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Kategorie · Finanzen & BuchhaltungZuletzt aktualisiert 18.8.2026

Spesenmanagement Software (Online)

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#01
teamspace
teamspace
Dienstleister, insbesondere Architekten und Ingenieure, die projektbasiert arbeiten und Leistungen zeit- oder auftragsbezogen abrechnen

Integrierte Software für Projektmanagement und Leistungsabrechnung bei Dienstleistern. Das System verbindet Zeiterfassung, Projektsteuerung, Personalverwaltung und Abrechnungsfunktionen in einer Lösung.

Kernfunktionen
  • Projektmanagement und Projektsteuerung
  • Zeiterfassung und Leistungsdokumentation
  • Abrechnung und Rechnungsgenerierung
  • Personalverwaltung und Kapazitätsplanung
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Preis
7 € pro Nutzer / Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 10.08.2026
#02
GetGoing
BCD Travel
Finanzteams, HR- und Büromitarbeiter, Arbeitnehmer in Unternehmen für Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnung

Cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnung. Die Software kombiniert Reisebuchung, Richtlinienautomatisierung, Spesentracking und Reporting in einem System.

Kernfunktionen
  • Reisebuchung mit umfangreichem Inventar
  • Automatisierung von Reise- und Spesenrichtlinien
  • Digitalisierung und Vereinfachung von Spesenabrechnung
  • Spesentracking und Genehmigungsverwaltung
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Preis
ab 4,95 EUR pro Fahrt
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.08.2026
#03
absence.io
absence.io (Team aus München und Berlin)
Mittlere bis große Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, die ihre HR-Prozesse digitalisieren möchten

HR-Plattform zur Verwaltung von Abwesenheiten, Zeiterfassung und Personalverwaltung. Das System ermöglicht Unternehmen, Urlaube, Dienstreisen und Krankheitstage zentral zu beantragen, zu genehmigen und zu überwachen.

Kernfunktionen
  • Urlaubsanträge und Genehmigungsprozesse
  • Teamkalender mit Echtzeit-Übersicht der Abwesenheiten
  • Resturlaubsverwaltung und Tracking
  • Zeiterfassungssystem mit digitaler Stoppuhr und Stempeluhr-Terminal
Bewertung
Noch keine Bewertung
Zu wenig Daten
ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
ab 2,99 EUR pro Nutzer pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#04
Scopevisio
Scopevisio
Mittelständische Unternehmen und Dienstleister, unter anderem in Hotellerie, Gesundheitswesen und Handel

Scopevisio ist eine cloudbasierte ERP-Software für mittelständische Dienstleister, die Finanzen, Beschaffung, Personal, Vertrieb und Dokumentenmanagement auf einer Plattform vereint und dabei auch die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht.

Kernfunktionen
  • Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung
  • Zahlungsverkehr und Zahlungsabwicklung
  • Dokumentenmanagement (DMS)
  • Customer Relationship Management (CRM)
Bewertung
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Zu wenig Daten
ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
30 Tage kostenlos testen, konkrete Preise nicht auf der Seite genannt
Listenpreis, unverifiziert
#05
Lucca - Expenses & Payment Methods
Lucca
Betriebe, die Mitarbeiterauslagen und Reisekosten ihrer Angestellten verwalten und abrechnen müssen

Lucca ist eine HR-Software mit einem integrierten Spesenmanagement-Modul, das die Erfassung, Verwaltung und Übersicht von Mitarbeiterauslagen ermöglicht. Es umfasst eine Zahlungskarte für Spesen und Reisekosten nach Richtlinien sowie digitale Ausgabenverfolgung.

Kernfunktionen
  • Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterauslagen
  • Zahlungskarte für Spesen gemäß Reisekostenrichtlinie
  • Übersicht über getätigte Ausgaben
  • Integration mit über 300 Lösungen
Bewertung
Noch keine Bewertung
Zu wenig Daten
ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
5,70 € pro Nutzer:in (mit Deklaration) pro Monat zzgl. MwSt.
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.08.2026
#06
Papierkram
Papierkram
Buchhaltung und E-Rechnungserstellung für Freiberufler und kleine Unternehmen

Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen, mit der Du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen kannst. Sie vereint Buchhaltung, Zeiterfassung und Projektverwaltung in einem Tool.

Kernfunktionen
  • Erstellung von Angeboten und rechtskonformen E-Rechnungen
  • Digitales Belegarchiv mit Banksynchronisation
  • Zeiterfassung und Projektmanagement
  • Automatische Erstellung von EÜR, UStVA und BWA
Bewertung
Noch keine Bewertung
Zu wenig Daten
ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
Kostenlose Free-Version verfügbar, zeitweise 20 Prozent Rabatt
Listenpreis, unverifiziert
#07
ProSaldo.net
Kleine und mittlere Unternehmen, Handwerker, Dienstleister, Händler, Gründer und Selbstständige in Österreich

Online-Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware speziell für österreichische Unternehmen und Selbstständige. Das Tool unterstützt bei der Rechnungsstellung, Buchführung und bietet einen intelligenten Assistenten für die Vereinfachung von Verwaltungsaufgaben.

Kernfunktionen
  • Rechnungsstellung (innerhalb von 30 Sekunden)
  • Doppelte Buchhaltung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
  • Automatischer Bankdatenimport
  • UVA-Übermittlung direkt aus der Software
Bewertung
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ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
ab 9 € pro Monat, exkl. USt (10,80 € inkl. USt)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#08
FreeFinance
FreeFinance
Selbstständige, Freelancer, Kleinunternehmen, Einzelunternehmen, EPU, GmbH, Vermieter, Vereine und Gesundheitsberufe in Österreich

Online-Buchhaltungssoftware für österreichische Unternehmen, die Rechnungsstellung, Einnahmen-Ausgaben-Erfassung, Steuermeldungen und Finanzanalysen ermöglicht. Die Lösung ist speziell für den österreichischen Markt entwickelt und bietet automatisierte Prozesse sowie KI-gestützte Belegerkennung.

Kernfunktionen
  • Rechnungserstellung und E-Rechnungen
  • Automatische Bankkontoanbindung
  • KI-gestützte Belegerkennung
  • Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Zusammenfassende Meldung
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#09
Yokoy
TravelBrain
Betriebe mit Reisekostenabrechnung, Spesenmanagement und Lieferantenrechnungsverarbeitung

Automatisierte Spend-Management-Lösung mit KI-Unterstützung für digitale Reisekostenabrechnung. Das System erfasst Belege per Foto und verarbeitet diese vollautomatisch bis zur Verbuchung im ERP-System.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte automatische Belegerkennung und Datenerfassung (OCR)
  • Automatische MWST-Verarbeitung und weltweite MWST-Erkennung
  • Integration mit ERP-Systemen für automatische Verbuchung
  • Lieferantenrechnungen automatisiert verarbeiten
Bewertung
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Preis
Kostenersparnis bis zu 27% möglich, keine Mindestkosten erwähnt
Listenpreis, unverifiziert
#10
finway
finway
Produzierendes Gewerbe, Handel und E-Commerce, Agenturen und Beratung, Software-Unternehmen

Finanzsoftware für kleine und mittlere Unternehmen zur Verwaltung von Budgets, Ausgaben und Kreditorenprozessen. Die Lösung automatisiert und zentralisiert Prozesse von der Bestellung bis zur Zahlung mit KI-Unterstützung.

Kernfunktionen
  • Rechnungsverarbeitung und -freigabe
  • 3-Wege-Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen
  • Direkte Bankanbindung für über 4900 Banken
  • Digitale Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement
Bewertung
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Preis
ab 209 EUR
Listenpreis, unverifiziert · Stand 25.07.2026
#11
Navan
Navan
Mittlere bis große Unternehmen für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Mitarbeiterspesen

Navan ist eine cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen. Sie vereint Buchung, Kartenzahlung und automatisierte Spesenabrechnung in einem System.

Kernfunktionen
  • Zentrale Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen
  • Automatisierte Spesenabrechnung und Kategorisierung
  • Verwaltung von Unternehmenskarten und Zahlungen
  • KI-gestützte Ausgabenanalyse und Einsparungspotenziale
Bewertung
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ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
Kostenlos für Navan Business (erste 5 Nutzer), Navan Enterprise auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#12
Moss
Moss
Mittständische Unternehmen und größere Betriebe zur Vereinfachung und Automatisierung ihrer Finanzprozesse

Plattform zur Verwaltung von Unternehmensausgaben, Rechnungen und Erstattungen mit automatisierten Genehmigungsworkflows und KI-gestützter Vorverbuchung. Integriert sich mit über 40 Buchhaltungs-, ERP-, HR- und Produktivitätssystemen.

Kernfunktionen
  • Kreditorenbuchhaltung mit automatischer Rechnungsverarbeitung
  • Unternehmenskreditkarten mit Echtzeit-Tracking
  • Automatisierte Spesenabrechnung für Mitarbeiter
  • KI-gestützte Ausgabenkodierung und -abstimmung
Bewertung
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ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#13
Bill.Dock
Bill.Dock
Privatpersonen, Angestellte, Freelancer, Geschäftsreisende, Unternehmer und digitale Nomaden, die ihre Spesenabrechnungen und Ausgaben verwalten möchten.

Eine KI-gestützte Anwendung zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Belegen und Spesenabrechnungen. Die Software ermöglicht es, Quittungen fotografisch zu erfassen, die KI extrahiert die relevanten Daten automatisch und erstellt konforme Abrechnungsberichte.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte Belegerfassung durch Fotografie
  • Automatische Datenextraktion von Betrag, Datum, Händler und Kategorie
  • Mobile App und Web-Dashboard zur Verwaltung und Analyse
  • Erstellung von steulerkonformen Spesenabrechnungsberichten per Klick
Bewertung
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Preis
7 Tage Testphase für 2,99 Euro ohne Abo-Verpflichtung, danach wechselbar zu verschiedenen bezahlten Plänen
Listenpreis, unverifiziert
#14
Abacus Umantis HR Suite - Modul Reisekosten & Spesen
Abacus Umantis
Mittelständische Betriebe im deutschsprachigen Raum mit komplexen HR-Strukturen

Ein Modul der cloudgestützten HR-Suite für die Verwaltung von Reisekosten und Spesenabrechnung. Lässt sich über Schnittstellen in bestehende Systeme integrieren.

Kernfunktionen
  • Verwaltung von Reisekosten und Spesen
  • Integration mit anderen HR-Modulen
  • Schnittstellen zu ERP- und Zeitsystemen
  • DSGVO-konform
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#15
ALL UNLIMITED® Reisekostenabrechnungs-App
DVH Software & EDV Consulting GmbH
Personalabteilungen und HR-Management von Betrieben, die Arbeitszeiten, Entgelte und Reisespesen ihrer Mitarbeiter verwalten müssen

Eine österreichische HR-Personalsoftware mit Reisekostenabrechnung, die Arbeitszeiten, Löhne und Reisekosten integriert verwaltet. Die Module sind vollständig miteinander vernetzt und laufen zentral auf einer Cloud-Lösung.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung für Österreich
  • Personalzeiterfassung und Projektzeiterfassung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Zutrittskontrolle
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#16
Agenda-Komplettsystem
Agenda
Steuerberater, Buchhalter, Lohndienstleister, Unternehmen, Kanzleigründer

Du erhältst eine integrierte Softwarelösung für betriebswirtschaftliche Aufgaben wie Finanzbuchführung, Personalabrechnung und Rechnungswesen. Die Software ermöglicht dir komfortable und sichere Arbeit mit benutzerfreundlichem Zugriff auf benötigte Daten.

Kernfunktionen
  • Finanzbuchführung
  • Personalabrechnung
  • Rechnungswesen
  • Personalwesen
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#17
Spend Management
Workday
Finanzabteilungen und Betriebsführung in Unternehmen verschiedener Branchen

Workday bietet eine Ausgabenverwaltungslösung als Teil seiner Finance-Produktpalette an. Die Software unterstützt Betriebe dabei, ihre Ausgaben zu verwalten und bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Kernfunktionen
  • Ausgabenverfolgung und -kontrolle
  • Integration mit ERP und anderen Systemen
  • Finanzielle Planung und Analyse
  • Kostenmanagement
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#18
Expense Tracker Pro+
docomondo
Mittlere und große Betriebe, die ihre Spesenabrechnung automatisieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren möchten

Eine Cloud-basierte Spesenmanagement-Software, mit der Betriebe Ausgabenabrechnungen automatisiert verwalten können. Das System digitalisiert Belege, validiert Ausgaben und erstellt Auswertungen.

Kernfunktionen
  • Automatisches Auslesen von Belegdetails beim Upload
  • Automatische Genehmigung von Spesenberichten mit Regeln
  • Kfz-Kilometerzähler mit automatischer Berechnung
  • Budget-Warnungen und Ausgabenlimits für verschiedene Kostenkategorien
Bewertung
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Preis
ab 3,99 £ pro Nutzer und Monat (halbjährlich abgerechnet)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.08.2026
#19
Edi
Edi (Expense Intelligence)
Spesenmanagement und Reisekostenabrechnung für KMU und Grossunternehmen

Cloudbasierte Spesenmanagement-Software, die Reisekosten und Spesen digital erfasst, verarbeitet und abrechnet. Die Lösung nutzt künstliche Intelligenz zur automatisierten Belegverarbeitung und bietet zentrale Verwaltung aller Ausgaben.

Kernfunktionen
  • Automatisierte Spesenabrechnung mit OCR-Beleglesen
  • Mobile App zur Spesenerfassung
  • Zentrale Verwaltung von Reisekosten und Ausgaben
  • Integration in ERP-, Finanz- und Reisesysteme
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.08.2026
#20
Rydoo
Rydoo
Verwaltung und Automatisierung von Mitarbeiterausgaben, Spesenabrechnung und Compliance in Unternehmen

Rydoo ist eine cloudbasierte Spesenmanagement-Software, die Mitarbeiterausgaben automatisiert erfasst, genehmigt und abrechnet. Die Lösung nutzt künstliche Intelligenz für Belegerkennung, Richtlinienprüfung und Compliance-Überprüfung.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte Belegerkennung
  • Automatische Spesenfreigaben nach benutzerdefinierten Regeln
  • Kilometerabrechnung und Tagessätze
  • Kreditkartenabstimmung
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#21
SpendControl
Doxis (ehemals Klippa)
Finance-Profis, Betriebe aller Größen

SpendControl ist eine Softwarelösung zum Verwwalten von Unternehmensausgaben. Die Anwendung umfasst digitales Spesenzetteln, Genehmigungsflüsse, Abrechnung von Geschäftsfahrten sowie Verwaltung von Geschäftskreditkarten.

Kernfunktionen
  • Digitales Spesenzetteln
  • Automatisierte Genehmigungsflüsse
  • Verwaltung von Geschäftskreditkarten (physisch und virtuell)
  • Factuurverwerking
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Preis
Auf Anfrage
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#22
Spesenmanagement
Abacus Research AG
Mittelständische und größere Betriebe aller Branchen zur Verwaltung von Mitarbeiterspesen

Du erhältst ein Spesenmanagement-Modul als Teil des Abacus ERP-Systems. Die Lösung unterstützt Betriebe bei der Verwaltung und Verarbeitung von Spesen.

Kernfunktionen
  • Integration ins ERP-System
  • Digitale Spesenerfassung
  • Automatisierte Verarbeitung
  • Spesenabrechnung
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
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#23
Payhawk
Payhawk
Finanzabteilungen und Finanzverantwortliche in Unternehmen verschiedener Größen, besonders für globale Teams mit internationalem Zahlungsverkehr

KI-gestützte Plattform für das Management von Geschäftsausgaben, die Firmenkarten, Rechnungsverarbeitung, Geschäftsreisen und Beschaffung auf einer Oberfläche vereint. Die Software ermöglicht es Finanzteams, Ausgabenprozesse zu automatisieren und Kontrolle über alle Geschäftsausgaben zu behalten.

Kernfunktionen
  • Ausgabenverfolgung mit Echtzeit-Transparenz
  • Automatische Rechnungsverarbeitung und Accounts Payable
  • Firmenkarten mit Ausgabenkontrolle vor Transaktionen
  • Geschäftsreisen-Management mit Genehmigungsworkflows
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#24
KLARA Spesenmanagement
KLARA
KMU in der Schweiz (Gastro, Detailhandel, Dienstleistungen, Handwerk, Startups und weitere Branchen)

KLARA ist eine cloudbasierte All-in-One Business-Software für Schweizer KMU, die unter anderem ein Spesenmanagement-Modul anbietet. Die Lösung verbindet Buchhaltung, Kassensystem, Lohnbuchhaltung und weitere Module in einer integrierten Plattform.

Kernfunktionen
  • Intelligente Spesenverbuchung
  • Integration mit Buchhaltung
  • Cloudbasierte Lösung
  • Automatisierung durch KI
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Noch keine Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#25
TimO Reisekostenabrechnung-Software / Auslagenerstattung-Software
TimO
Betriebe aller Größen, insbesondere Handwerk, Außendienst, öffentlicher Dienst, Arztpraxen, Gastronomie und Pflegedienste

TimO ist eine modulare ERP Business Suite, die unter anderem Funktionen zur Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung bereitstellt. Die Software richtet sich an verschiedene Branchen wie Handwerk, Außendienste und öffentliche Dienste.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung
  • Auslagenerstattung
  • Projektabrechnung
  • Zeiterfassung für Projekte
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#26
vyble
vyble
Personalverwaltung und Lohnabrechnung für Betriebe verschiedener Größen (Startups, mittelständische Unternehmen, Konzerne)

All-in-One-Plattform für Personalmanagement und Lohnabrechnung in der Cloud. Die Software automatisiert HR- und Payroll-Prozesse vom Zeiterfassungsystem bis zur Gehaltsabrechnung.

Kernfunktionen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Digitale Personalakte
  • Zeiterfassung
  • Abwesenheitsverwaltung
Bewertung
Noch keine Bewertung
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Preis
Preise werden auf der Website erwähnt, konkrete Beträge sind aber nicht angegeben
Listenpreis, unverifiziert
#27
zistemo
Unternehmen aller Größen und Branchen mit Fokus auf projektbasierte Arbeit und flexible Arbeitszeitmodelle

Webbasierte Software für Projektmanagement, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Das System verwaltet Urlaube, Gleitzeitausgleich, Home-Office-Zeiten und andere Abwesenheitsarten zentral.

Kernfunktionen
  • Verwaltung von Urlaub, Gleitzeitausgleich und Home-Office-Zeiten
  • Erfassung und Überwachung von Abwesenheiten
  • Projektzeiterfassung und Budgetkontrolle
  • Personaleinsatzplanung
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Preis
ab 15 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#28
Workday Finance & Accounting (Spend Management)
Workday
Mittlere bis große Unternehmen in verschiedenen Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Fertigung und öffentlicher Sektor

Workday stellt eine cloudgestützte Softwareplattform bereit, die Spesenmanagement, Finanzplanung und Kostenmanagement integriert. Die Lösung ermöglicht es Betrieben, Ausgaben zu verwalten und schneller finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Kernfunktionen
  • Spend Management
  • Financial Planning
  • Analytics & Reporting
  • Integration mit verschiedenen ERP- und Datenquellen
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
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#29
Factorial
Factorial
Hochschulen und andere Betriebe für Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Talententwicklung

Factorial ist eine KI-gestützte Personalmanagement-Plattform, die verschiedene HR-Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Talentmanagement und Gehaltsabrechnung vereinigt. Die Lösung richtet sich an Betriebe, die ihre Personalverwaltung digitalisieren möchten.

Kernfunktionen
  • Urlaubsantrag- und Abwesenheitsverwaltung
  • Zeiterfassung und Schichtplanung
  • Bewerbermanagement und Onboarding
  • Schulungs- und Lernmanagementsystem
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Preis
ab 8 € pro Monat pro User
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#30
Perk
Perk
Unternehmen, die Geschäftsreisen und Mitarbeiterausgaben zentral verwalten und automatisieren möchten

Eine Plattform, die Geschäftsreisen, Ausgabenverwaltung und Unternehmensrichtlinien in einem System vereint. Die Software automatisiert Buchungen, Spesenabwicklung und Policy-Management für Teams.

Kernfunktionen
  • Reisebuchung in über 178 Ländern
  • Ausgabenverwaltung mit KI-Unterstützung
  • Workflow-Designer für Genehmigungsprozesse
  • Rechnungsverarbeitung
Bewertung
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Preis
ab 0 USD/Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#31
Navan Expense
Navan
Betriebe aller Größen und Branchen für die Verwaltung und Kontrolle von Geschäftsausgaben und Spesenabrechnung

Eine webbasierte Plattform zur Verwaltung und Optimierung von Geschäftsausgaben. Das System automatisiert die Kategorisierung von Ausgaben, Berichte und Rückerstattungen mit KI-gestützten Erkenntnissen.

Kernfunktionen
  • Automatisierte Ausgabenkategorisierung
  • Zentrale Spesenabrechnung und Rückerstattungen
  • Integration mit Unternehmenskreditkarten
  • KI-gestützte Ausgabenüberwachung und Optimierung
Bewertung
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Preis
Free (kostenlos für die ersten 5 Benutzer bei Spesenmanagement)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.08.2026
#32
Spesen App & Cloud
Betriebe und Einzelunternehmer zur digitalen Verwaltung von Geschäftsausgaben, Reisekosten und Belegen

Digitale Anwendung zur Erfassung und Abrechnung von Spesen und Reisekosten. Die Software nutzt künstliche Intelligenz, um Belege automatisch zu scannen und auszuwerten.

Kernfunktionen
  • KI-basiertes Beleg-Scanning und automatische Datenerfassung
  • Kategorisierung und Tagging von Spesen
  • Export in PDF, Excel und CSV
  • Unterstützung mehrerer Währungen und Mehrwertsteuersätze
Bewertung
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Preis
ab 2.99 CHF pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.08.2026
#33
Mobilexpense
Mobilexpense
Betriebe aller Größen (Kleinunternehmen, Mittelständler, Großunternehmen), insbesondere in Europa

Eine Plattform zur Automatisierung von Ausgabenverwaltung, Genehmigungsworkflows und Kostenabrechnung. Das System integriert Geschäftskreditkarten, Reisekostenmanagement und Budgetkontrollen in einer zentralen Lösung.

Kernfunktionen
  • Ausgabenverwaltung mit automatisierten Genehmigungsabläufen
  • Ausgabe von Geschäftskreditkarten mit integrierter Richtlinienkontrolle
  • Reisekostenmanagement und Kilometervergütung
  • Tägliche Zuschüsse mit europäischen Steuerregeln
Bewertung
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Preis
ab 8,00 EUR pro Monat pro Nutzer
Listenpreis, unverifiziert · Stand 14.08.2026
#34
Lucca Expenses / Notes de frais
Lucca
Betriebe, die ihre Spesenabrechnung digitalisieren und automatisieren möchten

Online-Lösung zur vereinfachten Erfassung, Verarbeitung und Verfolgung von Mitarbeiterspesen. Die Software ermöglicht es Beschäftigten, ihre beruflichen Ausgaben unkompliziert einzutragen und zu verwalten.

Kernfunktionen
  • Digitale Erfassung von Spesenberichten
  • Automatisierte Verarbeitung und Genehmigung
  • Verfolgung und Überwachung von Ausgaben
  • Integration mit Payroll- und Buchhaltungssystemen
Bewertung
Noch keine Bewertung
Zu wenig Daten
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#35
Spendesk Spend Management Platform
Spendesk
Finanzteams und Finanzabteilungen von Unternehmen zur Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben

Eine Plattform zur zentralen Verwaltung aller Unternehmensausgaben von der Bestellung bis zur Zahlung und Abstimmung. Die Software kombiniert Ausgabenverfolgung, Genehmigungsworkflows, Automatisierung und KI-basierte Datenanalyse für Finanzteams.

Kernfunktionen
  • Unternehmenskreditkarten mit Kontrolle und Flexibilität
  • Automatisierte Spesenabrechnung mit Beleganerkennung
  • Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsverwaltung
  • Procure-to-Pay-Prozesse
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 25.07.2026
#36
SD-Reisekosten 2026
SD-Reisekosten
Klein- und mittelständische Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler zur effizienten Abwicklung und Abrechnung von Reisekosten

Eine Abrechnung-Software für Reisekosten und Spesen, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige entwickelt wurde. Die Lösung verwaltet Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungen und Nebenkosten automatisiert.

Kernfunktionen
  • Verwaltung von Fahrtkosten
  • Erfassung von Verpflegungskosten
  • Abrechnung von Übernachtungskosten
  • Verwaltung von Nebenkosten wie Parkgebühren
Bewertung
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Preis
Kostenlose Testversion für 60 Tage verfügbar (Vollversion ohne Einschränkungen), Kaufoption vorhanden
Listenpreis, unverifiziert
#37
Xpenses
Soreco AG
Spesenmanagement in Betrieben

Xpenses ist eine mobile App und Web-Lösung zur digitalen Verwaltung von Spesen in Betrieben. Die Software erfasst automatisch Belegdaten und ermöglicht es Mitarbeitern und Vorgesetzten, Spesen mobil einzureichen und freizugeben.

Kernfunktionen
  • Automatische Erfassung von Belegdaten
  • Mobile App und Web Client
  • Speseneingabe und Freigabeprozess
  • Sichere Datenspeicherung in der Schweiz
Bewertung
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Preis
ab CHF 5.00 pro aktive User pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.08.2026
#38
sevdesk
sevdesk
Buchhaltung und E-Rechnung für Gründer, Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer und kleine Unternehmen

sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware für Gründer und Selbstständige, mit der du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen und die E-Rechnungspflicht erfüllen kannst.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen erstellen und E-Rechnungspflicht erfüllen
  • Rechnungen und Angebote schreiben
  • Belegerfassung an einem Ort
  • Banking mit automatischer Verbuchung von Zahlungseingängen
Bewertung
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Preis
0,00 EUR dauerhaft kostenlos
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#39
ALL UNLIMITED
DVH
Personalverrechnung und Lohnabrechnung in Unternehmen aller Größen

Softwarelösung für Lohn- und Gehaltsabrechnung, die speziell für kleine, mittlere und große Unternehmen entwickelt wurde. Die Software ermöglicht automatisierte Personalverrechnung mit Anbindung an Behörden und Finanzsysteme.

Kernfunktionen
  • Urlaubs- und Krankenstandverwaltung mit automatischer Anspruchsberechnung
  • Automatische Entgeltberechnung mit variablen Durchschnitten
  • Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung, Excel und Word
  • Elektronische Datenübermittlung an Krankenkasse und Finanzamt (ELDA)
Bewertung
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Anbieter nennt keinen Preis
#40
Expensly
Expensly
KMU-Buchhaltung, Treuhandbüros und Einzelunternehmer in der Schweiz

Mobile Spesen-App für Schweizer KMU und Treuhänder, die Belege fotografiert, mittels KI automatisch ausliest und direkt in Buchhaltungssoftware wie Bexio, Topal und Banana bucht.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte Belegerkennung (OCR für Betrag, Datum, Währung, MwSt.)
  • Automatische Spesenverfassung per Smartphone-Kamera
  • Direkte Integration mit Bexio, Topal und Banana
  • Automatische Kontensynchronisation und MwSt.-Codierung
Bewertung
Noch keine Bewertung
Zu wenig Daten
ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
ab CHF 10 pro Benutzer / Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.08.2026
#41
HR WORKS
HR WORKS
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aller Branchen, die ihre HR-Prozesse und Ausgabenverwaltung digitalisieren möchten

Cloudbasierte HR-Software für Mittelstandsunternehmen, die neben Personalverwaltung und Zeitwirtschaft auch Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement mit automatisierter Berechnung abdeckt. Die Lösung nutzt künstliche Intelligenz, um manuelle Aufwände bei der Ausgabenverwaltung zu reduzieren.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung mit automatischer Pauschalenberechnung
  • Spesenabrechnung mit hohem Automatisierungsgrad
  • Zeiterfassung und Zeitwirtschaft
  • Urlaubsverwaltung
Bewertung
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Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#42
SAP Concur (Concur Expense und Concur Travel)
SAP
Großunternehmen, Mittelstand und kleine Unternehmen zur Verwaltung von Geschäftsreisen, Spesenabrechnungen und Reisekostenmanagement

Cloudplattform für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnung mit KI-Unterstützung. Du erfasst Belege automatisch, verwaltest Reisekosten zentral und erstellt Abrechnungen mit hoher Compliance.

Kernfunktionen
  • Automatische Belegerfassung mit KI
  • Zentrale Spesenabrechnung und Erstattung
  • Geschäftsreisebuchung mit Policy-Management
  • KI-gestützter Assistent (Joule)
Bewertung
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#43
Belegmeister
Belegmeister GmbH
Unternehmen und Betriebe, die regelmäßig Reisekosten und Spesen ihrer Mitarbeiter abrechnen müssen

Du fotografierst oder scannst deine Reisekosten- und Spesenbelege mit dem Handy, die Software erkennt die Daten automatisch mittels OCR und KI und erstellt daraus Abrechnungen. Die Lösung funktioniert als Web- und Mobile-Anwendung und exportiert die Daten für Buchhaltung und Steuerberater.

Kernfunktionen
  • Automatische Belegerkennung durch OCR und KI, auch für handschriftliche und ausländische Quittungen
  • Handy-App und Webanwendung mit einem gemeinsamen Zugang
  • Automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen
  • Automatische Kontierung für die Buchhaltung
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9,00 € pro Monat und aktivem Nutzer (netto)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.08.2026
#44
Spesenfuchs
Selbstständige und kleine Unternehmen, die Reisekosten und Geschäftsausgaben systematisch erfassen und abrechnen müssen

Web- und Mobile-Anwendung zur digitalen Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Geschäftsausgaben. Die Software unterstützt die Belegverwaltung mit automatischer Rechnungsdatenerkennung und erstellt rechtssichere Abrechnungen auf Basis aktueller gesetzlicher Vorgaben.

Kernfunktionen
  • Geräteunabhängige Erfassung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand
  • Digitale Belegerkennung mit KI-Unterstützung
  • Automatische Berücksichtigung aktueller Verpflegungspauschalen und Steuersätze
  • Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten aus Fotos und Uploads
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ab 6,00 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#45
N2F
N2F
Kleine bis große Unternehmen verschiedener Größen zur zentralen Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisekosten

N2F ist eine cloudbasierte Lösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben und Reisekostenabrechnungen. Die Software ermöglicht das Erfassen, Genehmigen und Abrechnen von Geschäftsreisekosten sowie deren automatische Verarbeitung.

Kernfunktionen
  • Digitales Einreichen von Reisekostenberichten mit Beleg-Scan (OCR)
  • Berechnung von Kilometertickets
  • Genehmigung und Kontrolle von Ausgaben
  • Automatische Bankabstimmung
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Verschiedene Tarife für Notes de frais, Zahlungskarten und Lieferantenrechnungen; ROI-Kalkulator verfügbar
Listenpreis, unverifiziert
#46
Concur Expense
SAP Concur
Betriebe aller Größen zur Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisekosten

Eine KI-gestützte Plattform zur Verwaltung von Geschäftsreisen und Reisekosten von der Planung bis zur Erstattung. Die Software erfasst Belege automatisch, verwaltet Spesen und ermöglicht schnelle Kostenerstattungen.

Kernfunktionen
  • Automatische Belegerfassung mit KI
  • Zentrale Verwaltung von Reisekosten
  • Automatisierte Compliance-Prüfungen
  • Nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme
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#47
TimO ERP Business Suite - Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung
TimO
Betriebe verschiedener Branchen wie Außendienste, Handwerk, Arztpraxen, Pflegedienste und Gastronomie

Eine modulare Enterprise-Resource-Planning-Lösung, die Spesenabrechnung, Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung als integrierte Module enthält. Die Software wird als Online-Lösung für verschiedene Branchen angeboten.

Kernfunktionen
  • Reisekostenabrechnung
  • Auslagenerstattungsverwaltung
  • Mobile Erfassung von Spesen
  • Integration mit Zeiterfassung und Projektmanagement
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#48
HoorayHR
HoorayHR
Personalabteilungen und HR-Manager in mittleren Unternehmen verschiedenster Branchen

HoorayHR ist eine integrierte HR-Softwarelösung für kleine und mittlere Betriebe, die neben anderen Personalverwaltungsfunktionen auch ein Modul zur Abrechnung von Spesen und Reiskosten beinhaltet.

Kernfunktionen
  • Bonnetties einreichen und scannen
  • Reiskosten automatisch berechnen
  • Unterscheidung zwischen Reiskosten und Thuiswerk-Vergütung
  • Direkter Import in Buchhaltungssysteme
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#49
Reisekosten- und Spesenmanagement
SD Worx
Betriebe aller Größen, die ihre Reisekosten und Spesen digital verwalten und mit ihrer HR- und Payroll-Administration verbinden möchten.

SD Worx stellt eine Lösung für die Verwaltung von Reisekosten und Spesen bereit. Das Tool ist Teil des umfassenden HR- und Payroll-Lösungsportfolios des Unternehmens.

Kernfunktionen
  • Reisekostenmanagement
  • Spesenmanagement
  • Integration mit Payroll-Systemen
  • HR-Lösungen
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#50
Personalwolke Travel
Personalwolke
Betriebe aller Größen in Deutschland und Österreich, die Geschäftsreisen ihrer Mitarbeitenden abrechnen müssen.

Modul für digitale Reisekostenabrechnung mit Belegverwaltung und automatischer Spesenberechnung. Lässt sich in die Lohnverrechnung integrieren und ermöglicht einen digitalen Genehmigungsprozess.

Kernfunktionen
  • Digitale Reisekostenabrechnung
  • Beleghochladen
  • Automatische Spesenberechnung
  • Lohnverrechnungsanbindung
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Modul- und nutzerbasierten Preismodell, genaue Preise nicht angegeben. 30 Tage kostenlos testbar.
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#51
Pleo Ausgabenplattform
Pleo Technologies A/S
Kleine bis große Unternehmen, die ihre Geschäftsausgaben digital verwalten und kontrollieren möchten

Pleo ist eine Online-Plattform für automatisiertes Ausgabenmanagement, die Firmenkarten, Ausgabenverwaltung und Rechnungsverwaltung zentral verbindet. Die Lösung ermöglicht es Betrieben, Geschäftsausgaben zu kontrollieren und mit ihren Finanzsystemen zu synchronisieren.

Kernfunktionen
  • Virtuelle und physische Firmenkarten mit konfigurierbaren Limits
  • Zentrale Verwaltung aller Ausgaben an einem Ort
  • Rechnungsverwaltung und Erstattungsprozesse
  • Integrationen mit externen Tools und Workflows
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€4 pro Monat pro Nutzer:in
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.08.2026
#52
Notes de frais (Spesenmanagement-Modul)
Lucca
Betriebe, die die Spesenverwaltung ihrer Mitarbeiter digitalisieren und automatisieren möchten

Ein Modul der Lucca HR-Softwarelösung, das es Mitarbeitern ermöglicht, Geschäftsausgaben einfach einzutragen und zu verfolgen. Die Lösung vereinfacht die Erfassung, Verarbeitung und Nachverfolgung von Mitarbeiterspesen.

Kernfunktionen
  • Erfassung von Speseneintragungen
  • Verarbeitung von Spesenabrechnung
  • Verfolgung und Verwaltung von Spesen
  • Integration mit anderen HR-Modulen
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Grundverständnis

Was eine Spesenmanagement Software (Online) wirklich leistet

Spesenmanagement Software nimmt dir einen Prozess ab, den fast jeder Betrieb kennt und fast jeder Betrieb unterschätzt: Mitarbeiter geben Geld aus, für Bahntickets, Hotels, Mittagessen mit Kunden, Büromaterial. Danach muss dieses Geld erfasst, geprüft, freigegeben, verbucht und erstattet werden. Ohne Software läuft das über Papierbelege im Umschlag, eine Excel-Tabelle und viele Rückfragen per Mail.

Eine Online-Lösung verlagert diesen Ablauf in ein zentrales System. Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg mit dem Handy, ordnet ihn einer Kategorie und einem Projekt zu, das System erkennt Betrag und Datum, leitet die Ausgabe an die freigebende Person weiter und übergibt die geprüften Daten an die Buchhaltung oder das Lohnsystem.

Wichtig ist zu verstehen, was diese Kategorie eben nicht ist. Sie ist kein vollständiges Buchhaltungssystem und kein ERP. Sie sitzt davor. Sie sorgt dafür, dass saubere, geprüfte Daten in deiner Finanzbuchhaltung ankommen. Wer erwartet, dass die Software auch die Umsatzsteuervoranmeldung erledigt oder Löhne auszahlt, sucht in der falschen Kategorie.

Der Unterschied zur Excel-Tabelle

Der eigentliche Gewinn liegt nicht darin, dass Belege digital sind. Der Gewinn liegt darin, dass der Prüf- und Freigabeprozess nachvollziehbar wird. Bei Excel weißt du am Monatsende nicht, wer welchen Beleg freigegeben hat und warum eine Reise 400 Euro gekostet hat. In einem System ist jeder Schritt protokolliert. Das ist auch der Punkt, an dem eine spätere Betriebsprüfung entspannter verläuft.

Feature-Deep-Dive

Diese Funktionen zählen im Alltag

Belegerfassung per Foto und Texterkennung

Das ist die Funktion, die jeder Mitarbeiter täglich nutzt. Entscheidend ist die Qualität der automatischen Erkennung. Manche Systeme lesen Betrag, Datum und Mehrwertsteuersatz zuverlässig aus, andere erzwingen viel Nachtippen. Teste das in der Demo mit echten, zerknitterten Belegen, nicht mit dem perfekten Musterbeleg des Anbieters.

Freigabe-Workflows

Hier zeigt sich, ob eine Software zu deinem Betrieb passt. Kannst du mehrstufige Freigaben abbilden, etwa erst der Teamleiter, dann ab einem bestimmten Betrag zusätzlich die Geschäftsführung? Lässt sich eine Vertretungsregel für den Urlaub hinterlegen? Ohne Vertretung staut sich alles, sobald der Freigeber zwei Wochen weg ist.

Firmenkreditkarten und Abgleich

Wenn dein Betrieb Firmenkreditkarten nutzt, ist der automatische Abgleich zwischen Kartenumsatz und hochgeladenem Beleg Gold wert. Das System merkt dann, wenn zu einer Abbuchung kein Beleg vorliegt, und mahnt automatisch nach. Achte darauf, ob deine konkrete Kartenbank unterstützt wird, das ist keine Selbstverständlichkeit.

Reisekostenabrechnung mit Pauschalen

Wer viel reist, braucht die automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschalen. Die Sätze in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterscheiden sich, und sie ändern sich regelmäßig. Frag beim Anbieter nach, wie und wie schnell diese Sätze aktualisiert werden, sonst rechnest du mit veralteten Werten.

Schnittstellen zur Buchhaltung

Die Software ist nur so gut wie ihre Übergabe an dein Buchhaltungssystem oder deinen Steuerberater. Kläre vorab, ob es eine fertige Schnittstelle zu deiner konkreten Fibu gibt oder ob nur ein CSV-Export existiert. Ein CSV-Export bedeutet oft Handarbeit bei jedem Import, und Handarbeit ist die Fehlerquelle, die du eigentlich loswerden wolltest.

Auswertungen und Budgets

Gute Systeme zeigen dir, welches Team, welches Projekt und welche Ausgabenart wie viel kostet. Das hilft nicht nur der Buchhaltung, sondern auch der Projektleitung, die früh sieht, wenn ein Budget kippt.

Entscheidungshilfe

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Lass die richtige Person testen

Der häufigste Auswahlfehler beginnt in der Demo. Der Chef schaut sich die Software an, findet sie schick und kauft. Bedienen muss sie aber die Assistentin, die täglich dreißig Belege einträgt, und der Außendienstler im Auto. Lass die Software in der Demo von genau diesen Personen bedienen. Wenn der Außendienstler nach drei Klicks flucht, hast du ein Akzeptanzproblem, das kein Vertragsrabatt löst.

Prüfe die mobile App ernsthaft

Spesenmanagement lebt vom Handy. Wenn die App nur eine abgespeckte Version der Weboberfläche ist und bei schlechtem Netz abstürzt, laden die Leute die Belege nicht hoch und sammeln sie wieder im Handschuhfach. Teste die App bewusst bei schlechter Verbindung.

Denke an die Anzahl der Nutzer heute und in zwei Jahren

Manche Preismodelle werden bei wachsender Mitarbeiterzahl schnell teuer. Rechne durch, was die Lösung bei deiner heutigen Größe und bei einem realistischen Wachstum kostet. Ein Preis, der bei zehn Nutzern attraktiv wirkt, kann bei fünfzig unangenehm werden.

Kläre die Datenhaltung

Wo liegen die Daten, in welchem Rechenzentrum, in welchem Land? Für DACH-Betriebe ist das nicht nur eine Bauchgefühlfrage, sondern eine Datenschutzfrage. Lass dir schriftlich geben, wo verarbeitet und gespeichert wird.

Markus Laue
Das sagt unser Experte zu Spesenmanagement Software (Online)
Markus Laue, Gründer von Toolfolio

Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist, dass der Chef die Software aussucht, aber jemand ganz anderes damit arbeiten muss. In der Demo sieht alles gut aus, weil der Anbieter den perfekten Musterbeleg zeigt. Drei Monate später stapeln sich die Belege wieder im Handschuhfach, weil die App bei schlechtem Netz nicht funktioniert und der Außendienst genervt aufgibt. Ich sage jedem: Lass die Person testen, die täglich dreißig Belege einträgt, und bring zerknitterte echte Belege mit. Softwareauswahl ist keine Chefsache, sie ist eine Sache der Leute, die sie benutzen.

Total Cost of Ownership

Übliche Preismodelle bei Spesenmanagement Software (Online)

Die meisten Anbieter rechnen pro aktivem Nutzer und Monat. Aktiver Nutzer heißt: jemand, der in dem Monat tatsächlich einen Beleg eingereicht hat. Das klingt fair, hat aber eine Tücke, denn die Definition von aktiv unterscheidet sich. Bei manchen zählt jeder angelegte Account, auch wenn er nichts eingereicht hat. Frag konkret nach.

Was oft im Grundpreis fehlt

Der angezeigte Preis pro Nutzer ist selten der Gesamtpreis. Achte auf diese Posten, die häufig extra kosten:

  • Einrichtung und Einführung, teils als einmalige Setup-Gebühr
  • Schnittstellen zu bestimmten Buchhaltungssystemen, manchmal nur im höheren Tarif
  • Firmenkreditkarten-Anbindung als Zusatzmodul
  • Support über die Standardzeiten hinaus
  • Zusätzliche Mandanten, wenn du mehrere Gesellschaften abbildest

Vertragslaufzeit und Kündigung

Achte auf die Mindestlaufzeit und die Kündigungsfrist. Ein Jahresvertrag mit automatischer Verlängerung und dreimonatiger Kündigungsfrist bindet dich länger, als du denkst. Verhandle nach Möglichkeit einen monatlich kündbaren Einstieg, um die Software mit echten Belegen im echten Betrieb zu testen.

Die versteckten Kosten der Einführung

Der größte Kostenblock steht selten im Angebot: die Arbeitszeit für Einführung, Schulung und die Umstellungsphase, in der zwei Systeme parallel laufen. Plane diese Zeit ein, sonst ist die Rechnung am Ende deutlich höher als die monatliche Gebühr.

Aus der Praxis

Fehler, die in der Praxis wirklich passieren

Die Software wird eingeführt, aber niemand nutzt sie

Ein Betrieb kauft die Lösung, richtet sie ein und schaltet frei. Drei Monate später laufen immer noch die Hälfte der Belege per Mail an die Buchhaltung. Der Grund ist fast immer fehlende Begleitung. Es reicht nicht, einen Zugang zu verschicken. Es braucht eine kurze Schulung, einen festen Stichtag und eine klare Ansage, dass ab dann nur noch über das System abgerechnet wird.

Der Freigabeprozess wird zu kompliziert modelliert

Weil die Software mehrstufige Freigaben kann, baut jemand einen Prozess mit vier Freigabestufen für eine Ausgabe von zwölf Euro. Das Ergebnis: alles dauert, Belege bleiben liegen, die Leute umgehen das System. Halte den Prozess so einfach wie möglich und staffle Freigaben nur nach sinnvollen Betragsgrenzen.

Belege werden hochgeladen, aber die Lesbarkeit stimmt nicht

Bei einer Prüfung fällt auf, dass viele Belegfotos unscharf oder abgeschnitten sind. Digital heißt nicht automatisch gültig. Der Beleg muss vollständig und lesbar sein. Prüfe, ob die Software eine Qualitätswarnung bei schlechten Fotos gibt, und weise die Leute darauf hin.

Die Schnittstelle wurde nie sauber getestet

Die Übergabe an die Buchhaltung wird oft erst am Monatsende zum ersten Mal ernsthaft genutzt, und dann passen Kontenrahmen oder Steuerschlüssel nicht. Teste den kompletten Weg vom Beleg bis zur Buchung mit dem Steuerberater, bevor du produktiv gehst, nicht am ersten Monatsabschluss.

Compliance

Rechtliche Anforderungen in DACH

Spesenmanagement berührt mehrere rechtliche Bereiche gleichzeitig, und die Anforderungen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ich bin kein Steuerberater, und das hier ersetzt keine Beratung. Die folgenden Punkte solltest du aber kennen, bevor du auswählst.

Aufbewahrung und Ordnungsmäßigkeit

In Deutschland gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD. Sie verlangen unter anderem, dass digitale Belege unveränderbar gespeichert und nachvollziehbar sind und dass der Prozess dokumentiert ist. Frag den Anbieter, ob und wie das System diese Anforderungen unterstützt und ob er dazu eine Verfahrensdokumentation als Vorlage bereitstellt.

Ersetzendes Scannen

Wenn du Papierbelege nach dem Scannen vernichten willst, greift das ersetzende Scannen. Das ist zulässig, aber an Bedingungen geknüpft, unter anderem an einen dokumentierten und eingehaltenen Prozess. Kläre das mit deinem Steuerberater und prüfe, ob die Software den Ablauf sauber protokolliert.

Datenschutz

Belegdaten enthalten personenbezogene Informationen, etwa wer wann wo war. Damit greift die DSGVO. Du brauchst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter und Klarheit über den Ort der Datenverarbeitung. Lass dir den AV-Vertrag vor Vertragsabschluss zeigen.

Reisekostensätze und Sachbezüge

Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschalen und die steuerliche Behandlung von Bewirtung folgen in Deutschland, Österreich und der Schweiz eigenen Regeln. Wenn du länderübergreifend abrechnest, prüfe, ob die Software die jeweils gültigen Sätze und Regeln kennt und pflegt. Ein System, das nur deutsche Sätze kann, hilft deiner Schweizer Tochter nicht.

Playbook

So gehst du die Auswahl konkret an

Schritt eins: Ist-Prozess aufschreiben

Bevor du Anbieter vergleichst, schreib auf, wie Spesen heute bei dir laufen. Wer reicht ein, wer gibt frei, wie kommen die Daten in die Buchhaltung, wo hakt es. Ohne dieses Bild vergleichst du Funktionslisten, die dir nichts über deinen Alltag sagen.

Schritt zwei: Muss-Kriterien festlegen

Mach eine kurze Liste mit Kriterien, die nicht verhandelbar sind. Das können sein: Schnittstelle zu deiner konkreten Fibu, Unterstützung deiner Kreditkartenbank, mehrere Mandanten, DACH-Reisekostensätze. Alles andere ist Kür. Diese Liste filtert den Markt schneller als jeder Testbericht.

Schritt drei: zwei bis drei Anbieter in die Demo holen

Mehr als drei ernsthaft zu testen, kostet nur Zeit. Lass die Demo von den Menschen führen, die später damit arbeiten, und bring echte Belege mit. Notiere nach jeder Demo, wie viele Klicks eine typische Abrechnung gebraucht hat.

Schritt vier: Testphase mit echten Daten

Vereinbare eine Testphase, in der ein kleines Team einen Monat lang echt abrechnet. Erfundene Testbelege zeigen dir nicht, wo es klemmt. Erst der echte Monatsabschluss inklusive Übergabe an den Steuerberater zeigt, ob der komplette Weg funktioniert.

Schritt fünf: Einführung mit festem Stichtag

Wenn du dich entschieden hast, setze einen Stichtag, ab dem nur noch über das System abgerechnet wird. Kündige das früh an, mach eine kurze Schulung und benenne eine Person, die bei Fragen ansprechbar ist. Ein weicher Übergang ohne Stichtag führt dazu, dass die alten Wege nie sterben.

Schritt sechs: nach drei Monaten nachschauen

Schau nach einem Quartal zurück. Nutzen wirklich alle das System? Bleiben Belege liegen? Passt der Freigabeprozess oder ist er zu umständlich? Kleine Korrekturen nach drei Monaten verhindern, dass sich schlechte Gewohnheiten festsetzen.

Häufige Fragen

Was Betriebe uns zu Spesenmanagement Software (Online) am häufigsten fragen

Was kostet eine Spesenmanagement Software?

Die meisten Anbieter rechnen pro aktivem Nutzer und Monat, oft dazu eine einmalige Einrichtungsgebühr. Zusätzlich können Schnittstellen, Kreditkarten-Anbindung oder erweiterter Support extra kosten. Rechne immer die Gesamtkosten inklusive Einführung und Schulung durch, nicht nur den Grundpreis pro Nutzer.

Ersetzt eine Spesensoftware die Buchhaltung?

Nein. Die Software sitzt vor der Buchhaltung und liefert geprüfte Belegdaten an dein Buchhaltungs- oder Lohnsystem. Sie erledigt keine Umsatzsteuervoranmeldung und keine Jahresabschlüsse. Achte deshalb darauf, dass sie eine saubere Schnittstelle zu deiner Fibu oder deinem Steuerberater hat.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Grundsätzlich ist das ersetzende Scannen in Deutschland zulässig, aber an einen dokumentierten und eingehaltenen Prozess geknüpft. Der digitale Beleg muss vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert sein. Kläre den konkreten Ablauf vorher mit deinem Steuerberater ab.

Was bedeutet GoBD bei Spesensoftware?

GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form. Für Spesensoftware heißt das vor allem, dass Belege unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden und der Prozess dokumentiert ist. Frag den Anbieter, ob er dazu eine Verfahrensdokumentation als Vorlage bereitstellt.

Brauche ich einen AV-Vertrag mit dem Anbieter?

Ja. Belegdaten enthalten personenbezogene Informationen, damit greift die DSGVO und du brauchst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Lass dir diesen Vertrag vor Abschluss zeigen und kläre, in welchem Land die Daten verarbeitet und gespeichert werden.

Funktioniert die Reisekostenabrechnung auch für Österreich und die Schweiz?

Das hängt vom Anbieter ab. Verpflegungspauschalen und Übernachtungssätze unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz und ändern sich regelmäßig. Wenn du länderübergreifend abrechnest, prüfe konkret, ob die Software die jeweils gültigen Sätze kennt und aktuell hält.

Wie führe ich die Software so ein, dass sie wirklich genutzt wird?

Setze einen festen Stichtag, ab dem nur noch über das System abgerechnet wird, und kündige ihn früh an. Mach eine kurze Schulung für die Leute, die täglich damit arbeiten, und benenne eine feste Ansprechperson. Ohne klaren Stichtag laufen die alten Wege parallel weiter und sterben nie ab.

Wie teste ich eine Spesensoftware richtig?

Lass in der Demo die Personen bedienen, die später damit arbeiten, und bring echte, zerknitterte Belege mit statt Musterbelege. Vereinbare danach eine Testphase, in der ein kleines Team einen Monat lang echt abrechnet inklusive Übergabe an den Steuerberater. Erst der komplette Weg vom Beleg bis zur Buchung zeigt, ob alles funktioniert.

Käuflich ist ausschließlich die Sichtbarkeit in der gesponserten Zone, immer gekennzeichnet. Die organische Reihenfolge, die Bewertungen und die verifizierten Daten sind nie käuflich und werden serverseitig unabhängig berechnet. Preisangaben tragen Stand und Quelle.