen
  • Unterscheidung zwischen Reiskosten und Thuiswerk-Vergütung
  • Direkter Import in Buchhaltungssysteme
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#09
zistemo
Unternehmen aller Größen und Branchen mit Fokus auf projektbasierte Arbeit und flexible Arbeitszeitmodelle

Webbasierte Software für Projektmanagement, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Das System verwaltet Urlaube, Gleitzeitausgleich, Home-Office-Zeiten und andere Abwesenheitsarten zentral.

Kernfunktionen
  • Verwaltung von Urlaub, Gleitzeitausgleich und Home-Office-Zeiten
  • Erfassung und Überwachung von Abwesenheiten
  • Projektzeiterfassung und Budgetkontrolle
  • Personaleinsatzplanung
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Preis
ab 15 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#10
Mobilexpense
Mobilexpense
Betriebe aller Größen (Kleinunternehmen, Mittelständler, Großunternehmen), insbesondere in Europa

Eine Plattform zur Automatisierung von Ausgabenverwaltung, Genehmigungsworkflows und Kostenabrechnung. Das System integriert Geschäftskreditkarten, Reisekostenmanagement und Budgetkontrollen in einer zentralen Lösung.

Kernfunktionen
  • Ausgabenverwaltung mit automatisierten Genehmigungsabläufen
  • Ausgabe von Geschäftskreditkarten mit integrierter Richtlinienkontrolle
  • Reisekostenmanagement und Kilometervergütung
  • Tägliche Zuschüsse mit europäischen Steuerregeln
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Preis
ab 8,00 EUR pro Monat pro Nutzer
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#11
SAP Concur
SAP
Betriebe mit Geschäftsreisen und Mitarbeiterspesen, von Kleinunternehmen bis Großunternehmen

Eine KI-gestützte Plattform zur Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen. Die Software automatisiert den gesamten Prozess von der Reiseplanung bis zur Erstattung und erfasst Belege automatisch.

Kernfunktionen
  • Automatische Belegerfassung mit KI
  • Verwaltung von Spesen und Reisekosten
  • KI-Assistent für Reisebuchungen
  • Compliance- und Transparenzkontrolle
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Preis
Auf Anfrage
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#12
TOPIX HR mit Reisekostenabrechnung
TOPIX Business Software AG
Kleine und mittlere Unternehmen verschiedener Branchen

TOPIX ist eine All-in-One-Plattform mit integrierten Modulen für ERP, CRM, Finanzbuchhaltung und HR. Die HR-Komponente deckt Zeiterfassung, Personalverwaltung und Reisekostenabrechnung ab.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung
  • Zeiterfassung
  • Mitarbeiterakten und Personalkalender
  • Integration mit allen Unternehmensbereichen
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Preis
Auf Anfrage
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#13
Reisekostenabrechnung (Teil von HANSALOG VISION Cloud und On Premise LN UI)
Hansalog
Mittlere und größere Betriebe, die ihre Personalverwaltung und Reisekostenabrechnung digitalisieren möchten

Modul zur Reisekostenabrechnung, das als Teil der modularen HR-Software-Lösung HANSALOG VISION Cloud oder der On-Premise-Variante LN UI verfügbar ist. Ermöglicht die automatisierte Bearbeitung von Reisekostenbelegen und deren Abrechnung.

Kernfunktionen
  • Modul für Reisekostenabrechnung
  • Flexible modulare Struktur
  • Integration in All-in-One HR-Software
  • Cloud- und On-Premise-Varianten
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Preis
Auf Anfrage
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#14
Belegmeister
Belegmeister GmbH
Unternehmen und Betriebe, die regelmäßig Reisekosten und Spesen ihrer Mitarbeiter abrechnen müssen

Du fotografierst oder scannst deine Reisekosten- und Spesenbelege mit dem Handy, die Software erkennt die Daten automatisch mittels OCR und KI und erstellt daraus Abrechnungen. Die Lösung funktioniert als Web- und Mobile-Anwendung und exportiert die Daten für Buchhaltung und Steuerberater.

Kernfunktionen
  • Automatische Belegerkennung durch OCR und KI, auch für handschriftliche und ausländische Quittungen
  • Handy-App und Webanwendung mit einem gemeinsamen Zugang
  • Automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen
  • Automatische Kontierung für die Buchhaltung
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Preis
9,00 € pro Monat und aktivem Nutzer (netto)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.08.2026
#15
Reisekosten
Coredat Business Solutions GmbH
Personalverwaltung und Lohnverrechnung in Unternehmen

Software-Lösung zur einfachen und intelligenten Verwaltung von Reisekosten in Unternehmen. Sie ermöglicht es Betrieben, Reisekostenabrechnung digital und effizient zu handhaben.

Kernfunktionen
  • Einfache Verwaltung von Reisekosten
  • Digitale Abrechnung
  • Automatisierte Abläufe zur Produktivitätssteigerung
  • Integration in das HR-Management-System
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Preis
Auf Anfrage
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#16
Scopevisio
Scopevisio
Mittelständische Unternehmen und Dienstleister, unter anderem in Hotellerie, Gesundheitswesen und Handel

Scopevisio ist eine cloudbasierte ERP-Software für mittelständische Dienstleister, die Finanzen, Beschaffung, Personal, Vertrieb und Dokumentenmanagement auf einer Plattform vereint und dabei auch die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht.

Kernfunktionen
  • Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung
  • Zahlungsverkehr und Zahlungsabwicklung
  • Dokumentenmanagement (DMS)
  • Customer Relationship Management (CRM)
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Zu wenig Daten
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Preis
30 Tage kostenlos testen, konkrete Preise nicht auf der Seite genannt
Listenpreis, unverifiziert
#17
Rexx Systems (Reisekosten- und Spesenabrechnung-Modul)
Rexx Systems
Mittlere und große Unternehmen (Mittelstand und Konzerne) für HR-Prozesse inklusive Reisekosten- und Spesenmanagement

Rexx Systems ist eine HR-Software-Plattform mit integrierten Funktionen für Reisekosten- und Spesenabrechnung. Die Lösung richtet sich an mittlere und große Unternehmen und unterstützt sie bei der digitalen Verwaltung von Reisekosten und Spesen.

Kernfunktionen
  • Reisekosten- und Spesenabrechnung
  • Zeiterfassung
  • Digitale Personalakte
  • Personalmanagement
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#18
Spesenfuchs
Selbstständige und kleine Unternehmen, die Reisekosten und Geschäftsausgaben systematisch erfassen und abrechnen müssen

Web- und Mobile-Anwendung zur digitalen Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Geschäftsausgaben. Die Software unterstützt die Belegverwaltung mit automatischer Rechnungsdatenerkennung und erstellt rechtssichere Abrechnungen auf Basis aktueller gesetzlicher Vorgaben.

Kernfunktionen
  • Geräteunabhängige Erfassung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand
  • Digitale Belegerkennung mit KI-Unterstützung
  • Automatische Berücksichtigung aktueller Verpflegungspauschalen und Steuersätze
  • Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten aus Fotos und Uploads
Bewertung
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Preis
ab 6,00 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#19
Personalwolke Travel
Personalwolke
Betriebe aller Größen in Deutschland und Österreich, die Geschäftsreisen ihrer Mitarbeitenden abrechnen müssen.

Modul für digitale Reisekostenabrechnung mit Belegverwaltung und automatischer Spesenberechnung. Lässt sich in die Lohnverrechnung integrieren und ermöglicht einen digitalen Genehmigungsprozess.

Kernfunktionen
  • Digitale Reisekostenabrechnung
  • Beleghochladen
  • Automatische Spesenberechnung
  • Lohnverrechnungsanbindung
Bewertung
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Preis
Modul- und nutzerbasierten Preismodell, genaue Preise nicht angegeben. 30 Tage kostenlos testbar.
Listenpreis, unverifiziert
#20
ALL UNLIMITED® Reisekostenabrechnungs-App
DVH Software & EDV Consulting GmbH
Personalabteilungen und HR-Management von Betrieben, die Arbeitszeiten, Entgelte und Reisespesen ihrer Mitarbeiter verwalten müssen

Eine österreichische HR-Personalsoftware mit Reisekostenabrechnung, die Arbeitszeiten, Löhne und Reisekosten integriert verwaltet. Die Module sind vollständig miteinander vernetzt und laufen zentral auf einer Cloud-Lösung.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung für Österreich
  • Personalzeiterfassung und Projektzeiterfassung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Zutrittskontrolle
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#21
HR WORKS
HR WORKS
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aller Branchen, die ihre HR-Prozesse und Ausgabenverwaltung digitalisieren möchten

Cloudbasierte HR-Software für Mittelstandsunternehmen, die neben Personalverwaltung und Zeitwirtschaft auch Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement mit automatisierter Berechnung abdeckt. Die Lösung nutzt künstliche Intelligenz, um manuelle Aufwände bei der Ausgabenverwaltung zu reduzieren.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung mit automatischer Pauschalenberechnung
  • Spesenabrechnung mit hohem Automatisierungsgrad
  • Zeiterfassung und Zeitwirtschaft
  • Urlaubsverwaltung
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#22
Perk
Perk
Unternehmen, die Geschäftsreisen und Mitarbeiterausgaben zentral verwalten und automatisieren möchten

Eine Plattform, die Geschäftsreisen, Ausgabenverwaltung und Unternehmensrichtlinien in einem System vereint. Die Software automatisiert Buchungen, Spesenabwicklung und Policy-Management für Teams.

Kernfunktionen
  • Reisebuchung in über 178 Ländern
  • Ausgabenverwaltung mit KI-Unterstützung
  • Workflow-Designer für Genehmigungsprozesse
  • Rechnungsverarbeitung
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Preis
ab 0 USD/Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#23
Reisekostenabrechnung-Software (TimO)
TimO
Betriebe verschiedener Branchen wie Außendienst, Handwerk, öffentlicher Dienst und andere Organisationen, die Reisekosten ihrer Mitarbeiter abrechnen müssen

Du kannst mit dieser Software Reisekosten digital und effizient abrechnen. Sie ist Teil einer umfassenden ERP-Lösung mit zusätzlichen Modulen für Zeiterfassung, Projektmanagement und Personalverwaltung.

Kernfunktionen
  • Digitale Reisekostenabrechnung
  • Auslagenerstattung
  • Modulare ERP Business Suite
  • Integration mit Zeiterfassung
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Preis
Auf Anfrage
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#24
BBS Travel Pro
Finance Solution GmbH
Unternehmen mit Geschäftsreisen und Dienstreisen

Webbasierte Software zur Abrechnung von Dienst- und Geschäftsreisen für Betriebe mit 25 bis 5000 Reisenden. Die Lösung ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung von Reisekosten sowie Business Travel Management über Desktop, Notebook oder Mobile App.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung online
  • Mobile App mit Belegerfassung per Foto
  • Webbasierte Lösung über Cloud oder firmeneigenes Intranet
  • Business Travel Management
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Preis
Cloud-Version als Abonnement oder Kaufversion zur dauerhaften Installation auf Kundenserver
Listenpreis, unverifiziert
#25
ALL UNLIMITED
DVH
Personalverrechnung und Lohnabrechnung in Unternehmen aller Größen

Softwarelösung für Lohn- und Gehaltsabrechnung, die speziell für kleine, mittlere und große Unternehmen entwickelt wurde. Die Software ermöglicht automatisierte Personalverrechnung mit Anbindung an Behörden und Finanzsysteme.

Kernfunktionen
  • Urlaubs- und Krankenstandverwaltung mit automatischer Anspruchsberechnung
  • Automatische Entgeltberechnung mit variablen Durchschnitten
  • Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung, Excel und Word
  • Elektronische Datenübermittlung an Krankenkasse und Finanzamt (ELDA)
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Preis
Auf Anfrage
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#26
Zeit & Personal
Schweighofer Manager-Software
Klein-, Mittel- und Großbetriebe, die ihre Arbeitszeiterfassung und Spesenabrechnung digitalisieren möchten

Eine praxisorientierte Softwarelösung zur Erfassung von Arbeitszeiten und Abrechnung von Reisekosten. Das Produkt wird als Teil des modularen Softwareangebots von Schweighofer angeboten und kann auch über die Schweighofer Cloud genutzt werden.

Kernfunktionen
  • Erfassung von Arbeitszeiten
  • Abrechnung von Reisekosten
  • Cloud-basierte Nutzung verfügbar
  • Praxisorientierte Bedienung
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Preis
Auf Anfrage
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#27
Spesen App
Betriebe und Einzelunternehmer zur Verwaltung und Abrechnung von beruflichen Spesen und Reisekosten

Eine mobile Anwendung zur automatisierten Erfassung von Spesen und Reisekosten mit KI-gestützter Belegentokennung. Die App ermöglicht das Fotografieren von Belegen, deren automatische Verarbeitung und den Export von Reports in verschiedene Formate.

Kernfunktionen
  • KI-basierte Belegtokennung mit automatischer Datenextraktion
  • PDF, Excel und CSV Exportfunktion
  • Benutzerdefinierte Spesenklassifizierung durch Tags und Kategorien
  • Unterstützung mehrerer Währungen und Mehrwertsteuersätze
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Preis
ab 2,99 CHF pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#28
Sage DPW
Sage Österreich
Betriebe aller Größen (1-50.000+ Mitarbeiter) zur Abwicklung von Personalverrechnung und HR-Prozessen

Integrierte HR- und Lohnverrechnungssoftware für österreichische Betriebe, die Personalverrechnung, Zeitwirtschaft und Personalmanagement in einem System verbindet. Die Lösung nutzt KI-Unterstützung und arbeitet nach österreichischem Lohnrecht.

Kernfunktionen
  • Automatisierte Lohnverrechnung nach österreichischem Recht
  • Zentrale Verwaltung aller HR-Daten
  • Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung
  • Mobile App für Arbeitszeiten und Genehmigungen
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Preis
Auf Anfrage
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#29
vyble
vyble
Personalverwaltung und Lohnabrechnung für Betriebe verschiedener Größen (Startups, mittelständische Unternehmen, Konzerne)

All-in-One-Plattform für Personalmanagement und Lohnabrechnung in der Cloud. Die Software automatisiert HR- und Payroll-Prozesse vom Zeiterfassungsystem bis zur Gehaltsabrechnung.

Kernfunktionen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Digitale Personalakte
  • Zeiterfassung
  • Abwesenheitsverwaltung
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Preis
Preise werden auf der Website erwähnt, konkrete Beträge sind aber nicht angegeben
Listenpreis, unverifiziert
#30
virtic Zeiterfassungssystem
virtic
Betriebe aller Größen (Startups bis Konzerne) und verschiedener Branchen wie Baugewerbe, Handwerk, Industrie, Service und Außendienst

Zeiterfassungssoftware mit integrierter automatischer Reisekostenabrechnung und Lohnvorbereitung. Das System passt sich an verschiedene Unternehmensgrößen und Branchen an.

Kernfunktionen
  • Digitale Zeiterfassung
  • Mobile Zeiterfassung via App (Android & iOS)
  • Automatische Reisekostenabrechnung
  • Automatische Lohnvorbereitung
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Preis
ab 4,50 EUR zzgl. gesetzl. MwSt.
Listenpreis, unverifiziert · Stand 16.08.2026
#31
Candis
Candis GmbH
Finanzteams im Mittelstand für die digitale Verwaltung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Belegen und Reisekosten

Cloudbasierte Software zum digitalen Rechnungsmanagement, die Eingangsrechnungen, Belege und Verträge zentralisiert erfasst und mit künstlicher Intelligenz automatisch ausliest. Die Lösung bietet GoBD-zertifizierte Archivierung und integriert sich in bestehende ERP-Systeme.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte automatische Datenerfassung aus Rechnungen und Belegen
  • Konfigurierbare Freigabeworkflows mit Vertretungsregelungen
  • Vertragsverwaltung mit Laufzeit- und Kündigungsfristerinnerungen
  • Reisekosten- und Auslagenerstattung mit Verpflegungsmehraufwand
Bewertung
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Preis
ab 389 € pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 11.08.2026
#32
ZEP
ZEP
Ingenieurbüros, Beratungsunternehmen, Anwaltskanzleien, Steuerberater, Agenturen, IT-Dienstleister und andere Projektdienstleister

ZEP ist eine Plattform zur Verwaltung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und Spesen mit integrierter Reisekostenabrechnung. Die Software bietet verschiedene Module von der einfachen Arbeitszeiterfassung bis zur vollständigen Professional Services Automation mit ERP-Funktionen.

Kernfunktionen
  • Arbeitszeiterfassung mit Stempeluhr
  • Projektzeiterfassung und Projektcontrolling
  • Reisekostenabrechnung
  • Angebotserstellung und Rechnungsstellung
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Preis
ab 2€ pro User
Listenpreis, unverifiziert · Stand 16.08.2026
#33
Reisekosten- und Spesenmanagement
SD Worx
Betriebe aller Größen, die ihre Reisekosten und Spesen digital verwalten und mit ihrer HR- und Payroll-Administration verbinden möchten.

SD Worx stellt eine Lösung für die Verwaltung von Reisekosten und Spesen bereit. Das Tool ist Teil des umfassenden HR- und Payroll-Lösungsportfolios des Unternehmens.

Kernfunktionen
  • Reisekostenmanagement
  • Spesenmanagement
  • Integration mit Payroll-Systemen
  • HR-Lösungen
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Preis
Auf Anfrage
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#34
Harvest
Harvest
Dienstleistungsbetriebe wie Agenturen, Architekturbüros, Baufirmen, Kanzleien, Beratungen und Softwareentwicklungsteams

Du verfolgst Arbeitsstunden deines Teams, erstellst daraus Rechnungen und analysierst die Rentabilität deiner Projekte. Die Plattform verbindet Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Kostenmanagement und Berichterstattung.

Kernfunktionen
  • Zeiterfassung mit Timer, Stundenzettel und Kalender-Integration
  • Automatische Rechnungsgenerierung aus erfassten Stunden und Ausgaben
  • Kostenmanagement und Spesenabrechnung
  • Profitabilitäts- und Auslastungsberichte
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Preis
ab 0 USD für immer (Free-Plan)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 07.08.2026
#35
N2F
N2F
Kleine bis große Unternehmen verschiedener Größen zur zentralen Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisekosten

N2F ist eine cloudbasierte Lösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben und Reisekostenabrechnungen. Die Software ermöglicht das Erfassen, Genehmigen und Abrechnen von Geschäftsreisekosten sowie deren automatische Verarbeitung.

Kernfunktionen
  • Digitales Einreichen von Reisekostenberichten mit Beleg-Scan (OCR)
  • Berechnung von Kilometertickets
  • Genehmigung und Kontrolle von Ausgaben
  • Automatische Bankabstimmung
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Preis
Verschiedene Tarife für Notes de frais, Zahlungskarten und Lieferantenrechnungen; ROI-Kalkulator verfügbar
Listenpreis, unverifiziert
#36
Rexx Systems (Modul Reisekosten & Spesen)
Rexx Systems
Mittelstand und Konzerne

Eine HR-Software mit integriertem Modul für die Abrechnung von Reisekosten und Spesen. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Spesenmanagement zu digitalisieren und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Kernfunktionen
  • Reisekosten- und Spesenabrechnung
  • Digitale Personalakte
  • Zeiterfassung
  • Aufgabenmanagement
Bewertung
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#37
Navan
Navan
Mittlere bis große Unternehmen für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Mitarbeiterspesen

Navan ist eine cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen. Sie vereint Buchung, Kartenzahlung und automatisierte Spesenabrechnung in einem System.

Kernfunktionen
  • Zentrale Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen
  • Automatisierte Spesenabrechnung und Kategorisierung
  • Verwaltung von Unternehmenskarten und Zahlungen
  • KI-gestützte Ausgabenanalyse und Einsparungspotenziale
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Preis
Kostenlos für Navan Business (erste 5 Nutzer), Navan Enterprise auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#38
Reisekostenabrechnung-Software
TimO
Betriebe mit Außendienst, Handwerk, öffentlicher Dienst und andere Branchen, die Reisekosten ihrer Mitarbeiter abrechnen müssen.

Software-Modul zur Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten in Betrieben. Integriert in die TimO ERP Business Suite für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung
  • Auslagenerstattung
  • Integration in ERP-System
  • Branchen-spezifische Anpassung
Bewertung
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#39
BBS Travel Pro / BBS Reise Pro
Finance Solution GmbH
Unternehmen, die häufig Dienst- und Geschäftsreisen abrechnen müssen und ihre Reisekostenprozesse optimieren wollen

Webbasierte und installierbare Software-Lösungen für die Abrechnung von Dienst- und Geschäftsreisen sowie Business Travel Management. Die Systeme ermöglichen die Erfassung und Verarbeitung von Reisekostenabrechnung im Büro und mobil per App.

Kernfunktionen
  • Automatische Reisekostenabrechnung
  • Mobile App mit Belegfoto-Funktion
  • Cloud- und Intranet-basierte Nutzung
  • Verwaltung für 1 bis 5000 Reisende
Bewertung
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Preis
Cloud-Abonnement verfügbar; Intranet-Version als Kauflizenz für dauerhafte Installation auf Kundenserver
Listenpreis, unverifiziert
#40
Sage DPW Cloud / Sage DPW Mobil
Sage Österreich
Betriebe aller Größen zur Abwicklung von Personalverrechnung, Zeitwirtschaft und Reisekostenabrechnung

HR-Softwarelösung, die Personalverrechnung, Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung in einem System vereint. Ermöglicht die mobile Erfassung von Arbeitszeiten und Reisekosten mit automatisierter Verarbeitung.

Kernfunktionen
  • Mobile Erfassung von Reisekosten
  • Automatisierte Lohnverrechnung nach österreichischem Recht
  • Zentrale HR-Datenverwaltung
  • KI-Unterstützung
Bewertung
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#41
Moss
Moss
Mittständische Unternehmen und größere Betriebe zur Vereinfachung und Automatisierung ihrer Finanzprozesse

Plattform zur Verwaltung von Unternehmensausgaben, Rechnungen und Erstattungen mit automatisierten Genehmigungsworkflows und KI-gestützter Vorverbuchung. Integriert sich mit über 40 Buchhaltungs-, ERP-, HR- und Produktivitätssystemen.

Kernfunktionen
  • Kreditorenbuchhaltung mit automatischer Rechnungsverarbeitung
  • Unternehmenskreditkarten mit Echtzeit-Tracking
  • Automatisierte Spesenabrechnung für Mitarbeiter
  • KI-gestützte Ausgabenkodierung und -abstimmung
Bewertung
Noch keine Bewertung
Zu wenig Daten
ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
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Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#42
finway
finway
Produzierendes Gewerbe, Handel und E-Commerce, Agenturen und Beratung, Software-Unternehmen

Finanzsoftware für kleine und mittlere Unternehmen zur Verwaltung von Budgets, Ausgaben und Kreditorenprozessen. Die Lösung automatisiert und zentralisiert Prozesse von der Bestellung bis zur Zahlung mit KI-Unterstützung.

Kernfunktionen
  • Rechnungsverarbeitung und -freigabe
  • 3-Wege-Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen
  • Direkte Bankanbindung für über 4900 Banken
  • Digitale Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement
Bewertung
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Zu wenig Daten
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ab 209 EUR
Listenpreis, unverifiziert · Stand 25.07.2026
#43
HR Café
Swiss Post Digital Government SA (ehemals Groupe T2i Suisse SA)
Schweizer Unternehmen und Gemeinden für HR-Management und Spesenabrechnung

Modulare HR-Management-Plattform mit integriertem Modul für die Verwaltung von Spesenabrechnungen. Die Lösung vereinfacht die Spesenabrechnung durch Digitalisierung und Automatisierung für Personalverantwortliche und Buchhaltung.

Kernfunktionen
  • Modul Notes de frais zur Spesenabrechnung und Demateriaisierung
  • Zentrale Verwaltung von Spesendokumenten
  • Automatisierte Datenübertragung in die Lohnsoftware
  • Kostenersparnis bis 50 CHF pro Spesenabrechnung
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#44
PERSONAL
Schweighofer Manager-Software
Betriebe aller Größen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und Reisekosten abrechnen müssen

Software zur praxisorientierten Erfassung von Arbeitszeiten und zur Abrechnung von Reisekosten. Die Lösung ist modular aufgebaut und kann über die Schweighofer Cloud ortsunabhängig genutzt werden.

Kernfunktionen
  • Zeiterfassung
  • Reisekostenabrechnung
  • Cloud-basierte Nutzung
  • Modular aufgebaut
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#45
ARTimer
ARTimer
Kleine und mittlere Unternehmen, Dienstleister, Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister, Gemeinden, Arztpraxen

Du erfasst Arbeitszeiten, Reisekosten und Spesen digital. Die Software automatisiert Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge und Projektmanagement für Betriebe aller Größen.

Kernfunktionen
  • Zeiterfassung und Arbeitszeiterfassung
  • Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung
  • Urlaubsplaner und Abwesenheitsmanagement
  • Projektmanagement und Ressourcenplanung
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Mehrere Upgrade-Pakete vorhanden, kostenlose Testversion möglich
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#46
TOPIX
TOPIX Business Software AG
Kleine und mittlere Unternehmen im Mittelstand aus Branchen wie Dienstleistung, Handel, Vermietung, Produktion und mehr.

TOPIX ist eine All-in-One-Plattform für den Mittelstand, die ERP, CRM, Finanzbuchhaltung, HR und Dokumentenmanagement verbindet und eine Schnittstelle für E-Rechnungen bietet. Die Software läuft auf macOS und Windows.

Kernfunktionen
  • E-Rechnung Schnittstelle
  • Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr
  • Auftragsabwicklung und Einkauf
  • CRM und Adressverwaltung
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#47
Reisekostenabrechnung (HANSALOG VISION / LN UI)
Hansalog
Mittlere und größere Betriebe, die ihre Reisekosten und Spesen digital verwalten und abrechnen möchten

Die Reisekostenabrechnung ist ein Modul der HR-Software von Hansalog, das in der Cloud-Lösung VISION sowie als On-Premise-Variante (LN UI) angeboten wird. Es ermöglicht die automatisierte Verarbeitung und Abrechnung von Reisekosten im Personalwesen.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung
  • Modular einsetzbar in HANSALOG VISION
  • On-Premise-Option verfügbar
  • Integration mit Zeitwirtschaft
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#48
Lanes & Planes
Lanes & Planes
Geschäftsreisenverwaltung und Reisekostenabrechnung für Unternehmen

Eine Plattform zur Verwaltung von Geschäftsreisen, die Buchung, Reiseorganisation und Kostenabrechnung mit automatisierten Prozessen verbindet. Sie unterstützt Reisende, Travel Manager und Finanzverantwortliche von der Planung bis zur Abrechnung.

Kernfunktionen
  • Mobil-App für unterwegs
  • Integration mit ERP- und HR-Systemen
  • Automatisierte Kostenabrechnung und Refunding
  • Verwaltung von Reiserichtlinien und Rollen
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#49
Workflow (Reisekostenmanagement-Modul)
Workflow
Mittlere und große Unternehmen, die ihre Personalverwaltung und Reisekostenbearbeitung digitalisieren möchten

Ein HR-Softwaremodul zur digitalen Abrechnung von Reisekosten und Spesen mit automatischer Berechnung und Belegnachverfolgung. Die Lösung ist als Cloud-Standard oder maßgeschneiderte On-Premise-Variante verfügbar.

Kernfunktionen
  • Digitale Reisekostenabrechnung
  • Belegupload
  • Automatische Spesenberechnung
  • Integration mit Lohnverrechnung
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Modulare, nutzungsbasierte Preisgestaltung; 30 Tage kostenlos testbar
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#50
moonTRAVEL (Teil der moonsoft HR-Suite)
moonsoft HR Solutions GmbH
Unternehmen jeder Größe für Personalverwaltung, Spesenabrechnung und Zeitmanagement

Ein Modul der integrierten HR-Software für digitale Reisekostenabrechnung und Zeitwirtschaft. Die Lösung automatisiert Spesenmanagement und ermöglicht effiziente Abwicklung von Reisekosten für Mitarbeitende und Buchhaltung.

Kernfunktionen
  • Digitale Reisekostenabrechnung
  • Zeitwirtschaft und Stundenerfassung
  • Mobile Verfügbarkeit
  • Integration mit Personalabrechnung (moonPAY)
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#51
Staffomatic
Staffomatic
Handel, Retail, Gastronomie, Hotel, Lieferdienste, Fitnessstudios, Pflegedienste, Sicherheitsdienste und weitere Branchen

Digitale Plattform zur Schichtplanung, Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung für Teams. Das System ermöglicht effiziente Personalplanung mit automatischer Synchronisierung und verhindert Doppelbuchungen sowie Überstunden.

Kernfunktionen
  • Schichtplanung und Schichttausch
  • Urlaubsplaner mit Abwesenheitsverwaltung
  • Digitale Zeiterfassung
  • Automatische Synchronisierung von Wochenplänen
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Kostenlose Testversion verfügbar, genaue Preise nicht auf der Seite angegeben
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#52
Yokoy
TravelBrain
Betriebe mit Reisekostenabrechnung, Spesenmanagement und Lieferantenrechnungsverarbeitung

Automatisierte Spend-Management-Lösung mit KI-Unterstützung für digitale Reisekostenabrechnung. Das System erfasst Belege per Foto und verarbeitet diese vollautomatisch bis zur Verbuchung im ERP-System.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte automatische Belegerkennung und Datenerfassung (OCR)
  • Automatische MWST-Verarbeitung und weltweite MWST-Erkennung
  • Integration mit ERP-Systemen für automatische Verbuchung
  • Lieferantenrechnungen automatisiert verarbeiten
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Kostenersparnis bis zu 27% möglich, keine Mindestkosten erwähnt
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#53
ALL UNLIMITED Reisekostenabrechnung
DVH Software & EDV Consulting GmbH
Betriebe, die ihre Reisekosten digital verwalten und abrechnen müssen

Reisekostenabrechnungssoftware mit Cloud- und App-Optionen, die in die HR-Unternehmenssoftware-Suite integriert ist. Sie ermöglicht die zentrale Verwaltung von Reisekosten mit flexibler Nutzung über verschiedene Unternehmensbereiche und Filialen.

Kernfunktionen
  • Mobile App für Reisekostenabrechnung
  • Cloud-Lösung
  • Nahtlose Integration mit anderen HR-Modulen
  • Zentrale Datenhaltung
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Grundverständnis

Was eine Zeit- und Spesenabrechnung-Software wirklich leistet

Eine Zeit- und Spesenabrechnung-Software bündelt zwei Dinge, die in vielen Betrieben getrennt laufen und deshalb ständig Reibung erzeugen: die Erfassung von Arbeitszeit und die Abwicklung von Auslagen. Auf der Zeitseite geht es darum, wer wann wie lange an welchem Projekt oder in welcher Schicht gearbeitet hat. Auf der Spesenseite geht es um Belege, Reisekosten, Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und die Frage, wer das wann erstattet bekommt.

Der eigentliche Wert liegt nicht in der Erfassung selbst, sondern in dem, was danach passiert. Eine gute Lösung nimmt die erfassten Daten und macht sie weiterverwendbar: für die Lohnabrechnung, für die Projektkalkulation, für die Rechnung an den Kunden, für die Buchhaltung. Wenn ein Mitarbeiter seine Reise abrechnet, soll der Beleg im Idealfall einmal fotografiert werden und dann durch Freigabe, Buchung und Erstattung laufen, ohne dass ihn jemand abtippt.

Wichtig ist die Abgrenzung. Eine reine Zeiterfassung sagt dir, wie lange gearbeitet wurde. Eine reine Spesen-App sammelt Belege. Eine kombinierte Software verbindet beides mit dem, was du buchhalterisch und lohnseitig brauchst. Für kleine Betriebe kann eine schlanke Lösung reichen, für Betriebe mit Außendienst, Montage oder Projektgeschäft lohnt sich die Kombination, weil dieselben Personen ständig beides erzeugen: Stunden und Auslagen.

Mach dir früh klar, was du eigentlich lösen willst. Manche Betriebe brauchen vor allem eine saubere gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung, andere ersticken an Schuhkartons voller Tankquittungen. Beides braucht andere Schwerpunkte in der Software.

Feature-Deep-Dive

Diese Funktionen zählen im Alltag

Zeiterfassung, die zum Betrieb passt

Es gibt Betriebe, in denen Leute am Schreibtisch sitzen und ein Kommen-Gehen genügt. Und es gibt Betriebe mit Baustellen, wo per Handy vor Ort gestempelt wird, teils ohne Netz. Prüfe, ob die App offline erfassen kann und später synchronisiert. Prüfe, ob sich Zeiten einem Projekt oder Kostenträger zuordnen lassen, wenn du später nach Projekten abrechnen willst.

Belegerfassung per Foto

Der Standard heute ist: Beleg abfotografieren, die Software liest Betrag, Datum und Händler aus. Achte darauf, wie gut diese Erkennung mit deutschen Belegen umgeht und ob du falsch erkannte Werte einfach korrigieren kannst. Wichtig ist auch, dass der Originalbeleg revisionssicher gespeichert wird, denn das Foto ersetzt bei richtiger Aufbewahrung oft das Papier.

Reisekosten und Pauschalen

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Eine Software für den DACH-Raum sollte Verpflegungsmehraufwand mit den geltenden Pauschalen rechnen, zwischen In- und Ausland unterscheiden und Kürzungen für gestellte Mahlzeiten (Frühstück, Mittag, Abend) automatisch abziehen. Frag in der Demo konkret nach einer dreitägigen Auslandsreise mit Hotelfrühstück und lass dir das Ergebnis zeigen.

Freigabe-Workflows

Wer gibt frei, was passiert bei Abwesenheit des Vorgesetzten, kann man Vertreter hinterlegen? In der Praxis stockt genau hier vieles. Ein Beleg, der zwei Wochen auf Freigabe wartet, weil der zuständige Teamleiter im Urlaub ist, macht das ganze System unbeliebt.

Schnittstellen

Die Software steht selten allein. Sie soll Daten an die Lohnabrechnung geben und Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung. Kläre, welche Formate exportiert werden und ob es eine direkte Anbindung an dein Lohn- und Buchhaltungssystem gibt. Ein CSV-Export ist besser als nichts, aber eine echte Schnittstelle spart am Monatsende Stunden.

Auswertungen

Du willst sehen, wie viele Überstunden auflaufen, welches Projekt Geld verbrennt, welcher Mitarbeiter mit Belegen im Rückstand ist. Prüfe, ob du die Auswertungen bekommst, die du wirklich brauchst, und nicht nur bunte Diagramme, die niemand liest.

Entscheidungshilfe

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Lass die richtige Person testen

Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef. Der Monteur, der abends müde auf der Baustelle seinen Beleg erfassen soll, hat andere Ansprüche als der Geschäftsführer, der die schöne Oberfläche im Vertriebstermin sieht. Wenn die Erfassung für den Anwender umständlich ist, wird sie nicht gemacht, und dann hast du teure Software und trotzdem Chaos.

Rechne mit deiner echten Größe

Manche Lösungen sind für zehn Leute gebaut und ächzen bei hundert. Andere lohnen sich erst ab einer bestimmten Zahl. Frag konkret nach Referenzbetrieben in deiner Größenordnung und Branche.

Prüfe die Datenhaltung

Wo liegen die Daten, in der EU oder anderswo? Für viele Betriebe ist ein Serverstandort in der EU eine harte Anforderung. Kläre auch, was beim Anbieterwechsel passiert: Bekommst du deine Daten in einem brauchbaren Format zurück?

Support in deiner Sprache

Wenn am Monatsende etwas klemmt, brauchst du jemanden, der schnell reagiert und Deutsch spricht. Frag vorab, wie der Support erreichbar ist und ob es feste Reaktionszeiten gibt.

Migration ehrlich einplanen

Alte Daten, bestehende Projekte, laufende Stundenkonten: Das muss irgendwie mit. Kläre, wie der Umstieg abläuft und ob der Anbieter dabei unterstützt oder dich alleine lässt.

Markus Laue
Das sagt unser Experte zu Zeit- und Spesenabrechnung-Software
Markus Laue, Gründer von Toolfolio

Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist, dass die Software vom Chef ausgewählt wird und nicht von den Leuten, die sie täglich benutzen. Ich habe erlebt, wie Betriebe teure Systeme eingeführt haben, die drei Monate später keiner mehr angefasst hat, weil das Belegerfassen auf der Baustelle einfach zu umständlich war. Am Ende lief wieder alles über Zettel, nur dass jetzt zusätzlich eine Rechnung für die Software kam. Wenn du eine Sache richtig machst, dann lass den Monteur und die Sachbearbeiterin in der Testphase echte Vorgänge durchspielen, bevor du unterschreibst.

Total Cost of Ownership

Übliche Preismodelle bei Zeit- und Spesenabrechnung-Software

Beim Preis solltest du nie nur auf die Zahl schauen, die im Vergleich vorne steht. Die üblichen Modelle bei dieser Art Software lassen sich grob einordnen, und jedes hat einen Haken, den du kennen musst.

Pro Nutzer und Monat

Das häufigste Modell: Du zahlst pro aktivem Nutzer monatlich. Das ist planbar, kann aber teuer werden, wenn du viele Gelegenheitsnutzer hast, die nur ab und zu einen Beleg einreichen. Frag, ob es einen günstigeren Tarif für reine Erfasser gibt, die keine vollen Funktionen brauchen.

Staffelpreise

Hier sinkt der Preis pro Nutzer mit steigender Zahl. Interessant für wachsende Betriebe, aber prüf, wo die nächste Stufe liegt, damit du nicht knapp darunter hängen bleibst.

Modulpreise

Grundpaket plus Zusatzmodule (Reisekosten, Projektzeit, erweiterte Auswertungen). Klingt fair, aber das, was du wirklich brauchst, steckt oft in den Zusatzmodulen. Rechne das Gesamtpaket, nicht den Einstiegspreis.

Versteckte Kosten

Achte auf Einrichtungsgebühren, Kosten für Schulung, Kosten für die Anbindung an dein Lohnsystem und mögliche Gebühren pro verarbeitetem Beleg. Frag, ob Updates enthalten sind und ob der Preis bei Vertragsverlängerung stabil bleibt. Kläre die Mindestlaufzeit und die Kündigungsfrist, bevor du unterschreibst.

Rechne die Gesamtkosten über drei Jahre, inklusive der Arbeitszeit, die für Einführung und Pflege draufgeht. Eine billige Software, die intern viel Handarbeit erzeugt, ist am Ende oft teurer als eine, die mehr kostet, aber sauber automatisiert.

Aus der Praxis

Fehler, die in der Praxis wirklich passieren

Die Software wird ausgewählt, ohne die Anwender zu fragen

Der Klassiker: Die Geschäftsführung entscheidet nach Preis und Optik, das Team bekommt das Ergebnis vorgesetzt. Nach drei Monaten erfassen die Leute wieder auf Zetteln, weil die App zu umständlich ist. Bezieh die Anwender vor der Entscheidung ein.

Zu viel auf einmal einführen

Manche wollen Zeiterfassung, Spesen, Projektabrechnung und Urlaubsverwaltung am selben Tag umstellen. Das überfordert alle. Fang mit dem Teil an, der am meisten wehtut, und bau den Rest schrittweise dazu.

Freigaben nicht durchdacht

Wenn niemand festlegt, wer bei Abwesenheit vertritt, stauen sich Belege. Regel Vertretungen von Anfang an.

Belege werden gesammelt statt sofort erfasst

Der Sinn der App ist die sofortige Erfassung. Wenn Mitarbeiter trotzdem sammeln und am Monatsende alles auf einmal hochladen, hast du den alten Schuhkarton nur digitalisiert. Kommuniziere die Erwartung klar und mach das Erfassen so leicht wie möglich.

Keine Verantwortlichkeit für die Datenpflege

Stammdaten, neue Projekte, ausgeschiedene Mitarbeiter: Das muss jemand pflegen. Wenn sich niemand zuständig fühlt, veraltet das System schleichend. Benenne eine Person.

Compliance

Rechtliche Anforderungen in DACH

Bei Zeit- und Spesenabrechnung berührst du gleich mehrere rechtliche Felder, und die unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ich kann dir keine Rechtsberatung geben, aber ich kann dir sagen, worauf du achten und wonach du fragen musst.

Arbeitszeiterfassung

In Deutschland gibt es die Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, angestoßen durch die Rechtsprechung auf europäischer Ebene. Die genaue Ausgestaltung solltest du mit einem Fachanwalt oder deiner Steuerberatung klären. Wichtig für die Softwareauswahl: Sie sollte Beginn, Ende und Pausen dokumentieren und die Aufzeichnungen manipulationssicher speichern.

Aufbewahrung und Revisionssicherheit

Belege und steuerrelevante Aufzeichnungen müssen ordnungsgemäß und unveränderbar aufbewahrt werden. In Deutschland stichwortartig unter GoBD, in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln. Frag den Anbieter konkret, ob die Belegablage revisionssicher ist und ob das digitale Foto die Papieraufbewahrung ersetzen darf.

Datenschutz

Zeit- und Spesendaten sind personenbezogene Daten. Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, wenn er die Daten für dich verarbeitet. Kläre Serverstandort, Löschkonzepte und wer Zugriff hat. In allen drei Ländern gelten strenge Datenschutzregeln, in der Schweiz nach eigenem Gesetz.

Reisekostenrecht

Verpflegungspauschalen, Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten und die Behandlung von Kilometergeld sind je Land unterschiedlich geregelt und ändern sich periodisch. Prüfe, ob die Software die Werte für dein Land pflegt und aktuell hält, statt dass du selbst jedes Jahr nachtragen musst.

Betriebsrat

Wenn ein Betriebsrat existiert, hat er bei der Einführung von Systemen, die Verhalten und Leistung erfassen können, ein Mitbestimmungsrecht. Bezieh ihn früh ein, sonst blockiert er die Einführung berechtigterweise.

Playbook

So gehst du die Auswahl konkret an

Schritt eins: Ist-Zustand aufschreiben

Setz dich hin und notiere, wie Zeit und Spesen heute erfasst werden, wo es klemmt und wie viel Zeit die manuelle Arbeit kostet. Ohne diese Basis kannst du hinterher nicht messen, ob sich etwas verbessert hat.

Schritt zwei: Anforderungen priorisieren

Trenne Muss von Kann. Muss ist zum Beispiel Offline-Erfassung auf der Baustelle und die Anbindung an dein Lohnsystem. Kann ist die schöne Auswertung. Schreib maximal fünf bis sieben Muss-Kriterien auf, sonst passt keine Software.

Schritt drei: Vorauswahl treffen

Nimm die Tools, die deine Muss-Kriterien erfüllen. Der Vergleich oben auf dieser Seite hilft dir, die Kategorie einzugrenzen. Reduziere auf zwei bis drei Kandidaten, mehr kannst du seriös nicht testen.

Schritt vier: Echt testen

Mach keine Demo, in der der Vertrieb klickt. Verlange einen Testzugang und lass echte Leute echte Vorgänge machen: eine Woche Zeit erfassen, eine echte Reise abrechnen, den Freigabelauf durchspielen. Nimm bewusst einen komplizierten Fall, etwa die Auslandsreise mit Frühstück.

Schritt fünf: Gesamtkosten rechnen

Rechne über drei Jahre, mit allen Nebenkosten und der internen Arbeitszeit für Einführung. Vergleiche nicht die Einstiegspreise, sondern die realen Gesamtkosten für deine Nutzerzahl.

Schritt sechs: Vertrag prüfen

Schau auf Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisstabilität und die Frage, wie du deine Daten beim Ausstieg zurückbekommst. Kläre den Auftragsverarbeitungsvertrag und den Serverstandort.

Schritt sieben: Schrittweise einführen

Start mit einer Abteilung oder dem Teil, der am meisten Schmerz macht. Benenne eine verantwortliche Person, schule die Anwender und hol nach vier Wochen Feedback ein. Dann breite es aus. So merkst du früh, ob es passt, ohne den ganzen Betrieb auf einmal zu riskieren.

Häufige Fragen

Was Betriebe uns zu Zeit- und Spesenabrechnung-Software am häufigsten fragen

Was kostet eine Zeit- und Spesenabrechnung-Software?

Die meisten Anbieter rechnen pro Nutzer und Monat ab, teils mit Staffelpreisen oder Zusatzmodulen für Reisekosten und Auswertungen. Achte neben dem Grundpreis auf Einrichtungsgebühren, Schulungskosten und Gebühren für die Anbindung an dein Lohnsystem. Rechne die Gesamtkosten über drei Jahre und beziehe die interne Arbeitszeit für die Einführung mit ein.

Ersetzt ein Foto vom Beleg das Papier?

In vielen Fällen ja, wenn die Software die Belege revisionssicher und unveränderbar speichert. Ob das digitale Foto die Papieraufbewahrung ersetzt, hängt von den geltenden Aufbewahrungsregeln ab, in Deutschland unter dem Stichwort GoBD. Frag den Anbieter konkret nach der revisionssicheren Ablage und kläre den Rest mit deiner Steuerberatung.

Brauche ich eine gesetzliche Arbeitszeiterfassung?

In Deutschland besteht durch die Rechtsprechung eine Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die genaue Ausgestaltung solltest du rechtlich abklären. Für die Software heißt das, sie sollte Beginn, Ende und Pausen dokumentieren und die Daten manipulationssicher speichern. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, die du separat prüfen musst.

Funktioniert die Erfassung auch ohne Internet auf der Baustelle?

Das hängt von der Software ab, nicht jede kann offline arbeiten. Wenn deine Leute an Orten ohne Netz erfassen müssen, ist eine Offline-Funktion mit späterer Synchronisierung ein Muss-Kriterium. Teste das in der Probephase mit ausgeschaltetem Mobilfunk, statt dich auf das Werbeversprechen zu verlassen.

Wie lange dauert die Einführung im Betrieb?

Das hängt stark von Betriebsgröße, Datenmenge und der Zahl der Schnittstellen ab, eine pauschale Angabe wäre unseriös. Plane die Einführung schrittweise und beginne mit einer Abteilung oder dem Bereich, der am meisten Aufwand verursacht. Hol nach den ersten Wochen Feedback ein, bevor du auf den ganzen Betrieb ausweitest.

Muss der Betriebsrat bei der Einführung mitreden?

Wenn ein Betriebsrat existiert, hat er in der Regel ein Mitbestimmungsrecht bei Systemen, die Verhalten und Leistung erfassen können, und das trifft auf Zeiterfassung zu. Bezieh ihn deshalb früh in den Auswahlprozess ein. Das erspart dir Blockaden kurz vor der Einführung.

Rechnet die Software Verpflegungspauschalen automatisch?

Gute Lösungen für den DACH-Raum rechnen den Verpflegungsmehraufwand mit den geltenden Pauschalen und ziehen Kürzungen für gestellte Mahlzeiten automatisch ab. Prüfe in der Demo einen konkreten Fall, etwa eine Auslandsreise mit Hotelfrühstück. Wichtig ist auch, dass der Anbieter die Werte bei Gesetzesänderungen aktuell hält.

Bekomme ich meine Daten beim Anbieterwechsel zurück?

Das solltest du vor Vertragsabschluss klären, denn nicht jeder Anbieter macht den Ausstieg leicht. Frag nach, in welchem Format du deine Daten exportieren kannst und ob du die Belege vollständig mitnimmst. Ein brauchbarer Export ist wichtig, damit du später nicht in der Software gefangen bist.

Käuflich ist ausschließlich die Sichtbarkeit in der gesponserten Zone, immer gekennzeichnet. Die organische Reihenfolge, die Bewertungen und die verifizierten Daten sind nie käuflich und werden serverseitig unabhängig berechnet. Preisangaben tragen Stand und Quelle.