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/rechnungsmanagement
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Serverseitig sortiert nach Vollständigkeit und verifizierten Bewertungen. Nicht käuflich.
Mittständische Unternehmen und größere Betriebe zur Vereinfachung und Automatisierung ihrer Finanzprozesse
Plattform zur Verwaltung von Unternehmensausgaben, Rechnungen und Erstattungen mit automatisierten Genehmigungsworkflows und KI-gestützter Vorverbuchung. Integriert sich mit über 40 Buchhaltungs-, ERP-, HR- und Produktivitätssystemen.
Kernfunktionen
Kreditorenbuchhaltung mit automatischer Rechnungsverarbeitung
Unternehmen aller Branchen, die elektronische Rechnungen verwalten und die gesetzliche E-Rechnungspflicht umsetzen müssen
Eine SAP-integrierte Software zur Verwaltung elektronischer Rechnungen in verschiedenen Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung und EDI. Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht und kann als Alternative zu SAP DRC mit Einmallizenz genutzt werden.
Kernfunktionen
Unterstützung mehrerer E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung, EDI, Order-X)
Unternehmen, die große Mengen an unstrukturierten Dokumenten und Daten automatisiert verarbeiten, extrahieren und in ihre bestehenden Systeme überführen müssen
KI-gestützte Automatisierungslösung zur intelligenten Extraktion und Verarbeitung von Daten aus Dokumenten, E-Mails und unstrukturierten Quellen. Die Software integriert sich mit bestehenden Systemen wie CRM, ERP und Buchhaltungssoftware.
Kernfunktionen
Automatische Dokumentenerkennung und Datenextraktion
Integration mit Make, n8n und anderen Workflow-Tools
Telekommunikation, Energie und Versorgungswirtschaft, Automotive und E-Mobilität, SaaS und Software-Anbieter
Eine Abrechnungs- und Umsatzverwaltungssoftware für Abonnements, nutzungsbasierte Modelle und verschiedene Gebührentypen. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, Transaktionen, Abonnements und Services in Umsatz umzuwandeln.
Kernfunktionen
Echtzeit-Ratenberechnung und automatisierte Abrechnung
Unterstützung für Abonnement-, nutzungsbasierte, Prepaid- und Postpaid-Modelle
API-first Architektur mit OpenAPI und SDKs
No-Code Konfiguration ohne technische Anforderungen
Kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige und Startups in der Schweiz
Bexio ist eine All-in-One-Geschäftssoftware für Schweizer KMU, Selbstständige und Startups. Die Plattform vereinigt Buchhaltung, Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung, Kontaktverwaltung und weitere Verwaltungsaufgaben in einem cloudgestützten System.
Kernfunktionen
Automatisierte Finanzbuchhaltung mit digitaler Belegverarbeitung
Zentrale Auftragsverwaltung vom Angebot bis zur Zahlung
Eine Rechnungs- und Angebotsverwaltungssoftware für Schweizer Kleinbetriebe und Selbstständige. Die Software ermöglicht die schnelle Erstellung von Rechnungen mit QR-Code, automatische Ausgabenerkennung durch KI und Zahlungsverfolgung.
Kernfunktionen
Erstellung von Angeboten und Rechnungen mit wenigen Klicks
QR-Code auf Rechnungen für schnelle Zahlung
Automatisches Scannen und Klassifizieren von Ausgaben per KI
Automatisches Reporting von Buchungsbelegen an Fiduziäre
Abrechnung, Rechnungswesen und Finanzmanagement für Kleinunternehmen und Selbständige
Ein minimalistisches ERP-System für Schweizer Selbständige und KMU zur schnellen Erstellung von Offerten, Aufträgen und QR-Rechnungen. Die Software ermöglicht auch die Verwaltung von Kundendaten, Ausgaben und den Export für Treuhänder.
Kernfunktionen
QR-Rechnungsgenerierung mit Schweizer Bankkompatibilität
Offerten- und Auftragsverwaltung
Kundendatenbank
Ausgaben- und Belegverwaltung
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Preis
Kostenlos (Starter), CHF 14.90/Monat (Professional) oder CHF 29.90/Monat (Business)
Unternehmen aller Größen und Branchen mit Fokus auf projektbasierte Arbeit und flexible Arbeitszeitmodelle
Webbasierte Software für Projektmanagement, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Das System verwaltet Urlaube, Gleitzeitausgleich, Home-Office-Zeiten und andere Abwesenheitsarten zentral.
Kernfunktionen
Verwaltung von Urlaub, Gleitzeitausgleich und Home-Office-Zeiten
Schweizer kleine und mittlere Unternehmen, Klubs und Gesellschaften
Cloud-basiertes ERP-System für Schweizer KMU mit integriertem Rechnungsprogramm. Ermöglicht die Erstellung von QR-Rechnungen und Offerten mit automatischer Buchhaltung und verschiedenen Versandoptionen.
Rechnungsmanagement und Debitorenverwaltung für Betriebe aller Größen
Webbasierte Rechnungsverwaltungssoftware, die den gesamten Prozess von der Angebotserstellung über die Rechnungslegung bis zur Zahlungsverfolgung und zum Mahnwesen abdeckt. Die Plattform übernimmt auch operative Aufgaben wie Druck, Versand und Inkasso.
Kernfunktionen
Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
Automatisierte Rechnungsversendung mit Druck und Postversand
Zahlungsverfolgung und Mahnwesen bei offenen Posten
Dunning-Management für unbezahlte Rechnungen
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Preis
Pauschalgebühr ab CHF 2,50 pro Rechnung, keine Abonnementgebühr, keine Mindestvertragsdauer
Schweizer KMU, Handwerker und Dienstleister aus verschiedenen Branchen wie Schreinerei, Sanitär, Gartenbau, Baugewerbe und Reinigungen
Schweizer Rechnungsprogramm für die Erstellung von Offerten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen. Die Software integriert QR-Einzahlungsscheine und ist speziell für KMU und Handwerksbetriebe entwickelt.
Kleine und mittlere Unternehmen sowie Großunternehmen verschiedener Branchen, die ihre Geschäftsprozesse inklusive E-Rechnung zentral steuern wollen.
weclapp ist eine cloudbasierte ERP-Software mit CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung, die auch die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht. Sie richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen für gemeinsames Arbeiten an Geschäftsprozessen.
Rechnungsmanagement und Buchhaltung für mittelständische Unternehmen in verschiedenen Branchen
eEvolution bietet eine ERP-Lösung mit integriertem Rechnungswesen-Modul für mittelständische Betriebe. Zusätzlich wird die ELO ECM Suite zur Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements angeboten.
Kernfunktionen
Automatische Dokumentenablage und -archivierung
Revisionssichere Archivierung
Automatisierte Arbeitsprozesse durch Workflow
Schnittstelle zu DATEV für automatisierte Buchungsdatenübertragung
Unternehmen im B2B-Bereich, die elektronische Rechnungen gesetzeskonform erstellen und verarbeiten müssen
faktoora ist eine cloudbasierte E-Invoicing-Plattform, mit der du elektronische Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL erstellen, empfangen und automatisiert verarbeiten kannst. Die Lösung lässt sich per REST API in bestehende Systeme einbinden.
Kernfunktionen
Erstellung ausgehender Rechnungen mit Vier-Augen-Prinzip zur Freigabe
Automatische Validierung eingehender Rechnungen auf gesetzliche Konformität
Mehrere Eingangskanäle wie Upload, E-Mail und PEPPOL
KMU, Einzelunternehmer, Startups und E-Commerce-Betriebe in der Schweiz
Schweizer Buchhaltungssoftware für KMU und Einzelunternehmer, die Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung, Buchhaltung und Steuererklärungen in einer Anwendung vereint. Die Software ist auf Schweizer Anforderungen ausgerichtet und unterstützt unter anderem QR-Rechnungen und ISO 20022.
Kernfunktionen
Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung mit automatischer Abstimmung
QR-Rechnungen mit Schweizer Zahlschein
Automatische Generierung von Abonnements- und wiederkehrenden Rechnungen
Kleine und mittlere Unternehmen sowie Startups in der Schweiz, auch mit spezieller Lösung für Treuhänder
Integrierte Business-Software für Schweizer KMU, die sämtliche Verwaltungsaufgaben von Buchhaltung über Rechnungsstellung bis zur Lohnadministration abdeckt. Erhältlich als Cloud-Lösung oder zum Installieren auf dem eigenen Computer.
Kernfunktionen
Buchhaltung
Offertenwesen und Rechnungsstellung
Lagerverwaltung
Lohnadministration
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Preis
Flexibles Preismodell: Kauf oder Miete möglich, Bezahlung nur für tatsächlich genutzte Funktionen
Kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler, Handwerker und Dienstleister aller Branchen
RechnungsMaster 8 ist eine Rechnungssoftware für Windows mit Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und zum Versand von Rechnungen. Das Programm wird als Kaufprodukt ohne Abo oder laufende Kosten angeboten und unterstützt E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung.
Kernfunktionen
E-Rechnungsfunktion in ZUGFeRD und XRechnung Formaten
Netzwerk- und Mehrplatzfähigkeit
Mandantenverwaltung mit unbegrenzten Datenbanken
Individualisierbare Drucklayouts und Formulareditor
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Preis
Einmaliger Kaufpreis pro Hauptversion ohne laufende Kosten oder Abo
Mittlere und große Betriebe zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung
Cloud-basierte Software zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen mit KI-gestützter Datenerfassung und intelligenten Workflows. Die Lösung ermöglicht automatische Rechnungserfassung, PO-Matching, Genehmigungsprozesse und sichere Zahlungsabwicklung.
Mittelständische und größere Betriebe aus Baubranche, Dienstleistung, Immobilienbranche, Handel, Produktion und öffentliche Verwaltung
Schweizer Business Software mit integrierten Modulen für Finanzbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Spesenmanagement. Das System unterstützt Betriebe bei der Verwaltung von Ausgaben und Finanzen über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg.
Unternehmen verschiedener Branchen wie Bauwesen, Finanz- und Buchhaltung, Einkauf und Beschaffung
Integrierte Softwareplattform für digitale Rechnungsverarbeitung, Dokumentenmanagement und Workplace Management. Das KI-gestützte Ökosystem verbindet ECM, Human Capital Management und Ressourcenverwaltung zu einer sicheren, automatisierten Arbeitslösung.
Kernfunktionen
Digitale Rechnungsverarbeitung
Dokumentenmanagementsystem mit Archivierung
Business Process Management für Prozessautomatisierung
Unternehmen mit wiederkehrenden Einnahmen aus den Branchen Mobilität, Versicherung, Telekommunikation und Energie
Eine Plattform zur Verwaltung des gesamten Rechnungs- und Zahlungsprozesses von der Erstellung bis zur Verfolgung. Die Software kombiniert Rechnungsgenerierung, Zahlungsabwicklung und automatisierte Mahnprozesse mit Kundenbeziehungsmanagement.
Treasury- und Cash-Management für Finanzteams, Entscheider und Treasurer in Unternehmen
Agicap ist eine KI-gestützte Treasury-Software, die Bank- und Buchhaltungsdaten in einer Plattform vereint und unter anderem E-Invoicing, Zahlungsausführung sowie Cashflow-Prognosen ermöglicht.
Kernfunktionen
Cash-Management und Liquiditätsplanung
E-Invoicing und Zahlungsausführung
Bidirektionale Konnektivität zu Banken, ERPs und Buchhaltungstools
Automatische Bankabstimmung und Buchung von Journalen
Betriebe verschiedener Rechtsformen wie SAS, SASU, SARL und Einzelunternehmer, die ihre Rechnungsstellung digital und gesetzeskonform abwickeln möchten
Qonto ist ein Geschäftskonto mit integrierter, gesetzeskonformer E-Rechnungs-Funktion als zertifizierte Plattform zum Versenden und Empfangen von Rechnungen. Die Funktion ist in allen Tarifen enthalten.
Kernfunktionen
Erstellung unbegrenzter Angebote und Rechnungen
Statusverfolgung von Rechnungen in Echtzeit
Zahlungslinks für schnelleren Zahlungseingang
automatischer Import von Lieferantenrechnungen
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E-Rechnung in allen Tarifen enthalten, konkrete Preise nicht genannt
Rechnungsmanagement, Buchhaltung und digitale Geschäftsprozesse in Betrieben verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen
Amagno ist ein Dokumentenmanagementsystem mit KI-Funktionen, das Betriebe bei der Automatisierung von Rechnungsverarbeitung und anderen digitalen Geschäftsprozessen unterstützt. Die Lösung ist als Cloud-Variante und On-Premise-Installation verfügbar.
Allgemeine Betriebsverwaltung mit Fokus auf Projektmanagement, Vertrieb und interne Zusammenarbeit
Bitrix24 ist eine Cloud-basierte Arbeitsplattform mit CRM, Aufgabenmanagement, Projektmanagement und Zusammenarbeitsfunktionen für Unternehmen. Die Software bietet Module zur Überwachung von Mitarbeiterleistung und Arbeitsmanagement.
Kernfunktionen
Aufgabenmanagement mit Kanban, Gantt und Scrum
Mitarbeiterleistungsberichte und Arbeitsmanagement
Eine Softwarelösung zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen im Unternehmen. Sie ist Teil des integrierten Digital Workplace Ökosystems und unterstützt die Digitalisierung von Rechnungsprozessen.
Unternehmen, die Geschäftsreisen und Mitarbeiterausgaben zentral verwalten und automatisieren möchten
Eine Plattform, die Geschäftsreisen, Ausgabenverwaltung und Unternehmensrichtlinien in einem System vereint. Die Software automatisiert Buchungen, Spesenabwicklung und Policy-Management für Teams.
Rechnungsmanagement für Betriebe verschiedener Branchen wie Banken, Versicherungen, Energiewirtschaft, Fertigung und öffentlicher Dienst
Softwarelösung für die digitale Verarbeitung und das sichere Management von Rechnungen. Die Lösung unterstützt die Automatisierung von rechnungsbezogenen Prozessen durch intelligente Workflows und KI-Services.
Freelancer und Kleinunternehmer, die schnell und kostenlos Rechnungen erstellen möchten
Eine kostenlose Online-Rechnungssoftware, mit der Freelancer und Kleinunternehmer ohne Anmeldung schnell rechtssichere Rechnungen als PDF erstellen können.
Kernfunktionen
Rechnungserstellung in unter 60 Sekunden
Ohne Anmeldung oder Account nutzbar
Finanzamtkonform mit Pflichtangaben nach §14 UStG
Unbegrenzte Anzahl an Rechnungen
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100% kostenlos, keine versteckten Kosten oder Premium-Version
Rechnungsautomatisierung, Vertragsverwaltung, automatisierte Post-Verarbeitung, Fallverwaltung, Beschaffung und Finanzen in Industrie, Banking, Versicherung, Logistik und Healthcare
Doxis ist eine Plattform für intelligente Dokumentenverwaltung und Content Automation, die den gesamten Dokumentenlebenszyklus von der Erfassung bis zur Archivierung auf einer Lösung abbildet. Die Software nutzt künstliche Intelligenz, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und Inhalte intelligent zu verarbeiten.
Rechnungsverwaltung und Rechnungserstellung für Betriebe aller Branchen, Selbstständige, Handwerker und Dienstleister
Rechnungsprogramm für kleine und mittlere Unternehmen mit Einmalgebühr statt Abonnement. Die Software ermöglicht die Erstellung von Rechnungen, E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung sowie deren Verwaltung und Auswertung.
Kernfunktionen
E-Rechnungserstellung in ZUGFeRD und XRechnung Format
Netzwerk- und Mehrplatzfähigkeit
Mandantenfähigkeit mit unbegrenzten Datenbanken
Formulareditor für individuelle Drucklayouts
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Preis
Einmaliger Kaufpreis pro Hauptversion ohne laufende Kosten oder Abonnement
KMU in verschiedenen Branchen wie Gastro, Detailhandel, Beauty, Coiffeur, Handwerk, Sport- und Fitnesscenter, Dienstleistungen
All-in-One Business-Software für kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz, die Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem und weitere Module in einer cloudgestützten Lösung vereint. Die Software automatisiert Finanzen und digitalisiert Geschäftsprozesse.
Kernfunktionen
Online-Buchhaltung mit automatisierter Rechnungserstellung und Bankanbindung
Kassensystem mit Hardware, Software und Payment-Integration
Kleine und mittlere Unternehmen im Mittelstand aus Branchen wie Dienstleistung, Handel, Vermietung, Produktion und mehr.
TOPIX ist eine All-in-One-Plattform für den Mittelstand, die ERP, CRM, Finanzbuchhaltung, HR und Dokumentenmanagement verbindet und eine Schnittstelle für E-Rechnungen bietet. Die Software läuft auf macOS und Windows.
Doxis bietet eine KI-gestützte Plattform zur automatisierten Dokumentverarbeitung mit Funktionen wie optischer Zeichenerkennung, Datenextraktion und Dokumentklassifizierung. SpendControl ist eine Zusatzlösung für Ausgabenverwaltung mit Funktionen für digitale Kostenerstattung und Fakturabearbeitung.
Buchhaltung und E-Rechnungserstellung für Freiberufler und kleine Unternehmen
Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen, mit der Du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen kannst. Sie vereint Buchhaltung, Zeiterfassung und Projektverwaltung in einem Tool.
Kernfunktionen
Erstellung von Angeboten und rechtskonformen E-Rechnungen
Digitales Belegarchiv mit Banksynchronisation
Zeiterfassung und Projektmanagement
Automatische Erstellung von EÜR, UStVA und BWA
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Preis
Kostenlose Free-Version verfügbar, zeitweise 20 Prozent Rabatt
E-Commerce-Betriebe, Onlineshops, Mittelständische Unternehmen, Freelancer und weitere Branchen, die ihre Rechnungsprozesse automatisieren möchten
Cloudlösung zur automatisierten Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen aus verschiedenen Online-Quellen und Marktplätzen. Du kannst Rechnungen sammeln, prüfen, freigeben und an Buchhaltungssoftware exportieren.
Kernfunktionen
Automatischer Rechnungsimport aus Marktplätzen und Shopsystemen
Handel, Dienstleistungen, Produktion, E-Commerce und weitere Branchen
Haufe X360 ist ein cloud-basiertes ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen, das Bereiche wie Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung, Produktion und Finanzen in einer Plattform vereint. Das System läuft in Deutschland auf Microsoft Azure gehostet und lässt sich modular an verschiedene Branchen anpassen.
Kleine und mittlere Unternehmen, Handwerker, Dienstleister, Händler, Gründer und Selbstständige in Österreich
Online-Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware speziell für österreichische Unternehmen und Selbstständige. Das Tool unterstützt bei der Rechnungsstellung, Buchführung und bietet einen intelligenten Assistenten für die Vereinfachung von Verwaltungsaufgaben.
Kernfunktionen
Rechnungsstellung (innerhalb von 30 Sekunden)
Doppelte Buchhaltung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Vertriebsteams und Unternehmen verschiedener Branchen, die ihre Sales-Pipeline verwalten und Deals effektiver abschließen möchten
Pipedrive ist eine CRM- und Pipeline-Management-Software, mit der du deine Vertriebsprozesse tracken, Leads verwalten und Deals mit KI-Unterstützung abschließen kannst. Die Lösung automatisiert Verkaufsgespräche und hilft dir, deinen gesamten Vertriebsprozess zu optimieren.
Kernfunktionen
Pipeline-Management
Leadmanagement und Leadoptimierung
Vertriebsautomatisierung mit KI
Echtzeit-Berichte und Vertriebsanalysen
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Preis
14,00 EUR pro Nutzerprofil und Monat (jährliche Abrechnung)
Kleine Unternehmen, Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerker in Deutschland, Österreich und der Schweiz
EasyFirma ist ein Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen im deutschsprachigen Raum, mit dem du E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellen, validieren und verarbeiten kannst. Die Software wird zum Fixpreis ohne Abo angeboten.
Kernfunktionen
E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung erstellen, validieren und verarbeiten
Angebote, Rechnungen und Mahnungen schreiben
Produkt- und Kundenverwaltung
Vorlagen im Designer mit eigenem Branding anpassen
Betriebe, die ihre Rechnungsverarbeitung digitalisieren und professionell verwalten möchten
Eine Softwarelösung zur digitalen Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen. Sie ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen digital zu erfassen, zu verwalten und sicher zu speichern.
Selbstständige, Freelancer, Kleinunternehmen, Einzelunternehmen, EPU, GmbH, Vermieter, Vereine und Gesundheitsberufe in Österreich
Online-Buchhaltungssoftware für österreichische Unternehmen, die Rechnungsstellung, Einnahmen-Ausgaben-Erfassung, Steuermeldungen und Finanzanalysen ermöglicht. Die Lösung ist speziell für den österreichischen Markt entwickelt und bietet automatisierte Prozesse sowie KI-gestützte Belegerkennung.
Kernfunktionen
Rechnungserstellung und E-Rechnungen
Automatische Bankkontoanbindung
KI-gestützte Belegerkennung
Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Zusammenfassende Meldung
Schweizer Einzelunternehmen und Freelancer mit einfacher Buchhaltung
Buchhaltungssoftware für Schweizer Selbständige mit Funktionen wie QR-Rechnungserstellung, KI-gestütztem Belegscan und MWST-Abrechnung. Die App läuft auf mehreren Plattformen und ist speziell für die Schweizer Geschäitsrealität entwickelt.
Unternehmen und Selbststaendige, die ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung online automatisieren moechten
Billomat ist eine Online-Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, mit der Du E-Rechnungen und XRechnungen erstellen und Deine Rechnungsprozesse automatisieren kannst. Die Software unterstützt Dich dabei, die E-Rechnungspflicht 2025 gesetzeskonform umzusetzen.
Kernfunktionen
E-Rechnungen und XRechnungen schreiben
Rechnungsmanagement für Ein- und Ausgangsrechnungen
Selbstständige, Kleinunternehmer und Unternehmen, unter anderem im E-Commerce, sowie Steuerberater
easybill ist eine Rechnungssoftware für Selbstständige und Unternehmen, mit der du rechtssichere E-Rechnungen erstellen und deine Abläufe rund um Rechnungen automatisieren kannst.
Finanzteams und Finanzabteilungen von Unternehmen zur Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben
Eine Plattform zur zentralen Verwaltung aller Unternehmensausgaben von der Bestellung bis zur Zahlung und Abstimmung. Die Software kombiniert Ausgabenverfolgung, Genehmigungsworkflows, Automatisierung und KI-basierte Datenanalyse für Finanzteams.
Kernfunktionen
Unternehmenskreditkarten mit Kontrolle und Flexibilität
Automatisierte Spesenabrechnung mit Beleganerkennung
Freelancer, Kleinunternehmer, Consultants, Agenturen, Handwerksbetriebe, UGs und GmbHs, die ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung vereinfachen wollen
FastBill ist eine Buchhaltungs und Rechnungssoftware, mit der du rechtssichere Rechnungen und E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kannst. Zusätzlich automatisiert sie deine Belegerfassung und gibt dir einen Überblick über deine Finanzen.
Kernfunktionen
E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen
Professionelle Rechnungen mit Vorlageneditor und automatischem Versand wiederkehrender Rechnungen
Belegerfassung per App, E-Mail und Automatisierung mit Belegerkennung
DATEV Rechnungsdatenservice und Steuerberaterzugang
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14 Tage kostenlos testen, E-Rechnung in allen Tarifen enthalten
Betriebe, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und Dokumente zentral verwalten müssen
windream ist eine Enterprise Content Management Software, die Dokumentenverwaltung, Geschäftsprozessautomatisierung und E-Mail-Archivierung für Betriebe bereitstellt. Das System integriert sich in Windows Explorer und bietet flexible Deployment-Optionen in der Cloud oder auf lokalen Servern.
Kernfunktionen
Dokumentenverwaltung und Indexierung
Geschäftsprozessautomatisierung
E-Mail-Archivierung
Windows Explorer Integration mit patentierter VFS-Technologie
Mittelständische und größere Betriebe verschiedener Branchen, insbesondere Energiedienstleister, IT-Dienstleister, Telekommunikation und sicherheitskritische Einrichtungen
Integrierte Geschäftssoftware für Rechnungsmanagement, CRM und Kundenservice, die Prozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnungsstellung auf einer Plattform abwickelt. Die Lösung läuft in Deutschland gehostet, ist ISO 27001 zertifiziert und unterstützt KI-gestützte Automatisierung.
Kernfunktionen
Rechnungsstellung und E-Rechnungen
CRM mit Kundenkontakten und Auftragsmanagement
Vertragsmanagement mit automatischer Erstellung
Kundenservice mit Ticketsystem und Self-Service-Portal
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Preis
ab 19 EUR pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
Verwaltung von Rechnungen, Ausgaben und Projekten für kleine und mittlere Unternehmen
Schweizer Online-Rechnungsprogramm für KMU, Startups und Freelancer mit integrierter Ausgabenverwaltung. Die Software ermöglicht neben der Rechnungserstellung auch Projektverwaltung, Zeiterfassung und automatisierte Zahlungsabgleiche.
Unternehmen mit wiederkehrenden Einnahmen in den Branchen Mobilität, Versicherungen, Telekommunikation und Energie
Billogram ist eine Plattform zur Verwaltung des gesamten Rechnungs- und Zahlungsprozesses. Sie automatisiert die Erstellung, den Versand und das Tracking von Rechnungen sowie die Zahlungsabwicklung und Mahnverfolgung.
Betriebe und Einzelunternehmer, die Rechnungen und Geschäftsdokumente selbst erstellen und verwalten möchten
Kostenlose Software zum Erstellen, Verwalten und Versenden von Rechnungen sowie weiteren Geschäftsdokumenten. Die Anwendung läuft lokal auf dem Rechner des Nutzers und speichert alle Daten ausschließlich dort.
Kernfunktionen
Rechnungserstellung mit vorformatierten Vorlagen
Verwaltung von Kundendaten und automatische Datenübernahme
Erstellung weiterer Geschäftsdokumente wie Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen
Kassenbuchtführung und Umsatzsteuer-Voranmeldung
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Preis
Grundversion kostenlos; Postversand für 1,19 Euro pro Brief; kostenpflichtiger Anpassungsservice für individuelle Vorlagen verfügbar
Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, Purchase-to-Pay-Prozesse, Dokumentenverwaltung für verschiedene Branchen wie Fertigung, Bauwesen, Gesundheitswesen
Eine Dokumentenmanagementsoftware mit Workflow-Automatisierung für die digitale Rechnungsverarbeitung. Sie ermöglicht automatisierte Invoicebearbeitung, intelligente Dokumentenerfassung und sichere Archivierung mit Cloud- und On-Premises-Optionen.
Finanzwesen, Automobilindustrie, Bauwesen, Versicherungen, öffentliche Verwaltung und weitere Branchen für Dokumentenverwaltung, Rechnungsfreigabe, Vertragsmanagement und automatisierte Geschäftsprozesse
Eine Plattform für intelligentes Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung, die Dokumente verwaltet, mit KI automatisch verarbeitet und Workflows steuert. Zielgruppe sind Betriebe aus verschiedenen Branchen, einschließlich Finanzwesen.
Kernfunktionen
Dokumentenmanagement und rechtssichere Verwaltung
Intelligente Dokumentenerkennung und automatische Klassifizierung
Serviceorientierte Betriebe und IT-Dienstleister, die ihre Zahlungsabläufe automatisieren möchten
WisePay ist eine Zahlungsautomatisierungssoftware für die Verwaltung von Rechnungen, Zahlungserfassung und Abstimmung. Die Lösung automatisiert den gesamten Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Zahlungseingang und integriert sich mit verschiedenen Buchhaltungssystemen und Zahlungsanbietern.
Kernfunktionen
Automatisierung von Forderungsmanagement und Zahlungseinzug
Anpassbare Zahlungsbedingungen und Benachrichtigungen
Integration mit Buchhaltungssystemen, Zahlungsanbietern und CRM-Lösungen
Kleine und mittlere Unternehmen sowie Einzelunternehmer in Österreich
Rechnungsprogramm für Einzelunternehmer und KMU in Österreich mit lokaler oder Cloud-Installation. Die Software ermöglicht die Verwaltung von Rechnungen, Angeboten und weiteren Geschäftsdokumenten sowie die Erfassung von Arbeitszeiten.
Cloud-basierte Software zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenerkennung, Freigabeworkflows und Zahlungsabwicklung. Integriert mit Buchhaltungssystemen und ermöglicht die Archivierung sowie den Export zu Steuerberatern und Finanzbuchhaltung.
Kernfunktionen
Automatischer E-Mail-Import und Foto-Scan von Rechnungen
OCR-Texterkennung für Lieferant, IBAN und Betrag
Mehrstufige digitale Freigabeprozesse mit Prüfworkflows
KMU, Handels- und Gewerbebetriebe, Einzelunternehmer
eCOUNT ist eine cloudbasierte All-in-One Business Software für Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Warenwirtschaft. Das System umfasst auch ein Dokumentenmanagementsystem für revisionssichere Archivierung und elektronische Workflows.
Kernfunktionen
Finanzbuchhaltung
Warenwirtschaft und Lagerverwaltung
Eingangsrechnungsverarbeitung
Dokumentenmanagement mit revisionssicherer Archivierung
Selbstständige und Freiberufler in Deutschland, die ihre Finanzen, Steuern und Rechnungen verwalten wollen
Accountable ist eine Software für Selbstständige, die Steuern, Buchhaltung, Rechnungen und Banking an einem Ort verbindet. E-Rechnungen lassen sich damit gesetzeskonform erstellen und versenden.
kalkül ist ein einfaches Online-Rechnungsprogramm für Einzelunternehmer und Freelancer in Österreich, mit dem du Angebote und Rechnungen schnell erstellen und verwalten kannst.
Finanzabteilungen von Betrieben aller Größen zur Beschleunigung und Automatisierung von Rechnungs- und Abrechnungsprozessen
Conga stellt eine Plattform zur Verwaltung von Rechnungen und Abrechnungsprozessen bereit. Die Software erstellt automatisierte und konsolidierte Rechnungen für verschiedene Abomodelle und Servicearten.
Kernfunktionen
Automatisierte Rechnungserstellung mit Templates
Konsolidierte Rechnungen über mehrere Abomodelle hinweg
Online-Buchhaltungssoftware speziell für Treuhandbüros und KMU, die automatisierte Buchführung, intelligente Dokumentenverarbeitung und flexible Prozessgestaltung ermöglicht. Die Lösung lässt sich an individuelle Mandate und Branchen anpassen.
Kernfunktionen
Digitale Beleganlieferung und automatisierte Verbuchung
KI-gestützte Dokumentenautomation mit menschlicher Kontrolle
Tagesaktuelle Buchhaltung mit automatischem Beleg-Tracking
Branchenspezifische Anpassbarkeit und modularer Aufbau
Einzelhandel, Großhandel, eCommerce, Onlinehandel mit Ladengeschäft, Logistik und Warenwirtschaft
Tricoma ist ein cloudbasiertes ERP-System mit integriertem Multi-Channel-Vertrieb für Warenwirtschaft und Geschäftsverwaltung. Die Software unterstützt Betriebe mit KI-gestützten Funktionen bei der Verwaltung von Lagern, Shops und Verkaufskanälen.
E-Commerce und Onlineshops aller Größen, speziell Startups, KMU und Großunternehmen im Onlinehandel
Cloud-basierte ERP-Software mit integrierter Buchhaltung, CRM und Warenwirtschaft für kleinere und mittlere Unternehmen. Speziell für E-Commerce und Multi-Plattform-Onlinehandel konzipiert.
Online-Händler, digitale Unternehmer und Dienstleister, die mit Stripe bezahlt werden und ihre Rechnungen automatisiert verwalten möchten.
Striptu ist eine Integrationslösung, die Zahlungen von Stripe automatisch mit polnischen Rechnungssystemen verbindet und die Erstellung sowie das Versenden von rechtskonfirmen Rechnungen automatisiert.
Kernfunktionen
Integration von Stripe mit KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland, die Buchhaltung, Rechnungen und E-Rechnungen erledigen wollen
Lexware Office ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige, mit der du unter anderem E-Rechnungen erstellen, empfangen und verwalten kannst. Die Software automatisiert zudem Buchhaltung und Belegerfassung.
Kernfunktionen
E-Rechnungen erstellen, empfangen und verwalten
Beleg fotografieren und automatisch verbuchen
Bankkonto verknüpfen und Zahlungen automatisch zuordnen
Rechnungsprüfung und Dokumentenmanagement in mittleren und größeren Unternehmen
Eine Cloud-Software zur Automatisierung von Rechnungsfreigaben und Dokumentenprozessen. Sie ermöglicht es Unternehmen, manuelle Abläufe zu automatisieren und Workflows zu optimieren.
Kernfunktionen
Automatisierte Rechnungsfreigabe mit Workflows
Dokumentenverwaltung für Bestellungen und Verträge
Betriebe, die ihre Rechnungsverarbeitung digitalisieren und automatisieren möchten
Software für digitales Eingangsrechnungsmanagement, die Rechnungsverarbeitung durch KI-gestützte Automatisierung beschleunigt und Kosten spart. Die Lösung ermöglicht schnelle Verarbeitung von Rechnungen im Handumdrehen mit intelligenter Erkennung und Datenaufbereitung.
Mittelständische Betriebe in verschiedenen Branchen wie Industrie, Handel, Handwerk und Dienstleistungen
Umfassendes ERP-System für mittlere Betriebe mit integrierten Modulen für Rechnungswesen und Rechnungsmanagement. Das System wächst mit den Anforderungen des Unternehmens und lässt sich durch verschiedene Erweiterungen anpassen.
Kernfunktionen
Rechnungswesen und Rechnungsmanagement
Warenwirtschaft und Lagerverwaltung
Automatisierte Schnittstelle zu DATEV für Buchungsdaten
Einzelhandel, Großhandel und weitere Branchen im Mittelstand
Modular aufgebaute Software für Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand mit Basis-Finanzbuchhaltung und verschiedenen optionalen Erweiterungen. Die Lösung soll Routinen automatisieren und flexible Integrationsmöglichkeiten bieten.
Mittelständische Unternehmen und Dienstleister, unter anderem in Hotellerie, Gesundheitswesen und Handel
Scopevisio ist eine cloudbasierte ERP-Software für mittelständische Dienstleister, die Finanzen, Beschaffung, Personal, Vertrieb und Dokumentenmanagement auf einer Plattform vereint und dabei auch die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht.
Kernfunktionen
Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung
Zahlungsverkehr und Zahlungsabwicklung
Dokumentenmanagement (DMS)
Customer Relationship Management (CRM)
Bewertung
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Preis
30 Tage kostenlos testen, konkrete Preise nicht auf der Seite genannt
Mittlere und große Betriebe aus verschiedenen Branchen (Fertigung, Gesundheitswesen, Einzelhandel, Gastronomie)
Cloud-basierte Software zur Automatisierung von Rechnungsverwaltung und Zahlungsabwicklung. Die Lösung erfasst Rechnungen automatisch, validiert sie durch KI-gestützte Workflows und ermöglicht sichere Vendor-Zahlungen.
Mittelständische und größere Unternehmen aus verschiedenen Branchen (Sozialwirtschaft, Immobilien, Stadtwerke, E-Commerce)
Softwarelösung für automatisiertes Rechnungsmanagement, die Eingangsrechnungen erfasst, verarbeitet und in Buchhaltungssysteme exportiert. Die Lösung reduziert manuelle Arbeit und minimiert Fehler bei der Rechnungsbearbeitung.
Kernfunktionen
Vollautomatische Belegerkennung
Workflowgesteuerte Rechnungsverarbeitung
Revisionssicheres Archiv
Integration in Buchhaltungssysteme (z.B. Microsoft Dynamics NAV)
Freelancer, Selbstständige, Handwerker, Fotografen, Coiffeure, IT-Freelancer, kleine GmbHs und KMUs in der Schweiz
Schweizer Buchhaltungssoftware für Selbstständige und GmbHs mit einfacher Bedienung. Die Software erfasst Einnahmen und Ausgaben, erstellt Rechnungen, berechnet Steuern automatisch und bietet auch doppelte Buchhaltung sowie MWST-Abrechnung.
Freiberufler, Einzelfirmen, GmbH, AG und KMU in der Schweiz
Schweizer Rechnungs- und Buchhaltungssoftware mit automatisierter Belegverarbeitung. Du kannst zwischen einfacher Rechnungsstellung und vollständiger doppelter Buchhaltung wechseln.
Kernfunktionen
QR-Rechnungen mit ISO 20022 Standard
Automatische Ausgabenverwaltung per Mail
Bankimport und Revolut-Integration
Finanzbericht (Bilanz, Erfolgsrechnung, MWST)
Bewertung
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Starter ab CHF 7.50/Monat, Pro ab CHF 15.83/Monat, Pro+AI ab CHF 24.17/Monat. 14 Tage gratis testen, monatlich kündbar.
Finanzteams im Mittelstand für die digitale Verwaltung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Belegen und Reisekosten
Cloudbasierte Software zum digitalen Rechnungsmanagement, die Eingangsrechnungen, Belege und Verträge zentralisiert erfasst und mit künstlicher Intelligenz automatisch ausliest. Die Lösung bietet GoBD-zertifizierte Archivierung und integriert sich in bestehende ERP-Systeme.
Kernfunktionen
KI-gestützte automatische Datenerfassung aus Rechnungen und Belegen
Konfigurierbare Freigabeworkflows mit Vertretungsregelungen
Vertragsverwaltung mit Laufzeit- und Kündigungsfristerinnerungen
Reisekosten- und Auslagenerstattung mit Verpflegungsmehraufwand
Buchhaltung und E-Rechnung für Gründer, Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer und kleine Unternehmen
sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware für Gründer und Selbstständige, mit der du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen und die E-Rechnungspflicht erfüllen kannst.
Kernfunktionen
E-Rechnungen erstellen und E-Rechnungspflicht erfüllen
Rechnungen und Angebote schreiben
Belegerfassung an einem Ort
Banking mit automatischer Verbuchung von Zahlungseingängen
SEBONA Treuhand Böhner (Inhaber: Sebastian Böhner)
Kleine und mittlere Unternehmen sowie Treuhandbüros in der Schweiz
Cloud-basierte Buchhaltungssoftware für Schweizer KMU und Treuhandbüros. Die Software deckt Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, QR-Rechnungen und MWST-Abrechnung in einem Abo ohne Modulaufpreise ab.
Betriebe, die ihre Rechnungsverwaltung digitalisieren und automatisieren möchten
Die Lösung ermöglicht es, Rechnungen automatisch zu prüfen und zu verarbeiten. Sie unterstützt Betriebe bei der Automatisierung ihrer Rechnungsverwaltungsprozesse.
Mittelständische Unternehmen, Bäckereien, Textil- und Bekleidungsbetriebe, Dentaldepots
Der Rechnungsmanager ist eine Softwarelösung für die Verwaltung von Rechnungen und das Rechnungswesen in Betrieben. Die Software wird als Teil des Produktportfolios von CompData angeboten und richtet sich an mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen.
Rechnungsmanagement ist mehr als ein digitaler Ablageordner. Es geht darum, den kompletten Weg einer Rechnung zu begleiten: vom Eingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Zahlung und Archivierung. Auf der Ausgangsseite betrifft es das Erstellen, Versenden und Nachverfolgen deiner eigenen Rechnungen.
Viele Betriebe verwechseln Rechnungsmanagement mit Buchhaltung. Das ist nicht dasselbe. Die Buchhaltung verbucht und bereitet für den Steuerberater auf. Rechnungsmanagement kümmert sich um den operativen Ablauf davor: Wer prüft die Handwerkerrechnung? Wer gibt sie frei? Ist sie sachlich richtig? Wurde sie schon bezahlt? Diese Fragen entstehen jeden Tag, und ohne System landen sie in E-Mail-Postfächern und auf Zetteln.
Der eigentliche Wert liegt in der Nachvollziehbarkeit. Wenn dich in einem halben Jahr jemand fragt, warum eine bestimmte Rechnung wie bezahlt wurde, willst du das in zwei Minuten beantworten können, nicht in zwei Tagen. Ein gutes System gibt jeder Rechnung eine Historie: Wann kam sie rein, wer hat sie angefasst, was ist passiert.
Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung trennen
Diese beiden Bereiche haben unterschiedliche Anforderungen. Bei Eingangsrechnungen geht es um Erfassung, Prüfung, Freigabe und rechtssichere Aufbewahrung. Bei Ausgangsrechnungen um Erstellung, Layout, Versand und Zahlungsüberwachung. Manche Tools decken beides ab, andere nur eine Seite. Bevor du vergleichst, kläre, welche Seite bei dir der eigentliche Schmerz ist.
Feature-Deep-Dive
Diese Funktionen zählen im Alltag
Belegerfassung und automatische Auslesung
Die Kernfunktion vieler Systeme ist das automatische Auslesen von Rechnungsdaten (oft OCR oder Texterkennung genannt). Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum werden aus dem PDF oder Scan gezogen. Das spart Tipparbeit, ist aber nie hundertprozentig zuverlässig. Achte darauf, wie einfach du eine falsch erkannte Zahl korrigieren kannst, denn das machst du öfter, als der Verkäufer zugibt.
Freigabe-Workflows
Sobald mehr als eine Person Rechnungen prüft, brauchst du Freigabewege. Eine Rechnung geht erst an den Projektleiter, dann an die Geschäftsführung, dann zur Zahlung. Prüfe, ob du solche Wege selbst definieren kannst und ob Vertretungsregeln möglich sind. Wenn der einzige Freigeber im Urlaub ist und nichts weitergeht, hast du ein Problem eingekauft statt gelöst.
Zahlungsanbindung
Manche Systeme erzeugen aus freigegebenen Rechnungen direkt eine SEPA-Zahldatei oder binden sich an das Onlinebanking an. Das reduziert Fehler beim Abtippen von IBAN und Betrag. Prüfe, ob die Zahlung erst nach Freigabe möglich ist, sonst umgehst du deine eigene Kontrolle.
Schnittstelle zur Buchhaltung
Das ist der Punkt, an dem viele Projekte scheitern. Dein Rechnungsmanagement muss die Daten sauber an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben. Frag konkret nach, welches Format exportiert wird und ob dein Steuerberater damit arbeiten kann. Ein Export, den niemand einlesen kann, ist wertlos.
Wiederkehrende Rechnungen
Wenn du regelmäßig gleiche Beträge stellst (Wartungsverträge, Abos, Mieten), spart eine Automatik für wiederkehrende Rechnungen viel Zeit. Achte darauf, ob sich Beträge und Zeiträume flexibel anpassen lassen.
Mahnwesen
Auf der Ausgangsseite ist ein strukturiertes Mahnwesen Gold wert. Das System erkennt überfällige Rechnungen und schlägt Mahnstufen vor. Prüfe, ob du Texte, Fristen und Mahngebühren selbst einstellen kannst.
Entscheidungshilfe
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Lass die richtige Person testen
Der häufigste Fehler bei Demos: Der Chef schaut sich das Tool an, findet es übersichtlich und kauft. Bedient wird es aber später von der Buchhaltungskraft oder der Bürofachkraft. Lass in der Demo genau diese Person arbeiten. Gib ihr eine echte Rechnung aus deinem Alltag und lass sie den ganzen Weg durchspielen: erfassen, freigeben, exportieren. Was dabei hakt, hakt später täglich.
Prüfe die Integration vor dem Kauf, nicht danach
Frag deinen Steuerberater vor der Entscheidung, mit welchen Formaten und Systemen er arbeitet. Ein Rechnungsmanagement, das nicht zu deinem restlichen Setup passt, erzeugt Doppelarbeit. Kläre auch, ob deine bestehende Warenwirtschaft oder dein CRM angebunden werden kann.
Denke an das Ende der Beziehung
Bevor du einsteigst, kläre, wie du wieder aussteigst. Kannst du all deine Rechnungen und Belege vollständig exportieren, wenn du wechseln willst? In einem lesbaren Format? Wer nur ans Reinkommen denkt, sitzt später in der Falle, weil die Daten im System gefangen sind.
Zahl der Nutzer und Rechnungsvolumen
Schätze realistisch ein, wie viele Rechnungen pro Monat durchlaufen und wie viele Menschen im System arbeiten. Danach richten sich fast alle Preismodelle. Rechne nicht mit dem Ist-Zustand, sondern mit dem, was in zwei Jahren realistisch ist.
Das sagt unser Experte zu Rechnungsmanagement
Markus Laue, Gründer von Toolfolio
Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist simpel: Der Chef sucht das Tool aus, aber arbeiten muss später jemand anderes damit. In der Demo sieht alles gut aus, weil niemand die echten Handgriffe macht. Ich sage jedem: Setz die Person an den Rechner, die später täglich Rechnungen erfasst, und gib ihr eine echte Rechnung aus deinem Alltag. Was in diesen zehn Minuten hakt, hakt danach jeden einzelnen Tag. Diese eine Regel spart dir mehr Ärger als jede Funktionsliste.
Total Cost of Ownership
Übliche Preismodelle bei Rechnungsmanagement
Der Listenpreis ist selten der Endpreis. Bei Rechnungsmanagement gibt es einige typische Modelle, die du kennen solltest, um nicht überrascht zu werden.
Abrechnung pro Nutzer
Viele Anbieter berechnen einen monatlichen Betrag je Nutzer. Das ist überschaubar, solange dein Team klein bleibt. Prüfe genau, was als Nutzer zählt: Zählt der Kollege, der nur einmal im Monat eine Rechnung freigibt, als voller Nutzer? Das kann den Preis unerwartet treiben.
Abrechnung nach Belegvolumen
Andere Modelle rechnen nach Zahl der verarbeiteten Belege oder Rechnungen. Das ist fair, wenn du wenig Volumen hast, wird aber teuer, sobald du wächst. Kläre, was passiert, wenn du das inkludierte Kontingent überschreitest: Gibt es Zusatzkosten pro Beleg, und wie hoch sind sie?
Modulbasierte Preise
Grundfunktionen sind günstig, aber Mahnwesen, Bankanbindung oder erweiterte Schnittstellen kosten extra. Rechne den Preis für die Funktionen, die du wirklich brauchst, nicht den Einstiegspreis für die Basisversion.
Versteckte Kosten, an die kaum jemand denkt
Einrichtung und Datenimport können einmalig zu Buche schlagen, besonders wenn Altbestände übernommen werden. Schulung kostet Arbeitszeit deines Teams, auch wenn kein Rechnungsbetrag dafür kommt. Und plane Zeit für die Umstellungsphase ein, in der zwei Systeme parallel laufen. Diese Übergangszeit ist der teuerste Teil, weil sie doppelte Arbeit bedeutet.
Rechne die Gesamtkosten immer über einen längeren Zeitraum, etwa drei Jahre, und nicht als monatlichen Einzelbetrag. Erst dann siehst du, was dich die Entscheidung wirklich kostet.
Aus der Praxis
Fehler, die in der Praxis wirklich passieren
Alle Rechnungen laufen weiter über ein E-Mail-Postfach
Das System ist eingeführt, aber Lieferanten schicken weiter an die alte Sammeladresse, und jemand leitet manuell weiter. Damit hast du eine zusätzliche Handbewegung eingebaut statt eine gespart. Kläre früh, wie Rechnungen sauber ins System kommen, und kommuniziere das an deine Lieferanten.
Freigabe-Workflow zu kompliziert gebaut
Ein Betrieb hat mir mal seinen Freigabeweg gezeigt: fünf Stufen für jede Rechnung, auch für die zwanzig Euro Büromaterial. Nach drei Wochen hat niemand mehr freigegeben, weil es zu umständlich war. Baue Schwellenwerte ein: kleine Beträge einfach, große Beträge mit mehr Kontrolle.
Niemand pflegt die Stammdaten
Lieferantendaten, Bankverbindungen, Kostenstellen: Wenn die nicht gepflegt sind, hilft die schönste Automatik nichts. Bestimme eine Person, die dafür verantwortlich ist. Ohne klare Zuständigkeit verwildert das System innerhalb weniger Monate.
Der Steuerberater wurde nicht gefragt
Das erlebe ich immer wieder. Der Betrieb entscheidet sich, richtet alles ein, und dann stellt sich heraus, dass der Steuerberater mit dem Export nichts anfangen kann. Jetzt wird von Hand nachbearbeitet. Diese Frage gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Die Testphase war zu kurz
Ein Tool zwei Tage anzuschauen reicht nicht. Erst über einen vollen Abrechnungszyklus, also mindestens einen Monat, siehst du, ob es im echten Betrieb trägt. Nutze wenn möglich echte Rechnungen und keine Beispieldaten.
Compliance
Rechtliche Anforderungen in DACH
Rechnungsmanagement berührt handfeste rechtliche Pflichten. Hier musst du sauber arbeiten, weil im Zweifel das Finanzamt oder eine Prüfung dahinterschaut.
Aufbewahrungspflichten
In Deutschland gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Geschäftsunterlagen. Dein System muss Rechnungen über die gesamte Frist unveränderbar und lesbar aufbewahren. Prüfe, ob das Tool eine revisionssichere Archivierung bietet, also eine Ablage, in der nachträglich nichts unbemerkt geändert werden kann.
GoBD in Deutschland
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) regeln, wie digitale Unterlagen geführt werden müssen. Wichtig sind unter anderem Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Frag den Anbieter, ob er dich bei der Verfahrensdokumentation unterstützt, denn die musst du selbst vorhalten können.
Elektronische Rechnung
Das Thema E-Rechnung gewinnt in Deutschland an Bedeutung, besonders im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Prüfe, ob dein System strukturierte elektronische Rechnungsformate empfangen und erstellen kann. Da sich hier gesetzlich einiges bewegt, kläre den aktuellen Stand konkret mit deinem Steuerberater, statt dich auf eine pauschale Aussage zu verlassen.
Österreich und Schweiz
Wenn du in Österreich oder der Schweiz tätig bist, gelten eigene Regeln zu Aufbewahrung und Rechnungsstellung. Die Grundprinzipien ähneln sich, die Details unterscheiden sich. Verlass dich nicht darauf, dass ein deutsches System automatisch alle Anforderungen deines Landes abdeckt, sondern kläre das gezielt.
Datenschutz
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Achte darauf, wo die Daten gespeichert werden, und ob der Anbieter dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet. Bei Cloudlösungen ist der Serverstandort ein Punkt, den du klären solltest.
Playbook
So gehst du die Auswahl konkret an
Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben
Bevor du irgendein Tool anschaust, notiere, wie eine Rechnung heute bei dir durchläuft. Von wo kommt sie, wer fasst sie an, wo hakt es. Dieser eine Zettel ist deine Vergleichsgrundlage. Ohne ihn kaufst du nach Bauchgefühl.
Schritt 2: Die drei größten Schmerzpunkte festlegen
Entscheide, welche drei Probleme das neue System zuerst lösen muss. Alles andere ist zweitrangig. Wer alles auf einmal lösen will, findet kein Tool, das passt, und verliert sich in Funktionslisten.
Schritt 3: Den Steuerberater einbinden
Ruf deinen Steuerberater an, bevor du auswählst. Frag, welche Formate und Systeme er bevorzugt und was ihm die Arbeit erleichtert. Das engt die Auswahl oft schon deutlich ein.
Schritt 4: Zwei bis drei Systeme mit echten Daten testen
Wähle nicht mehr als drei Kandidaten. Lass die Person testen, die später damit arbeitet, und nutze echte Rechnungen aus deinem Betrieb. Gib jedem System dieselbe Aufgabe, damit du wirklich vergleichst und nicht Äpfel mit Birnen.
Schritt 5: Gesamtkosten über drei Jahre rechnen
Erstelle eine einfache Tabelle mit allen Kosten: Lizenz, Einrichtung, Schulung, mögliche Zusatzmodule, geschätztes Wachstum. So siehst du den wahren Preis statt nur den Einstiegspreis.
Schritt 6: Ausstieg klären
Bevor du unterschreibst, lass dir zeigen, wie du deine Daten wieder herausbekommst. Wenn der Anbieter darauf ausweichend reagiert, ist das ein Warnsignal.
Schritt 7: Klein starten, dann ausrollen
Führe das System zuerst in einem Bereich oder mit einem Teil der Rechnungen ein. Wenn das läuft, weite es aus. Ein großer Umstieg über Nacht geht in den meisten Betrieben schief, weil zu viele Dinge gleichzeitig neu sind.
Wer diese sieben Schritte diszipliniert durchgeht, trifft eine Entscheidung, die zwei Jahre später noch trägt. Die Auswahl ist selten die eigentliche Arbeit. Die Arbeit ist, ehrlich zu klären, wie dein Betrieb wirklich arbeitet, und ein System zu suchen, das dazu passt, statt deinen Betrieb einem System anzupassen.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns zu Rechnungsmanagement am häufigsten fragen
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsmanagement und Buchhaltung?
+
Rechnungsmanagement kümmert sich um den operativen Weg einer Rechnung: Eingang, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung. Die Buchhaltung verbucht diese Vorgänge und bereitet sie für den Steuerberater und das Finanzamt auf. Beide greifen ineinander, sind aber nicht dasselbe. Viele Tools bieten eine Schnittstelle, damit die Daten sauber von einem Bereich in den anderen übergehen.
Brauche ich Rechnungsmanagement, wenn ich nur wenige Rechnungen im Monat habe?
+
Bei sehr wenigen Rechnungen kann ein einfaches, geordnetes Ablagesystem ausreichen. Sobald aber mehrere Personen prüfen oder freigeben oder die Nachvollziehbarkeit schwierig wird, lohnt sich ein System. Rechne die Zeit für Suchen und Nachfragen zusammen, dann siehst du, ob sich der Aufwand lohnt.
Was kostet Rechnungsmanagement Software?
+
Es gibt keinen pauschalen Preis, weil die Modelle stark variieren. Übliche Ansätze sind eine Abrechnung pro Nutzer, nach Belegvolumen oder nach genutzten Modulen. Achte auf einmalige Kosten für Einrichtung und Datenimport sowie auf Zusatzkosten, wenn du inkludierte Kontingente überschreitest. Rechne die Gesamtkosten am besten über drei Jahre.
Muss mein Rechnungsmanagement GoBD-konform sein?
+
In Deutschland musst du die GoBD einhalten, wenn du steuerrelevante Unterlagen digital führst und aufbewahrst. Das betrifft unter anderem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Frag den Anbieter, ob er dich dabei unterstützt, und kläre die Details mit deinem Steuerberater.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
+
In Deutschland gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Geschäftsunterlagen, die mehrere Jahre umfassen. Dein System muss die Rechnungen über die gesamte Frist lesbar und unveränderbar bereithalten. Da die genaue Fristdauer von der Art des Dokuments abhängt und sich gesetzlich ändern kann, kläre den aktuellen Stand mit deinem Steuerberater.
Kann ich meine Daten wieder herausbekommen, wenn ich den Anbieter wechseln will?
+
Das hängt vom Anbieter ab und ist ein Punkt, den du vor dem Kauf klären solltest. Lass dir zeigen, wie ein vollständiger Export deiner Rechnungen und Belege in einem lesbaren Format funktioniert. Wenn der Anbieter dazu ausweichend antwortet, ist das ein Warnsignal.
Sollte ich meinen Steuerberater vor der Auswahl einbinden?
+
Ja, unbedingt und vor der Entscheidung, nicht danach. Dein Steuerberater sagt dir, welche Formate und Systeme er bevorzugt und was ihm die Arbeit erleichtert. Das engt die Auswahl oft deutlich ein und verhindert, dass du am Ende Daten von Hand nachbearbeiten musst.
Wie lange sollte eine Testphase dauern?
+
Plane mindestens einen vollen Abrechnungszyklus ein, also in der Regel etwa einen Monat. Erst dann siehst du, ob das System im echten Betrieb trägt und nicht nur in der aufgeräumten Demo. Nutze dabei echte Rechnungen aus deinem Alltag und lass die Person testen, die später damit arbeitet.
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