B2B-E-Commerce-Plattformen

Kundenindividuelle Preise und Kataloge

Das ist die Königsdisziplin im B2B. Kunde A zahlt einen anderen Preis als Kunde B, manche Kunden dürfen bestimmte Artikel gar nicht sehen. Prüfe in der Demo, ob die Plattform Preislisten je Kundengruppe, Staffelpreise und vertragliche Sonderkonditionen sauber abbilden kann und ob diese Preise aus dem ERP kommen oder doppelt gepflegt werden müssen. Doppelte Pflege ist eine Fehlerquelle, die dich später Zeit und Vertrauen kostet.

Bestellprozesse für Organisationen

Bei deinem Geschäftskunden sitzen mehrere Menschen. Es gibt jemanden, der Artikel in den Warenkorb legt, und jemanden, der die Bestellung freigibt. Achte auf Mehrbenutzerkonten mit Rollen, auf Freigabe-Workflows und Budgetgrenzen. Ein weiteres Alltagsdetail: Bestelllisten und Wiederbestellung. Wenn ein Kunde regelmäßig dasselbe kauft, muss er das ohne Suche wiederholen können.

Suche und Produktdaten

Bei großen Sortimenten entscheidet die Suche über den Erfolg. Ein Einkäufer, der eine Artikelnummer eingibt, muss sofort das richtige Produkt finden, auch bei Tippfehlern oder wenn er die Herstellernummer statt deiner Nummer kennt. Das steht und fällt mit deinen Produktdaten. Eine gute Suche kann schlechte Daten nicht retten.

Schnittstellen zu ERP und Buchhaltung

Frag konkret, welche Systeme über fertige Konnektoren angebunden sind und was individuell programmiert werden muss. Relevant sind der Abgleich von Beständen, Preisen und Kundenstammdaten sowie die Rückgabe von Auftrag und Rechnung. Kläre auch, ob die Übertragung in Echtzeit läuft oder nur einmal pro Nacht. Bei knappen Beständen macht das einen Unterschied.

Punchout und elektronische Beschaffung

Größere Kunden bestellen aus ihrem eigenen Beschaffungssystem heraus. Sie springen per Punchout in deinen Katalog, füllen den Warenkorb und übergeben ihn zurück in ihr System. Wenn du solche Kunden hast oder gewinnen willst, ist die Unterstützung gängiger Standards ein Ausschlusskriterium, kein Nice-to-have.

Lass die richtige Person testen

Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler des Anbieters. Gib ihr eine echte Aufgabe: einen Kunden mit Sonderpreis anlegen, eine Bestellung mit 15 Positionen erfassen, eine Rechnung nachvollziehen. Was sich in dieser halben Stunde umständlich anfühlt, fühlt sich in einem Jahr wie Sand im Getriebe an.

Rechne mit deinem echten Sortiment

Eine Demo mit zehn schönen Beispielprodukten sagt nichts. Bitte darum, einen Ausschnitt deiner echten Daten zu importieren, gern die kompliziertesten Artikel mit vielen Varianten. So siehst du, ob die Struktur der Plattform zu deiner Realität passt oder ob du deine Daten verbiegen musst.

Prüfe die Abhängigkeit

Frag, wie du wieder herauskommst. Kannst du deine Produktdaten, Kundendaten und Bestellhistorie exportieren, und in welchem Format? Wer diese Frage nicht beantworten will, hat einen Grund. Ein Wechsel ist immer teuer, aber er darf nicht unmöglich sein.

Wer macht die Umsetzung

Eine Plattform ist nur die Hälfte. Die andere Hälfte ist die Einführung. Kläre, ob der Anbieter selbst umsetzt, ob es ein Partnernetz gibt oder ob du eine Agentur brauchst. Frag nach einem konkreten Ansprechpartner und danach, was passiert, wenn nach dem Go-live etwas klemmt.

Der Lizenzpreis ist der Teil, den du im Angebot siehst. Er ist selten der größte Kostenblock. Achte auf die Summe über mehrere Jahre, nicht auf den ersten Monat.

Übliche Abrechnungsmodelle

Häufig findest du eine monatliche oder jährliche Grundgebühr, gestaffelt nach Funktionsumfang. Daneben gibt es Modelle mit umsatzabhängiger Komponente, bei denen der Anbieter am Bestellvolumen mitverdient. Das kann fair sein, solange du klein bist, und teuer werden, wenn du wächst. Rechne durch, was das Modell bei deinem erwarteten Volumen in drei Jahren bedeutet. Manche Systeme rechnen zusätzlich nach Anzahl der Nutzer, der Kundenkonten oder der Artikel.

Die versteckten Blöcke

Die einmalige Einrichtung, die Datenmigration und die Schnittstellenprogrammierung übersteigen den ersten Jahrespreis oft deutlich. Frag konkret nach einem Aufwand für die Anbindung an dein ERP, denn das ist erfahrungsgemäß der Posten mit der größten Unsicherheit. Dazu kommen laufende Kosten für Wartung, Updates, Hosting (falls nicht enthalten) und Support.

Ein Posten, der gern vergessen wird: die interne Arbeitszeit. Datenpflege, Schulung, das Klären von Rückfragen. Diese Stunden tauchen in keinem Angebot auf, sind aber real. Plane sie ein, sonst wundert sich am Ende jemand, warum das Projekt gefühlt teurer war als geplant.

Was du vom Anbieter schriftlich willst

Lass dir die Preise für die Jahre nach der Einführung nennen, nicht nur den Einstieg. Frag, was ein zusätzlicher Nutzer, ein weiteres Sprachpaket oder eine zusätzliche Schnittstelle kostet. Und frag nach den Bedingungen für Preiserhöhungen. Ein Vertrag, der jährliche Anpassungen ohne Deckel erlaubt, ist ein Risiko.

Der Shop läuft, die Daten nicht

Der häufigste Reinfall: Die Plattform ist fertig, aber die Produktdaten sind lückenhaft. Fehlende Bilder, unklare Beschreibungen, falsche Preise. Der Kunde probiert es einmal, findet nicht, was er sucht, und ruft wieder im Innendienst an. Dann hast du den Shop und trotzdem die Telefonarbeit. Die Datenpflege ist keine Nebensache, sie ist das Projekt.

Niemand hat den Innendienst mitgenommen

Wenn Kunden online bestellen, ändert sich die Arbeit im Vertriebsinnendienst. Manche Mitarbeiter fürchten um ihre Rolle und bremsen unbewusst. Wer das Team nicht früh einbindet und erklärt, dass Routine wegfällt und Zeit für Beratung entsteht, bekommt Widerstand statt Rückenwind.

Die Schnittstelle wurde unterschätzt

Ein Betrieb entscheidet sich für eine Plattform wegen der schönen Oberfläche und merkt erst spät, dass die Anbindung an das eigene, gewachsene ERP aufwändiger ist als der ganze Rest. Kläre die Schnittstelle vor der Entscheidung, nicht danach.

Zu groß gestartet

Manche wollen zum Start alles: alle Kunden, alle Artikel, alle Funktionen. Das dauert ewig und geht selten glatt. Sinnvoller ist ein Start mit einer klar abgegrenzten Kundengruppe und einem sauber gepflegten Sortimentsausschnitt. Damit sammelst du Erfahrung, bevor du breit ausrollst.

Ich bin kein Anwalt, und das Folgende ersetzt keine Rechtsberatung. Aber es gibt Punkte, die du kennen musst, bevor du live gehst.

Datenschutz

Auch im B2B verarbeitest du personenbezogene Daten, denn hinter dem Kundenkonto sitzen echte Menschen mit Namen und E-Mail-Adresse. Die DSGVO gilt. Kläre, wo die Daten gehostet werden, und schließe mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Prüfe, ob Dienstleister ausserhalb der EU eingebunden sind, etwa für Analyse oder Hosting.

Pflichtangaben und Vertragstexte

Impressum, Datenschutzerklärung und AGB gehören auf die Plattform. Im B2B kannst du bestimmte Verbraucherschutzregeln anders handhaben als im B2C, etwa beim Widerrufsrecht, aber nur, wenn wirklich ausschließlich Unternehmer bestellen. Wenn du das sicher trennen willst, muss die Plattform die Prüfung der Unternehmereigenschaft unterstützen. Lass die konkrete Ausgestaltung von jemandem prüfen, der sich mit Vertragsrecht auskennt.

Rechnungen und Aufbewahrung

Rechnungen unterliegen Formvorschriften und Aufbewahrungsfristen. In Deutschland gewinnt die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr an Bedeutung, in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln. Kläre, ob die Plattform beziehungsweise dein ERP normkonforme Rechnungen erzeugt und revisionssicher archiviert.

Barrierefreiheit

Für bestimmte digitale Angebote greifen zunehmend Anforderungen an die Barrierefreiheit. Ob und wie das für deinen B2B-Shop gilt, hängt vom Einzelfall ab. Sprich es beim Anbieter an und frag, wie die Plattform mit diesen Anforderungen umgeht, damit du nicht später nachrüsten musst.

Schritt 1: Ist-Aufnahme

Schreib auf, wie heute bestellt wird, wer beteiligt ist und wo es hakt. Zähle deine Artikel, deine Kundengruppen und deine Sonderkonditionen. Notiere, welche Systeme im Hintergrund laufen. Diese eine Seite ist deine Grundlage für jedes Gespräch.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Listen. Muss sind Dinge, ohne die es nicht geht, etwa die ERP-Anbindung oder kundenindividuelle Preise. Kann sind Wünsche, die schön wären. Diese Trennung schützt dich davor, dich von einer Funktion begeistern zu lassen, die du selten brauchst.

Schritt 3: Longlist bauen

Stell drei bis fünf Kandidaten zusammen, die zu deiner Betriebsgröße und deiner Branche passen. Ein System für Konzerne ist für einen Mittelständler oft überdimensioniert und umgekehrt. Nutze dafür die Übersicht auf dieser Seite als Ausgangspunkt.

Schritt 4: Echte Demos mit echten Aufgaben

Gib jedem Anbieter dieselben drei Aufgaben aus deinem Alltag und dieselben Beispieldaten. So werden die Demos vergleichbar. Lass die Person testen, die später arbeitet. Notiere nach jeder Demo direkt, was gut und was umständlich war, sonst verschwimmt alles.

Schritt 5: Kosten über drei Jahre rechnen

Hol schriftliche Angebote inklusive Einrichtung, Migration, Schnittstellen und laufender Kosten. Trag alles in eine Tabelle ein und rechne die Summe über drei Jahre. Erst dann sind die Angebote vergleichbar.

Schritt 6: Referenzen und Ausstieg

Bitte um zwei Referenzkunden ähnlicher Größe und ruf sie an. Frag, was schiefging und wie der Support reagiert. Und lass dir zeigen, wie ein Datenexport aussieht, bevor du unterschreibst.

Schritt 7: Klein starten

Roll mit einer Kundengruppe und einem gepflegten Sortimentsausschnitt aus. Lerne, korrigiere, dann erweitere. Ein sauberer kleiner Start schlägt einen großen, der wackelt.