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Modular aufgebaute Software für Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand mit Basis-Finanzbuchhaltung und verschiedenen optionalen Erweiterungen. Die Lösung soll Routinen automatisieren und flexible Integrationsmöglichkeiten bieten.
Webbasierte Buchhaltungssoftware mit Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Die Lösung ist speziell für Online-Handel und weitere Branchen wie Logistik, stationärer Handel und Industrie ausgerichtet.
Modular aufgebaute Speditionssoftware für Logistik, Spedition und Transport, die sich flexibel in verschiedene Organisationsabläufe integrieren lässt. Die Software rationalisiert die Auftragsabwicklung und erhöht die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit.
Das Unternehmen entwickelt und vertreibt spezialisierte Branchenlösungen für Logistik und Spedition sowie Finanzbuchhaltungssoftware. Neben eigenen Lösungen vermittelt es auch marktführende Cloud-ERP-Systeme für den Mittelstand.
Branchensoftware für Speditionen und Transportunternehmen aller Größenordnungen. Die Software deckt administrative Aufgaben vom Angebot bis zur Abrechnung ab und lässt sich modular um spezialisierte Funktionen erweitern.
sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware für Gründer und Selbstständige, mit der du unter anderem rechtskonforme E-Rechnungen erstellen und die E-Rechnungspflicht erfüllen kannst.
Ein kombiniertes Transport- und Dokumenten-Management-System, das Geschäftsprozesse in Spedition, Logistik, Disposition, Versand und Warehousing automatisiert und integriert. Das System besteht aus dem Transportmanagementsystem TDMS translogica und dem Dokumentenmanagementsystem dotiga.
Lexware Office ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige, mit der du unter anderem E-Rechnungen erstellen, empfangen und verwalten kannst. Die Software automatisiert zudem Buchhaltung und Belegerfassung.
Du kannst eine cloudbasierte Logistik- und Speditionssoftware mieten, die verschiedene Module wie Transport Management System, Tourenplanung, Lagerverwaltung und Kundenportale umfasst. Die Plattform wird auch als proLogistik NEO mit AI Control Center angeboten.
Logistiksoftware für verschiedene Speditions- und Logistikanwendungen wie Stückguttransporte, Ladungsverkehr und KEP-Dienste. Das System lässt sich nach Kundenbedarf anpassen und wird von zahlreichen Logistikunternehmen eingesetzt.
bizSoft ist eine Geschäftssoftware, die Unternehmen bei der Verwaltung von Rechnungen, Angeboten, Lagerverwaltung, Buchhaltung und vielen weiteren Aufgaben unterstützt. Die Software ist als Online-Variante oder lokale Installation verfügbar.
Cloud-basierte Plattform für Transportunternehmen mit integrierter KI zur Verwaltung von Aufträgen, Tourenplanung und Disposition. Die Software ermöglicht es, Transportprozesse zu optimieren und manuelle Arbeit zu reduzieren.
WinFuhr® ist eine Speditionssoftware für Transportbetriebe und Speditionen. Sie unterstützt die geschäftlichen Abläufe in Transport- und Logistikunternehmen.
Die Software deckt Transportprozesse für Speditionen und Paketdienste ab. Sie umfasst Funktionen wie Verlade- und Ablieferscannung, Paketmanagement, Sendungsverfolgung, Lademittelverwaltung und innerbetriebliche Transportabwicklung.
Online-Buchhaltungssoftware mit KI-gestützter Automatisierung für Anwaltskanzleien und andere Unternehmen. Die cloudbasierte Lösung automatisiert Belegerfassung, Zahlungsmanagement und Buchhaltungsprozesse mit hohem Automatisierungsgrad.
Webbasierte Cloud-Software für Speditions- und Logistikbetriebe zur Automatisierung von Transportaufträgen, Lagerverwaltung und Disposition. Die Lösung arbeitet browserbasiert und ermöglicht mobiles Arbeiten sowie KI-gestützte Prozessautomatisierung.
Cloud-basierte Transportmanagementsoftware für kleine und mittlere Speditionen. Die Lösung ermöglicht Routenplanung, Auftragsmanagement, Flottenüberwachung und Kostenkontrolle in einer zentralen Plattform.
Transport-Management-System für Speditionen und Logistikunternehmen mit automatisierter Auftragserfassung, Disposition und Abrechnung. Die Software integriert alle relevanten Informationen der Transportkette in einer zentralen Datenverwaltung.
Ein modulares Transportsystem und Dispositionssoftware zur Digitalisierung von Transportprozessen. Die Software unterstützt verschiedene Transportarten, einschließlich Umzugslogistik, von der Auftragserfassung über Planung bis zur Abrechnung.
Speditionssoftware für die Transportabwicklung, die einfache, kreative und flexible Prozessabläufe ermöglicht. Sie wird maßgeschneidert an die Anforderungen des jeweiligen Speditionsbetriebs angepasst.
Eine Buchhaltungssoftware ist erstmal ein Werkzeug, das deine Belege erfasst, deine Konten führt und am Ende die Zahlen ausspuckt, die dein Steuerberater und das Finanzamt sehen wollen. So weit gilt das für jeden Betrieb. Bei einer Spedition kommt aber eine Ebene dazu, die viele beim Kauf unterschätzen.
Im Speditionsalltag entstehen Kosten und Erlöse nicht am Schreibtisch, sondern auf der Straße. Eine einzelne Tour zieht Diesel, Maut, Fahrerlohn, Fährkosten, eventuell Standgelder und Zölle nach sich. Auf der anderen Seite steht der Erlös aus dem Frachtauftrag. Eine gute Buchhaltung für Speditionen muss dir erlauben, diese Kosten sauber einer Fahrt, einem Auftrag oder einem Fahrzeug zuzuordnen. Sonst hast du am Jahresende zwar einen Gewinn, weißt aber nicht, welche Relation ihn gemacht hat und welche ihn gefressen hat.
Der zweite Punkt ist die Schnittstelle zur Auftragswelt. Speditionen arbeiten meist mit einem TMS (Transport Management System) oder einer Dispo-Software. Die Frage ist nicht, ob deine Buchhaltung schön aussieht, sondern ob die Auftragsdaten aus der Dispo ohne Abtippen in die Rechnung und in die Buchhaltung fließen. Wo das nicht klappt, sitzt jemand und überträgt Zahlen von Hand, und genau da entstehen Fehler.
Du solltest die Kategorie also nicht als reine Finanzbuchhaltung verstehen. Es geht um die Brücke zwischen dem, was die Fahrzeuge tun, und dem, was am Ende in der Bilanz steht. Manche Anbieter decken nur die Fibu ab, andere bringen Fakturierung und Kostenrechnung mit. Was du brauchst, hängt davon ab, was dein TMS schon kann.
In einer Spedition kommen Belege aus vielen Richtungen: Tankquittungen von unterwegs, Mautabrechnungen, Werkstattrechnungen, Fährtickets. Eine brauchbare Software liest Belege per OCR ein und schlägt Kontierung und Steuersatz vor. Achte darauf, wie gut das mit ausländischen Belegen funktioniert, denn eine französische oder polnische Tankquittung sieht anders aus als eine deutsche.
Das Herzstück. Du willst Kosten nicht nur auf ein Sachkonto buchen, sondern auf eine Kostenstelle, die einem Fahrzeug, einem Fahrer oder einer Tour entspricht. Frag in der Demo konkret nach: Kann ich eine Mautrechnung auf mehrere Fahrzeuge aufteilen? Kann ich eine Fährkosten einem Auftrag zuordnen? Wenn die Antwort schwammig ist, ist das ein Warnsignal.
Wenn die Software Rechnungen schreibt, muss sie mit den Besonderheiten der Branche umgehen: verschiedene Zahlungsziele je Kunde, Sammelrechnungen über mehrere Touren, Gutschriftsverfahren (der Kunde erstellt die Abrechnung, nicht du). Gerade das Gutschriftsverfahren ist im Speditionsgeschäft verbreitet und wird von reiner Standardsoftware oft schlecht abgebildet.
Speditionen haben oft dünne Margen und lange Zahlungsziele. Wer seine offenen Forderungen nicht im Blick hat, gerät schnell in Liquiditätsprobleme. Die Software sollte dir jederzeit zeigen, wer wie viel schuldet und seit wann. Ein automatisches, aber steuerbares Mahnwesen gehört dazu.
Sobald du grenzüberschreitend fährst, wird die Umsatzsteuer kompliziert. Innergemeinschaftliche Leistungen, Reverse Charge, Steuerbefreiungen bei Ausfuhr. Die Software muss die richtigen Steuerschlüssel anbieten und die Zusammenfassende Meldung unterstützen. Prüf das mit einem realen Auslandsfall aus deinem Betrieb, nicht mit einem Musterbeispiel.
Du brauchst Auswertungen, die dir die Wirtschaftlichkeit zeigen: pro Fahrzeug, pro Relation, pro Kunde. Eine reine Standard-BWA reicht dafür nicht. Schau, ob du eigene Auswertungen bauen kannst oder ob du auf feste Reports festgenagelt bist.
Die wichtigste Schnittstelle ist die zum Steuerberater (DATEV-Format im deutschen Raum) und die zu deinem TMS oder deiner Dispo. Frag nach, ob es eine echte Schnittstelle gibt oder nur einen CSV-Export, den jemand manuell einliest. Das ist ein großer Unterschied im Alltag.
Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebsmenschen des Anbieters. Wenn deine Buchhalterin nach zehn Minuten genervt ist, weil sie für eine simple Buchung fünf Klicks braucht, dann wirst du dieses Problem jeden Tag haben.
Nimm einen echten Monat aus deinem Betrieb: eine Mautabrechnung, eine Auslandsrechnung, eine Sammelrechnung an einen Stammkunden, eine Werkstattrechnung. Bild diese Fälle in der Testphase komplett ab. Musterdaten des Anbieters sind immer so gebaut, dass alles glatt läuft.
Du hast wahrscheinlich schon ein TMS oder eine Dispo-Lösung. Die Buchhaltung muss dazu passen, nicht umgekehrt. Kläre vor dem Kauf, wie die Daten fließen und wer die Schnittstelle einrichtet. Lass dir zeigen, wie ein Auftrag aus der Dispo als Rechnung und dann als Buchung ankommt.
Dein Steuerberater arbeitet am Ende mit den Daten. Frag ihn, in welchem Format er die Buchungen bekommt und ob er mit der Kandidatensoftware Erfahrung hat. Ein Steuerberater, der die Datenstruktur nicht sauber übernehmen kann, kostet dich jeden Monat Zeit und Geld.
Eine Cloud-Lösung bringt dir ortsunabhängigen Zugriff, was für Fahrer und externe Buchhaltung praktisch ist. Eine lokale Installation gibt dir mehr Kontrolle über die Daten, verlangt aber eigene Backups und Wartung. Entscheide anhand deiner IT-Ressourcen, nicht anhand des Trends.
Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist, dass Betriebe die Buchhaltungssoftware isoliert auswählen und die Verbindung zur Dispo erst nach dem Kauf betrachten. Dann sitzt am Ende jemand da und tippt jeden Auftrag von Hand nach, und die Zeitersparnis, die man sich versprochen hat, ist weg. Ich frage in der Beratung immer zuerst: Wie kommen die Auftragsdaten in die Rechnung, ohne dass ein Mensch etwas abschreibt. Wer diese eine Frage vor dem Kauf ehrlich beantwortet, vermeidet den größten Teil des späteren Ärgers.
Der Kaufpreis oder die monatliche Grundgebühr ist selten das, was dich am Ende wirklich kostet. Ich sehe immer wieder Betriebe, die auf die niedrigste Grundgebühr schauen und dann von Zusatzkosten überrascht werden.
Grob gibt es zwei Muster. Entweder zahlst du einmal für eine Lizenz und dann jährlich für Wartung und Updates, oder du zahlst ein laufendes Abo, meist pro Nutzer und Monat. Beim Abo solltest du genau prüfen, ob die Zahl der Nutzer ausreicht oder ob du für jede zusätzliche Person nachzahlst.
Worauf du achten musst, sind Kosten, die nicht in der Grundgebühr stehen: die Einrichtung der Schnittstelle zum TMS, der Import deiner Altdaten, die Schulung deiner Mitarbeiter, zusätzliche Module für Kostenrechnung oder Auslandsumsatzsteuer, und der Support, wenn er nicht im Preis enthalten ist.
Der Wechsel von einer Software zur nächsten kostet Zeit, und Zeit ist Geld. Die Übernahme von Stammdaten, offenen Posten und Buchungshistorie läuft selten automatisch. Kalkuliere die Arbeitsstunden ein, die dein Team dafür braucht, plus die Fehler, die in der Übergangsphase passieren.
Rechne auch die Zeit ein, die deine Leute mit der Software verbringen. Eine Software, die zehn Euro im Monat billiger ist, aber pro Buchung eine Minute mehr kostet, ist bei tausend Buchungen im Monat kein gutes Geschäft. Der teuerste Faktor bei Software ist fast immer die Arbeitszeit, nicht die Lizenz.
Ein Klassiker: Diesel, Maut und Reparaturen landen alle auf wenigen großen Sachkonten ohne Fahrzeugbezug. Am Jahresende steht dann eine große Zahl da, und niemand kann sagen, welcher LKW rote Zahlen schreibt. Wer von Anfang an mit Kostenstellen je Fahrzeug arbeitet, spart sich diese Blindheit.
Ein Betrieb kauft die Software wegen der schönen Buchhaltung und merkt erst nach dem Kauf, dass die Verbindung zum vorhandenen TMS nur über manuellen CSV-Export geht. Ergebnis: Eine Person tippt jeden Tag Aufträge nach. Das hätte man in der Testphase mit einer einzigen Frage geklärt.
Die Software läuft für die deutschen Inlandsrechnungen prima, und dann kommt die erste Rechnung nach Österreich mit Reverse Charge, und der richtige Steuerschlüssel fehlt oder wird falsch angewendet. Das fällt oft erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf, also viel zu spät.
Jeder darf alles, weil das Anlegen von Nutzerrechten in der Einführung zu mühsam schien. Dann ändert ein Disponent aus Versehen eine bereits verbuchte Rechnung, und die Nachvollziehbarkeit ist dahin. Rollen und Rechte gehören von Anfang an sauber eingerichtet.
Bei lokalen Installationen sehe ich es immer wieder: Es gibt eine Backup-Routine, aber niemand hat je geprüft, ob sich die Sicherung auch zurückspielen lässt. Ein Backup, das im Ernstfall nicht funktioniert, ist kein Backup.
In Deutschland gelten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Für dich bedeutet das im Kern: Buchungen müssen nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig sein. Wenn eine Buchung nachträglich geändert wird, muss die Änderung protokolliert werden. Achte darauf, dass die Software ein revisionssicheres Protokoll führt und Belege nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden können.
Die Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen sind lang. Prüf, ob und wie die Software die Archivierung über diese Zeiträume sicherstellt und ob du bei einem Anbieterwechsel deine Daten in einem lesbaren Format herausbekommst. Das Thema Datenexport ist entscheidend, damit du bei einer Betriebsprüfung die Daten im geforderten Format bereitstellen kannst.
In Österreich gibt es vergleichbare Anforderungen an ordnungsmäßige Buchführung, ebenso in der Schweiz mit eigenen Regeln zur Aufbewahrung und zur Buchführungspflicht. Wenn du in mehreren Ländern tätig bist, kläre, ob die Software die jeweiligen nationalen Anforderungen abdeckt.
Beim Thema E-Rechnung solltest du dranbleiben, denn strukturierte elektronische Rechnungsformate werden im geschäftlichen Verkehr zunehmend zur Pflicht. Frag den Anbieter konkret, welche Formate unterstützt werden und ob du Rechnungen sowohl empfangen als auch versenden kannst. Für die Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden Verkehr brauchst du die korrekte Behandlung von innergemeinschaftlichen Leistungen und die Unterstützung der Zusammenfassenden Meldung.
Dazu kommt der Datenschutz. Du verarbeitest personenbezogene Daten von Fahrern, Kunden und Lieferanten. Bei einer Cloud-Lösung solltest du wissen, wo die Server stehen und ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt. Diese Punkte sind kein juristisches Beiwerk, sie schützen dich im Zweifel vor Ärger.
Ein Hinweis in eigener Sache: Ich bin kein Steuerberater und dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Kläre die für deinen Betrieb konkreten Pflichten mit deinem Steuerberater ab.
Schreib auf, welche Systeme du heute nutzt, wo Daten von Hand übertragen werden und welche Auswertungen dir fehlen. Frag die Person, die täglich bucht, was sie nervt. Diese Liste ist deine Anforderungsgrundlage.
Teile die Anforderungen in muss und wäre schön. Muss ist zum Beispiel die Schnittstelle zum vorhandenen TMS und die korrekte Auslandsumsatzsteuer. Wäre schön ist vielleicht ein besonders schönes Dashboard. Ohne diese Trennung verlierst du dich in Nebensächlichkeiten.
Nimm zwei bis drei Kandidaten, die deine Muss-Anforderungen erfüllen. Mehr solltest du nicht gleichzeitig ernsthaft testen, sonst verlierst du den Überblick und die Testphasen überschneiden sich.
Bild einen kompletten realen Monat ab, inklusive der schwierigen Fälle: Auslandsrechnung, Sammelrechnung, Mautaufteilung. Lass die spätere Nutzerin testen und notiere jeden Punkt, an dem sie hängen bleibt.
Lass deinen Steuerberater den Datenexport prüfen und deine IT die Schnittstelle und die Backup-Frage klären. Diese beiden Gespräche verhindern die teuersten Überraschungen nach dem Kauf.
Rechne alle Posten zusammen: Lizenz, Einrichtung, Schulung, Migration und die laufende Arbeitszeit. Vergleiche die Kandidaten auf dieser Gesamtsumme, nicht auf der Grundgebühr.
Plan die Einführung nicht in die stressigste Zeit des Jahres. Richte Nutzerrechte und Kostenstellen von Anfang an sauber ein und prüf nach dem ersten Monat, ob die Zahlen mit der alten Software zusammenpassen.
Häufige Fragen
Der Unterschied liegt in der Zuordnung von Kosten und Erlösen zu Fahrten, Fahrzeugen und Aufträgen. Eine Spedition muss Diesel, Maut und Fährkosten einer Tour oder einem Fahrzeug zurechnen können, um die Wirtschaftlichkeit zu sehen. Außerdem ist die Schnittstelle zur Dispo oder zum TMS wichtiger als bei einem reinen Bürobetrieb.
In den meisten Fällen ja, sonst überträgt jemand die Auftragsdaten von Hand, was Zeit kostet und Fehler produziert. Kläre vor dem Kauf, ob es eine echte Schnittstelle gibt oder nur einen manuellen CSV-Export. Lass dir in der Demo zeigen, wie ein Auftrag aus der Dispo als Rechnung und dann als Buchung ankommt.
Die Grundgebühr ist selten der größte Posten. Rechne zusätzlich mit Kosten für die Einrichtung der Schnittstelle, den Import der Altdaten, Schulungen und eventuell Zusatzmodule. Der teuerste Faktor ist meist die laufende Arbeitszeit, also wie schnell dein Team damit buchen kann.
Eine Cloud-Lösung bietet ortsunabhängigen Zugriff, was für externe Buchhaltung und mobile Nutzung praktisch ist. Eine lokale Installation gibt dir mehr Kontrolle über die Daten, verlangt aber eigene Backups und Wartung. Die Entscheidung sollte von deinen IT-Ressourcen abhängen, nicht vom Trend.
Bei grenzüberschreitenden Leistungen brauchst du die korrekten Steuerschlüssel für innergemeinschaftliche Leistungen und Reverse Charge sowie die Unterstützung der Zusammenfassenden Meldung. Prüf das in der Testphase mit einem echten Auslandsfall aus deinem Betrieb. So merkst du früh, ob die Software die Fälle sauber abbildet.
GoBD-konform heißt, dass Buchungen nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig sein müssen. Nachträgliche Änderungen an Buchungen müssen protokolliert werden, und Belege dürfen nicht einfach überschrieben werden. Achte auf ein revisionssicheres Protokoll und einen sauberen Datenexport für den Fall einer Betriebsprüfung.
Die Person, die später täglich damit arbeitet, sollte testen, nicht der Chef und nicht der Vertrieb des Anbieters. Nutze dabei echte Daten aus deinem Betrieb, inklusive der schwierigen Fälle wie Auslandsrechnungen und Mautaufteilungen. Beziehe zusätzlich deinen Steuerberater für den Datenexport ein.
Plan die Einführung nicht in die stressigste Zeit des Jahres und kalkuliere Arbeitszeit für die Übernahme von Stammdaten und offenen Posten ein. Richte Nutzerrechte und Kostenstellen von Anfang an sauber ein. Prüf nach dem ersten Monat, ob die Zahlen mit der alten Software zusammenpassen.
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