PIM-Systeme

Datenmodell und Attributverwaltung

Das Herzstück ist das Datenmodell. Du legst fest, welche Attribute deine Produkte haben, welche davon Pflicht sind und welche nur für bestimmte Warengruppen gelten. Eine Schraube braucht andere Felder als ein T-Shirt. Ein gutes PIM lässt dich solche produktgruppenspezifischen Attribute sauber abbilden, ohne dass du für jede Gruppe ein Chaos aus leeren Feldern erzeugst.

Vollständigkeitsanzeige und Freigabe-Workflow

Im Alltag ist die Frage nicht, ob du Daten hast, sondern ob sie vollständig und freigegeben sind. Achte darauf, ob die Software dir pro Produkt und pro Kanal anzeigt, was noch fehlt. Also zum Beispiel: Für den Shop ist dieses Produkt zu 80 Prozent gepflegt, es fehlen noch die englische Beschreibung und zwei Bilder. Ein Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass nichts online geht, bevor jemand es geprüft hat.

Übersetzungen und Kanalabhängigkeit

Wenn du in mehrere Länder verkaufst, brauchst du Mehrsprachigkeit, die im Datenmodell verankert ist. Wichtig ist auch, dass sich Werte pro Kanal unterscheiden können. Der Titel für den Marktplatz darf strenger und keyword-lastiger sein als der im eigenen Shop. Prüfe, ob das System solche kanalabhängigen Werte kann, ohne dass du das Produkt doppelt anlegen musst.

Import, Export und Schnittstellen

Daten kommen rein (vom Lieferanten, aus dem ERP) und gehen raus (in Kanäle). Schau dir an, wie flexibel der Import mit Excel- und CSV-Dateien umgeht, ob es Mapping-Vorlagen gibt und ob du eine echte API hast. Bei Lieferantendaten ist die Frage entscheidend, ob du Formate wie BMEcat oder branchenspezifische Klassifikationen einlesen kannst.

Massenbearbeitung und Regeln

Wer 5000 Produkte pflegt, will nicht 5000 Mal klicken. Massenbearbeitung, Filter und Regeln (zum Beispiel: setze bei allen Produkten dieser Marke automatisch den Herstellerlink) entscheiden darüber, ob die tägliche Arbeit erträglich ist.

Lass die richtige Person die Demo bedienen

Der häufigste Auswahlfehler beginnt in der Demo. Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler des Anbieters. Gib dieser Person eine echte Aufgabe: Lege ein neues Produkt an, füge drei Bilder hinzu, übersetze die Beschreibung, gib es für den Shop frei. Wenn das zäh wird, wird es im Alltag noch zäher.

Bring deine echten Daten mit

Jede Software sieht mit den Musterdaten des Anbieters gut aus. Bring deine eigenen mit: eine typische Excel-Liste vom Lieferanten, ein paar deiner realen Produkte inklusive der hässlichen Sonderfälle. Genau die Produkte mit Varianten, mit fehlenden Feldern, mit Umlauten in den Dateinamen zeigen, ob das System praxistauglich ist.

Schnittstellen konkret klären

Frag nicht, ob eine Anbindung an dein ERP oder deinen Shop möglich ist. Die Antwort ist fast immer ja. Frag, wie sie konkret läuft, ob es dafür einen fertigen Konnektor gibt oder ob ein Dienstleister das für Tagessätze bauen muss, und wer sie pflegt, wenn dein Shop ein Update bekommt. Lass dir eine bestehende Anbindung zeigen, keine PowerPoint.

Skalierung und Rechteverwaltung

Überleg, wo du in zwei Jahren stehst. Kommen mehr Produkte, mehr Sprachen, mehr Kanäle, mehr Nutzer dazu? Prüfe, ob sich Benutzerrechte fein genug einstellen lassen, damit die Aushilfe im Praktikum nicht versehentlich die Preisstruktur überschreibt.

Der Lizenzpreis ist bei einem PIM selten die ganze Rechnung. Ich sehe immer wieder, dass Betriebe nur auf die monatliche Gebühr schauen und die eigentlichen Kostentreiber übersehen.

Verbreitete Abrechnungsmodelle

Üblich sind Modelle nach Anzahl der Nutzer, nach Anzahl der verwalteten Produkte oder Attribute, nach Anzahl der angebundenen Kanäle oder als Kombination daraus. Manche Anbieter setzen auf eine monatliche Miete im Cloud-Modell, andere auf eine einmalige Lizenz plus Wartungsvertrag, wieder andere bieten Open-Source-Kerne, bei denen die Software günstig ist, die Einrichtung und der Support aber Geld kosten. Welches Modell für dich günstiger ist, hängt stark davon ab, ob du viele Nutzer bei wenig Produkten hast oder umgekehrt.

Die versteckten Posten

Die eigentlichen Kosten liegen oft woanders. Die Ersteinrichtung inklusive Datenmodell-Aufbau kann aufwendig sein. Die Datenmigration aus deinen Alt-Systemen kostet Zeit, ob intern oder extern. Schnittstellen zu ERP und Shop werden gern separat berechnet. Und dann ist da die Einarbeitung deines Teams, die nicht auf einer Rechnung steht, aber trotzdem Arbeitszeit frisst.

Mein Rat: Lass dir immer eine Kostenaufstellung für drei Jahre geben, nicht nur den Monatspreis. Frag ausdrücklich, was passiert, wenn du im zweiten Jahr die Produktzahl verdoppelst oder einen weiteren Kanal anbindest. Und kläre, ob es eine Mindestlaufzeit gibt und wie du im Zweifel wieder rauskommst, also ob du deine Daten in einem brauchbaren Format exportieren kannst.

Zu spät gestartet, zu groß geplant

Ein typisches Muster: Der Betrieb wartet, bis das Datenchaos richtig wehtut, und will dann in einem Rutsch alle 20000 Produkte perfekt migrieren. Das Projekt verschluckt sich, weil die Datenqualität in den Alt-Systemen schlechter ist als gedacht. Besser ist, mit einer Warengruppe oder einem Kanal zu starten und daraus zu lernen.

Datenmodell vom Tool diktieren lassen

Manche übernehmen einfach die Standard-Attribute des Anbieters, weil es schneller geht. Ein halbes Jahr später merken sie, dass wichtige Eigenschaften ihrer Produkte gar nicht abbildbar sind, ohne alles umzubauen. Das Datenmodell sollte deine Produkte abbilden, nicht die Vorstellung des Herstellers davon.

Niemand ist verantwortlich

Ein PIM funktioniert nur, wenn klar ist, wer welche Daten pflegt und freigibt. Wenn das nebenbei laufen soll und niemand die Rolle wirklich hat, verrottet das System. Nach einem Jahr sind die Daten wieder so löchrig wie vorher, nur teurer.

Bilder und Assets unterschätzt

Produktbilder in unterschiedlichen Formaten, mit kryptischen Dateinamen, ohne saubere Zuordnung: Das ist oft der Punkt, an dem eine Migration ins Stocken gerät. Kläre früh, wie Bilder benannt und verknüpft werden, sonst hast du schöne Texte, aber leere Bildplätze.

Ein PIM verarbeitet in der Regel Produktdaten, keine personenbezogenen Daten. Trotzdem gibt es Punkte, die du im DACH-Raum beachten solltest.

Datenschutz und Serverstandort

Auch wenn im PIM selbst wenig personenbezogene Daten liegen, fallen Nutzerkonten deiner Mitarbeiter und eventuell Kontaktdaten von Lieferanten an. Kläre nach DSGVO, wo die Daten gehostet werden, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird und ob der Serverstandort für dich passt. Für viele Betriebe ist ein Hosting innerhalb der EU ein klares Auswahlkriterium.

Pflichtangaben im Verkauf

Sobald deine Produktdaten in Verkaufskanäle fließen, hängen an ihnen rechtliche Pflichten. Dazu gehören je nach Produkt Angaben wie Grundpreise, Energieeffizienzkennzeichnungen, Hinweise nach Produktsicherheitsvorschriften oder Herstellerangaben. Ein PIM hilft dir, solche Pflichtfelder zu erzwingen, aber die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt bei dir. Prüfe, ob du Pflichtfelder pro Warengruppe als zwingend markieren kannst.

Barrierefreiheit und neue Vorgaben

Im DACH-Raum gewinnen Anforderungen an die Barrierefreiheit digitaler Angebote an Bedeutung. Das betrifft eher deinen Shop als das PIM direkt, aber gut strukturierte Produktdaten (zum Beispiel Alternativtexte für Bilder) sind die Grundlage dafür. Es lohnt sich, solche Felder von Anfang an im Datenmodell vorzusehen.

Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

Wenn dein PIM auch preisrelevante oder katalogrelevante Daten hält, kann eine Änderungshistorie wichtig sein, um nachvollziehen zu können, wer wann was geändert hat. Frag, ob das System eine Versionierung mitbringt.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Schreib auf, wo deine Produktdaten heute liegen und in welchem Zustand sie sind. Zähl deine Produkte, deine Varianten, deine Sprachen, deine Ausgabekanäle. Das ist die Grundlage für jedes Gespräch mit einem Anbieter und schützt dich davor, zu klein oder zu groß zu kaufen.

Schritt 2: Anforderungen priorisieren

Mach eine Liste mit drei Kategorien: muss, sollte, wäre schön. In die Muss-Spalte gehören nur Dinge, ohne die du nicht arbeiten kannst, zum Beispiel die Anbindung an dein konkretes ERP. Diese Liste verhindert, dass dich eine schicke Demo von einer Funktion überzeugt, die du gar nicht brauchst.

Schritt 3: Testszenario vorbereiten

Bau ein realistisches Testszenario mit deinen echten Daten und deinen echten Sonderfällen. Definiere vorher, welche Aufgaben in der Demo erledigt werden sollen, und lass die Person testen, die später damit arbeitet.

Schritt 4: Zwei bis drei Anbieter vergleichen

Hol dir nicht zehn Angebote, das lähmt die Entscheidung. Zwei bis drei Anbieter, die zu deiner Größe passen, reichen. Vergleiche sie mit demselben Testszenario, damit du Äpfel mit Äpfeln vergleichst.

Schritt 5: Referenzen und Ausstieg klären

Bitte um ein Gespräch mit einem bestehenden Kunden ähnlicher Größe. Frag dort, was in der Einführung schiefgelaufen ist, nicht was gut lief. Und kläre vor Vertragsabschluss, wie du deine Daten wieder herausbekommst, falls es nicht passt.

Schritt 6: Klein starten

Start mit einer Warengruppe oder einem Kanal. Lern aus dem ersten Durchlauf, verfeinere dein Datenmodell und roll dann weiter aus. So merkst du früh, ob das System hält, was es versprochen hat, ohne dein ganzes Sortiment aufs Spiel zu setzen.