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Kategorie · Finanzen & BuchhaltungZuletzt aktualisiert 14.7.2026

E-Rechnung Software im Vergleich

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Rechnungskit
E-Rechnung und Buchhaltung für Online-Shops

Rechnungskit verbindet Zahlungen von Stripe, Mollie und PayPal mit Bestellungen und erzeugt daraus geprüfte E-Rechnungen. GoBD-Archiv, DATEV-Export und OSS sind enthalten.

Kernfunktionen
  • E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung geplant)
  • Validierung von Pflichtfeldern nach §14 UStG, Steuersätzen und Formatregeln vor Versand
  • GoBD-revisionssicheres Archiv mit 8 Jahren Aufbewahrung
  • DATEV-Export (SKR03 / SKR04)
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Grundgebühr 9,00 € pro Monat plus 0,03 bis 0,15 € pro Beleg (Staffelpreise: bis 100 Belege 0,15 €, 101-500 0,11 €, 501-2.000 0,075 €). Monatlich kündbar. Wartelisten-Teilnehmer starten die ersten 6 Monate ohne Grundgebühr.
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#01
HERO Handwerkersoftware
HERO Software
Handwerksbetriebe

HERO ist eine gewerkeübergreifende Software für Handwerksbetriebe, die Aufträge, Finanzen, KI-Funktionen und Automationen in einem System vereint. Sie deckt den kompletten Betriebsablauf vom Angebot bis zur Rechnung ab.

Kernfunktionen
  • Rechnungsprogramm und Angebotserstellung
  • Kunden- und Personalverwaltung
  • Digitale Zeiterfassung
  • Digitale Plantafel und Baustellenplaner
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HERO Select ab 69 € (59 € Aktionspreis) / mtl., HERO OS ab 119 € (109 €) / mtl., HERO OS Plus ab 299 € (289 €) / mtl., jeweils zzgl. MwSt.
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.07.2026
#02
sevdesk
sevdesk
Buchhaltung und E-Rechnung für Gründer, Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer und kleine Unternehmen

sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware für Gründer und Selbstständige, mit der du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen und die E-Rechnungspflicht erfüllen kannst.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen erstellen und E-Rechnungspflicht erfüllen
  • Rechnungen und Angebote schreiben
  • Belegerfassung an einem Ort
  • Banking mit automatischer Verbuchung von Zahlungseingängen
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0,00 EUR dauerhaft kostenlos
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#03
Accountable
Accountable
Selbstständige und Freiberufler in Deutschland, die ihre Finanzen, Steuern und Rechnungen verwalten wollen

Accountable ist eine Software für Selbstständige, die Steuern, Buchhaltung, Rechnungen und Banking an einem Ort verbindet. E-Rechnungen lassen sich damit gesetzeskonform erstellen und versenden.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen erstellen und versenden
  • Buchhaltung und Belegerfassung mit KI
  • Steuererklärungen mit Garantie
  • Kostenloses Geschäftskonto
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Preis
0,00 € pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#04
Doxis AI.dp (ehemals Klippa)
Doxis (ehemals Klippa)
Unternehmen und Finanzabteilungen, die Rechnungs und Dokumentenprozesse automatisieren möchten, etwa in Finanzdienstleistung, Logistik, Fertigung, Handel, Recht, Gesundheitswesen und öffentlichem Sektor

Doxis bietet eine KI-gestützte Plattform zur Dokumentenverarbeitung, die unter anderem das Empfangen und Versenden von E-Rechnungen über Peppol ermöglicht. Dazu gehören auch Funktionen für Rechnungsverarbeitung und Ausgabenmanagement.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen empfangen und versenden
  • E-Rechnung API und Peppol ID Beantragung
  • OCR und Datenextraktion
  • Rechnungsverarbeitung mit Autorisierungsabläufen
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Auf Anfrage
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#05
Lexware Office
Lexware
Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland, die Buchhaltung, Rechnungen und E-Rechnungen erledigen wollen

Lexware Office ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige, mit der du unter anderem E-Rechnungen erstellen, empfangen und verwalten kannst. Die Software automatisiert zudem Buchhaltung und Belegerfassung.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen erstellen, empfangen und verwalten
  • Beleg fotografieren und automatisch verbuchen
  • Bankkonto verknüpfen und Zahlungen automatisch zuordnen
  • Wiederkehrende Rechnungen automatisiert versenden
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Preis
ab 7,90 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#06
E-Rechnung 2026
Weise Software GmbH
Unternehmen, die E-Rechnungen gemäß den ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben erstellen und verwalten müssen

Eine Kaufsoftware, mit der du gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und revisionssicher archivieren kannst. Sie unterstützt Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X gemäß EU-Norm EN 16931.

Kernfunktionen
  • Erstellen und Versenden von XRechnungen nach EN 16931
  • Empfangen und Anzeigen von E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X)
  • Mahnwesen und Zahlungsübersicht
  • Adressdatenbank und Angebotserstellung
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Preis
ab 179,00 €
Listenpreis, unverifiziert
#07
faktoora
faktoora
Unternehmen im B2B-Bereich, die elektronische Rechnungen gesetzeskonform erstellen und verarbeiten müssen

faktoora ist eine cloudbasierte E-Invoicing-Plattform, mit der du elektronische Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL erstellen, empfangen und automatisiert verarbeiten kannst. Die Lösung lässt sich per REST API in bestehende Systeme einbinden.

Kernfunktionen
  • Erstellung ausgehender Rechnungen mit Vier-Augen-Prinzip zur Freigabe
  • Automatische Validierung eingehender Rechnungen auf gesetzliche Konformität
  • Mehrere Eingangskanäle wie Upload, E-Mail und PEPPOL
  • REST API zur Anbindung an ERP-Systeme
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Preis
ab 9 € pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 11.08.2026
#08
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare
mindsquare / mind-forms
Unternehmen, die ihren Rechnungsverkehr digitalisieren und gesetzeskonform gemäß der E-Rechnungsreform in SAP umsetzen wollen

Eine in SAP integrierte Softwarelösung für den rechtskonformen elektronischen Rechnungsverkehr, die auch als Einmallizenz und Alternative zu SAP DRC angeboten wird. Sie unterstützt die gängigen E-Rechnungsformate und ermöglicht digitale Rechnungsprozesse.

Kernfunktionen
  • Unterstützung von ZUGFeRD
  • Unterstützung von XRechnung
  • EDI Rechnungen
  • Order-X Format
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Preis
Als Einmallizenz erhältlich, konkrete Preise werden nicht genannt
Listenpreis, unverifiziert
#09
CRM+
Brainformatik
Unternehmen vom Startup bis zum Grossbetrieb, die ein CRM mit integrierter Rechnungsstellung nutzen wollen

CRM+ ist eine modulare CRM-Software aus Deutschland, die neben Vertrieb und Marketing auch die Rechnungsstellung abdeckt und dabei E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung unterstützt.

Kernfunktionen
  • Faktura und E-Rechnung mit ZUGFeRD und XRechnung
  • Leadmanagement und Vertrieb
  • Marketing und Kampagnen
  • Support und Kundenbetreuung
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Preis
ab 9,90€ je Nutzer / Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 11.08.2026
#10
XRechnungs
XRechnungs.de
Kleinunternehmer, Handwerker, Freelancer und kleine bis mittlere Unternehmen in Deutschland, die E-Rechnungen erstellen und verwalten müssen.

XRechnungs ist ein Rechnungsprogramm, mit dem du E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen, empfangen und verwalten kannst. Es richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht.

Kernfunktionen
  • Rechnungen erstellen mit eigenem Logo und automatischer Umsatzsteuerberechnung
  • Automatische Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931
  • E-Rechnungen empfangen und automatisch validieren
  • GoBD-konforme und verschlüsselte Archivierung in deutschen Rechenzentren
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Preis
Kostenlos starten möglich, kein Abo und keine Kreditkarte nötig
Listenpreis, unverifiziert
#11
H&S E-Rechnung Software
H&S Software AG
Für kleine, mittlere und große Unternehmen verschiedener Branchen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten.

H&S stellt eine E-Rechnungssoftware bereit, die in ihr Dokumentenmanagement und die digitale Rechnungsverarbeitung eingebunden ist. Sie richtet sich an Unternehmen unterschiedlicher Größe und ist als Cloud- oder Enterprise-Lösung verfügbar.

Kernfunktionen
  • Digitale Rechnungsverarbeitung
  • Integration in das Dokumentenmanagement (DMS)
  • Schnittstellen zu ERP-, CRM- und Finanzsystemen wie SAP, BMD, DATEV, Sage und Business Central
  • Cloudbasierte oder Enterprise-Bereitstellung
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Auf Anfrage
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#12
eRechnung Tool
Selbstständige, kleine Unternehmen, Steuerberater, Handwerker, Dienstleister und Agenturen, die im B2B- und Behördenbereich E-Rechnungen erstellen müssen

Ein Online-Dienst, mit dem du PDF-Rechnungen in gesetzeskonforme E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln kannst. Die erzeugten Dateien sind KoSIT-validiert und maschinenlesbar.

Kernfunktionen
  • Umwandlung von PDF-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD
  • KoSIT-Validierung nach EN 16931
  • Konvertierung in unter 30 Sekunden
  • Verzeichnis mit über 15.000 Behörden zur Leitweg-ID-Suche
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Preis
Kostenloser Einstieg möglich, kostenpflichtige Optionen laut Preisseite, keine Details im Text genannt
Listenpreis, unverifiziert
#13
B2BE
B2BE
Unternehmen verschiedener Branchen wie Automotive, Chemie, Logistik oder Gesundheitswesen, die ihre Beschaffungs und Rechnungsprozesse digitalisieren wollen

B2BE bietet Loesungen zur Automatisierung und Digitalisierung von Lieferkettenprozessen, darunter die Verarbeitung und Verteilung von Rechnungen im Procure-to-Pay und Order-to-Cash Bereich. Die Plattform verbindet Handelspartner digital und automatisiert Bestell und Rechnungsablaeufe.

Kernfunktionen
  • Automatisierte Kundenrechnungsverteilung
  • Automatisierung von Lieferantenrechnungen
  • Digitale Anbindung von Handelspartnern
  • Automatisierung von Verkaufsauftraegen und Fakturierung
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Preis
Auf Anfrage
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#14
Scopevisio
Scopevisio
Mittelständische Unternehmen und Dienstleister, unter anderem in Hotellerie, Gesundheitswesen und Handel

Scopevisio ist eine cloudbasierte ERP-Software für mittelständische Dienstleister, die Finanzen, Beschaffung, Personal, Vertrieb und Dokumentenmanagement auf einer Plattform vereint und dabei auch die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht.

Kernfunktionen
  • Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung
  • Zahlungsverkehr und Zahlungsabwicklung
  • Dokumentenmanagement (DMS)
  • Customer Relationship Management (CRM)
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Preis
30 Tage kostenlos testen, konkrete Preise nicht auf der Seite genannt
Listenpreis, unverifiziert
#15
Rechnungssoftware.org
Rechnungssoftware.org
Freelancer und Kleinunternehmer, die schnell und kostenlos Rechnungen erstellen möchten

Eine kostenlose Online-Rechnungssoftware, mit der Freelancer und Kleinunternehmer ohne Anmeldung schnell rechtssichere Rechnungen als PDF erstellen können.

Kernfunktionen
  • Rechnungserstellung in unter 60 Sekunden
  • Ohne Anmeldung oder Account nutzbar
  • Finanzamtkonform mit Pflichtangaben nach §14 UStG
  • Unbegrenzte Anzahl an Rechnungen
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Preis
100% kostenlos, keine versteckten Kosten oder Premium-Version
Listenpreis, unverifiziert
#16
Phase0
Phase0 (ehemals Compa)
Kleine Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros mit 1 bis 20 Mitarbeitenden, inklusive Landschafts- und Innenarchitektur.

Phase0 ist eine KI-gestützte Software für kleine Architektur- und Ingenieurbüros, die Backoffice-Aufgaben automatisiert und unter anderem ein Bautagebuch für die Baustellendokumentation umfasst. Sie deckt die Leistungsphasen 1 bis 9 ab.

Kernfunktionen
  • Bautagebuch App und KI-Bautagebuch
  • Automatische Erstellung von Protokollen und Berichten
  • Kostenschätzung und Kostenverfolgung
  • Leistungsverzeichnis und Ausschreibung (AVA)
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Preis
Kostenlos testen möglich, flexibler Preis nach Gebrauch. Konkrete Preise nicht angegeben.
Listenpreis, unverifiziert
#17
HANSALOG MEGA
HANSALOG
Unternehmen, die ihr Finanz- und Rechnungswesen digitalisieren und rechtssicher automatisieren möchten

HANSALOG MEGA ist eine Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling, mit der du kaufmännische Prozesse digitalisierst. Sie umfasst unter anderem ein Modul für die E-Rechnung, um dich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Kernfunktionen
  • E-Rechnung
  • Finanzbuchhaltung
  • Kostenrechnung
  • Anlagenbuchhaltung
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Preis
Auf Anfrage
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#18
kalkül
kalkül
Einzelunternehmer und Freelancer in Österreich

kalkül ist ein einfaches Online-Rechnungsprogramm für Einzelunternehmer und Freelancer in Österreich, mit dem du Angebote und Rechnungen schnell erstellen und verwalten kannst.

Kernfunktionen
  • Angebote und Rechnungen in Sekunden erstellen
  • Versand per Mausklick
  • Automatische Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
  • Professionelle PDF-Rechnungen
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kostenlos
Listenpreis, unverifiziert · Stand 10.08.2026
#19
hmd E-Rechnung
hmd-software AG
Steuerberater, Steuerkanzleien, Buchhalter und Unternehmen

Die hmd-software AG stellt Steuerberatern und Unternehmen eine Softwarelösung für die E-Rechnung bereit, die sich in das umfassende Kanzlei und Rechnungswesen Paket einfügt.

Kernfunktionen
  • E-Rechnung
  • Rechnungseingangsmanagement
  • Faktura
  • Auftragsmanagement
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Preis
Auf Anfrage
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#20
alphaOffice pro
alphadata GmbH
Verbände, Seminar- und Kongressveranstalter sowie Non-Profit-Organisationen

alphaOffice pro ist eine Branchensoftware für Verbände, Veranstalter und Non-Profit-Organisationen, die auch die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen ermöglicht. Die Rechnungen werden maschinenlesbar und nach EN 16931 direkt aus dem Programm heraus versendet.

Kernfunktionen
  • Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen
  • Erstellung von XRechnungen
  • EN-16931-konforme, maschinenlesbare Rechnungen
  • Versand direkt aus dem Programm
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Auf Anfrage
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#21
Klarrechnung
Klarrechnung
Für Freiberufler, Handwerk und KMU, die E-Rechnungen erstellen, prüfen oder öffnen möchten

Klarrechnung ist eine browserbasierte Software, mit der du XRechnungen erstellen, prüfen und öffnen kannst, ganz ohne separate Buchhaltungssoftware. Sie richtet sich vor allem an kleinere Betriebe, die nur wenige Rechnungen schreiben.

Kernfunktionen
  • XRechnung 3.0 (UBL) direkt im Browser erstellen inklusive PDF-Ansicht
  • Kleinunternehmer-Option nach § 19 UStG
  • Prüfung gegen EN 16931 und BR-DE mit offiziellem KoSIT-Validator
  • Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnen und lesbar anzeigen
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Preis
Kostenlos (3 XRechnungen), 10er-Paket für 9 € einmalig, Pro für 12 €/Monat, Business für 29 €/Monat
Listenpreis, unverifiziert
#22
onRech
onRech.ch
Rechnungsstellung und elektronische Rechnungen für Kleinunternehmer

onRech ist ein benutzerfreundliches Online Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, das neben klassischen PDF-Rechnungen auch E-Rechnungen erstellt und sich mit kostenlosen Apps erweitern lässt.

Kernfunktionen
  • Erstellung von E-Rechnungen und PDF-Rechnungen
  • Cloudbasiert mit automatischer Synchronisierung
  • Automatische Backups und kostenlose Updates
  • Automatisierung von Erinnerungen und wiederkehrenden Rechnungen
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Preis
Ab CHF 15 pro Monat, 14 Tage kostenlos testen
Listenpreis, unverifiziert
#23
XRechnung Generator
Unternehmen und Organisationen, die E-Rechnungen nach dem XRechnung-Standard fuer B2B oder oeffentliche Auftraggeber erstellen muessen

Ein Online-Dienst, mit dem du E-Rechnungen nach dem XRechnung-Standard erstellen, validieren und ansehen kannst. Zusätzlich lassen sich per KI aus PDF-Dateien XRechnungen erzeugen.

Kernfunktionen
  • XRechnung online erstellen
  • PDF zu XRechnung mit KI umwandeln
  • XRechnung importieren
  • Automatische Validierung und Konformitätsprüfung
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Preis
Grundlegende Erstellung kostenlos, es gibt einen Bereich Preise sowie Lizenzen fuer erweiterte Funktionen wie den KI-Service
Listenpreis, unverifiziert
#24
EZYrechnung
EZYrechnung
Rechnungsstellung und Fakturierung für Selbständige, kleine Unternehmen, Vereine und Startups in der Schweiz

EZYrechnung ist eine Schweizer Rechnungssoftware, mit der du professionelle Rechnungen mit QR-Rechnung erstellen und versenden kannst. Sie richtet sich an Selbständige, kleine Unternehmen, Vereine und Startups.

Kernfunktionen
  • Rechnungen mit Schweizer QR-Rechnung erstellen
  • Mehrere Währungen (CHF, EUR, USD)
  • Wiederkehrende Rechnungen und Abo-Verwaltung
  • Kundenverwaltung mit Zahlungsstatus
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Preis
Abo PRO 116.75/Jahr, kostenloser Test verfügbar
Listenpreis, unverifiziert
#25
Semadox
Semadox
Automatisierte Datenverarbeitung aus PDF-Dokumenten und E-Rechnungen in Businessprozessen wie Handel, Einkauf, Verkauf, Logistik und Buchhaltung

Semadox ist eine cloudbasierte Software, die Daten aus PDF-Dokumenten wie Rechnungen, E-Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen KI-gestützt auf Positionsebene erfasst, validiert und an bestehende IT-Systeme weitergibt.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte und template-basierte Datenerfassung aus PDFs
  • Erfassung bis auf Positionsebene
  • Validierung der extrahierten Daten
  • Nahtlose Integration in jedes ERP-System
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#26
SuccessControl CRM
SuccessControl
Büromanagement, Kundenverwaltung und Rechnungserstellung in Betrieben, die mit Microsoft Office arbeiten

SuccessControl CRM ist eine Bürosoftware für Microsoft Office Anwender, mit der Du Kundendaten verwaltest sowie Angebote und Rechnungen inklusive E-Rechnungen erstellst.

Kernfunktionen
  • Angebote, Aufträge, Lieferscheine und E-Rechnungen erstellen
  • Adress- und Kundenverwaltung mit Kontakthistorie
  • DATEV-Export und digitale Datenübergabe an den Steuerberater
  • Übersicht über offene Posten und bezahlte Rechnungen
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Preis
Auf Anfrage
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#27
Vertec
Vertec
Projekt- und mandatsorientierte Dienstleister wie Kanzleien, Ingenieure, Berater, IT-Unternehmen, Softwarehersteller und Treuhänder mit mehr als 20 Usern

Vertec ist eine integrierte CRM und ERP Gesamtlösung für projekt- und mandatsorientierte Dienstleister. Sie deckt unter anderem Leistungserfassung, Fakturierung mit E-Rechnungsvorlagen und Controlling ab.

Kernfunktionen
  • CRM und Verkauf
  • Leistungs- und Spesenerfassung
  • Projekt- und Mandatsmanagement
  • Fakturierung mit E-Rechnungsvorlagen
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Preis
ab CHF 56.- monatlich pro User mit Vertec Basispaket (Cloud Abo) oder CHF 970.- einmalig pro User (Software Kauf)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 10.08.2026
#28
Qonto E-Invoicing
Qonto
Betriebe verschiedener Rechtsformen wie SAS, SASU, SARL und Einzelunternehmer, die ihre Rechnungsstellung digital und gesetzeskonform abwickeln möchten

Qonto ist ein Geschäftskonto mit integrierter, gesetzeskonformer E-Rechnungs-Funktion als zertifizierte Plattform zum Versenden und Empfangen von Rechnungen. Die Funktion ist in allen Tarifen enthalten.

Kernfunktionen
  • Erstellung unbegrenzter Angebote und Rechnungen
  • Statusverfolgung von Rechnungen in Echtzeit
  • Zahlungslinks für schnelleren Zahlungseingang
  • automatischer Import von Lieferantenrechnungen
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Preis
E-Rechnung in allen Tarifen enthalten, konkrete Preise nicht genannt
Listenpreis, unverifiziert
#29
EasyFirma
EasyFirma
Kleine Unternehmen, Selbstständige, Kleinunternehmer und Handwerker in Deutschland, Österreich und der Schweiz

EasyFirma ist ein Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen im deutschsprachigen Raum, mit dem du E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellen, validieren und verarbeiten kannst. Die Software wird zum Fixpreis ohne Abo angeboten.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung erstellen, validieren und verarbeiten
  • Angebote, Rechnungen und Mahnungen schreiben
  • Produkt- und Kundenverwaltung
  • Vorlagen im Designer mit eigenem Branding anpassen
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Preis
ab 195,- € netto / einmalig
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#30
Agicap
Agicap
Treasury- und Cash-Management für Finanzteams, Entscheider und Treasurer in Unternehmen

Agicap ist eine KI-gestützte Treasury-Software, die Bank- und Buchhaltungsdaten in einer Plattform vereint und unter anderem E-Invoicing, Zahlungsausführung sowie Cashflow-Prognosen ermöglicht.

Kernfunktionen
  • Cash-Management und Liquiditätsplanung
  • E-Invoicing und Zahlungsausführung
  • Bidirektionale Konnektivität zu Banken, ERPs und Buchhaltungstools
  • Automatische Bankabstimmung und Buchung von Journalen
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#31
FastBill
FastBill
Freelancer, Kleinunternehmer, Consultants, Agenturen, Handwerksbetriebe, UGs und GmbHs, die ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung vereinfachen wollen

FastBill ist eine Buchhaltungs und Rechnungssoftware, mit der du rechtssichere Rechnungen und E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kannst. Zusätzlich automatisiert sie deine Belegerfassung und gibt dir einen Überblick über deine Finanzen.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen
  • Professionelle Rechnungen mit Vorlageneditor und automatischem Versand wiederkehrender Rechnungen
  • Belegerfassung per App, E-Mail und Automatisierung mit Belegerkennung
  • DATEV Rechnungsdatenservice und Steuerberaterzugang
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Preis
14 Tage kostenlos testen, E-Rechnung in allen Tarifen enthalten
Listenpreis, unverifiziert
#32
Papierkram
Papierkram
Buchhaltung und E-Rechnungserstellung für Freiberufler und kleine Unternehmen

Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen, mit der Du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen kannst. Sie vereint Buchhaltung, Zeiterfassung und Projektverwaltung in einem Tool.

Kernfunktionen
  • Erstellung von Angeboten und rechtskonformen E-Rechnungen
  • Digitales Belegarchiv mit Banksynchronisation
  • Zeiterfassung und Projektmanagement
  • Automatische Erstellung von EÜR, UStVA und BWA
Bewertung
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Preis
Kostenlose Free-Version verfügbar, zeitweise 20 Prozent Rabatt
Listenpreis, unverifiziert
#33
easybill
easybill
Selbstständige, Kleinunternehmer und Unternehmen, unter anderem im E-Commerce, sowie Steuerberater

easybill ist eine Rechnungssoftware für Selbstständige und Unternehmen, mit der du rechtssichere E-Rechnungen erstellen und deine Abläufe rund um Rechnungen automatisieren kannst.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen erstellen
  • Angebote und Mahnwesen
  • Belege erfassen und KI-Vorkontierung
  • Kundenverwaltung und Lieferscheine
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#34
e-rechnung.tools
Unternehmen, die ihre bestehenden Rechnungen aus Word, Excel oder PDF in gesetzlich vorgeschriebene E-Rechnungsformate umwandeln möchten, ohne auf eine vollständige Buchhaltungssoftware umzusteigen.

Ein Online-Tool, das bestehende Word-, Excel- und PDF-Rechnungen in normkonforme E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD umwandelt. Die Daten werden automatisch erkannt, geprüft und per KoSIT-Validator bestätigt, ohne dass eine neue Software oder ein Abo nötig ist.

Kernfunktionen
  • Umwandlung von Word-, Excel- und PDF-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931
  • Integrierter KoSIT-Validator mit BR-DE-Regelsätzen zur Prüfung vor dem Download
  • Automatische Erkennung der Rechnungsdaten mit manueller Kontrollmöglichkeit
  • Versand fertiger E-Rechnungen direkt per E-Mail, auf Wunsch mit Kopie ans DATEV-Postfach
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Preis
2 Rechnungen gratis, Pakete ab 4,90 € einmalig, Credits verfallen nicht.
Listenpreis, unverifiziert
#35
WISO MeinBüro
meinbuero.de
Selbstständige und kleine Unternehmen verschiedener Branchen wie IT-Dienstleister, Agenturen, Autohandel, Handwerk, Handel oder Physiotherapie

WISO MeinBüro ist eine Bürosoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen, mit der du gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen sowie deine Buchhaltung und dein Auftragswesen erledigen kannst.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen digital und gesetzeskonform erstellen
  • Angebote schreiben und versenden
  • Rechnungen erstellen
  • Belege erfassen
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Preis
Aktion mit bis zu 55 Prozent Rabatt über den Code WM-26, gültig bis 21.07.2026; kostenlos testbar
Listenpreis, unverifiziert
#36
weclapp
weclapp
Kleine und mittlere Unternehmen sowie Großunternehmen verschiedener Branchen, die ihre Geschäftsprozesse inklusive E-Rechnung zentral steuern wollen.

weclapp ist eine cloudbasierte ERP-Software mit CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung, die auch die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht. Sie richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen für gemeinsames Arbeiten an Geschäftsprozessen.

Kernfunktionen
  • CRM und Kontaktmanagement
  • Warenwirtschaft und Lagerverwaltung
  • Buchhaltung und Finanzverwaltung
  • Projektmanagement
Bewertung
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#37
Kostenlose E-Rechnung
Rechnungsstellung und Buchhaltung für Selbstständige und kleine Teams

Eine Online-Rechnungssoftware für Selbstständige und kleine Teams, mit der du Rechnungen in den Formaten PDF, ZUGFeRD und XRechnung erstellen kannst. Sie deckt zudem Angebote, Mahnwesen und Belegverwaltung ab.

Kernfunktionen
  • Erstellung von Rechnungen in drei Formaten (PDF, ZUGFeRD 2.4, XRechnung 3.0.2)
  • KoSIT-valide XRechnung inklusive Leitweg-ID für B2G
  • GiroCode/EPC-QR-Code auf der Rechnung für schnelle Zahlung
  • KI-Belegscan und Mahnwesen
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Kostenloser Tarif mit 3 Rechnungen pro Monat, Premium ab 7,44 Euro pro Monat (25% Rabatt im 1. Jahr, danach 119,00 Euro pro Jahr)
Listenpreis, unverifiziert
#38
Billomat
Billomat
Unternehmen und Selbststaendige, die ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung online automatisieren moechten

Billomat ist eine Online-Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, mit der Du E-Rechnungen und XRechnungen erstellen und Deine Rechnungsprozesse automatisieren kannst. Die Software unterstützt Dich dabei, die E-Rechnungspflicht 2025 gesetzeskonform umzusetzen.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen und XRechnungen schreiben
  • Rechnungsmanagement für Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Zahlungszuweisung mit Kontenanbindung
  • Automatisches Mahnwesen und Inkasso
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ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
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ab 19€ pro Monat (jährliche Abrechnung)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#39
Docnova
Docnova
Unternehmen, die E-Rechnungen erstellen, verarbeiten und länderübergreifend Compliance-Vorgaben einhalten müssen

Docnova ist eine KI-gestützte Plattform für E-Rechnung und strukturierte Meldungen, die Compliance-Prozesse automatisiert und Echtzeitprüfungen sowie automatisierte Workflows bietet. Sie ist ViDA-konform, Peppol-fähig und lässt sich mit SAP und anderen ERP-Systemen verbinden.

Kernfunktionen
  • Echtzeitprüfungen und Regelwerke für Compliance
  • Peppol-fähige E-Rechnung
  • Integration mit SAP und weiteren ERP-Systemen
  • Automatisierung von Kreditoren (AP) und Debitoren (AR)
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Preis
Auf Anfrage
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#40
belegFuchs
belegFuchs
Buchhaltung und Rechnungsstellung für Gründer, Selbstständige und kleine Unternehmen

belegFuchs ist eine Buchhaltungs und Rechnungssoftware für Gründer und Selbstständige, mit der Du unter anderem GoBD-konforme E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten kannst.

Kernfunktionen
  • Rechnungen als PDF oder XRechnung erstellen
  • E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten
  • Angebote, Mahnungen und Belege verwalten
  • EÜR, GuV, ZM und Umsatzsteuervoranmeldung erstellen
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Preis
Kostenloser Start und kostenlose Nutzung möglich, weitere Pakete auf der Preisseite
Listenpreis, unverifiziert
#41
Holvi
Holvi
Selbstständige und Teams, die ihre Geschäftsfinanzen inklusive Rechnungsstellung verwalten möchten

Holvi ist eine All-in-One-Lösung für Geschäftsfinanzen mit Geschäftskonto, Buchhaltung sowie Rechnungsstellung und E-Rechnung für Selbstständige und Teams. Du kannst Rechnungen erstellen, versenden, verfolgen und speichern.

Kernfunktionen
  • Erstellen, Versenden, Verfolgen und Speichern von Rechnungen
  • E-Rechnung
  • Sofortige Benachrichtigungen bei bezahlten Rechnungen
  • Belege scannen und speichern
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ab 0 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 09.08.2026
#42
TOPIX
TOPIX Business Software AG
Kleine und mittlere Unternehmen im Mittelstand aus Branchen wie Dienstleistung, Handel, Vermietung, Produktion und mehr.

TOPIX ist eine All-in-One-Plattform für den Mittelstand, die ERP, CRM, Finanzbuchhaltung, HR und Dokumentenmanagement verbindet und eine Schnittstelle für E-Rechnungen bietet. Die Software läuft auf macOS und Windows.

Kernfunktionen
  • E-Rechnung Schnittstelle
  • Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr
  • Auftragsabwicklung und Einkauf
  • CRM und Adressverwaltung
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#43
SuperInvoice
Kleine Unternehmen, Handwerker, Freiberufler und Dienstleister, die E-Rechnungen ohne Office-Software erstellen wollen

SuperInvoice ist eine Windows-Desktop-Rechnungssoftware, mit der du E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellst und versendest. Alle Daten werden lokal auf deinem eigenen Rechner gespeichert und nicht in der Cloud.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellen
  • Versand per E-Mail als PDF, PDF mit XML-Anhang oder reine XML-Datei
  • Verwaltung von Artikeln, Kunden, Rechnungen, Gutschriften, Angeboten und Mahnungen
  • Lokale Speicherung und Archivierung ohne Cloud
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Einmalige Lizenzkosten inklusive kostenfreier Updates, keine monatlichen Gebuehren oder Abo. Kostenfreie Freeware-Version verfuegbar.
Listenpreis, unverifiziert
#44
desk4
desk4
Betriebe aus Handwerk, Dienstleistung, Handel und Vermietung, die eine Warenwirtschaft mit E-Rechnung nutzen möchten

desk4 ist eine cloudbasierte Warenwirtschaft und ERP-Lösung, mit der du unter anderem E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD erstellen kannst. Die Software läuft plattformunabhängig im Browser und per App.

Kernfunktionen
  • E-Rechnung mit XRechnung und ZUGFeRD
  • Verkauf, Einkauf und Lagerverwaltung
  • DATEV Anbindung
  • CRM mit Vorlagen und Dokumentenmanagement
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ab 49€ pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#45
GDI E-Rechnung
GDI Software (Teil der SelectLine Group)
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten

GDI bietet eine Softwarelösung zur elektronischen Rechnungsabwicklung, die die Formate ZUGFeRD und XRechnung unterstützt. Sie ist Teil des GDI Rechnungswesens im modernen ERP-System GDI Vision.

Kernfunktionen
  • Elektronische Rechnungsabwicklung per ZUGFeRD
  • Unterstützung des Formats XRechnung
  • Integration ins GDI Rechnungswesen
  • Finanzbuchhaltung
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Im Abo erhältlich, kostenfreier und unverbindlicher Test möglich
Listenpreis, unverifiziert
#46
Das Programm
Handwerksbetriebe verschiedener Gewerke, etwa Dachdecker, Maler, SHK, Elektriker oder GaLaBau

Eine cloudbasierte All-in-One-Handwerkersoftware, die Büro und Baustelle vernetzt und auf Handy, Tablet und PC läuft. Sie richtet sich an Betriebe verschiedener Gewerke und bietet unter anderem eine Bautagebuch-Funktion.

Kernfunktionen
  • Angebote, Aufträge und Rechnungen
  • KI-Funktionen wie KI-Angebot und KI-Arbeitsbericht
  • Aufmaß und Zeiterfassung
  • Nachkalkulation und Auswertungen in Echtzeit
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ab 39,90 EUR pro Monat und Nutzer
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#47
Rechnung 11
Softwarenetz
Betriebe und Selbstständige, die eine einfache Software zum Schreiben von Rechnungen suchen

Rechnung 11 ist ein einfach zu bedienendes Rechnungsprogramm, mit dem du schnell Rechnungen schreiben kannst. Es umfasst zudem eine Kundenverwaltung und ein Mahnwesen.

Kernfunktionen
  • Rechnungen erstellen
  • Kundenverwaltung
  • Mahnwesen
  • einfache Bedienung
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#48
E-Rechnung
Weise Software GmbH
Unternehmen, die gesetzeskonforme elektronische Rechnungen erstellen und verarbeiten müssen, etwa in Bau, Handwerk, Handel und Verwaltung.

Eine Software zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen wie der XRechnung, die den gesetzlichen Vorgaben ab dem 1. Januar 2025 entspricht. Sie unterstützt Unternehmen bei der digitalen Buchführung und der Erfüllung der E-Rechnungspflicht.

Kernfunktionen
  • E-Rechnungen automatisch prüfen
  • Gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung
  • Unterstützung der digitalen Buchführung
  • Erfüllung der E-Rechnungspflicht ab 2025
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#49
E-Rechnung mit DATEV
DATEV
Kanzleien, Unternehmen, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

DATEV bietet eine Softwarelösung zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen an, die in Kanzleien und Unternehmen genutzt werden kann. Sie ist Teil des cloudbasierten Portfolios von DATEV.

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Grundverständnis

Was eine E-Rechnung Software wirklich leistet

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die du per Mail verschickst. Das ist der erste Punkt, an dem viele Betriebe hängen bleiben. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem maschinenlesbaren Format, den ein anderes System ohne Abtippen weiterverarbeiten kann. Eine E-Rechnung Software erzeugt, empfängt, validiert und archiviert genau diese Datensätze.

In der Praxis bedeutet das drei Dinge. Erstens: Du kannst eine Rechnung erstellen, die den geforderten Formaten entspricht, ohne dass du selbst wissen musst, wie so ein Datensatz technisch aufgebaut ist. Zweitens: Du kannst eingehende E-Rechnungen von deinen Lieferanten lesen und verarbeiten, auch wenn die in einem reinen Datenformat kommen, das ohne Software wie Kauderwelsch aussieht. Drittens: Du legst diese Rechnungen so ab, dass sie den Aufbewahrungspflichten genügen.

Wichtig ist die Abgrenzung zu deiner bestehenden Buchhaltung oder deinem Rechnungsprogramm. Manche Rechnungsprogramme können E-Rechnungen schon von Haus aus, dann brauchst du keine zusätzliche Software. Manche können es nicht, und dann brauchst du entweder ein Update, ein Zusatzmodul oder ein eigenes Werkzeug, das dazwischen sitzt. Bevor du irgendetwas kaufst, klär also, was dein aktuelles System bereits leistet. Sonst zahlst du für Funktionen doppelt.

Feature-Deep-Dive

Diese Funktionen zählen im Alltag

Erzeugen in den gängigen Formaten

Eine brauchbare Software erzeugt die Formate, die im DACH-Raum relevant sind, also die hybriden Varianten, bei denen ein PDF und ein strukturierter Datensatz in einer Datei stecken, und die reinen Datenformate. Der Alltag entscheidet sich daran, ob du eine Rechnung mit wenigen Klicks aus deinen vorhandenen Daten heraus erzeugst oder ob du jedes Feld manuell befüllen musst.

Empfangen und Auslesen

Ab dem Punkt, an dem deine Lieferanten E-Rechnungen schicken, brauchst du eine Anzeige, die dir den Inhalt lesbar aufbereitet. Achte darauf, dass die Software eine reine Datendatei so darstellt, dass du sie prüfen kannst, ohne sie erst irgendwo hochzuladen. Gut ist, wenn Positionen, Steuersätze und Zahlungsziel direkt sichtbar sind.

Validierung

Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, auch wenn sie auf den ersten Blick vollständig wirkt. Eine gute Software prüft gegen die geltenden Regeln und sagt dir, was fehlt, bevor du die Rechnung rausschickst. Ohne diese Prüfung merkst du den Fehler erst, wenn der Empfänger die Rechnung ablehnt.

Schnittstellen

Die Software steht selten allein. Sie muss mit deiner Buchhaltung, deinem Steuerberater und oft mit deinem Warenwirtschaftssystem reden. Frag konkret, welche Exportformate es gibt und ob es eine direkte Anbindung an das System deines Steuerberaters gibt. Ein Datev-Export ist im deutschsprachigen Raum ein häufiges Kriterium.

Archivierung

E-Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden, und zwar im strukturierten Format, nicht als Ausdruck. Eine Software, die die Ablage übernimmt und dir den Zugriff über Jahre sichert, spart dir eine eigene Lösung für diese Pflicht.

Entscheidungshilfe

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Der wichtigste Rat zuerst: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom IT-Dienstleister. Wer eine Rechnung dreimal am Tag schreibt, merkt in fünf Minuten, ob der Ablauf klemmt. Der Chef sieht nur die Hochglanzansicht.

Klär als Nächstes dein Volumen. Ein Betrieb, der zehn Rechnungen im Monat schreibt, braucht etwas anderes als einer mit tausend. Bei kleinem Volumen zählt Einfachheit, bei hohem Volumen zählen Automatisierung und Massenverarbeitung. Kauf nicht die große Lösung, weil sie beeindruckend aussieht, wenn du sie zu neunzig Prozent nie nutzt.

Prüf, ob die Software beide Richtungen abdeckt. Viele denken nur ans Schreiben und vergessen, dass sie ab jetzt auch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen. Wenn deine Lieferanten umstellen, brauchst du die Empfangsseite genauso dringend.

Achte auf die Frage, wo deine Daten liegen und wer darauf zugreift. Bei einer Cloud-Lösung solltest du wissen, in welchem Land die Server stehen und wie der Anbieter mit einem Ausfall umgeht. Bei einer lokalen Installation trägst du die Verantwortung für Backups selbst.

Und ein oft übersehener Punkt: Wie kommst du wieder raus? Frag vor Vertragsabschluss, in welchem Format du deine Rechnungen exportieren kannst, wenn du den Anbieter wechseln willst. Wer dir darauf keine klare Antwort gibt, will dich binden.

Markus Laue
Das sagt unser Experte zu E-Rechnung Software
Markus Laue, Gründer von Toolfolio

Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist, dass Betriebe die Software allein nach dem Versenden aussuchen und das Empfangen komplett vergessen. Dann kommt die erste E-Rechnung von einem Lieferanten rein, und niemand kann sie lesen. Ich habe erlebt, dass solche Rechnungen wochenlang unbearbeitet im Postfach lagen, weil keiner wusste, was er mit der Datei anfangen soll. Denk beide Richtungen von Anfang an mit, dann ersparst du dir dieses Chaos.

Total Cost of Ownership

Übliche Preismodelle bei E-Rechnung Software

Die meisten Anbieter rechnen auf eine von drei Arten ab. Erstens gibt es feste Monats- oder Jahrespauschalen, oft gestaffelt nach Nutzerzahl oder Funktionsumfang. Zweitens gibt es Modelle, die nach der Zahl der verarbeiteten Rechnungen abrechnen, also pro Dokument. Drittens gibt es Einmallizenzen für lokal installierte Software, oft kombiniert mit einer laufenden Wartungsgebühr für Updates.

Was dir keiner auf die erste Preisseite schreibt, sind die Nebenkosten. Dazu gehören Einrichtungsgebühren, Kosten für die Anbindung an deine Buchhaltung, Schulungsaufwand und Gebühren für zusätzliche Nutzer. Bei volumenbasierten Modellen solltest du hochrechnen, was ein Wachstum deines Rechnungsvolumens kostet, sonst überrascht dich die Rechnung im übernächsten Jahr.

Rechne die Gesamtkosten immer über einen Zeitraum von drei Jahren, nicht pro Monat. Ein günstiger Monatspreis mit teurer Einrichtung kann über drei Jahre mehr kosten als eine höhere Pauschale ohne Setup-Gebühr. Und denk an die Zeit deiner Leute: Eine Software, die im Betrieb reibungslos läuft, ist auch dann günstiger, wenn sie im Preisvergleich oben steht, weil sie dir weniger Arbeitszeit frisst.

Ein praktischer Tipp: Frag beim Anbieter konkret nach, welche Kosten anfallen, wenn du in zwei Jahren die doppelte Zahl an Rechnungen hast und einen weiteren Mitarbeiter dazunimmst. Die Antwort zeigt dir, wie fair das Modell wirklich ist.

Aus der Praxis

Fehler, die in der Praxis wirklich passieren

Das PDF-Missverständnis

Der Klassiker: Ein Betrieb glaubt, er verschicke bereits E-Rechnungen, weil er PDFs per Mail versendet. Ein PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Wer das zu spät merkt, muss unter Zeitdruck umstellen.

Nur ans Senden gedacht

Viele planen die Umstellung nur für ausgehende Rechnungen und stellen dann fest, dass plötzlich Lieferanten E-Rechnungen schicken, die sie nicht verarbeiten können. Die Rechnungen liegen dann als unlesbare Datei im Postfach, und die Freigabe hakt.

Keine Absprache mit dem Steuerberater

Es passiert regelmäßig, dass ein Betrieb eine Software kauft, die die Daten nicht so exportiert, wie der Steuerberater sie braucht. Dann tippt jemand die Zahlen doch wieder ab, und der ganze Vorteil ist weg. Sprich vor dem Kauf mit deinem Steuerberater, welches Format er erwartet.

Archivierung als Nachgedanke

Einige archivieren die E-Rechnung als Ausdruck oder als einfaches PDF und werfen das Original weg. Das genügt der Aufbewahrungspflicht nicht. Das Original im strukturierten Format muss erhalten bleiben, und zwar unverändert.

Keine Testphase mit echten Daten

Wer die Software nur mit den Beispieldaten des Anbieters testet, erlebt die Überraschung erst im echten Betrieb. Test die Software mit deinen eigenen Rechnungen, mit deinen Sonderfällen und mit einer Rechnung, die ein Lieferant dir tatsächlich geschickt hat.

Compliance

Rechtliche Anforderungen in DACH

Die rechtlichen Rahmenbedingungen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz, und sie ändern sich mit der Zeit. Deshalb hier keine Fristen und keine Paragrafen, die morgen veraltet sein könnten, sondern die Punkte, die du selbst prüfen musst.

In Deutschland gibt es eine Pflicht zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, die schrittweise eingeführt wird. Zentral ist die Unterscheidung zwischen der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, und der Pflicht, sie zu versenden. Diese beiden Pflichten greifen nicht zwingend zum selben Zeitpunkt. Kläre für deinen Betrieb genau, ab wann welche Pflicht für dich gilt, am besten mit deinem Steuerberater, weil es auf deine Größe und deine Geschäftspartner ankommt.

In Österreich besteht seit Längerem eine E-Rechnungspflicht gegenüber dem Bund über eine zentrale Plattform. Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gelten eigene Regeln. In der Schweiz ist die Lage anders geregelt, hier spielt die E-Rechnung vor allem im Verkehr mit der öffentlichen Hand eine Rolle.

Unabhängig vom Land gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die Aufbewahrungspflichten. Eine E-Rechnung muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert, lesbar und im Original erhalten bleiben. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts musst du sicherstellen können.

Wichtig: Software allein macht dich nicht rechtskonform. Sie ist ein Werkzeug. Die Verantwortung, dass deine Prozesse den Vorgaben entsprechen, bleibt bei dir. Nutze die Software als Hilfe, aber lass die konkrete rechtliche Einordnung von jemandem prüfen, der deine Situation kennt.

Playbook

So gehst du die Auswahl konkret an

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Schreib auf, was dein aktuelles System bereits kann. Ruf beim Anbieter deiner Buchhaltung oder deines Rechnungsprogramms an und frag konkret, ob E-Rechnungen erzeugt und empfangen werden können und ob ein Update oder Zusatzmodul dafür nötig ist. Vielleicht brauchst du gar keine neue Software.

Schritt 2: Anforderungen festlegen

Notier dein monatliches Rechnungsvolumen, die Zahl der Leute, die damit arbeiten, und deine Sonderfälle wie Gutschriften, Teilrechnungen oder Fremdwährungen. Halt fest, welches Exportformat dein Steuerberater braucht. Diese Liste ist dein Maßstab in jeder Demo.

Schritt 3: Vorauswahl treffen

Wähl zwei bis drei Kandidaten aus, die deine Anforderungen abdecken. Sortier alles aus, was nur eine Richtung kann, wenn du beide brauchst.

Schritt 4: Demo mit dem richtigen Menschen

Lass die Person, die täglich damit arbeitet, die Software in der Demo selbst bedienen. Gib ihr eine echte Aufgabe: eine typische Rechnung erstellen, eine empfangene E-Rechnung prüfen, den Export für den Steuerberater erzeugen.

Schritt 5: Mit echten Daten testen

Nutz die Testphase, falls es eine gibt, und arbeite mit deinen eigenen Rechnungen. Test bewusst die Sonderfälle und eine echte Lieferantenrechnung.

Schritt 6: Kosten über drei Jahre rechnen

Hol dir alle Nebenkosten schriftlich: Einrichtung, Schulung, zusätzliche Nutzer, Wachstum. Rechne alles über drei Jahre und vergleich die Gesamtsumme, nicht den Monatspreis.

Schritt 7: Ausstieg klären

Bevor du unterschreibst, klär, wie du deine Daten wieder herausbekommst und in welchem Format. Notier die Kündigungsfrist. Erst danach entscheidest du.

Wenn du diese sieben Schritte gehst, triffst du keine perfekte Entscheidung, aber eine, die zu deinem Betrieb passt. Und das ist mehr wert als jede Empfehlung, die den Alltag deiner Leute nicht kennt.

Häufige Fragen

Was Betriebe uns zu E-Rechnung Software am häufigsten fragen

Ist ein PDF per Mail schon eine E-Rechnung?

Nein. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, den ein anderes System ohne Abtippen verarbeiten kann. Ein reines PDF ohne diesen Datensatz gilt nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Es gibt aber hybride Formate, bei denen ein PDF und ein strukturierter Datensatz in einer Datei kombiniert sind.

Brauche ich überhaupt eine eigene E-Rechnung Software?

Das hängt davon ab, was dein aktuelles System kann. Manche Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme erzeugen und empfangen E-Rechnungen bereits selbst oder über ein Zusatzmodul. Frag deinen Anbieter konkret, bevor du eine separate Lösung kaufst, sonst zahlst du womöglich doppelt.

Muss ich E-Rechnungen auch empfangen können oder nur versenden?

Beides ist relevant. Sobald deine Lieferanten E-Rechnungen schicken, musst du diese lesen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Empfangen und die Pflicht zum Versenden greifen nicht zwingend zum selben Zeitpunkt, deshalb solltest du beide Seiten von Anfang an einplanen.

Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Eine E-Rechnung muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert, lesbar und im Original, also im strukturierten Format, erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein einfaches PDF genügt der Pflicht nicht. Eine gute Software übernimmt die Archivierung und sichert dir den Zugriff über Jahre.

Was kostet eine E-Rechnung Software?

Die Preise hängen vom Modell ab: feste Pauschalen, Abrechnung pro Rechnung oder Einmallizenzen mit Wartungsgebühr. Dazu kommen oft Nebenkosten für Einrichtung, Schulung und zusätzliche Nutzer. Rechne die Gesamtkosten immer über drei Jahre und nicht nur den Monatspreis.

Worauf sollte ich in der Demo achten?

Lass die Person, die später täglich damit arbeitet, die Software selbst bedienen, nicht den Chef oder den IT-Dienstleister. Gib ihr echte Aufgaben wie das Erstellen einer typischen Rechnung, das Prüfen einer empfangenen E-Rechnung und den Export für den Steuerberater. So merkst du schnell, ob der Ablauf im Alltag funktioniert.

Warum sollte ich vor dem Kauf mit meinem Steuerberater sprechen?

Weil die Software die Daten in einem Format exportieren muss, das dein Steuerberater verarbeiten kann. Passt das Format nicht, werden die Zahlen doch wieder abgetippt und der Vorteil ist weg. Kläre außerdem mit ihm, ab wann welche E-Rechnungspflicht für deinen Betrieb konkret gilt.

Wie komme ich später wieder aus einer Software heraus?

Kläre vor Vertragsabschluss, in welchem Format du deine Rechnungen exportieren kannst und wie lange die Kündigungsfrist ist. Ein Anbieter, der darauf keine klare Antwort gibt, will dich binden. Ein sauberer Export deiner Daten sollte selbstverständlich sein.

Käuflich ist ausschließlich die Sichtbarkeit in der gesponserten Zone, immer gekennzeichnet. Die organische Reihenfolge, die Bewertungen und die verifizierten Daten sind nie käuflich und werden serverseitig unabhängig berechnet. Preisangaben tragen Stand und Quelle.