BI-Tools

Datenanbindung

Das ist die Funktion, an der die meisten Projekte scheitern oder gelingen. Prüfe, ob das Tool an deine tatsächlichen Quellen andocken kann. Nicht an theoretisch mögliche, sondern an die, die du hast: dein konkretes ERP, deine Datenbank, deine Dateiformate. Frag nach, ob die Anbindung fertig mitgeliefert wird oder ob jemand sie erst bauen muss. Der Unterschied entscheidet über Aufwand und Folgekosten.

Aktualisierung der Daten

Manche Berichte reichen dir täglich, andere brauchst du live. Kläre, wie oft das Tool die Daten neu einliest und ob das automatisch läuft oder jemand einen Knopf drücken muss. Ein Bericht, der eigentlich aktuell sein soll, aber nur montags aktualisiert wird, führt zu falschen Entscheidungen mitten in der Woche.

Dashboards und Berichte

Achte auf den Unterschied zwischen einem festen Standardbericht und einem Dashboard, das man selbst zusammenstellt. Für den Alltag brauchst du meist beides: feste Berichte, die immer gleich aussehen und für Vergleichbarkeit sorgen, und die Möglichkeit, im Einzelfall selbst tiefer zu graben.

Selbstbedienung durch Fachabteilungen

Ein gutes BI-Tool erlaubt es der Fachabteilung, sich eigene Auswertungen zu bauen, ohne für jede Kleinigkeit die IT zu fragen. Das ist einer der größten Hebel. Prüfe in der Demo, wie schnell jemand ohne technischen Hintergrund eine neue Kennzahl zusammenklickt.

Rechte und Sichtbarkeit

Nicht jeder soll alles sehen. Der Vertriebsleiter Nord soll die Zahlen von Nord sehen, nicht die von Süd. Der Geschäftsführer sieht alles. Kläre, ob sich Zugriffsrechte fein genug einstellen lassen, bis auf Zeilenebene, wenn du das brauchst.

Export und Verteilung

Daten müssen manchmal raus, in eine Präsentation, in eine PDF für den Beirat, in eine Mail, die morgens automatisch an die Filialleiter geht. Prüfe, ob solche automatischen Verteilungen möglich sind, das spart im Alltag viel Handarbeit.

Der erste Punkt: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler des Anbieters. Wenn deine Controllerin in der Testphase nicht selbst einen Bericht bauen kann, wird sie es im Betrieb auch nicht tun, und dann liegt das Tool brach.

Zweiter Punkt: Schau dir an, wie viel Vorarbeit nötig ist, bis der erste sinnvolle Bericht steht. Manche Lösungen zeigen nach zwei Stunden etwas Brauchbares, andere brauchen ein Beratungsprojekt über Monate. Beides kann richtig sein, aber du musst wissen, worauf du dich einlässt.

Dritter Punkt: Prüfe die Abhängigkeit vom Anbieter. Kannst du deine Berichte und deine Datenmodelle mitnehmen, wenn du wechseln willst, oder sitzt du fest. Frag konkret, was passiert, wenn du kündigst und wie du an deine Konfiguration kommst.

Größe und Wachstum berücksichtigen

Wähle nicht das Tool für den Konzern, wenn du zwölf Leute bist, aber wähle auch nicht das Tool, das bei fünfzig Nutzern zusammenbricht, wenn du wächst. Frag den Anbieter nach Kunden in deiner Größenordnung und lass dir zeigen, wie das Tool sich bei größeren Datenmengen verhält.

Interne Fähigkeiten ehrlich einschätzen

Hast du jemanden im Haus, der Datenmodelle versteht, oder nicht. Wenn nicht, brauchst du entweder ein sehr einfaches Tool oder einen verlässlichen Partner, der dich begleitet. Diese Frage vorher ehrlich zu beantworten, erspart dir das teuerste Missverständnis überhaupt.

Der Lizenzpreis ist selten der größte Posten. Trotzdem ist er der einzige, den viele beim Vergleich anschauen. Rechne die gesamten Kosten über mehrere Jahre.

Verbreitete Abrechnungsmodelle

Häufig zahlst du pro Nutzer und Monat. Dabei wird oft zwischen Nutzern unterschieden, die nur Berichte anschauen, und solchen, die Berichte bauen. Die bauenden Lizenzen sind meist deutlich teurer. Andere Modelle rechnen nach Kapazität oder Rechenleistung ab, unabhängig von der Zahl der Nutzer. Was für dich günstiger ist, hängt davon ab, ob viele Leute nur zuschauen oder wenige intensiv arbeiten.

Die versteckten Posten

Die Einführung kostet Geld, entweder als Beratungshonorar oder als Arbeitszeit deiner eigenen Leute. Die Datenanbindung kann aufwendig sein, besonders bei älteren Quellsystemen. Schulungen kommen dazu, sonst nutzt niemand das Tool richtig. Und es gibt laufende Pflege: Berichte müssen angepasst werden, wenn sich im Betrieb etwas ändert.

Rechne außerdem mit dem Aufwand, den es kostet, wenn das Projekt scheitert und du noch einmal von vorn anfängst. Genau deshalb lohnt es sich, in der Auswahl gründlich zu sein, statt schnell.

Wo du beim Preis genau nachfragen solltest

Frag, ob der genannte Preis der Endpreis ist oder ob Module extra kosten. Frag nach der Preisentwicklung bei Verlängerung. Frag, was passiert, wenn du mehr Nutzer hinzufügst, ob es Staffelungen gibt. Und lass dir schriftlich geben, was im Grundpaket enthalten ist und was nicht.

Das Dashboard, das niemand öffnet

Ein Betrieb baut mit viel Aufwand ein schönes Dashboard, und nach drei Wochen schaut niemand mehr rein. Der Grund ist fast immer derselbe: Es beantwortet keine Frage, die jemand morgens tatsächlich hat. Bau Berichte um konkrete Entscheidungen herum, nicht um verfügbare Daten herum.

Zahlen, die nicht zueinander passen

Der Vertrieb liest im BI-Tool eine Umsatzzahl, die Buchhaltung hat eine andere. Beide haben recht, weil sie unterschiedlich definiert sind, mit oder ohne Rabatte, mit oder ohne Rückläufer. Wenn das nicht vorher geklärt ist, verliert das Tool sofort das Vertrauen. Definiere jede Kennzahl schriftlich, bevor du sie einbaust.

Das Projekt am IT-Verantwortlichen aufgehängt

Ein Betrieb macht die Einführung von einer einzelnen technischen Person abhängig, und als die kündigt, versteht niemand mehr das Datenmodell. Sorg dafür, dass mindestens zwei Leute wissen, wie die Berichte gebaut sind, und dass es eine Dokumentation gibt.

Zu groß angefangen

Statt mit einem klaren Anwendungsfall zu starten, will jemand von Anfang an alles abbilden. Das Projekt zieht sich, wird teuer und liefert lange nichts Sichtbares. Fang mit einem Bereich an, der schnell Nutzen zeigt, und bau von dort aus weiter.

BI-Tools verarbeiten oft personenbezogene Daten, etwa wenn du Umsätze pro Mitarbeiter oder Kundendaten auswertest. Damit greift die Datenschutz-Grundverordnung, in der Schweiz das dortige Datenschutzgesetz.

Auftragsverarbeitung

Nutzt du eine Cloud-Lösung, verarbeitet der Anbieter Daten in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Kläre, wo die Daten gespeichert werden. Ein Serverstandort innerhalb der EU macht vieles einfacher. Liegen Daten außerhalb, musst du prüfen, ob die Übermittlung rechtlich abgesichert ist.

Auswertungen über Beschäftigte

Wenn du Leistungsdaten einzelner Beschäftigter auswertest, wird es heikel. Hier ist in Deutschland oft der Betriebsrat einzubinden, sofern vorhanden. Auswertungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, unterliegen der Mitbestimmung. Kläre das früh, sonst baust du Berichte, die du nachher nicht nutzen darfst.

Zugriff und Löschung

Stelle über die Rechteverwaltung sicher, dass nur befugte Personen sensible Daten sehen. Kläre außerdem, wie das Tool mit Löschpflichten umgeht, wenn personenbezogene Daten entfernt werden müssen. Ich bin kein Anwalt, und dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zieh jemanden hinzu, der das für deinen Fall prüft.

Schritt eins: Fragen sammeln

Setz dich mit den Leuten zusammen, die später mit den Zahlen arbeiten, und sammle die Fragen, die sie regelmäßig haben. Nicht die Daten, die Fragen. Diese Liste ist dein Maßstab für alles Weitere.

Schritt zwei: Quellen inventarisieren

Schreib auf, wo die nötigen Daten liegen und in welcher Form. Prüfe dabei gleich, wie sauber diese Daten sind. Oft merkst du hier, dass die eigentliche Arbeit im Aufräumen der Quellen liegt, nicht im Tool.

Schritt drei: Zwei bis drei Kandidaten testen

Wähle eine kleine Auswahl und teste sie an einem echten Anwendungsfall aus deiner Fragenliste, nicht an Demodaten des Anbieters. Lass die spätere Nutzerin selbst arbeiten. Miss, wie lange es dauert, bis ein brauchbarer Bericht steht.

Schritt vier: Gesamtkosten rechnen

Stell für jeden Kandidaten die Kosten über drei Jahre zusammen, inklusive Einführung, Schulung und Pflege. Erst dann vergleichst du auf einer ehrlichen Grundlage.

Schritt fünf: Klein starten, dann ausbauen

Entscheide dich, führe für einen Bereich ein, und lass ihn ein paar Wochen laufen, bevor du das nächste Thema angehst. So lernst du aus dem ersten Durchlauf, bevor der Fehler sich überall wiederholt.

Mit dieser Reihenfolge landest du selten beim glänzendsten Tool, aber meist beim passenden, und das ist im Alltag mehr wert.