B2B-Shopsysteme

Kundenspezifische Preise und Preislisten

Das ist der Kern. Jeder Geschäftskunde muss nach dem Login genau die Preise sehen, die für ihn gelten, inklusive Staffelpreisen und Rabattgruppen. Prüfe in der Demo, ob diese Preise live aus dem ERP kommen oder ob sie im Shop gepflegt werden müssen. Doppelte Pflege ist eine der häufigsten Fehlerquellen.

Mehrere Nutzer pro Kundenkonto mit Rollen

In einem Betrieb bestellt selten nur eine Person. Es gibt den Einkäufer, den technischen Mitarbeiter, der Artikel auswählt, und oft eine Person, die freigibt. Das System sollte pro Firmenkonto mehrere Logins mit unterschiedlichen Rechten zulassen, etwa Bestellwertgrenzen und Freigabeworkflows.

Schnellerfassung und Nachbestellung

B2B-Kunden kaufen oft dieselben Artikel wieder. Eine Funktion, mit der man per Artikelnummer oder hochgeladener Liste (zum Beispiel CSV) einen ganzen Warenkorb füllt, spart enorm Zeit. Ebenso Bestelllisten oder Merklisten, die ein Kunde für wiederkehrende Einkäufe anlegt.

Angebotsfunktion und individuelle Konditionen

Viele B2B-Geschäfte laufen über Angebote. Ein Kunde legt einen Warenkorb an und fordert ein Angebot an, dein Vertrieb passt es an und schickt es zurück. Prüfe, ob dieser Weg im System sauber abgebildet ist, statt ihn per E-Mail nebenher laufen zu lassen.

ERP- und Schnittstellenanbindung

Ohne saubere Schnittstelle bleibt jedes andere Feature Theorie. Achte darauf, welche Anbindungen es zu deinem konkreten ERP gibt, ob per Standardconnector oder per API, und wer die Schnittstelle pflegt, wenn dein ERP ein Update bekommt.

Zahlungsarten für Geschäftskunden

Im B2B ist der Kauf auf Rechnung mit Zahlungsziel oft die wichtigste Zahlungsart, nicht die Kreditkarte. Prüfe, ob das System Rechnungskauf, Zahlungsziele und gegebenenfalls Lastschrift für geprüfte Bestandskunden abbildet.

Lass die Person testen, die später damit arbeitet

Der häufigste Auswahlfehler ist, dass der Chef die Demo sieht und begeistert ist, während die Innendienstmitarbeiterin, die täglich Bestellungen erfasst, nie einen Blick darauf geworfen hat. Lass in der Demo genau die Aufgaben durchspielen, die im Alltag hundertmal am Tag anfallen: Kunde anlegen, Sonderpreis hinterlegen, Bestellung nachträglich ändern.

Prüfe die Anbindung an dein bestehendes System zuerst

Bevor du dich in Design und Funktionsumfang verliebst, klär die Frage, ob und wie das System an dein ERP andockt. Ein Shop mit tollen Funktionen, der nicht mit deiner Warenwirtschaft spricht, kostet dich mehr, als er einbringt. Frag konkret nach Referenzkunden mit demselben ERP.

Denk an deine tatsächliche Kundenstruktur

Wenn du zwanzig Großkunden mit jeweils komplexen Konditionen hast, brauchst du andere Funktionen als bei tausend kleinen Kunden mit Standardpreisen. Mach dir vorher klar, wie viele Nutzer pro Konto, wie viele Preislisten und welche Freigabestufen du wirklich brauchst.

Wachstum realistisch einschätzen

Überleg, wo du in drei Jahren stehst. Ein System, das heute passt, aber bei mehr Artikeln oder mehr Sprachen an Grenzen stößt, zwingt dich zu einem teuren Wechsel. Umgekehrt musst du nicht die größte Lösung kaufen, wenn du sie nie ausreizt.

Die Lizenzgebühr ist selten der größte Posten. Die Gesamtkosten setzen sich aus mehreren Blöcken zusammen, und der teuerste ist oft unsichtbar, bis das Projekt läuft.

Die verbreiteten Modelle

Du triffst meistens auf drei Grundmodelle. Erstens Open-Source-Systeme, bei denen die Software selbst frei ist, du aber für Hosting, Anpassung und Wartung bezahlst. Zweitens Miet- oder SaaS-Modelle mit monatlichen Gebühren, oft gestaffelt nach Umsatz, Bestellvolumen oder Funktionsumfang. Drittens Lizenzmodelle mit einmaliger oder jährlicher Gebühr plus Wartungsvertrag.

Welches günstiger ist, hängt von deinem Fall ab und lässt sich nicht pauschal sagen. Ein SaaS-Modell hat niedrige Einstiegskosten, kann aber bei wachsendem Volumen teuer werden. Ein Open-Source-System wirkt günstig, verschiebt die Kosten aber auf Entwicklung und Betrieb.

Die Posten, die im Angebot oft fehlen

Achte auf diese Positionen, die gern erst später auftauchen: die Einrichtung und Konfiguration, die Anbindung an dein ERP (häufig der größte Einzelposten), die Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung deiner Mitarbeiter, laufende Wartung und Updates sowie die Kosten für Anpassungen, wenn ein Standardfeature nicht ganz passt.

Frag bei jedem Angebot konkret nach, was passiert, wenn dein ERP ein Update bekommt und die Schnittstelle nachgezogen werden muss. Diese Folgekosten stehen selten im ersten Angebot, treffen dich aber jedes Jahr.

Rechne über mehrere Jahre

Vergleiche nicht die monatliche Rate, sondern die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre inklusive Einrichtung und Betrieb. Ein System mit höherer Einrichtung, aber niedrigen laufenden Kosten kann über die Laufzeit günstiger sein als ein billiger Einstieg mit hohen Monatsgebühren.

Der Shop läuft parallel zum Telefon weiter

Ein klassisches Muster: Der Shop ist live, aber die Stammkunden rufen weiter an, weil sie es gewohnt sind und weil im Shop irgendetwas nicht stimmt (falscher Preis, fehlender Artikel). Das Ergebnis ist doppelte Arbeit statt Entlastung. Der Fehler liegt fast immer davor: Die Daten waren beim Start nicht sauber, oder die Kunden wurden nicht mitgenommen.

Preise werden doppelt gepflegt

Wenn kundenspezifische Preise sowohl im ERP als auch im Shop gepflegt werden müssen, entstehen zwangsläufig Abweichungen. Ein Kunde sieht im Shop einen anderen Preis als auf der Rechnung, und schon ist das Vertrauen weg. Kläre vor dem Kauf, dass es genau eine Datenquelle für Preise gibt.

Zu große Lösung für zu kleinen Bedarf

Betriebe kaufen manchmal ein System, das für den zehnfachen Umsatz gebaut ist, weil es auf dem Papier beeindruckt. Die Folge sind hohe Kosten, lange Einführung und eine Oberfläche, in der sich niemand zurechtfindet. Kauf für deinen realen Bedarf plus etwas Puffer, nicht für ein Wunschszenario.

Migration unterschätzt

Die Übernahme von Artikeldaten, Kundendaten und Bestellhistorie ist regelmäßig aufwendiger als geplant. Alte Daten sind oft unvollständig oder uneinheitlich gepflegt. Plane Zeit ein, um die Daten vor der Migration aufzuräumen, sonst nimmst du das Chaos ins neue System mit.

Niemand ist verantwortlich

Ein Shop braucht Pflege: neue Artikel, aktualisierte Beschreibungen, gepflegte Kategorien. Wenn nach dem Launch niemand klar dafür zuständig ist, veraltet der Shop und die Kunden merken es. Bestimme vor dem Start eine verantwortliche Person mit Zeitbudget, nicht nur nebenbei.

Datenschutz

Du verarbeitest personenbezogene Daten deiner Geschäftskunden, also gilt die DSGVO. Achte darauf, wo die Daten gehostet werden und ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet. Wenn Dienstleister außerhalb der EU beteiligt sind, brauchst du eine tragfähige Rechtsgrundlage für den Datentransfer.

Preisangaben und Umsatzsteuer

Im reinen B2B-Geschäft werden Preise üblicherweise netto angezeigt, weil deine Kunden Unternehmen sind. Das musst du aber sauber lösen, inklusive korrekter Umsatzsteuerbehandlung. Bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU spielt die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Rolle. Kläre mit deinem Steuerberater, wie das System die USt-ID prüft und dokumentiert.

Barrierefreiheit

Für digitale Angebote gewinnen Anforderungen an die Barrierefreiheit an Bedeutung, insbesondere durch neuere gesetzliche Regelungen im DACH-Raum. Ob und in welchem Umfang dich das betrifft, hängt von deinem konkreten Fall ab. Prüfe das rechtzeitig, weil nachträgliche Anpassungen aufwendig sind.

Rechnungen und Aufbewahrung

Rechnungen müssen den formalen Anforderungen genügen und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen gewinnen an Bedeutung, und je nach Land und Konstellation gelten unterschiedliche Vorgaben. Prüfe, ob das System die geforderten Rechnungsformate erzeugt und ob die Anbindung an deine Buchhaltung sauber funktioniert.

Ein Hinweis: Ich bin kein Anwalt und das hier ist keine Rechtsberatung. Bei den konkreten Pflichten für deinen Betrieb hol dir eine fachkundige Prüfung, bevor du live gehst.

Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben

Bevor du irgendein System ansiehst, schreib auf, wie eine Bestellung heute wirklich läuft, vom ersten Kontakt bis zur Rechnung. Wer macht was, wo entstehen Fehler, wo geht Zeit verloren. Ohne dieses Bild kaufst du eine Lösung für ein Problem, das du nicht genau kennst.

Schritt 2: Anforderungen priorisieren

Teil deine Anforderungen in drei Gruppen: unverzichtbar, wichtig, nice to have. Kundenspezifische Preise und ERP-Anbindung stehen bei den meisten unter unverzichtbar. Sei ehrlich, was wirklich Pflicht ist, sonst wird die Liste so lang, dass jedes System durchfällt.

Schritt 3: ERP-Frage vorab klären

Sprich mit deinem ERP-Anbieter oder Dienstleister darüber, welche Shopsysteme sich sauber anbinden lassen. Diese Frage grenzt dein Feld oft schon stark ein und spart dir Zeit bei der weiteren Suche.

Schritt 4: Demo mit echten Aufgaben

Gib den Anbietern zwei oder drei konkrete Szenarien aus deinem Alltag und lass sie das in der Demo durchspielen. Lade die Person dazu, die später damit arbeitet. Achte darauf, ob der Anbieter live vorführt oder nur Folien zeigt.

Schritt 5: Gesamtkosten über drei Jahre ausrechnen

Lass dir für jeden Kandidaten alle Kostenblöcke schriftlich geben und rechne sie über drei bis fünf Jahre zusammen: Einrichtung, Anbindung, laufende Gebühren, Wartung, Schulung. Vergleiche diese Summe, nicht die Monatsrate.

Schritt 6: Referenzen mit ähnlichem Profil anrufen

Bitte um zwei Referenzkunden, die deinem Betrieb ähneln, gleiches ERP, ähnliche Größe. Frag dort konkret: Was hat länger gedauert als geplant, was würdet ihr heute anders machen, wie läuft der Support. Diese Gespräche verraten mehr als jede Hochglanzbroschüre.

Schritt 7: Klein starten, dann ausbauen

Wenn möglich, starte mit einer überschaubaren Kundengruppe oder einem Teilsortiment, statt alles auf einmal umzustellen. So findest du Fehler, solange sie noch klein sind, und deine Mitarbeiter gewöhnen sich schrittweise an das System.

Wenn du diese sieben Schritte gehst, triffst du keine perfekte Entscheidung, aber eine, die du nachvollziehen und verteidigen kannst. Und du vermeidest die teuren Fehler, die entstehen, wenn man sich in eine Demo verliebt, bevor man die eigenen Abläufe verstanden hat.