SHK Angebotssoftware

Artikelstamm und Katalogdaten

Das Herzstück ist der Zugriff auf aktuelle Artikeldaten. In der SHK-Branche läuft das meist über Datanorm-Dateien deiner Großhändler oder über Online-Kataloge. Achte darauf, wie leicht du diese Daten einspielst und aktualisierst. Wenn dein Großhändler quartalsweise neue Preise schickt, willst du nicht jedes Mal einen halben Tag mit Import verbringen. Prüfe auch, ob du eigene Artikel und Leistungspositionen anlegen kannst, denn kein Katalog deckt deine Sonderlösungen ab.

Kalkulation mit Lohn und Zuschlag

Ein Angebot, das nur Materialpreise addiert, ist gefährlich. Die Software sollte Lohnminuten pro Position kennen, einen Verrechnungssatz hinterlegen und Zuschläge sauber trennen. Konkret: Du willst sehen können, was dich eine Position im Einkauf kostet, was der Kunde zahlt und was als Deckungsbeitrag übrig bleibt. Manche Betriebe merken erst nach Monaten, dass sie unter ihren realen Lohnkosten kalkuliert haben, weil der Verrechnungssatz nie angepasst wurde.

Textbausteine und Vorlagen

Du schreibst nicht jedes Mal neu, dass eine Badsanierung Staubschutz, Entsorgung und Anfahrt enthält. Textbausteine und Angebotsvorlagen sparen die meiste Zeit im Alltag. Prüfe, ob du ganze Leistungspakete als Vorlage speichern kannst, etwa "Heizungstausch Einfamilienhaus Standard", und diese dann pro Kunde anpasst.

Varianten und Alternativpositionen

Im Bad-Geschäft entscheidend: Der Kunde will die günstige, die mittlere und die gehobene Variante sehen. Eine Software, die Alternativpositionen oder Angebotsvarianten kann, spart dir das dreifache Schreiben. Ohne diese Funktion baust du drei Angebote von Hand und verlierst bei der Pflege den Überblick.

Mobile Nutzung und Aufmaß vor Ort

Viele Angebote entstehen beim Kundentermin. Wenn du direkt vor Ort Positionen erfassen oder ein grobes Angebot skizzieren kannst, gewinnst du Zeit und wirkst professioneller. Achte darauf, ob die mobile Ansicht wirklich bedienbar ist oder nur eine geschrumpfte Desktop-Oberfläche.

Schnittstellen

GAEB für Ausschreibungen, Datanorm für Kataloge, eine Anbindung an deine Buchhaltung oder DATEV: Schnittstellen sind unspektakulär, aber sie entscheiden, ob Daten doppelt getippt werden. Frag konkret nach, welche Formate importiert und exportiert werden können.

Lass die Person testen, die damit arbeitet

Der häufigste Auswahlfehler: Der Chef sieht die Demo, findet sie gut, kauft. Dann sitzt der Meister oder die Bürokraft davor und kommt nicht klar. Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Entscheider. Gib ihr eine echte Aufgabe: "Erstell mir das Angebot für die letzte Badsanierung nach." Dann siehst du in zwanzig Minuten, ob es passt.

Cloud oder lokal

Entscheide früh, ob du eine Cloud-Lösung willst (Zugriff von überall, Anbieter kümmert sich um Updates) oder eine lokale Installation (Daten im Haus, keine Abhängigkeit vom Internet auf der Baustelle). Beides hat Berechtigung. Wenn deine Monteure auf dem Land oft ohne Empfang sind, ist reine Cloud ohne Offline-Modus ein Problem.

Migration deiner bestehenden Daten

Frag, wie deine vorhandenen Artikel, Kunden und Vorlagen ins neue System kommen. Wenn du bei null anfangen musst, kostet das Wochen. Manche Anbieter bieten Importhilfen, andere lassen dich allein. Das gehört in die Auswahlentscheidung, nicht erst nach dem Kauf.

Support in deiner Sprache und Zeitzone

Wenn das Angebot beim Kunden klemmt, brauchst du Hilfe heute, nicht in drei Tagen per Ticket. Prüfe, ob es telefonischen Support gibt, zu welchen Zeiten, und ob er die SHK-Branche versteht oder nur allgemeine Softwarefragen beantwortet.

Skalierung

Ein Ein-Mann-Betrieb hat andere Anforderungen als ein Betrieb mit zehn Monteuren und zwei Bürokräften. Denk daran, wo du in drei Jahren stehst. Eine Software, die bei drei Nutzern günstig ist, aber pro weiterem Nutzer stark aufschlägt, kann dich später teuer werden.

Preise nenne ich hier bewusst nicht, weil sie sich ändern und stark vom Umfang abhängen. Wichtiger ist, dass du die Modelle verstehst und die versteckten Kosten kennst.

Die üblichen Modelle

Du triffst meist auf drei Varianten. Erstens das monatliche oder jährliche Abo pro Nutzer (typisch für Cloud-Lösungen). Zweitens eine einmalige Lizenzgebühr plus jährliche Wartung (typisch für lokale Installationen). Drittens Mischformen mit Grundgebühr und Modulen, die du dazubuchst.

Worauf du bei den Kosten wirklich achten musst

Der Lizenzpreis ist selten das ganze Bild. Rechne folgende Posten mit ein:

• Einrichtung und Migration: Wird das berechnet, und wenn ja, als Pauschale oder nach Aufwand?
• Schulung: Braucht dein Team Einweisung, kostet die extra?
• Katalog-Updates: Sind Datanorm-Importe im Preis oder kostet die Anbindung an bestimmte Großhändler zusätzlich?
• Support: Ist Telefonsupport inklusive oder ein teureres Paket?
• Zusatznutzer: Was kostet der elfte Mitarbeiter?
• Module: Ist die Kalkulation drin, oder ist das ein Aufpreis?

Der Denkfehler bei "günstig"

Eine billige Software, mit der niemand arbeitet, ist teurer als eine mittlere, die läuft. Die eigentlichen Kosten sind die Arbeitsstunden, die im Angebotsprozess versickern. Wenn eine Software dir pro Angebot eine halbe Stunde spart und du hundert Angebote im Jahr schreibst, rechne das gegen die Lizenz. Diese Rechnung solltest du selbst aufstellen, mit deinen echten Zahlen, statt dich auf Werbeversprechen zu verlassen.

Der veraltete Verrechnungssatz

Ein Betrieb hat vor Jahren einen Stundensatz hinterlegt und ihn nie angepasst. Löhne, Fahrzeugkosten, Versicherung: alles gestiegen, der Satz gleich geblieben. Über Monate wurden Angebote knapp unter der eigenen Kostendecke geschrieben. Die Software hat brav gerechnet, nur mit falschen Zahlen. Regel: Prüfe deinen Verrechnungssatz mindestens einmal im Jahr.

Katalog nicht aktualisiert

Ein Klassiker: Die Datanorm-Datei ist ein Jahr alt, die Einkaufspreise haben sich verändert, das Angebot rechnet mit alten Materialpreisen. Der Betrieb gewinnt den Auftrag und zahlt beim Einkauf drauf. Lege einen festen Rhythmus fest, wann Kataloge eingespielt werden, und mach jemanden dafür verantwortlich.

Alle bauen ihre eigenen Vorlagen

Drei Bürokräfte, drei verschiedene Angebotsvorlagen, drei Textstile. Der Kunde bekommt je nach Zufall ein anderes Bild vom Betrieb. Einigt euch auf einen Satz gepflegter Standardvorlagen und macht eine Person verantwortlich fürs Aktualisieren.

Software gekauft, aber nicht eingeführt

Der teuerste Fehler: Lizenz bezahlt, dann nie richtig umgestellt, weil im Tagesgeschäft keine Zeit war. Nach einem Jahr läuft immer noch Excel parallel. Wenn du umstellst, plane einen Stichtag und einen Übergang, an dem das alte System bewusst abgeschaltet wird.

Zu viel Funktion, die keiner nutzt

Manche Betriebe kaufen das große Paket mit Projektmanagement, Zeiterfassung und allem, nutzen aber nur die Angebotsfunktion. Kaufe für das, was du in den nächsten ein bis zwei Jahren wirklich brauchst, nicht für ein hypothetisches Maximum.

Datenschutz und DSGVO

Sobald du Kundendaten verarbeitest (und ein Angebot enthält immer Name, Adresse, oft Objektdaten), gilt die DSGVO. Bei einer Cloud-Lösung brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Frag, wo die Server stehen. Server innerhalb der EU machen die Sache einfacher. Kläre auch, wie lange Daten gespeichert werden und wie du sie im Zweifel löschst oder exportierst.

Aufbewahrungspflichten

Angebote, die zu Aufträgen und Rechnungen werden, unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. In Deutschland gelten für geschäftliche Unterlagen mehrjährige Fristen, in Österreich und der Schweiz gibt es vergleichbare Regelungen mit eigenen Fristen. Die genaue Dauer solltest du mit deinem Steuerberater klären, denn hier ändert sich gelegentlich etwas. Wichtig für die Softwareauswahl: Kannst du Dokumente revisionssicher und langfristig ablegen und wieder auffinden?

Pflichtangaben im Dokument

Ein Angebot ist noch keine Rechnung, aber sobald daraus eine Rechnung wird, gelten die gesetzlichen Pflichtangaben (vollständige Firmierung, Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, korrekter Steuerausweis). Wenn deine Software den ganzen Weg bis zur Rechnung geht, prüfe, ob diese Angaben sauber erzeugt werden. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Vorgaben zum Steuerausweis, achte darauf, wenn du grenzüberschreitend arbeitest.

E-Rechnung

Das Thema elektronische Rechnung gewinnt in DACH an Bedeutung, besonders im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern und zunehmend auch zwischen Unternehmen. Wenn du absehbar strukturierte E-Rechnungen erzeugen musst, prüfe, ob die Software das unterstützt oder eine Anbindung dafür bietet. Die konkreten Fristen und Pflichten entwickeln sich, halte hier über deinen Steuerberater den Stand aktuell.

Schritt 1: Ist-Zustand festhalten

Schreib auf, wie ein Angebot heute bei dir entsteht, von der Anfrage bis zum Versand. Wer macht was, mit welchem Werkzeug, wo hakt es? Notiere die drei größten Zeitfresser. Ohne diese Bestandsaufnahme kaufst du blind.

Schritt 2: Anforderungen priorisieren

Teile deine Wünsche in drei Kategorien: Muss (ohne das geht es nicht, etwa Datanorm-Import), Soll (wichtig, aber verhandelbar) und Kann (nett, wenn dabei). Diese Liste ist dein Maßstab in jeder Demo. Sie verhindert, dass dich eine schicke Funktion vom Wesentlichen ablenkt.

Schritt 3: Drei Anbieter in die engere Wahl

Mehr als drei parallel zu vergleichen wird unübersichtlich. Wähle drei, die zu deiner Betriebsgröße passen, und fordere echte Demos an, keine Werbevideos.

Schritt 4: Echte Aufgabe in der Demo

Gib jedem Anbieter dieselbe Aufgabe aus deinem Alltag, zum Beispiel ein typisches Bad- oder Heizungsangebot. Lass es die Person nachbauen, die später damit arbeitet. Miss die Zeit, achte auf Stolperstellen. Nach drei gleichen Aufgaben kannst du vergleichen.

Schritt 5: Testphase mit echten Daten

Wenn möglich, nutze eine Testphase mit deinen eigenen Artikeln und einem realen Vorgang. Ein Tool im Leerlauf zu testen sagt wenig aus. Erst mit deinen Daten merkst du, ob der Import funktioniert und ob die Kalkulation zu deinem Betrieb passt.

Schritt 6: Gesamtkosten aufstellen

Rechne für die verbleibende Wahl die realen Jahreskosten über drei Jahre, inklusive Einrichtung, Schulung, Support und Zusatznutzern. Vergleiche das gegen die Zeit, die du sparst. Erst dann triffst du eine Entscheidung, die auch in zwei Jahren noch trägt.

Schritt 7: Einführung planen

Leg einen Stichtag fest, schule dein Team vor dem Start, nicht danach, und benenne eine Person, die im Betrieb Ansprechpartner ist. Plane, wann das alte System abgeschaltet wird. Eine gute Software ohne saubere Einführung bringt dir nichts.