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Open-Source-CRM-System mit integriertem Alumni-Management-Modul zur Verwaltung von Absolventenbeziehungen. Die Software unterstützt flexible Konfiguration und verschiedene Einsatzszenarien wie Hochschulmanagement und Verbandsverwaltung.
Eine Plattform für Unternehmen zur Verwaltung von Alumni-Netzwerken, die ehemalige Mitarbeiter mit dem Unternehmen und untereinander verbindet. Die Software zielt darauf ab, Wiedereinstellungen, Kundenakquisition und Personalvermittlung durch Alumni zu fördern.
Gradnet ist eine All-in-one-Plattform für Alumni-Management und Community-Verwaltung. Die Software ermöglicht es Bildungseinrichtungen, ihre Alumni-Netzwerke zu organisieren, zu engagieren und Fundraising durchzuführen.
Ein CRM-System zur Verwaltung und Pflege von Alumnibeziehungen an Hochschulen. Die Software unterstützt Alumnivernetzung, Mentoring, Spendenmanagement und Alumni-Veranstaltungen über eine spezielle Mobile App und ein Portal.
Almabase ist eine cloudbasierte Plattform für Alumni-Engagement und Fundraising, die Organisationen bei der digitalen Vernetzung mit Ehemaligen, Veranstaltungsverwaltung und Online-Spendenkampagnen unterstützt. Das System lässt sich in gängige CRM-Systeme wie Raiser's Edge NXT integrieren.
ND Alumni ist ein vollständiges Software-System zur Verwaltung und Vernetzung von Alumni-Organisationen. Die Lösung kombiniert Website-Management, Mitgliederverwaltung, Kommunikationsfunktionen und Veranstaltungsmanagement in einer integrierten Plattform.
Umfassende Verwaltungssoftware für Bildungseinrichtungen mit integriertem Alumni-Management-Modul. Die Plattform deckt den gesamten Lebenszyklus von Studierenden ab, von der Anmeldung bis zur Alumni-Verwaltung und Vernetzung.
Eine cloudbasierte Plattform zur Verwaltung und Aktivierung von Alumni-Netzwerken. Die Software ermöglicht Organisationen, ihre Alumni zentral zu verwalten, zu vernetzen und zu mobilisieren.
Eine cloudbasierte Softwarelösung für Bildungseinrichtungen zur Verwaltung von Alumnibeziehungen und zum Aufbau von Netzwerken. Die Plattform ermöglicht Kommunikation, Event-Verwaltung und berufliche Vernetzung zwischen Einrichtungen und ihren Absolventen.
Raklet ist eine All-in-One-Plattform zur Verwaltung von Mitgliedschaften und Communities. Die Software richtet sich unter anderem an Alumni-Netzwerke und ermöglicht die Verwaltung von Kontakten, Mitgliedschaften, Engagement und Networking.
Alumnii ist eine Cloud-basierte Plattform, die Mitgliederverwaltung und Alumni-Netzwerk-Funktionen kombiniert. Sie ermöglicht Organisationen, ihre Alumni über ein Online-Netzwerk mit integrierter Webseite zu verwalten und zu betreuen.
Eine anpassbare Online-Community-Plattform für Alumni-Netzwerke mit umfangreichen Verwaltungs- und Engagement-Tools. Die Lösung lässt sich modular erweitern und bietet flexible Funktionen für verschiedene Anforderungen von Bildungseinrichtungen und Organisationen.
Umfassendes Verwaltungssystem für Bildungseinrichtungen mit integrierten Funktionen für Schülerverwaltung, Unterrichtsmanagement und CRM. Das System unterstützt auch Alumni als Benutzergruppe innerhalb der Plattform.
KI-gestützte Plattform für Hochschulen und Universitäten zur Verwaltung von Alumnibeziehungen, Spenderverwaltung und Community-Building. Die Software unterstützt Alumniengagement, Mentoring, Karrieremöglichkeiten und automatisierte Kommunikation über mehrere Kanäle.
EduSys ist eine cloudbasierte Bildungsverwaltungssoftware, die Alumni-Management als eines ihrer Modulangebote bereitstellt. Sie unterstützt Schulen, Colleges und Universitäten bei der Verwaltung ihrer Absolventen und deren Beziehungen zur Institution.
Plattform mit verschiedenen Modulen für Spendenmanagement, Alumni-Engagement und Fundraising-Automatisierung. Die Software unterstützt Organisationen bei der Spenderidentifikation, persönlicher Ansprache und langfristigen Beziehungspflege.
Eine Plattform zur Verwaltung von Alumni-Netzwerken und Mentoring-Programmen. Organisationen können ihre ehemaligen Mitarbeiter, Absolventen oder Partner vernetzen, Mentoring-Programme durchführen und Community-Aktivitäten organisieren.
Eine Plattform zur Verwaltung und Entwicklung von Alumni-Netzwerken, die es Organisationen ermöglicht, ihre ehemaligen Mitglieder zu verbinden und den Austausch von beruflichen Möglichkeiten zu fördern.
Eine Cloud-basierte Plattform für Community Management und Alumni-Engagement, die Verbindungen zwischen Mitgliedern ermöglicht und mit KI-gestützten Automatisierungen arbeitet. Die Software unterstützt Organisationen wie Verbände, Hochschulen und Unternehmen bei der Verwaltung und Aktivierung ihrer Communities.
Cloud-basierte Verwaltungssoftware für Mitgliedschaften, Events und Kommunikation in Verbänden und Organisationen. Du erhältst eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Kontaktdaten, Beitragszahlungen, Veranstaltungen und Mitgliederkommunikation.
Eine Plattform für Mitgliedschaftsverwaltung, die CRM, Kommunikation, Zahlungen, Events und Website-Daten in einem System verbindet. Speziell für Alumni-Organisationen konzipiert, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Mitgliederbindung zu verbessern.
Hoopstr ist eine Alumni-Management-Plattform, die Institutionen dabei unterstützt, ihre Alumni-Netzwerke zu aktivieren und zu verwalten. Die Software ermöglicht es, Ziele wie Stellenvermittlung, Fundraising und Mentoring-Programme umzusetzen.
Eine integrierte Softwarelösung für Alumni-Büros und Alumni-Verbände an Hochschulen, Schulen und Bildungseinrichtungen. Die Plattform ermöglicht es, Alumni-Netzwerke aufzubauen, zu verwalten, Kontakte zu pflegen und Spenden zu akquirieren.
Ein Alumni-Management System ist im Kern eine Datenbank für Beziehungen, die nach dem Abschluss weitergehen. Universitäten, Fachhochschulen, Berufsakademien, aber auch Unternehmen mit Ehemaligennetzwerken (Corporate Alumni) nutzen solche Systeme, um Kontakt zu Menschen zu halten, die die Einrichtung verlassen haben. Der Punkt ist: Diese Menschen sind kein einmaliges Publikum mehr, sondern eine Gruppe, die über Jahrzehnte relevant bleibt, für Spenden, für Mentoring, für Veranstaltungen, für den Ruf der Institution.
Wer glaubt, das lasse sich mit einer Excel-Tabelle und einem Newsletter-Tool abbilden, wird das ein paar Jahre lang tun und dann feststellen, dass niemand mehr weiß, welche Adresse aktuell ist, wer schon gespendet hat und wer bei der letzten Veranstaltung war. Genau da setzt ein solches System an: Es hält den Lebenslauf der Beziehung fest, nicht nur den aktuellen Datensatz.
Ein klassisches CRM denkt in Verkaufschancen und Abschlüssen. Ein Alumni-System denkt in Zugehörigkeit über die Zeit. Es muss Jahrgänge, Studiengänge, Abschlussjahre und Fachbereiche abbilden können, weil genau darüber die Segmentierung läuft. Wenn du zum 25-jährigen Jubiläum eines Jahrgangs einladen willst, brauchst du diese Struktur, nicht nur eine Liste mit E-Mail-Adressen.
Dazu kommt der Aspekt der Selbstpflege: Gute Systeme bieten ein Portal, in dem Alumni ihre eigenen Daten aktualisieren, sich für Gruppen anmelden und untereinander vernetzen. Das ist der eigentliche Hebel, weil die manuelle Datenpflege durch die Institution auf Dauer nicht funktioniert.
Das Herzstück. Wichtig ist nicht die Zahl der Felder, sondern ob du die Historie einer Person siehst: Wann war sie auf welcher Veranstaltung, was hat sie gespendet, welche Rolle hatte sie im Netzwerk. Achte darauf, ob sich mehrere Kontaktwege parallel speichern lassen (private und berufliche Adresse), weil sich beides über die Jahre unabhängig ändert.
Du wirst selten alle anschreiben. Prüfe, ob du dynamische Segmente bauen kannst, die sich automatisch aktualisieren, zum Beispiel alle aus dem Jahrgang 2010, die im Umkreis von 50 Kilometern wohnen. Statische Listen veralten sofort, dynamische Filter bleiben brauchbar.
Einladung, Anmeldung, Teilnehmerliste, Bezahlung bei kostenpflichtigen Events, Erinnerungen. Frag in der Demo konkret nach, ob Teilnehmer sich selbst umbuchen oder abmelden können, ohne dass jemand aus deinem Team eingreifen muss. Diese Kleinigkeit spart im Betrieb erstaunlich viel Zeit.
Bei Bildungseinrichtungen oft der wirtschaftliche Grund für die Anschaffung. Wichtig sind die Nachverfolgung wiederkehrender Spenden, die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen und die Verknüpfung von Spende und Person über die Zeit. Ein System, das jede Spende nur als isolierten Vorgang kennt, hilft dir beim Beziehungsaufbau nicht.
E-Mail-Versand mit Vorlagen, Personalisierung und Auswertung, wer geöffnet und geklickt hat. Achte auf die Zustellbarkeit: Ein integriertes Versandsystem, das über eine reputable Infrastruktur läuft, ist mehr wert als eines, dessen Mails im Spam landen.
Der Bereich, in dem sich Ehemalige selbst einloggen. Je mehr sie dort selbst erledigen (Profil pflegen, Gruppen beitreten, Jobbörse nutzen, sich vernetzen), desto weniger Arbeit hast du. Prüfe, ob das Portal auf dem Handy vernünftig funktioniert, weil die meisten Menschen genau darüber zugreifen.
Fast nie steht das System allein. Es muss oft an das Studierendenverwaltungssystem, die Buchhaltung oder ein bestehendes Verzeichnis andocken. Frag früh, welche Schnittstellen fertig vorhanden sind und was Zusatzentwicklung bedeutet.
Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht von der Leitung, die einmal im Quartal draufschaut. Die Person, die 200 Anmeldungen pro Veranstaltung verwaltet, merkt in fünf Minuten, ob die Oberfläche im Alltag trägt oder nervt.
Schreib dir vor der ersten Demo drei bis fünf konkrete Abläufe auf, die du regelmäßig hast: das Jubiläumsevent, den Halbjahres-Newsletter, die Spendenkampagne. Lass dir genau diese Abläufe zeigen, statt eine allgemeine Präsentation über dich ergehen zu lassen. Anbieter zeigen gern das, was gut aussieht, nicht das, was du brauchst.
Deine bestehenden Daten müssen ins neue System. Frag konkret, in welchem Format der Import läuft, wer die Migration macht und ob das im Preis enthalten ist. Schlechte Migration ist der Grund, warum Projekte schon in den ersten Wochen scheitern.
Wenn mehrere Fachbereiche oder ehrenamtliche Jahrgangssprecher mitarbeiten, brauchst du abgestufte Rechte. Nicht jeder darf alle Daten sehen oder exportieren. Prüfe, ob sich Rollen granular vergeben lassen.
Zähle nicht die Alumni, zähle die Personen, die aktiv im System arbeiten. Danach richtet sich oft der Preis, und danach richtet sich, wie viel Schulung du brauchst.
Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist nicht die falsche Softwarewahl, sondern die fehlende Verantwortlichkeit danach. Ein Team kauft ein starkes System, importiert einmal die Daten und dann fühlt sich niemand mehr zuständig. Nach zwei Jahren ist die halbe Datenbank veraltet und keiner traut ihr mehr. Ich sage jedem: Benenne eine Person mit Namen und plane ihre Zeit ein, bevor du überhaupt über Tools redest. Die beste Software rettet dich nicht, wenn niemand sie pflegt.
Ich nenne hier bewusst keine Zahlen, weil sie je nach Anbieter, Größe und Modul stark schwanken. Wichtiger ist, dass du die Kostenarten kennst, damit dich nichts überrascht.
Drei Muster begegnen dir am häufigsten. Erstens die Abrechnung nach Zahl der verwalteten Kontakte: Je mehr Alumni in der Datenbank, desto höher der Preis. Zweitens die Abrechnung nach aktiven Bearbeitern (den Personen, die im System arbeiten). Drittens Pauschalpakete mit festem Funktionsumfang und Staffelgrenzen. Prüfe beim kontaktbasierten Modell genau, was passiert, wenn deine Datenbank über die Jahre wächst, weil das der Punkt ist, an dem Kosten schleichend steigen.
Der Lizenzpreis ist selten das Ganze. Rechne mit Einrichtungskosten für die Ersteinrichtung und die Datenmigration. Rechne mit Schulungskosten für dein Team. Rechne mit Kosten für Zusatzmodule, die im Grundpreis oft nicht enthalten sind (Fundraising, Portal, Schnittstellen). Und rechne mit dem Aufwand für den laufenden Betrieb: Datenpflege kostet Arbeitszeit, egal wie gut das Tool ist.
Frag nach Kosten für den E-Mail-Versand ab einem bestimmten Volumen, nach Gebühren bei der Zahlungsabwicklung von Spenden und Eventtickets und nach dem Preis für zusätzlichen Speicher, wenn viele Dokumente und Bilder anfallen. Frag auch, was ein Datenexport kostet, falls du das System später wechseln willst. Wenn der Export teuer oder kompliziert ist, sitzt du in der Falle.
Achte auf Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen. Ein Jahr Bindung ist normal, mehrjährige Bindung solltest du dir nur mit einer testbaren Ausstiegsklausel antun. Verlange, dass du in einer echten Testphase mit echten Daten arbeiten kannst, bevor du dich langfristig bindest.
Der häufigste Fall: Ein teures System wird angeschafft, die Daten werden einmal importiert und dann pflegt niemand mehr nach. Nach zwei Jahren ist die Hälfte der Adressen veraltet und niemand traut den Daten mehr. Das Problem ist nie das Tool, sondern die fehlende Verantwortlichkeit. Wenn keine Person namentlich für die Datenqualität zuständig ist, verrottet jede Datenbank.
Ein Team führt gleichzeitig Portal, Fundraising, Events und Newsletter ein und überfordert sich. Besser ist es, mit einem Anwendungsfall zu starten, ihn sauber zum Laufen zu bringen und dann das nächste Modul aufzuschalten.
Ein schönes Alumni-Portal wird gebaut und dann nicht beworben. Die Ehemaligen wissen gar nicht, dass es existiert. Ein Portal lebt davon, dass es einen Grund gibt, es zu besuchen: eine Jobbörse, exklusive Events, ein Netzwerk. Ohne diesen Grund bleibt es leer.
Die alten Daten sind in drei Excel-Dateien, einem alten CRM und den Köpfen von zwei Kolleginnen verteilt. Die Bereinigung vor der Migration wird als Nebensache behandelt und zieht sich dann über Monate. Plane die Datenbereinigung als eigenes Projekt ein, nicht als Beiläufigkeit.
Beim Import merkt man plötzlich, dass für viele Kontakte gar keine dokumentierte Einwilligung zur Nutzung vorliegt. Dann darf man sie eigentlich nicht anschreiben. Dieser Punkt gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Alumni-Daten sind personenbezogene Daten, und damit gilt die DSGVO in Deutschland und Österreich, in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Ich bin kein Anwalt, und das hier ersetzt keine Rechtsberatung, aber die Punkte, die in der Praxis immer wieder auftauchen, kann ich dir nennen.
Du brauchst eine Rechtsgrundlage, um die Daten zu verarbeiten. Oft ist das die Einwilligung, manchmal ein berechtigtes Interesse. Für Newsletter und Werbung brauchst du in der Regel eine dokumentierte Einwilligung. Wichtig: Die Einwilligung muss nachweisbar sein. Prüfe, ob das System festhält, wann und wie eine Person zugestimmt hat.
Alumni haben das Recht, Auskunft über ihre Daten zu bekommen, sie berichtigen und löschen zu lassen und der Verarbeitung zu widersprechen. Das System muss dir erlauben, eine Person vollständig zu exportieren und vollständig zu löschen. Frag, ob eine Löschung wirklich löscht oder nur ausblendet.
Wenn der Anbieter deine Daten in seiner Cloud verarbeitet, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Frag nach dem Serverstandort. Server in der EU sind der einfachere Weg. Werden Daten in Drittländer übertragen, muss der Anbieter die rechtliche Grundlage dafür sauber darlegen können.
Speichere nur, was du brauchst. Die Versuchung, möglichst viele Felder zu füllen, ist groß, aber jedes Datenfeld ist auch eine Pflicht. Lege fest, wie lange du Daten aufbewahrst und wann sie gelöscht werden, gerade bei ausgeschiedenen oder verstorbenen Personen.
Schreib auf, wo deine Daten heute liegen, wer sie pflegt und welche Abläufe du regelmäßig hast. Zähle die aktiven Bearbeiter und schätze die Zahl der Kontakte. Ohne diese Grundlage kannst du keine Angebote vergleichen.
Lege fest, was zuerst laufen muss. Meist ist das die saubere Kontaktdatenbank plus ein Kommunikationskanal. Fundraising und Portal kommen später. Schreib die drei wichtigsten Abläufe so konkret auf, dass du sie in jeder Demo durchspielen kannst.
Mach eine Liste mit Muss-Kriterien und Kann-Kriterien. Muss-Kriterien schließen Anbieter aus, Kann-Kriterien geben Punkte. Trenn diese beiden sauber, sonst verlierst du dich in Details.
Lass dir nicht nur die Standarddemo zeigen, sondern verlange eine Testumgebung mit einem Auszug deiner echten Daten. Erst dann siehst du, ob Import, Segmentierung und Versand mit deiner Realität klarkommen.
Frag nach Einrichtungen ähnlicher Größe, die das System nutzen, und ruf dort an. Kläre schriftlich, wie du im Fall einer Kündigung an deine Daten kommst und in welchem Format. Das entscheidet, ob du frei bleibst oder abhängig wirst.
Bevor du unterschreibst, benenne die Person, die für die Datenpflege verantwortlich ist, und plane ihre Arbeitszeit dafür ein. Ein System ohne verantwortliche Person wird zum Datenfriedhof, egal wie gut es ist. Das ist die wichtigste Entscheidung, und sie hat mit der Software am wenigsten zu tun.
Häufige Fragen
Ein Alumni-Management System ist eine Software, die Bildungseinrichtungen und Unternehmen nutzen, um Kontakt zu Ehemaligen über Jahre zu halten. Es verwaltet Kontaktdaten, Veranstaltungen, Kommunikation und oft auch Spenden. Anders als ein klassisches CRM denkt es in Jahrgängen und Zugehörigkeit über die Zeit statt in Verkaufschancen.
Für den Anfang scheint das zu genügen, aber nach ein paar Jahren weiß niemand mehr, welche Adressen aktuell sind, wer gespendet hat oder wer bei Events war. Eine Tabelle hält keine Historie und erlaubt keine Selbstpflege durch die Alumni. Genau diese beiden Punkte machen ein dediziertes System sinnvoll.
Die Preise schwanken stark je nach Anbieter, Zahl der Kontakte, Zahl der Bearbeiter und gebuchten Modulen. Neben dem Abopreis solltest du Einrichtung, Datenmigration, Schulung und mögliche Zusatzmodule einplanen. Verlange vor der Entscheidung ein Angebot, das alle diese Posten benennt.
Zentral sind eine Kontaktdatenbank mit Historie, dynamische Segmentierung, Veranstaltungsmanagement und Kommunikation per E-Mail. Je nach Einrichtung kommen Fundraising und ein Selbstpflege-Portal für Alumni hinzu. Wichtig ist, dass die Funktionen deine konkreten Abläufe abdecken, nicht dass die Featureliste möglichst lang ist.
Alumni-Daten sind personenbezogene Daten, für die in Deutschland und Österreich die DSGVO und in der Schweiz das revDSG gilt. Du brauchst eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, oft eine dokumentierte Einwilligung, besonders für Newsletter. Zudem musst du Auskunft, Berichtigung und Löschung ermöglichen und mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen.
Die Migration wird oft unterschätzt, vor allem wenn Daten in mehreren Tabellen und alten Systemen verteilt liegen. Frag konkret, in welchem Format der Import läuft, wer ihn durchführt und ob er im Preis enthalten ist. Plane die Datenbereinigung als eigenes Projekt ein, nicht als Nebensache.
Meist fehlt ein Grund, das Portal zu besuchen, oder es wurde nach dem Aufbau nicht beworben. Ein Portal lebt von echtem Nutzen wie einer Jobbörse, exklusiven Events oder einem funktionierenden Netzwerk. Ohne diesen Anreiz und ohne aktive Kommunikation bleibt es leer, egal wie gut es gebaut ist.
Kläre schon vor Vertragsabschluss schriftlich, wie und in welchem Format du deine Daten exportieren kannst, falls du das System wechselst. Manche Anbieter machen den Export teuer oder kompliziert, was dich abhängig macht. Ein einfacher, kostenfreier Export ist ein wichtiges Auswahlkriterium.
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