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LogaHR ist eine umfassende Personalsoftware für das Personalmanagement von Betrieben. Das System wird als All-in-One-Lösung angeboten.
Modulare ERP-Lösung mit integrierten Funktionen für Zeiterfassung, Personalmanagement und Abrechnung. Die Suite unterstützt verschiedene Abrechnungsprozesse wie Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung.
Österreichische Lohnsoftware zur Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die Lösung ermöglicht die Erstellung beliebig vieler Abrechnungen und ist unbegrenzt mandantenfähig.
PLUSpoint HR ist eine cloudbasierte HR- und Payroll-Software für Personalmanagement und Lohnabrechnungen. Das System enthält ein 360-Grad-Feedback-Modul zur Mitarbeiterentwicklung.
Modulare HR-Softwarelösungen für Personalmanagement, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Die Suite umfasst Tools für Bewerbermanagement, digitale Personalakte, Personalzeiterfassung und Projektcontrolling.
Eine integrierte HR- und Payroll-Lösung für global tätige Unternehmen, die Abrechnung, Personalverwaltung und Compliance in über 150 Ländern abdeckt. Die Plattform wird als Software-Lösung mit optionalen Managed Services angeboten.
Softwarelösung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung speziell für Betriebe des öffentlichen Dienstes. Das Produkt ist Teil des umfassenden Personalsoftware-Portfolios der AKDB.
Softwarelösung für Lohn- und Gehaltsabrechnung, die speziell für kleine, mittlere und große Unternehmen entwickelt wurde. Die Software ermöglicht automatisierte Personalverrechnung mit Anbindung an Behörden und Finanzsysteme.
Softwarelösung für das Personalwesen von Betrieben, die verschiedene Funktionen rund um Personalverwaltung abdeckt. Das System ist Teil des Abacus ERP-Systems und wird als Gesamtlösung für das Personalwesen positioniert.
Cloudbasierte HR-Software für Mittelstandsunternehmen, die neben Personalverwaltung und Zeitwirtschaft auch Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement mit automatisierter Berechnung abdeckt. Die Lösung nutzt künstliche Intelligenz, um manuelle Aufwände bei der Ausgabenverwaltung zu reduzieren.
Integrierte HR-Software mit 13 flexibel kombinierbaren Modulen für digitales Personalmanagement. Das System deckt Personalabrechnung, Zeitwirtschaft, Reisemanagement und Personalverwaltung ab und ist als Cloud-Lösung oder vor Ort einsetzbar.
Fourtexx bietet maßgeschneiderte HR-Komplettlösungen mit Software für Personal- und Zeitwirtschaft an. Die Lösungen umfassen auch Zeiterfassungstechnik und können individuell an Unternehmen verschiedener Größen und Branchen angepasst werden.
Integrierte HR-Softwarelösung für mittelständische Betriebe mit einem Modul zur Lohnabrechnung. Die Suite deckt Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement und weitere HR-Prozesse ab.
Aivy ist eine Softwarelösung für die Vorauswahl von Bewerbern durch mobile Eignungstests. Die Lösung hilft Betrieben, individuelle Stärken von Kandidaten zu erkennen und bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen.
Integrierte HR- und Lohnverrechnungssoftware für österreichische Betriebe, die Personalverrechnung, Zeitwirtschaft und Personalmanagement in einem System verbindet. Die Lösung nutzt KI-Unterstützung und arbeitet nach österreichischem Lohnrecht.
Integrierte HR-Software für Personalverwaltung, die Routineaufgaben automatisiert und Mitarbeitern sowie Führungskräften Self-Service-Funktionen bietet. Die Lösung verbindet Zeitwirtschaft, Personalmanagement, Bewerberverwaltung und Abwesenheitsmanagement in einem System.
All-in-One-Plattform für Personalmanagement und Lohnabrechnung in der Cloud. Die Software automatisiert HR- und Payroll-Prozesse vom Zeiterfassungsystem bis zur Gehaltsabrechnung.
Branchenlösung für Personaldienstleister mit automatisierter Debitorenverwaltung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Die Software unterstützt die vollständige Abwicklung von Lohn- und Abrechnungsprozessen für Zeitarbeit und Personalvermittlung.
Schweizer Cloud-Lohnsoftware für automatisierte Lohnabrechnungen, die Sozialversicherungen, Quellensteuer und Lohnausweise berechnet. Verfügbar als Selbstbedienungs-Software oder als Full-Service-Outsourcing mit operativem Support.
Cloudbasierte HR-Software für mittlere und große Unternehmen, die Personalprozesse digitalisiert und mit KI-Funktionen optimiert. Die Lösung unterstützt von der Personalverwaltung über Recruiting bis zur Mitarbeiterentwicklung.
performis ist ein Business Framework, das Geschäftsprozesse automatisiert und digitalisiert. Das System enthält zertifizierte Finanzmodule mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten für die Finanzbuchhaltung.
Rippling ist ein cloudgestütztes Workforce-Management-System, das HR, IT, Finanzen und Ausgabenmanagement auf einer einheitlichen Plattform vereint. Das Finance-Modul ermöglicht die Kontrolle von Unternehmensausgaben durch Corporate Cards, Spesenverwaltung, Beschaffung, Rechnungszahlung und Reisekostenmanagement.
Modulare HR-Software-Suite mit bis zu 12 Lösungen zur Verwaltung von Personalfunktionen. Das System unterstützt Abrechnung, Zeiterfassung, Talentmanagement und administrative HR-Prozesse durch verschiedene kombinierbare Module.
Eine Softwarelösung zur rechtssicheren und komfortablen Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter. Die Software lässt sich mit zusätzlichen Modulen wie Zeiterfassung und einem Mitarbeiterportal erweitern.
Infoniqa Payroll ist eine zertifizierte Software für Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Lösung automatisiert Abrechnungsprozesse und reduziert damit Kosten und Aufwand für Betriebe.
Factorial ist eine KI-gestützte Personalmanagement-Plattform, die verschiedene HR-Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Talentmanagement und Gehaltsabrechnung vereinigt. Die Lösung richtet sich an Betriebe, die ihre Personalverwaltung digitalisieren möchten.
ADP bietet eine Reihe von Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen sowie integrierte HR-Systeme für Unternehmen verschiedener Größen. Die Produkte ermöglichen schnelle und präzise Entgeltabrechnungen, Steuberechnungen und umfassendes Personalmanagement über eine zentrale Plattform.
Integriertes Personalmodul innerhalb des Abacus ERP-Systems für das Personalwesen. Umfasst Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Abrechnung und Zeiterfassung.
Cloud-basierte HR- und Lohnabrechnungssoftware für Schweizer KMU mit Unterstützung aller 26 Kantone. Die Lösung deckt Personalverwaltung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Compliance ab.
Plattform für Lohnabrechnung und HR-Management, mit der du Mitarbeiter verwalten, Arbeitszeiten erfassen und Gehälter abrechnen kannst. Das System integriert sich in bestehende Softwarelandschaften und arbeitet mit gängigen Abrechnungssystemen zusammen.
Personalverwaltungssoftware für Dienstplanung, Zeiterfassung und Prognosen. Die Lösung ermöglicht es Betrieben, Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiten und Urlaubsverwaltung zentral zu verwalten und mit der Lohnbuchhaltung zu verknüpfen.
Modular einsetzbare ERP-Software für Schweizer KMU mit umfassenden Funktionen in Buchhaltung, Administration und Personalwesen. Das System ermöglicht digitalisierte und gesetzeskonforme Personaladministration sowie modernes Finanz- und Rechnungswesen.
ADP stellt eine Softwarelösung zur Verfügung, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführt, Steuerberechnungen vornimmt und damit Zeit und Kosten spart. Die Lösung umfasst auch Zeit- und Anwesenheitserfassung sowie erweiterte Personalplanungsfunktionen.
Modernes Lohnabrechnungsprogramm für die Schweiz, das monatlich über 50.000 Gehälter verarbeitet und SwissDec 4 zertifiziert ist. Die Software lässt sich mit zusätzlichen HR-Modulen nach Bedarf erweitern.
NovaWage ist eine HR-Softwarelösung für Schweizer KMU, die Abwesenheitsverwaltung, Urlaubsanträge und Genehmigungen auf einer Plattform vereinfacht. Die Software ersetzt manuelle Prozesse durch ein benutzerfreundliches System mit Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeitende.
ADP bietet cloudbasierte Personalabrechnungssoftware für Unternehmen verschiedener Größen, von Kleinbetrieben bis zu großen Konzernen. Die Lösungen umfassen automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerberechnung, Zeiterfassung und integriertes Human Capital Management.
Cloud-basierte HR-Plattform für Personalverwaltung im DACH-Raum mit Fokus auf Schweizer Compliance-Anforderungen. Umfasst Mitarbeiterverwaltung, Urlaubsmanagement, Rekrutierung, Performance-Management und Lohnausweis-Generierung.
Eine Softwarelösung für Workforce Management, die Arbeitszeiterfassung, Personalplanung und Personaleinsatzplanung ermöglicht. Sie unterstützt Betriebe dabei, Arbeitszeiten rechtssicher zu verwalten und Dienstpläne optimiert zu erstellen.
DATEV stellt Software-Lösungen für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bereit. Das Unternehmen führt monatlich rund 15 Millionen solcher Abrechnungen durch.
Modulare HR-Software zur Verwaltung von Zeiterfassung, Personalabrechnung, Reisekostenabrechnung und Personalverwaltung. Die cloudbasierte Lösung automatisiert Personalprozesse und bietet digitale Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und Administratoren.
Modulare HR-Software aus Österreich für Personalmanagement und Lohnverrechnung, speziell auf österreichische Rechtsvorgaben zugeschnitten. Die Lösung verbindet Lohnverrechnung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung und Personalverwaltung in einer Plattform.
Eine integrierte HR- und Payroll-Lösung für international tätige Unternehmen, die Personalabrechnungsprozesse in über 150 Ländern abdeckt. Die Plattform wird als Softwarelösung und optional als verwalteter Service angeboten.
Eine Personalverwaltungsplattform, die Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, digitale Personalakten und Gehaltsabrechnung in einem System vereint. Die Software automatisiert HR-Prozesse mit Workflows und Genehmigungsverfahren.
moonPAY ist eine Personalabrechnungslösung, die Teil einer integrierten HR-Suite ist. Sie ermöglicht effiziente und digitale Personalverrechnung für Unternehmen verschiedener Größen.
Umfassende HR-Verwaltungssoftware mit Schwerpunkt auf Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle. Die SaaS-Lösung ermöglicht es Betrieben, Arbeitszeiten, Urlaub, Abwesenheiten und Schichtpläne zentral zu verwalten.
Personalsoftware mit integriertem Abwesenheitsmanagement, die es Betrieben ermöglicht, Abwesenheiten zu planen und Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden einzuholen. Das System ist Teil einer umfassenden Lösung für Schichtplanung und Zeiterfassung.
Lucca ist eine modulare HR-Software-Suite mit 12 verschiedenen Lösungen zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung, Talent-Management und Gehaltsabrechnung. Die Plattform ermöglicht es Betrieben, HR-Prozesse zu automatisieren und administrative Aufgaben zu vereinfachen.
Moderne Lohn- und Personalabrechnung-Software, die als All-in-One-Lösung mit weiteren HR-Modulen erhältlich ist. Alternativ kann die Personalabrechnung auch als Outsourcing-Service von adata übernommen werden.
Cloud-Lohnsoftware für die Schweiz, die nahtlos in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert ist und durch KI-gestützte Automatisierung Lohnprozesse vereinfacht. Die Lösung richtet sich an Betriebe, die ihre Lohnbuchhaltung digital und intelligent gestalten möchten.
Umfassende HR-Software für mittlere und große Unternehmen, die Personalverwaltung durch Digitalisierung und künstliche Intelligenz optimiert. Die Lösung deckt alle zentralen HR-Prozesse ab und wird von über 3.000 Kunden weltweit eingesetzt.
Scopevisio ist eine cloudbasierte ERP-Software für mittelständische Dienstleister, die Finanzen, Beschaffung, Personal, Vertrieb und Dokumentenmanagement auf einer Plattform vereint und dabei auch die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht.
HiBob ist eine integrierte HR- und Personalabrechnungsplattform, die Personalverwaltung, Abrechnung und Finanzen in einem System verbindet. Die Software automatisiert Abrechnungsprozesse, verwaltet Leistungen und stellt Echtzeitanalysen zu Personaldaten bereit.
Modular aufgebaute HR-Software für Österreich mit Schwerpunkt auf Lohnverrechnung, Zeiterfassung und Personalmanagement. Die Lösung ist rechtssicher auf österreichisches Gesetz zugeschnitten und wird mit persönlichem Service betreut.
Umfassende HR-Softwarelösung zur Verwaltung von Zeiterfassung, Personalplanung, Urlaubsverwaltung und Zutrittskontrolle. Die Software unterstützt Betriebe bei der zentralisierten Verwaltung ihrer Mitarbeitenden und kann mit eigener Hardware wie Buchungsterminals kombiniert werden.
Personalabrechnung ist Teil des HCM-Angebots von M.IT Connect. Die Lösung wird als Geschäftslösung für Betriebe angeboten und kann über ein Beratungsgespräch näher kennengelernt werden.
Proalpha stellt eine HCM-Lösung als Teil ihrer umfassenden ERP-Plattform für den Mittelstand bereit. Das Modul deckt Aufgaben des strategischen Personalmanagements ab.
Modulare Software für HR-Management und Personalabrechnung, die sich in Sage ERP-Prozesse integrieren lässt. Sie unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Personalprozesse.
Modular aufgebaute Software für Personalabrechnung speziell für öffentliche Verwaltungen und Kommunen. Die Lösung ist Teil der modernen Softwareplattform des Anbieters für behördliche Anforderungen.
Cloud-basierte Personalabrechnung und Lohnverwaltung von SAP. Die Software ist Teil der SuccessFactors Human Experience Management Suite.
Eine Personalabrechnungssoftware nimmt dir eine Aufgabe ab, die jeden Monat wiederkehrt und bei der ein Fehler direkt Geld, Ärger mit dem Finanzamt oder Ärger mit den Mitarbeitenden bedeutet: die korrekte Berechnung der Löhne und Gehälter samt aller Abzüge. Klingt simpel, ist es aber nicht. Denn zwischen dem Bruttolohn und dem Betrag, der am Ende auf dem Konto landet, liegen Lohnsteuer, Soli, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und je nach Fall auch Pfändungen, geldwerte Vorteile oder betriebliche Altersvorsorge.
Die Software rechnet das nicht nur aus, sie meldet die Ergebnisse auch an die richtigen Stellen. In Deutschland heißt das: elektronische Lohnsteuerbescheinigung ans Finanzamt, Beitragsnachweise und Meldungen an die Krankenkassen, Meldungen an die Sozialversicherung. Das läuft über definierte Verfahren, und die Software muss diese Verfahren beherrschen, sonst hast du die Rechnung zwar auf Papier, aber die Behörde bekommt nichts.
Viele verwechseln Personalabrechnung mit Personalverwaltung. Das sind zwei Dinge. Die Abrechnung berechnet das Entgelt für einen Zeitraum. Die Verwaltung pflegt Stammdaten, Verträge, Urlaubskonten und Abwesenheiten. Gute Abrechnungssoftware deckt oft beides ab oder lässt sich mit einem separaten System für die Verwaltung koppeln. Wenn du klein anfängst, brauchst du erstmal die saubere Abrechnung. Wenn du wächst, brauchst du beides verzahnt, damit ein Krankheitstag nicht dreimal von Hand eingetippt wird.
Eine Grundsatzfrage, die du dir vor der Softwareauswahl stellen musst: Willst du die Abrechnung selbst machen oder gibst du sie an ein Steuerbüro oder einen Dienstleister? Machst du sie selbst, brauchst du eine Software, die dich durch den Prozess führt und dich vor Fehlern warnt. Gibst du sie ab, brauchst du eher eine Lösung, die sauber Daten mit deinem Dienstleister austauscht. Beide Wege sind legitim. Der teuerste Fehler ist, eine Vollsoftware zu kaufen und sie dann doch nicht selbst zu bedienen.
Herzstück ist der Abrechnungslauf. Achte darauf, wie die Software mit Korrekturen umgeht. In der Praxis kommt es ständig vor, dass ein Wert nachträglich falsch war, eine Zulage vergessen wurde oder ein Mitarbeiter rückwirkend eingestellt wurde. Eine brauchbare Software rechnet solche Rückrechnungen sauber auf und dokumentiert, was sich zum Vormonat geändert hat. Software, die das nicht kann, zwingt dich, den ganzen Monat neu zu machen.
Die Übermittlung an Finanzamt und Sozialversicherung muss automatisiert und geprüft ablaufen. Wichtig ist, dass die Software dir Rückmeldungen der Behörden anzeigt und verständlich einordnet. Eine abgelehnte Meldung, die du erst drei Monate später bemerkst, ist ein echtes Problem. Prüfe auch, ob die Software Arbeitsbescheinigungen, Bescheinigungen für die Agentur für Arbeit und Meldungen bei Ein- und Austritt erzeugt.
Am Ende müssen Löhne überwiesen und Beiträge abgeführt werden. Gute Software erzeugt die Überweisungsdateien im Format deiner Bank, sodass du sie nur noch freigeben musst. Achte darauf, ob getrennte Zahlungen für Netto, Sozialversicherung und Steuer sauber erzeugt werden, denn diese Beträge gehen an unterschiedliche Empfänger zu unterschiedlichen Fälligkeiten.
Der Alltag besteht aus Ausnahmen. Nachtzuschläge, Sonntagsarbeit, Kurzarbeit, Elternzeit, Minijobs, kurzfristige Beschäftigung, Sachbezüge wie ein Firmenwagen oder Essenszuschüsse. Schau in der Demo genau nach, ob die Fälle abgebildet sind, die in deinem Betrieb wirklich vorkommen. Ein Restaurant mit Nachtzuschlägen hat andere Anforderungen als ein Büro mit reinen Monatsgehältern.
Ein Portal, in dem Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung selbst abrufen, spart dir das monatliche Verteilen von Papier oder PDFs. Manche Systeme lassen Mitarbeitende auch Stammdaten wie eine neue Adresse oder Bankverbindung selbst melden. Das reduziert Nachfragen, verlagert aber auch Verantwortung, prüfe also, wie Änderungen freigegeben werden.
Selten steht die Abrechnung allein. Sie hängt an der Zeiterfassung, an der Finanzbuchhaltung und manchmal an einem Dienstplansystem. Frag konkret, welche Schnittstellen es gibt und ob sie automatisch laufen oder ob du Daten exportieren und importieren musst. Ein CSV-Export, den jemand von Hand hin und her schiebt, ist keine echte Schnittstelle.
Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertrieb des Anbieters. Die Person, die jeden Monat den Abrechnungslauf macht, merkt in zehn Minuten, ob die Bedienung im Alltag trägt oder nervt. Gib ihr eine konkrete Aufgabe: einen neuen Mitarbeiter anlegen, eine Zulage erfassen, den Lauf durchführen.
Eine Lösung für fünf Mitarbeitende ist anders geschnitten als eine für zweihundert. Überleg, wo du in zwei bis drei Jahren stehst, aber kauf nicht auf Verdacht das große System. Wichtig ist, dass die Software mitwachsen kann, ohne dass du bei fünfzig Beschäftigten komplett wechseln musst.
Bei Abrechnungssoftware ist der Support wichtiger als bei fast jeder anderen Software, denn wenn eine Meldung klemmt oder eine Berechnung merkwürdig aussieht, brauchst du schnell eine kompetente Antwort. Frag vor dem Kauf: In welcher Sprache läuft der Support, wie erreichbar ist er, und antwortet dort jemand, der Lohnabrechnung versteht, oder nur ein allgemeines Ticketsystem?
Steuersätze, Beitragsbemessungsgrenzen und Sozialversicherungsregeln ändern sich, oft zum Jahreswechsel. Die Software muss diese Änderungen zuverlässig und rechtzeitig einspielen. Kläre, wie Updates ausgeliefert werden und ob sie im Preis enthalten sind. Eine veraltete Rechengrundlage produziert falsche Abrechnungen, und das fällt dir bei der nächsten Prüfung auf die Füße.
Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist der Wechsel mitten im Jahr, weil ein günstigeres Angebot lockte. Dann fehlen plötzlich die Jahreswerte aus dem alten System, und die Leute tragen wochenlang Zahlen von Hand nach. Ich rate immer, den Wechsel zum Jahreswechsel zu legen und die ersten Monate parallel zu rechnen. Das kostet dich einmalig etwas Aufwand, spart dir aber genau das Chaos, das ich schon zu oft aufräumen musste. Bei Lohn gilt: Ruhe und Nachvollziehbarkeit schlagen den schnellen Preisvorteil.
Beim Preis gibt es kein einheitliches Muster, deshalb konzentriere dich auf die Struktur statt auf eine Zahl. Die häufigsten Modelle:
Viele Anbieter rechnen pro abgerechneter Person und Monat ab. Das ist fair, weil du in einem Monat mit weniger Personal weniger zahlst. Achte aber darauf, ob auch ruhende Verhältnisse, Minijobs oder ausgeschiedene Mitarbeitende mitgezählt werden, denn das treibt die Summe.
Oft gibt es eine monatliche Grundgebühr und obendrauf einen Betrag pro Person. Bei kleinen Teams dominiert die Grundgebühr, bei großen die Nutzung. Rechne dein konkretes Szenario durch, nicht das Beispiel aus dem Prospekt.
Der Grundpreis deckt oft nur die reine Abrechnung. Self-Service-Portal, Schnittstellen, digitale Personalakte oder zusätzliche Auswertungen kosten häufig extra. Frag nach einer Gesamtaufstellung für genau die Module, die du brauchst.
Denk an die Kosten, die nicht auf der Preisliste stehen: die Einrichtung und Datenübernahme am Anfang, Schulung deiner Mitarbeitenden, laufende Updates und der Zeitaufwand für die Umstellung. Ein günstiger Monatspreis mit teurer Einrichtung kann teurer sein als das umgekehrte Angebot. Rechne über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren, dann siehst du das echte Bild.
Der Wechsel scheitert selten an der neuen Software, sondern an der Übernahme der alten Daten. Lohnkonten, Jahreswerte, laufende Sachverhalte müssen sauber übertragen werden. Plane den Wechsel nie mitten im Jahr ohne Not, sondern zum Jahreswechsel, wenn die Jahreswerte abgeschlossen sind. Ich habe Betriebe gesehen, die im Juni gewechselt haben und danach die Jahreswerte mühsam von Hand nachtragen mussten.
Wenn nur eine einzige Person weiß, wie die Abrechnung läuft, und diese Person krank wird oder kündigt, steht der Betrieb still. Löhne müssen trotzdem pünktlich fließen. Sorge dafür, dass mindestens zwei Menschen die Software bedienen können und dass die Prozesse dokumentiert sind.
Beitragsnachweise und Meldungen haben feste Termine. Wer sich auf die Software verlässt, aber die Rückmeldungen nicht prüft, merkt zu spät, dass etwas nicht durchgegangen ist. Bau dir einen festen Kontrollpunkt: nach jedem Lauf prüfen, ob alle Meldungen bestätigt wurden.
Ein klassischer Fehler: In der Demo lief alles glatt, weil nur Standardgehälter getestet wurden. Der erste echte Minijob, der erste Firmenwagen oder die erste Pfändung offenbaren dann, dass die Software den Fall nicht sauber abbildet. Teste vor dem Kauf mit deinen echten Sonderfällen.
Die Personalabrechnung ist stark reguliert, und die Regeln unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz deutlich. Eine Software, die für Deutschland gebaut ist, passt nicht automatisch für Österreich oder die Schweiz.
In Deutschland musst du die elektronischen Meldeverfahren bedienen: Meldungen an die Sozialversicherung, die elektronische Lohnsteuerbescheinigung und die Beitragsnachweise an die Krankenkassen. Dazu kommen die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, also die revisionssichere Aufbewahrung deiner Abrechnungsdaten. Prüfungen durch Rentenversicherung und Finanzamt setzen voraus, dass deine Daten nachvollziehbar und über Jahre verfügbar sind. Der Mindestlohn und dessen Dokumentation spielen ebenfalls hinein.
In Österreich gelten eigene Regeln, unter anderem bei der Sozialversicherung und den Meldeverfahren. Wenn du in Österreich abrechnest, muss die Software die österreichischen Verfahren beherrschen, nicht nur die deutschen. Verlass dich nicht auf ein deutsches System mit angeblicher Österreich-Unterstützung, ohne das konkret zu prüfen.
Die Schweiz hat ein eigenes System mit Quellensteuer, AHV und einem standardisierten Verfahren zur Lohnmeldung. Auch hier gilt: Die Software muss für die Schweiz gebaut sein, sonst passt sie nicht.
Lohndaten gehören zu den sensibelsten Daten im Betrieb. Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung gelten in vollem Umfang. Kläre, wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellt. Bei einer Cloud-Lösung ist der Speicherort und die Zugriffskontrolle ein Thema, das du nicht überspringen darfst.
Schreib auf, wie viele Personen du abrechnest, welche Beschäftigungsarten vorkommen (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfe) und welche Sonderfälle du regelmäßig hast. Diese Liste ist deine Prüfgrundlage für jede Demo.
Entscheide, ob du selbst abrechnest oder es an ein Steuerbüro gibst. Das bestimmt, welche Art von Software du überhaupt suchst.
Trenne, was du wirklich brauchst, von dem, was nett wäre. Ein Self-Service-Portal ist bei fünf Mitarbeitenden verzichtbar, bei fünfzig ein echter Vorteil. Schnittstellen zur vorhandenen Zeiterfassung können wichtiger sein als hübsche Auswertungen.
Lade zwei bis drei Anbieter zu einer Demo ein und gib jedem dieselben Aufgaben aus deiner Bestandsaufnahme. Lass die Person testen, die später arbeitet. Notiere, wo es hakt.
Frag nach Reaktionszeiten des Supports, nach Kündigungsfristen und danach, wie du im Ernstfall deine Daten wieder herausbekommst. Ein Anbieter, der dir den Datenexport schwer macht, sperrt dich ein.
Wenn du wechselst, plane die Umstellung zum Jahreswechsel und rechne die letzten Monate parallel, um sicherzugehen, dass die neue Software dieselben Ergebnisse liefert wie die alte. Erst wenn das über zwei, drei Monate stimmt, schaltest du die alte ab.
Wenn du diese Schritte gehst, triffst du keine perfekte Entscheidung, aber eine, die du nachvollziehen kannst und die deinem Betrieb wirklich passt. Und das ist bei der Personalabrechnung wichtiger als jedes Hochglanzfeature.
Häufige Fragen
Einen festen Preis gibt es nicht, weil die meisten Anbieter nach Modell abrechnen: pro abgerechneter Person und Monat, als Grundgebühr plus Nutzung oder als Paket mit Zusatzmodulen. Achte neben dem Monatspreis auf einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Rechne über mindestens drei Jahre, dann siehst du die echten Gesamtkosten.
Beides ist möglich und legitim. Mit einer guten Software, die dich durch den Prozess führt und vor Fehlern warnt, kannst du selbst abrechnen. Wenn dir die Zeit oder das Wissen fehlt, gibst du die Abrechnung an ein Steuerbüro oder einen Dienstleister und brauchst eine Software, die sauber Daten mit diesem austauscht.
Der beste Zeitpunkt für einen Wechsel ist der Jahreswechsel, weil dann die Jahreswerte abgeschlossen sind und nicht mühsam übertragen werden müssen. Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, aber deutlich aufwendiger. Plane bei einem Wechsel ein, die ersten Monate parallel zu rechnen, um die Ergebnisse zu prüfen.
Eine geeignete Software übernimmt die elektronischen Meldeverfahren an Finanzamt und Sozialversicherung. Wichtig ist, dass sie die Rückmeldungen der Behörden anzeigt und du diese nach jedem Lauf kontrollierst. Eine abgelehnte Meldung, die unbemerkt bleibt, wird sonst erst Monate später zum Problem.
Nicht automatisch, denn die Regeln unterscheiden sich zwischen den Ländern deutlich. Österreich und die Schweiz haben eigene Sozialversicherungs- und Meldeverfahren. Wenn du in mehreren Ländern abrechnest, prüfe konkret, ob die Software für jedes dieser Länder gebaut ist, statt dich auf eine allgemeine Aussage zu verlassen.
Lohndaten gehören zu den sensibelsten Daten im Betrieb, deshalb gilt die Datenschutz-Grundverordnung in vollem Umfang. Kläre, wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellt. Bei Cloud-Lösungen sind Speicherort und Zugriffskontrolle besonders wichtig.
Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später wirklich damit arbeitet, nicht vom Vertrieb. Gib ihr konkrete Aufgaben aus deinem Alltag, etwa einen Minijob anlegen, eine Zulage erfassen und den Lauf durchführen. So merkst du schnell, ob auch deine Sonderfälle sauber abgebildet werden.
Dann steht deine Abrechnung still, sobald diese Person krank wird oder kündigt, obwohl die Löhne pünktlich fließen müssen. Sorge dafür, dass mindestens zwei Menschen die Software bedienen können und dokumentiere die Prozesse. So bleibt der Betrieb auch bei Ausfall handlungsfähig.
Käuflich ist ausschließlich die Sichtbarkeit in der gesponserten Zone, immer gekennzeichnet. Die organische Reihenfolge, die Bewertungen und die verifizierten Daten sind nie käuflich und werden serverseitig unabhängig berechnet. Preisangaben tragen Stand und Quelle.
