Schlosserei Software

Angebots- und Auftragsverwaltung

Das Herzstück. Wichtig ist, dass du Positionen mit Material und Arbeitszeit hinterlegen kannst und dass sich aus einem Angebot per Klick ein Auftrag und daraus später eine Rechnung erzeugen lässt, ohne alles neu einzugeben. Achte darauf, ob du Textbausteine für wiederkehrende Leistungen (Türblatt austauschen, Zaunfeld setzen) speichern kannst. Das spart bei jedem Angebot Minuten, die sich über das Jahr summieren.

Mobile Nutzung auf der Baustelle

Dein Monteur steht auf der Baustelle, nicht am Schreibtisch. Prüfe, ob die App auch ohne stabiles Netz funktioniert und Daten später synchronisiert. Aufmaß erfassen, Fotos zum Auftrag hängen, Unterschrift des Kunden auf dem Tablet: das sind die Dinge, die draußen wirklich gebraucht werden. Eine reine Weboberfläche, die im Funkloch nur einen Ladebalken zeigt, ist im Feld wertlos.

Zeiterfassung und Nachkalkulation

Hier trennt sich Spreu vom Weizen. Die Zeiterfassung muss so einfach sein, dass sie tatsächlich genutzt wird. Wenn der Geselle nach Feierabend im Auto drei Menüs durchklicken muss, um zwei Stunden zu buchen, passiert es nicht. Entscheidend ist danach die Nachkalkulation: Du willst sehen, ob der Auftrag, den du kalkuliert hast, am Ende auch verdient hat oder ob du Stunden verschenkt hast.

Material und Bestellwesen

Profilstahl, Beschläge, Bleche: Wenn die Software Materiallisten aus dem Auftrag ableiten und daraus Bestellungen erzeugen kann, sparst du Doppelarbeit. Manche Lösungen bilden auch ein einfaches Lager ab. Frage dich ehrlich, ob du das brauchst oder ob es nur ein weiteres System ist, das gepflegt werden will.

Wartung und wiederkehrende Aufträge

Gerade bei Toren, Türen und Feststellanlagen steckt Geld in wiederkehrenden Wartungen. Eine Software, die dich an fällige Wartungstermine erinnert und den Wartungsvertrag mit Historie verwaltet, macht aus einmaligen Kunden regelmäßige Umsätze.

Schnittstellen

Ohne saubere Übergabe an die Buchhaltung (etwa DATEV) tippst du Rechnungen ein zweites Mal ab oder dein Steuerberater tut es. Kläre vor dem Kauf, welche Formate exportiert werden und ob dein Steuerberater damit arbeiten kann.

Lass die richtige Person testen

Der wichtigste Punkt zuerst: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef. Der Chef sieht das Dashboard und findet es schön. Die Bürokraft, die täglich zwanzig Angebote schreibt, merkt nach fünf Minuten, ob das Programm mitdenkt oder ob jeder Handgriff drei Klicks kostet.

Passt es zur Betriebsgröße

Ein Zwei-Mann-Betrieb braucht keine Software, die für dreißig Monteure gedacht ist, mit Freigabeworkflows und Rollenkonzepten, die niemand nutzt. Umgekehrt stößt ein wachsender Betrieb schnell an Grenzen, wenn nur eine Person gleichzeitig arbeiten kann. Ordne die Lösung deiner tatsächlichen und deiner geplanten Größe zu.

Datenübernahme

Frage konkret, wie deine bestehenden Kundendaten und offenen Aufträge in das System kommen. Wer sagt "das machen wir schon", soll dir zeigen, wie. Eine misslungene Datenübernahme kostet dich Wochen und die Motivation deines Teams.

Support und Erreichbarkeit

Wenn am Freitagnachmittag die Rechnung nicht rausgeht, willst du keine Ticketnummer mit 48 Stunden Reaktionszeit. Prüfe, ob es telefonischen Support gibt, zu welchen Zeiten und ob er in deutscher Sprache erreichbar ist.

Wachstum und Ausstieg

Überlege dir vor dem Einstieg schon den Ausstieg. Kannst du deine Daten jederzeit vollständig exportieren, wenn du wechseln willst? Wer dich in einem geschlossenen System einsperrt, hat langfristig die stärkere Verhandlungsposition, nicht du.

Der Kaufpreis oder die Monatsgebühr ist selten der volle Preis. Rechne die Gesamtkosten über mehrere Jahre, dann siehst du klarer.

Verbreitete Modelle

Du triffst im Wesentlichen auf drei Muster. Erstens das Abo pro Nutzer und Monat, oft als Cloud-Lösung. Zweitens eine einmalige Lizenz mit jährlichen Wartungs- oder Updategebühren, häufig lokal installiert. Drittens Mischformen mit Grundgebühr plus Zusatzmodulen. Keines ist per se besser: entscheidend ist, wie es zu deiner Zahlungsweise und deinem Wachstum passt.

Die versteckten Posten

Achte auf die Kosten neben dem Grundpreis. Dazu gehören Einrichtung und Datenübernahme, Schulung deines Teams, Zusatzmodule (Mobile App, Wartung, Schnittstellen kosten oft extra), zusätzliche Nutzerlizenzen bei Wachstum und Gebühren pro versendetem Dokument oder pro E-Signatur. Frage bei jedem "ab"-Preis nach, was in der günstigsten Variante fehlt.

Die Kosten der Einführung

Der teuerste Posten steht in keinem Angebot: die Zeit, in der dein Team umlernt und langsamer arbeitet. Plane diese Phase ein und rechne sie mit. Eine Software, die zwanzig Euro im Monat mehr kostet, aber halb so lange Einarbeitung braucht, ist am Ende günstiger.

Zu viel auf einmal einführen

Betriebe wollen oft am Tag eins alle Module scharf schalten: Angebote, Zeiterfassung, Lager, Wartung. Das Team wird überfordert, nichts wird richtig genutzt, und nach drei Monaten liegt wieder der Zettel im Auto. Führe stufenweise ein. Erst Angebote und Rechnungen sauber, dann Zeiterfassung, dann der Rest.

Die Zeiterfassung, die keiner nutzt

Ein Klassiker. Die Software kann alles, aber die Monteure buchen ihre Stunden nicht, weil es zu umständlich ist oder weil niemand erklärt hat, warum. Ohne gebuchte Stunden ist die Nachkalkulation wertlos, und du kalkulierst weiter im Blindflug. Binde das Team frühzeitig ein und erkläre den Nutzen, nicht nur die Pflicht.

Nur der Chef entscheidet

Wird die Auswahl allein am Schreibtisch getroffen, kauft man oft am Alltag vorbei. Das schönste Auswertungs-Dashboard hilft nicht, wenn das Angebotsschreiben umständlich ist. Hol dir vor der Entscheidung das ehrliche Urteil der Leute, die täglich damit arbeiten.

Datenübernahme unterschätzt

Ein Betrieb startet euphorisch, aber die alten Kundendaten sind nicht sauber importiert. Adressen fehlen, Ansprechpartner sind vertauscht. Jetzt pflegt man während des laufenden Betriebs nach und ärgert sich. Kläre die Übernahme vorher und prüfe eine Stichprobe.

Insellösung ohne Buchhaltungsanschluss

Die neue Software ist toll, aber sie spricht nicht mit dem Steuerberater. Also werden Rechnungen doppelt erfasst. Das frisst die Zeitersparnis wieder auf. Schnittstelle vor dem Kauf prüfen, nicht danach.

GoBD und revisionssichere Belege

In Deutschland gelten die GoBD für die Aufbewahrung digitaler Belege. Rechnungen und steuerrelevante Unterlagen müssen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Frage den Anbieter, ob und wie das System diese Anforderungen unterstützt und ob es eine entsprechende Verfahrensdokumentation gibt. Verlass dich nicht auf ein Werbeversprechen, sondern kläre es mit deinem Steuerberater.

Elektronische Rechnung

Das Thema E-Rechnung im geschäftlichen Verkehr entwickelt sich. Für Betriebe wird relevant, ob die Software strukturierte Rechnungsformate erzeugen und empfangen kann. Prüfe den aktuellen Stand für deinen Kundenkreis und ob die Lösung entsprechend mitwächst.

Datenschutz nach DSGVO

Du verarbeitest Kundendaten, also greift die DSGVO. Achte darauf, wo die Daten gespeichert werden (Serverstandort), ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet und wie der Zugriff geregelt ist. Bei Cloud-Lösungen ist der AV-Vertrag Pflicht, nicht Kür.

Arbeitszeiterfassung

Die Rechtsprechung zur Erfassung von Arbeitszeiten hat sich bewegt. Wenn deine Software Arbeitszeiten dokumentiert, ist das nützlich, aber prüfe mit deinem Berater, ob die Art der Erfassung den arbeitsrechtlichen Anforderungen genügt. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, verlass dich nicht blind auf die deutsche Voreinstellung.

Länderunterschiede

DACH ist nicht ein Rechtsraum. Steuersätze, Rechnungspflichtangaben und Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wenn du grenzüberschreitend arbeitest, kläre, ob die Software das abbildet.

Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben

Setz dich eine Stunde hin und notiere, wie ein Auftrag heute durch deinen Betrieb läuft, von der Anfrage bis zum Geldeingang. Markiere jede Stelle, an der etwas abgetippt wird oder liegen bleibt. Diese Liste ist deine Anforderung, nicht die Featureliste des Anbieters.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Teile deine Anforderungen in zwei Spalten. Muss: ohne das kaufst du nicht (etwa mobile Zeiterfassung offline, DATEV-Export). Kann: schön, aber verzichtbar. So verlierst du dich in der Demo nicht in Funktionen, die gut aussehen, aber niemand braucht.

Schritt 3: Zwei bis drei Lösungen in die engere Wahl

Mehr als drei kannst du nicht ernsthaft vergleichen. Wähle Lösungen, die zu deiner Betriebsgröße passen, und lade sie zur Demo ein.

Schritt 4: Mit echten Daten testen

Spiele in der Demo einen echten Auftrag durch, den du kennst, mit deinen Positionen und deinen Preisen. Nicht das Musterbeispiel des Anbieters. Und wieder: die Person, die täglich damit arbeitet, bedient, nicht du.

Schritt 5: Referenzen und Support prüfen

Frage nach Betrieben in deiner Größe, die die Lösung nutzen, und ruf dort an. Teste den Support mit einer echten Frage, bevor du unterschreibst. Die Reaktion vor dem Kauf ist meist besser als danach, das ist dein Mindestmaßstab.

Schritt 6: Gesamtkosten über drei Jahre rechnen

Addiere Grundgebühr, Zusatzmodule, Einrichtung, Schulung und geplante zusätzliche Nutzer über drei Jahre. Vergleiche diese Summen, nicht die Monatspreise auf der Startseite.

Schritt 7: Stufenweise einführen

Start mit dem Modul, das den größten Schmerz löst. Meist sind das Angebote und Rechnungen. Lauf das drei bis vier Wochen stabil, dann nimm das nächste dazu. So bleibt dein Team an Bord.