CSRD-Berichterstattung

Wesentlichkeitsanalyse mit nachvollziehbarer Dokumentation

Die doppelte Wesentlichkeit ist das Herzstück der CSRD. Du bewertest jedes Thema aus zwei Richtungen: Wie wirkt dein Unternehmen auf Umwelt und Gesellschaft, und wie wirken Nachhaltigkeitsthemen finanziell auf dich zurück. Achte darauf, dass die Software diesen Prozess nicht nur abhakt, sondern die Begründung je Thema speichert. Der Prüfer will später sehen, warum du ein Thema als wesentlich oder unwesentlich eingestuft hast.

Datensammlung mit klaren Verantwortlichkeiten

Im Alltag arbeiten selten drei Leute an einem Bericht, sondern zwanzig. Die Software sollte Datenpunkte an konkrete Personen zuweisen können, mit Frist und Statusanzeige. Du willst auf einen Blick sehen, welche Zahlen fehlen und wer gerade blockiert. Ein Kommentarfeld je Datenpunkt hilft mehr als jede schöne Grafik, weil Rückfragen dort landen, wo sie hingehören.

Zuordnung zu den ESRS-Datenpunkten

Die europäischen Standards bestehen aus einer sehr großen Zahl einzelner Datenpunkte. Eine brauchbare Software bildet diese Struktur ab und zeigt dir, welche Punkte für die von dir als wesentlich bewerteten Themen ausgefüllt werden müssen. Ohne diese Zuordnung verlierst du schnell den Überblick, was noch offen ist.

Prüfpfad und Belegverwaltung

Jede Zahl braucht eine Quelle. Die Software sollte es erlauben, an einen Datenpunkt einen Beleg zu hängen (etwa eine Rechnung, einen Export aus dem ERP, eine Berechnung). Genauso wichtig ist eine Änderungshistorie: Wer hat wann welche Zahl geändert. Das brauchst du für die externe Prüfung, und du brauchst es intern, wenn im nächsten Jahr jemand fragt, wie eine Kennzahl zustande kam.

Export und Berichtserzeugung

Am Ende steht ein Bericht, der in den Lagebericht einfließt. Achte darauf, in welchen Formaten die Software exportiert und ob sie die maschinenlesbare Auszeichnung unterstützt, die die CSRD verlangt. Ein reines PDF reicht auf Dauer nicht.

Lass die richtige Person die Demo bedienen

Der häufigste Auswahlfehler ist, dass der Geschäftsführer die Demo klickt und begeistert ist. Später arbeitet aber jemand aus dem Controlling oder dem Nachhaltigkeitsteam täglich damit. Lass in der Demo genau diese Person eine echte Aufgabe durchspielen: einen Datenpunkt anlegen, einen Beleg hochladen, eine Aufgabe an einen Kollegen verteilen. Wenn sie dabei stockt, hast du dein Ergebnis.

Prüfe die Passung zu deiner Unternehmensgröße

Ein Tool, das für Konzerne mit eigener Nachhaltigkeitsabteilung gebaut ist, erschlägt einen Mittelständler mit fünf Standorten. Umgekehrt reicht ein schlankes Tool nicht, wenn du eine komplexe Lieferkette abbilden musst. Frage konkret, mit welchen Unternehmen der Anbieter typischerweise arbeitet, und ob diese deiner Größe ähneln.

Klär die Integration mit deinen bestehenden Systemen

Deine Daten liegen im ERP, in der Lohnbuchhaltung, in Energieabrechnungen. Frage, ob die Software Daten importieren kann oder ob alles von Hand eingetippt wird. Manuelle Eingabe ist nicht per se schlecht, aber du solltest wissen, worauf du dich einlässt, bevor du unterschreibst.

Achte auf die Aktualisierung der Standards

Die ESRS und die Auslegung dazu entwickeln sich weiter. Frage den Anbieter, wie oft er die Datenpunkt-Struktur an neue Vorgaben anpasst und ob das im Preis enthalten ist. Ein Tool, das auf dem Stand der Erstversion einfriert, wird schnell zum Problem.

Bei den Kosten reicht es nicht, auf den Lizenzpreis zu schauen. Die Gesamtkosten setzen sich aus mehreren Teilen zusammen, und der Lizenzpreis ist oft der kleinere davon.

Verbreitete Abrechnungsmodelle

Du triffst meist auf eines dieser Muster: eine jährliche Lizenzgebühr, gestaffelt nach Unternehmensgröße oder Umsatz, ein Preis nach Anzahl der Nutzer, oder ein Modell nach Anzahl der Standorte oder abzudeckenden Themen. Manche Anbieter koppeln den Preis an die Menge der Datenpunkte oder Berichtseinheiten. Frage immer nach, was passiert, wenn du im Laufe des Jahres wächst oder einen Standort dazunimmst.

Die versteckten Kostenblöcke

Der Einführungsaufwand wird häufig unterschätzt. Setup, Einrichtung der Nutzer, Schulung und die erste Wesentlichkeitsanalyse kosten Zeit und oft zusätzliches Geld. Frage, ob das Onboarding im Preis enthalten ist oder als Beratungstag extra berechnet wird. Ein weiterer Block ist die interne Arbeitszeit: Die eigentlichen Kosten der CSRD liegen in den Stunden deiner Mitarbeiter, nicht in der Software. Rechne diese Zeit ehrlich mit.

Fragen, die du vor Vertragsabschluss stellst

Wie lange ist die Mindestvertragslaufzeit? Kommst du an deine Daten heran, wenn du wechseln willst, und in welchem Format? Was kostet ein zusätzlicher Nutzer unterjährig? Sind Updates an neue rechtliche Vorgaben inklusive? Diese vier Fragen ersparen dir später Ärger, den ich in Betrieben oft gesehen habe.

Zuerst das Tool, dann die Analyse

Viele kaufen die Software, bevor sie ihre Wesentlichkeitsanalyse durchdacht haben. Dann sitzen sie vor einem leeren System und wissen nicht, was sie eintragen sollen. Die Reihenfolge ist umgekehrt: erst grob verstehen, welche Themen relevant sind, dann das passende Werkzeug wählen.

Datenverantwortliche werden zu spät eingebunden

Ein klassischer Fall: Das Nachhaltigkeitsteam richtet alles ein und geht dann auf die Kollegen zu, die die Zahlen liefern sollen. Die wissen von nichts, haben keine Zeit eingeplant und liefern verspätet. Bind die Datenlieferanten früh ein, am besten schon bei der Auswahl, damit sie das Tool kennen, bevor die Frist drückt.

Belege werden nachträglich gesucht

Wer Zahlen einträgt und die Belege später nachreichen will, sucht am Ende in alten Ordnern. Trag den Beleg direkt mit der Zahl ein. Die Prüfung fragt nach der Quelle, und wenn du sie nicht sofort findest, verlierst du Tage.

Zu viele Themen als wesentlich eingestuft

Aus Angst, etwas zu übersehen, stufen manche fast alles als wesentlich ein. Das Ergebnis ist ein aufgeblähter Bericht mit hunderten Datenpunkten, die niemand ausfüllen kann. Eine saubere, begründete Eingrenzung spart mehr Arbeit als jedes Feature.

Kein zweites Paar Augen

Ein Betrieb hat den Bericht komplett intern erstellt und erst zur Prüfung gegeben. Der Prüfer hatte grundsätzliche Rückfragen zur Methodik, und es musste vieles neu gemacht werden. Sprich mit deinem Prüfer früh über die Methodik, nicht erst, wenn der Bericht fertig ist.

Die CSRD ist eine EU-Richtlinie und muss von jedem Mitgliedsstaat in nationales Recht überführt werden. Das ist der Punkt, an dem sich Deutschland, Österreich und die Schweiz unterscheiden.

Deutschland

In Deutschland erfolgt die Umsetzung über eine Änderung des Handelsgesetzbuchs. Der Zeitpunkt der Umsetzung und die genaue Ausgestaltung waren zuletzt in Bewegung, unter anderem durch Diskussionen auf EU-Ebene über Erleichterungen und Verschiebungen. Verlass dich deshalb nicht auf einen einmal gelesenen Stand, sondern prüfe die aktuelle Rechtslage, bevor du planst. Maßgeblich ist, ob und ab wann dein Unternehmen unter die Berichtspflicht fällt, was sich nach Größenmerkmalen wie Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl richtet.

Österreich

Österreich setzt die Richtlinie ebenfalls in nationales Recht um, mit eigenen Fristen und einem eigenen Umsetzungsgesetz. Die Größenschwellen orientieren sich an den europäischen Vorgaben, die konkrete nationale Ausgestaltung solltest du beim aktuellen österreichischen Gesetzestext oder bei der Wirtschaftskammer nachlesen.

Schweiz

Die Schweiz ist kein EU-Mitglied und übernimmt die CSRD nicht direkt. Sie hat eigene Regeln zur nichtfinanziellen Berichterstattung im Obligationenrecht. Für Schweizer Unternehmen wird die CSRD dann relevant, wenn sie über Tochtergesellschaften oder Geschäftstätigkeit in der EU indirekt betroffen sind. Prüfe hier besonders sorgfältig, ob und über welchen Weg dich die Pflicht trifft.

Was für die Softwareauswahl folgt

Eine gute CSRD Software sollte die europäischen Standards abbilden, denn die sind der gemeinsame Kern. Achte aber darauf, dass der Anbieter mit den nationalen Umsetzungen im DACH-Raum vertraut ist. Frage konkret, wie er mit Änderungen in der nationalen Gesetzgebung umgeht. Und behalte im Kopf: Rechtsberatung leistet keine Software. Für die verbindliche Einordnung deiner Pflicht brauchst du einen Wirtschaftsprüfer oder Rechtsberater.

Schritt 1: Kläre deine Betroffenheit

Bevor du irgendein Tool ansiehst, kläre mit deinem Wirtschaftsprüfer, ob und ab wann du berichtspflichtig bist. Das entscheidet über den Zeitdruck und den Umfang. Ohne diese Klärung kaufst du ins Blaue.

Schritt 2: Skizziere deine Wesentlichkeitsthemen grob

Mach eine erste, grobe Liste, welche Themen für dein Geschäft relevant sein könnten. Das muss nicht fertig sein, aber du solltest ein Gefühl dafür haben, ob du fünf oder fünfzig Themen bespielst. Das beeinflusst, welche Software passt.

Schritt 3: Erstell eine kurze Anforderungsliste

Schreib auf, was du wirklich brauchst: Wie viele Nutzer? Welche Standorte? Welche Systeme sollen angebunden werden? Wer arbeitet täglich damit? Halte die Liste knapp und ehrlich, damit du nicht für Funktionen zahlst, die niemand nutzt.

Schritt 4: Lade zwei bis drei Anbieter zur Demo

Mehr als drei parallel zu bewerten überfordert dich. Lass in jeder Demo dieselbe echte Aufgabe durchspielen, damit du vergleichen kannst. Nimm die Person mit, die später arbeitet, und lass sie klicken.

Schritt 5: Stell die Kostenfragen schriftlich

Hol dir die Antworten zu Laufzeit, Zusatznutzern, Datenexport und Update-Politik schriftlich. Ein Angebot, das diese Punkte klar beantwortet, sagt viel über den Anbieter aus.

Schritt 6: Plane das Onboarding realistisch

Rechne die interne Zeit ein und leg fest, wer die Datenverantwortlichen einweist. Setz eine Testphase mit echten Daten an, bevor du dich auf ein Tool festlegst. Ein Werkzeug, das in der Testphase im Alltag hakt, wird auch später haken.

Wer diese sechs Schritte diszipliniert durchgeht, trifft eine Entscheidung, die er in zwei Jahren nicht bereut. Die CSRD ist kein Projekt für ein Quartal, sondern ein Prozess, den du jedes Jahr wiederholst. Deshalb zählt weniger, welches Tool heute am meisten Eindruck macht, sondern welches dir die jährliche Wiederholung erträglich macht.