Bilanzsoftware

Datenimport aus der Buchhaltung

Die wichtigste Funktion ist der saubere Import deiner Summen- und Saldenliste. Achte darauf, welche Schnittstellen die Software bedient und ob sie den Standard-Kontenrahmen erkennt, den du nutzt. Wenn du deine Salden manuell abtippen musst, verlierst du nicht nur Zeit, du baust auch Fehlerquellen ein.

Anlagenbuchhaltung und Abschreibungen

Ein Anlagenspiegel, der sich automatisch fortschreibt, spart im Alltag viel. Die Software sollte lineare und degressive Abschreibung beherrschen, geringwertige Wirtschaftsgüter korrekt behandeln und Zu- sowie Abgänge sauber im Anlagenspiegel abbilden. Prüfe, ob du unterschiedliche Nutzungsdauern für Handels- und Steuerbilanz hinterlegen kannst.

Überleitungsrechnung

Wenn Handelsbilanz und Steuerbilanz auseinanderfallen, brauchst du eine Überleitung. Manche Betriebe erstellen eine Einheitsbilanz, andere zwei getrennte Werke. Die Software sollte beide Wege unterstützen und die Differenzen nachvollziehbar dokumentieren.

E-Bilanz-Übermittlung

Die elektronische Übermittlung ans Finanzamt muss die Software beherrschen, wenn du in Deutschland bilanzierst. Wichtig ist, dass die hinterlegte Taxonomie aktuell gehalten wird, denn sie ändert sich jährlich. Frag konkret nach, wie und wann Taxonomie-Updates eingespielt werden.

Vorjahresvergleich und Kennzahlen

Ein brauchbarer Abschluss zeigt die Vorjahreswerte in der Spalte daneben. Darüber hinaus helfen automatisch berechnete Kennzahlen (Eigenkapitalquote, Anlagendeckung), um Zahlen einzuordnen. Das ist kein Muss, aber es erspart dir das Rechnen im Tabellenblatt daneben.

Rückstellungen und Rechnungsabgrenzung

Eine Verwaltung der Rückstellungen, die Bewegungen über die Jahre festhält, ist im Alltag Gold wert. Sonst suchst du jedes Jahr, warum die Steuerrückstellung diesen Wert hat. Gleiches gilt für aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten.

Wer bilanziert bei dir

Die erste Frage: Machst du den Abschluss selbst, oder erstellt ihn dein Steuerberater? Wenn dein Berater den Abschluss macht, richtet sich die Softwarewahl oft nach dessen System, und du brauchst vor allem eine saubere Datenübergabe. Wenn du selbst bilanzierst, brauchst du eine Software, die auch jemand ohne tägliche Praxis bedienen kann.

Lass die richtige Person testen

Wenn eine Demo ansteht, lass die Software von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler des Anbieters. Gib dieser Person eine echte Aufgabe: Importiere die Salden des letzten Jahres und erstelle daraus eine Bilanz. Wenn das in der Demo hakt, hakt es später auch.

Passung zur Betriebsgröße

Eine Software für Konzernabschlüsse ist für einen Handwerksbetrieb überdimensioniert und teuer. Umgekehrt stößt ein schlankes Werkzeug an Grenzen, wenn du mehrere Gesellschaften konsolidieren musst. Ordne dich ehrlich ein, wo du stehst und wo du in drei Jahren realistisch stehst.

Datenübergabe an den Berater

Auch wenn du selbst bilanzierst, will dein Steuerberater die Zahlen prüfen. Kläre, in welchem Format du ihm die Daten geben kannst und ob sein System das lesen kann. Ein Formatbruch an dieser Stelle kostet auf beiden Seiten Zeit.

Updates und Pflege

Steuerrecht und Taxonomien ändern sich jährlich. Frag, wie Updates ausgeliefert werden, ob sie im Preis enthalten sind und wie schnell nach einer Gesetzesänderung reagiert wird. Eine Software ohne gepflegte Aktualisierung ist nach zwei Jahren ein Risiko.

Ich nenne dir hier bewusst keine Zahlen, weil sie sich zu schnell ändern und stark vom Anbieter abhängen. Wichtiger ist, dass du die Modelle verstehst und weißt, wonach du fragen musst.

Die gängigen Modelle

Du findest im Wesentlichen drei Muster. Erstens der Kauf einer Lizenz mit einmaliger Zahlung, oft kombiniert mit einem jährlichen Wartungsvertrag für Updates. Zweitens das Abonnement, bei dem du monatlich oder jährlich zahlst und Updates inklusive hast. Drittens die nutzungsabhängige Abrechnung, etwa pro erstelltem Abschluss oder pro Mandant, was vor allem für Beratungsbetriebe relevant ist.

Die Kosten, die im Angebot fehlen

Der Lizenzpreis ist selten der ganze Preis. Rechne mit Kosten für die Einrichtung, für Schulung der Mitarbeitenden, für den Datenimport aus dem Altsystem und für zusätzliche Module, die du erst später brauchst. Frag konkret, ob die E-Bilanz-Übermittlung im Grundpreis steckt oder ob sie extra kostet.

Was du vor dem Vertrag klären solltest

Kläre, was passiert, wenn du kündigst: Kommst du an deine Daten heran, und in welchem Format? Kläre, ob der Preis pro Nutzer, pro Mandant oder pro Firma gilt. Und kläre, wie sich der Preis über die Jahre entwickelt, denn ein günstiger Einstiegspreis sagt wenig über die Kosten im dritten Jahr.

Der falsche Kontenrahmen beim Import

Ein Klassiker: Die Salden werden importiert, aber der zugrunde liegende Kontenrahmen passt nicht zur Zuordnung in der Bilanzsoftware. Dann landen Posten in falschen Zeilen der Bilanz, und niemand merkt es sofort, weil die Summe stimmt. Prüfe nach jedem Import stichprobenartig, ob einzelne Konten dort gelandet sind, wo sie hingehören.

Niemand pflegt die Anlagenbuchhaltung unterjährig

Viele Betriebe fassen die Anlagenbuchhaltung nur einmal im Jahr an, beim Abschluss. Dann fehlen Zugänge, Abgänge sind nicht erfasst, und der Anlagenspiegel stimmt hinten und vorne nicht. Wer die Anlagen laufend pflegt, spart sich beim Abschluss Tage.

Die Software wird gekauft, aber nicht eingeführt

Ein Betrieb kauft eine leistungsfähige Software und nutzt dann nur zehn Prozent davon, weil niemand die Einführung begleitet hat. Die Person, die damit arbeiten soll, wurde nie geschult, also bleibt sie beim alten Weg. Plane die Einführung als Projekt ein, nicht als Nebensache.

Vorjahreswerte werden nicht übernommen

Beim Wechsel der Software vergessen viele, die Vorjahreswerte sauber zu übertragen. Dann fehlt der Vergleich, und der erste Abschluss im neuen System sieht aus, als hätte der Betrieb bei null angefangen. Überführe die Eröffnungsbilanz und die Vorjahreszahlen bewusst und prüfe sie gegen den letzten Abschluss.

Keine klare Abgrenzung zum Steuerberater

Wenn unklar ist, wer welchen Teil macht, entstehen Doppelarbeit und Lücken. Der Betrieb denkt, der Berater erstellt die Rückstellungen, der Berater denkt, der Betrieb hat das schon erledigt. Halte schriftlich fest, wer für welchen Schritt verantwortlich ist.

Deutschland

Die Rechnungslegung richtet sich nach dem Handelsgesetzbuch. Buchführungspflichtige Betriebe müssen einen Jahresabschluss erstellen, dessen Umfang von der Größenklasse abhängt. Die E-Bilanz ist elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln, im vorgeschriebenen Datenformat nach der jeweils gültigen Taxonomie. Außerdem gelten die GoBD, die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Unveränderbarkeit der Buchführung und an die Aufbewahrung stellen. Prüfe, ob deine Software revisionssicher arbeitet und ob sie einen Verfahrensdokumentation-tauglichen Prozess unterstützt.

Österreich

Hier gilt das Unternehmensgesetzbuch als Grundlage der Rechnungslegung. Der Umfang der Rechnungslegungspflicht hängt von Umsatzschwellen und Rechtsform ab. Die Offenlegung erfolgt für offenlegungspflichtige Gesellschaften beim Firmenbuch. Achte darauf, dass deine Software die österreichischen Vorgaben abbildet, nicht nur die deutschen.

Schweiz

Die Rechnungslegung folgt dem Obligationenrecht. Es gibt eine ordentliche Rechnungslegung und für größere Unternehmen zusätzliche Anforderungen. Die Schweiz kennt keine E-Bilanz im deutschen Sinn, dafür gelten eigene Regeln zur Aufbewahrung und zur Prüfung. Wenn du grenzüberschreitend tätig bist, kläre, welche Regeln für deine jeweilige Gesellschaft gelten.

Was für alle drei gilt

Aufbewahrungsfristen, Unveränderbarkeit der Daten und Nachvollziehbarkeit der Buchungen sind überall zentral. Eine Software, die Daten sicher archiviert und jede Änderung protokolliert, erfüllt hier die Grundvoraussetzung. Die konkreten Fristen und Schwellen solltest du für deinen Fall mit deinem Berater abgleichen, denn sie hängen von Rechtsform und Größe ab.

Schritt 1: Ist-Aufnahme

Schreib auf, wie dein Abschluss heute entsteht. Welches System liefert die Salden, wer macht welche Schritte, wo hakt es jedes Jahr. Diese Liste ist dein Anforderungskatalog, viel wert und in einer Stunde erstellt.

Schritt 2: Rollen klären

Entscheide, ob du selbst bilanzierst oder ob der Berater das übernimmt. Danach richtet sich, ob du eine Vollversion brauchst oder vor allem eine saubere Schnittstelle. Sprich mit deinem Steuerberater, bevor du kaufst, denn seine Präferenz kann dir Arbeit ersparen.

Schritt 3: Zwei bis drei Kandidaten testen

Wähl nicht das erstbeste Werkzeug. Nimm zwei oder drei in die engere Wahl und teste sie mit deinen echten Daten, nicht mit Musterdaten des Anbieters. Import der Salden, Erstellung der Bilanz, Übermittlung im Testmodus: dieser Dreiklang zeigt dir das Meiste.

Schritt 4: Die richtige Person entscheiden lassen

Die Person, die täglich damit arbeitet, hat ein Vetorecht. Wenn sie mit dem Werkzeug nicht zurechtkommt, hilft dir keine Funktionsliste. Ihre Erfahrung aus dem Test wiegt schwerer als jeder Prospekt.

Schritt 5: Vertrag und Ausstieg prüfen

Bevor du unterschreibst, kläre die Punkte aus dem Kostenabschnitt: Was ist enthalten, was kostet extra, wie kommst du bei einer Kündigung an deine Daten. Ein Werkzeug, aus dem du deine Daten nicht sauber herausbekommst, ist eine Falle.

Schritt 6: Einführung als Projekt planen

Setz einen Termin für die Einführung, plane Schulung ein und übertrage die Vorjahreswerte bewusst. Rechne damit, dass der erste Abschluss im neuen System länger dauert als gewohnt. Ab dem zweiten Jahr zahlt sich die Vorarbeit aus.