Grafiksoftware und Bildbearbeitungsprogramme

In Demos werden dir Funktionen gezeigt, die beeindruckend aussehen, aber im Tagesgeschäft kaum vorkommen. Achte stattdessen auf die Dinge, die du wirklich jeden Tag anfasst.

Dateiformate und Kompatibilität

Das ist der Punkt, an dem die meisten Probleme entstehen. Kannst du die Dateien öffnen, die dir Kunden, Druckereien oder Agenturen schicken? Kannst du in den Formaten speichern, die dein Gegenüber braucht? Wenn deine Druckerei ein bestimmtes Format erwartet und deine Software das nicht sauber ausgibt, hilft dir die schönste Oberfläche nichts.

Ebenen und nicht destruktives Arbeiten

Gutes Arbeiten heißt, dass du Änderungen rückgängig machen kannst, ohne das Original zu zerstören. Ebenen, Einstellungsebenen und Verlaufsprotokolle sind dafür entscheidend. Frag in der Demo konkret: Wenn ich in drei Tagen merke, dass die Farbkorrektur zu stark war, wie komme ich da wieder raus?

Stapelverarbeitung

Wenn du zweihundert Produktbilder auf dieselbe Größe bringen und mit einem Wasserzeichen versehen musst, willst du das nicht zweihundertmal von Hand machen. Ob eine Software Aktionen aufzeichnen und auf viele Dateien anwenden kann, entscheidet über Stunden Arbeitszeit pro Woche.

Vorlagen und Wiederverwendung

Gerade im Marketing wiederholt sich vieles. Kannst du Vorlagen anlegen, in denen nur noch Text und Bild getauscht werden? Kannst du Farben und Schriften als feste Bibliothek hinterlegen, damit das Corporate Design nicht bei jedem Mitarbeiter anders aussieht?

Zusammenarbeit

Arbeiten mehrere Personen an denselben Dateien, brauchst du eine Ablage, die das aushält, und idealerweise eine Kommentarfunktion. Kläre, ob die Software Cloud-Speicher voraussetzt oder ob du lokal arbeiten kannst.

Export und Ausgabe

Web und Druck haben unterschiedliche Anforderungen an Farbräume und Auflösung. Prüfe, ob die Software beides sauber trennt und dir beim Export die richtigen Optionen gibt.

Lass die Person testen, die später damit arbeitet

Der häufigste Fehler bei der Auswahl: Der Chef schaut sich die Demo an und entscheidet. Gearbeitet wird aber von jemand anderem. Setz die Person, die täglich damit umgehen soll, in der Testphase an eine echte Aufgabe aus eurem Alltag. Nicht an das Beispiel aus dem Tutorial, sondern an ein reales Produktfoto oder ein reales Flugblatt.

Bewerte die Lernkurve ehrlich

Mächtige Software kann viel, verlangt aber Einarbeitung. Wenn niemand im Betrieb Zeit oder Lust hat, sich wochenlang einzuarbeiten, ist das mächtige Werkzeug die falsche Wahl, egal wie gut es auf dem Papier ist. Frag dich: Wie oft wird das benutzt? Bei täglicher Nutzung lohnt Einarbeitung, bei einmal im Monat eher nicht.

Prüfe die Anbindung an das, was du schon hast

Wo kommen deine Bilder her, wo gehen die fertigen Dateien hin? Wenn deine Website ein bestimmtes System nutzt oder du eng mit einer Agentur zusammenarbeitest, sollte die Software da hineinpassen. Kläre das, bevor du kaufst, nicht danach.

Denk an die Datenhaltung

Wo liegen deine Dateien: lokal, auf einem Server, in der Cloud des Anbieters? Was passiert mit deinen Dateien, wenn du das Abo kündigst? Kommst du dann noch an deine Arbeit heran oder liegen die Daten in einem Format, das nur diese eine Software lesen kann?

Der Kaufpreis ist selten der ganze Preis. Rechne die Gesamtkosten über mehrere Jahre.

Abo gegen Einmalkauf

Viele Programme werden heute im Abo verkauft, monatlich oder jährlich. Das ist planbar und du bekommst laufend Updates, aber du zahlst dauerhaft, auch in Monaten, in denen du die Software kaum anfasst. Daneben gibt es noch Programme mit Einmalkauf. Die kosten vorab mehr, aber du besitzt eine Version. Der Haken: Ein größeres Update ist oft wieder kostenpflichtig. Rechne beide Modelle über drei bis vier Jahre durch, dann siehst du, was für dich günstiger ist.

Kosten pro Arbeitsplatz

Abos werden meist pro Nutzer abgerechnet. Kläre, ob eine Lizenz an eine Person oder an ein Gerät gebunden ist und ob du sie übertragen kannst, wenn jemand den Betrieb verlässt.

Versteckte Nebenkosten

Denk an Schriften, an Bildmaterial aus Stockdatenbanken, an Cloud-Speicher, der irgendwann voll ist, und an Schulungen. Diese Posten stehen nicht im Angebot, summieren sich aber.

Einarbeitungszeit als Kostenfaktor

Die Arbeitszeit, die jemand mit dem Erlernen der Software verbringt, ist echtes Geld. Ein günstigeres Programm, das niemand bedienen kann, wird teurer als eine teurere Lösung, die sofort läuft. Rechne die Einarbeitung mit, wenn du vergleichst.

Zu groß gekauft

Ein Betrieb braucht eigentlich nur Produktfotos zuschneiden und aufhellen, kauft aber die Profisuite mit hundert Funktionen. Die meisten davon werden nie angefasst, die Software ist unübersichtlich, und die Person am Rechner ist frustriert. Kauf für den echten Bedarf, nicht für den, den du in fünf Jahren vielleicht hast.

Keine Ordnung in den Dateien

Jeder speichert, wie er will, es gibt zehn Versionen desselben Logos und keiner weiß, welche die aktuelle ist. Das ist kein Softwareproblem, aber die Software verschärft es. Leg vor dem Start eine klare Ablagestruktur und eine Namenskonvention fest.

Corporate Design läuft auseinander

Ohne feste Farb- und Schriftbibliothek nimmt jeder ungefähr die richtige Farbe. Nach einem Jahr sieht jedes Dokument etwas anders aus. Hinterlege die verbindlichen Werte einmal zentral und arbeite konsequent damit.

Abhängigkeit vom einen Kollegen

Nur eine Person kann die Software, und die ist im Urlaub oder kündigt. Danach steht alles. Sorg dafür, dass mindestens zwei Leute die Grundfunktionen beherrschen, und dokumentiere die wichtigsten Abläufe.

Farben stimmen im Druck nicht

Am Bildschirm sieht alles gut aus, der Druck kommt zu dunkel oder farbstichig zurück. Das liegt fast immer am falschen Farbraum. Kläre mit deiner Druckerei vorher, was sie braucht, und richte die Ausgabe entsprechend ein.

Grafiksoftware berührt mehrere rechtliche Themen, die im Betrieb schnell übersehen werden.

Lizenzrechte an der Software

Prüfe, ob deine Lizenz die gewerbliche Nutzung erlaubt. Manche günstigen oder kostenlosen Programme sind nur für den privaten Gebrauch freigegeben. Im Betrieb brauchst du eine kommerzielle Lizenz, und du solltest die Lizenznachweise geordnet aufbewahren.

Bildrechte und Urheberrecht

Das ist der Bereich mit dem größten Abmahnrisiko. Bilder, die du im Internet findest, darfst du nicht einfach verwenden. Stockbilder haben Lizenzbedingungen, die genau regeln, wofür du sie einsetzen darfst. Prüfe bei jedem Bild die Herkunft und die Lizenz, und dokumentiere das. Das gilt auch für Schriften, denn auch Schriften sind lizenziert.

Personen auf Bildern

Zeigst du erkennbare Personen, brauchst du in der Regel deren Einwilligung. Das betrifft Kundenfotos, Mitarbeiterfotos und Aufnahmen von Veranstaltungen. Diese Einwilligung sollte schriftlich vorliegen. Aus der DSGVO ergibt sich, dass du solche personenbezogenen Daten nicht ohne Rechtsgrundlage verarbeiten darfst.

Datenverarbeitung bei Cloud-Software

Wenn deine Software Dateien in der Cloud speichert und dort personenbezogene Daten enthalten sein können, brauchst du in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Kläre auch, wo die Server stehen. Bei Anbietern außerhalb der EU stellen sich zusätzliche Fragen zur Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung.

KI-Funktionen

Viele Programme bieten inzwischen Funktionen, die Inhalte automatisch generieren oder verändern. Kläre, was mit deinen hochgeladenen Bildern beim Anbieter passiert und ob sie zum Training verwendet werden. Bei generierten Inhalten ist die Rechtslage teils noch unklar, deshalb solltest du hier vorsichtig sein und die Nutzungsbedingungen genau lesen. Ich bin kein Anwalt, bei konkreten Fragen hol dir juristischen Rat.

Schritt eins: Bedarf aufschreiben

Notier über zwei Wochen, welche Grafikaufgaben tatsächlich anfallen und wer sie macht. Nicht schätzen, sondern mitschreiben. Am Ende hast du eine Liste realer Aufgaben statt einer Wunschliste.

Schritt zwei: Kategorie festlegen

Ordne deine Aufgaben den drei Bereichen zu: Pixelbearbeitung, Vektor, Layout. Daraus ergibt sich, ob du ein Programm brauchst oder eine Kombination.

Schritt drei: Zwei bis drei Kandidaten testen

Wähl eine überschaubare Zahl aus und nutze die Testphasen. Mehr als drei parallel zu testen führt zu nichts, weil du sie nicht mehr sauber vergleichst.

Schritt vier: Echte Aufgaben in der Testphase

Gib der Person, die später arbeitet, drei konkrete Aufgaben aus eurem Alltag. Miss, wie lange sie braucht und wo sie hängen bleibt. Das ist aussagekräftiger als jede Funktionsliste.

Schritt fünf: Ausgabe prüfen

Schick eine echte Testdatei an deine Druckerei oder lad sie in dein Website-System. Erst wenn das Ergebnis am Ende der Kette stimmt, weißt du, dass die Software passt.

Schritt sechs: Kosten über drei Jahre rechnen

Trag Lizenzkosten, Speicher, Schriften und geschätzte Einarbeitung zusammen. Vergleich die Kandidaten auf dieser Basis, nicht am Monatspreis.

Schritt sieben: Ablage und Regeln festlegen

Bevor produktiv gearbeitet wird, steht die Ordnerstruktur, die Namenskonvention und die Farb- und Schriftbibliothek. Das kostet einen halben Tag und spart dir monatelang Ärger.

Schritt acht: Wissen verteilen

Sorg dafür, dass mindestens zwei Leute die Grundlagen können, und schreib die wichtigsten Abläufe kurz auf. So bist du nicht von einer Person abhängig.