Sanitär Software

Angebots- und Aufmaßerstellung

Das Herzstück für die meisten Betriebe. Achte darauf, ob du mit Textbausteinen und wiederkehrenden Leistungspaketen arbeiten kannst. Ein Bad-Komplettumbau besteht aus dutzenden Positionen, die sich in ähnlicher Form immer wiederholen. Wenn du die jedes Mal neu eintippst, verlierst du Stunden. Gute Systeme lassen dich Vorlagen bauen und bei Bedarf anpassen.

GAEB und Datanorm

Das sind die beiden Schnittstellen, an denen sich im SHK-Bereich vieles entscheidet. Über Datanorm bekommst du die Artikeldaten und Preise deiner Großhändler ins System. Über GAEB tauschst du Leistungsverzeichnisse mit Architekten und Ausschreibungen aus. Wenn du öffentliche Aufträge oder größere Bauprojekte machst, ist GAEB kein Luxus, sondern Pflicht. Frag konkret nach, welche GAEB-Versionen unterstützt werden.

Terminplanung und Disposition

Eine Plantafel, auf der du siehst, welcher Monteur wann wo ist, spart im Chaos des Tagesgeschäfts viel. Wichtig ist, dass Notdienst-Einsätze und geplante Wartungen im selben Kalender leben. Prüf, ob der Monteur seinen Auftrag inklusive Anfahrt und Kundenkontakt auf dem Handy sieht.

Wartungsverträge und wiederkehrende Aufträge

Gerade im Heizungs- und Sanitärbereich sind Wartungen ein stabiles Geschäft. Eine Software, die dich automatisch erinnert, wann welche Anlage wieder dran ist, und daraus Aufträge generiert, verhindert, dass Umsatz einfach liegen bleibt. Das ist ein Punkt, den viele erst nach zwei Jahren zu schätzen wissen.

Dokumentation und Fotos

Bei Rückfragen oder Gewährleistung ist die Baustellendokumentation Gold wert. Fotos vor und nach der Arbeit, Zählerstände, unterschriebene Abnahmen direkt am Gerät. Achte darauf, dass Fotos automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet werden und nicht irgendwo im Handyspeicher landen.

Schnittstelle zur Buchhaltung

Rechnungen müssen zum Steuerberater oder in die Finanzbuchhaltung. Prüf, ob es eine saubere Exportmöglichkeit gibt, idealerweise im Format, das dein Steuerberater ohnehin nutzt. Ein manuelles Abtippen von Rechnungen im Nachgang ist ein vermeidbarer Zeitfresser.

Der wichtigste Rat zuerst: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef. Der Monteur, der abends müde die letzten Positionen erfasst, und die Bürokraft, die morgens zwanzig Angebote rausschickt, merken in fünf Minuten, ob ein System praxistauglich ist. Der Chef sieht in der Demo oft nur die schönen Übersichtsbildschirme.

Passt die Software zur Betriebsgröße

Eine Lösung für den Einzelunternehmer bricht bei zehn Mitarbeitern zusammen. Umgekehrt erschlägt dich ein System für den Mittelbetrieb mit Funktionen, die du nie brauchst, und mit einer Einrichtung, die Wochen dauert. Sei ehrlich, wo du in drei Jahren stehst, aber kauf nicht für einen Betrieb, den du vielleicht mal hast.

Datenimport und Wechselfähigkeit

Frag vor dem Kauf, wie du deine Daten wieder herausbekommst, wenn du das System irgendwann verlässt. Kunden, Artikel, Historie. Ein Anbieter, der beim Thema Export mauert, will dich einsperren. Das ist ein echtes Warnsignal.

Support in deiner Sprache und Zeitzone

Wenn am Freitagnachmittag die Rechnungsstellung klemmt, brauchst du jemanden, der erreichbar ist und dein Gewerk versteht. Test den Support in der Testphase mit einer echten Frage, nicht nur mit einer Verkaufsfrage.

Onlinelösung oder Installation vor Ort

Die meisten neuen Systeme laufen im Browser (Cloud). Das ist praktisch, weil Updates automatisch kommen und du von überall zugreifst. Es setzt aber stabiles Internet auf der Baustelle voraus, weshalb der Offline-Modus der App so wichtig ist. Lokale Installationen geben dir mehr Kontrolle, kosten aber Aufwand für Wartung und Backups.

Der Kaufpreis oder die monatliche Grundgebühr ist selten der ganze Preis. Rechne von Anfang an mit den Nebenkosten, sonst überrascht dich die Rechnung nach einem Jahr.

Verbreitete Modelle

Das gängigste Modell ist heute die monatliche Gebühr pro Nutzer oder pro Arbeitsplatz. Daneben gibt es Modelle mit einer Grundgebühr plus Modulen, die du dazubuchst, etwa Warenwirtschaft oder mobile Zeiterfassung. Bei älteren lokalen Systemen zahlst du einmalig eine Lizenz und danach eine jährliche Wartungsgebühr für Updates und Support.

Die Kosten, die gern übersehen werden

Rechne mit einmaligen Kosten für die Einrichtung und die Übernahme deiner Altdaten. Rechne mit Schulung, denn ein System, das niemand richtig bedient, kostet dich mehr als die Lizenz. Rechne mit Kosten für zusätzliche Module, die im Verkaufsgespräch als selbstverständlich dargestellt wurden, aber extra kosten. Und denk an die Zeit, die dein Team in den ersten Wochen mit dem Umstieg verbringt, statt zu arbeiten.

Wie du sauber vergleichst

Rechne immer über einen Zeitraum von drei Jahren und immer mit deiner tatsächlichen Nutzerzahl. Ein günstiger Grundpreis, bei dem jede sinnvolle Funktion extra kostet, kann am Ende teurer sein als ein höherer Pauschalpreis. Frag konkret nach, was passiert, wenn du einen Nutzer mehr oder weniger hast, und ob die Preise während der Vertragslaufzeit steigen können.

Die Einführung ohne Zeitplan

Ein Betrieb kauft die Software, aber niemand ist zuständig für die Einrichtung. Dann liegt sie halb konfiguriert herum, die Monteure nutzen weiter ihre Zettel, und nach einem halben Jahr heißt es, die Software tauge nichts. In Wahrheit hat sie nie eine Chance bekommen. Benenn eine verantwortliche Person und plan die Einführung wie ein Projekt.

Alle Daten auf einmal übernehmen wollen

Manche wollen zwanzig Jahre Kundenhistorie und jeden alten Auftrag ins neue System zwingen. Das kostet viel und bringt wenig. Oft reicht es, die aktiven Kunden und laufenden Aufträge zu übernehmen und das alte System als Archiv zu behalten.

Die App am Team vorbei einführen

Wenn die Monteure nicht verstehen, warum sie jetzt alles am Handy erfassen sollen, sabotieren sie es, bewusst oder unbewusst. Hol die Leute früh dazu, lass sie mitentscheiden und zeig ihnen den Nutzen für ihre eigene Arbeit, nicht nur den fürs Büro.

Auf Funktionen achten, die man nie nutzt

Im Vergleich sieht die lange Funktionsliste beeindruckend aus. Im Alltag nutzt du vielleicht zwanzig Prozent davon. Konzentrier dich auf die drei oder vier Abläufe, die bei dir täglich laufen, und prüf die richtig gut, statt dich von Randfunktionen blenden zu lassen.

Rechnungen und GoBD

In Deutschland müssen deine digitalen Rechnungen und Buchungsdaten den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entsprechen. Das bedeutet unter anderem, dass einmal erfasste Belege nachvollziehbar bleiben und nicht unbemerkt geändert werden können. Frag den Anbieter, ob das System das unterstützt und ob es eine Verfahrensdokumentation gibt.

E-Rechnung

Das Thema elektronische Rechnung im strukturierten Format wird für Betriebe zunehmend relevant, insbesondere im Geschäft mit anderen Unternehmen und mit öffentlichen Auftraggebern. Prüf, ob deine Software Rechnungen in den gängigen strukturierten Formaten erstellen und empfangen kann. Die genauen Pflichten und Fristen solltest du mit deinem Steuerberater klären, denn sie ändern sich.

Datenschutz

Du verarbeitest Kundendaten, also gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Wenn die Software in der Cloud läuft, brauchst du mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Frag, wo die Daten gespeichert werden. Ein Serverstandort in der EU macht die Sache in der Regel einfacher.

Aufbewahrungsfristen

Geschäftsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Stell sicher, dass du auch nach einem Anbieterwechsel oder einer Vertragskündigung noch an deine alten Daten kommst. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, die im Detail abweichen, das Prinzip der revisionssicheren Aufbewahrung ist aber überall ähnlich.

Schritt 1: Deine Abläufe aufschreiben

Bevor du irgendein Tool anschaust, schreib auf, wie ein typischer Auftrag bei dir durch den Betrieb läuft, vom Anruf bis zur bezahlten Rechnung. Notier, wo es hakt und wo Zeit verloren geht. Das ist deine Messlatte.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Listen. Auf die eine kommt, was das System zwingend können muss, etwa Datanorm-Import deiner Großhändler. Auf die andere, was nett wäre. Ohne diese Trennung verlierst du dich im Vergleich.

Schritt 3: Zwei oder drei Kandidaten testen

Mehr als drei parallel zu testen überfordert dich. Nutz echte Testphasen und geb den Anbietern deine echten Beispieldaten. Lass die Person testen, die später damit arbeitet.

Schritt 4: Mit echten Daten durchspielen

Bau in der Testphase ein komplettes echtes Szenario nach: ein Angebot aus deinem Alltag, den Auftrag, die Baustellendoku, die Rechnung. So findest du die Stolpersteine, die in der Verkaufsdemo verborgen bleiben.

Schritt 5: Vertrag und Ausstieg prüfen

Bevor du unterschreibst, lies nach, wie lange dich der Vertrag bindet, wie die Kündigung geht und wie du deine Daten mitnimmst. Klär die Gesamtkosten über drei Jahre.

Schritt 6: Einführung planen

Leg einen realistischen Zeitplan fest, benenn eine verantwortliche Person und plan Schulung ein. Führ das System schrittweise ein, nicht alles an einem Tag. So gibst du deinem Betrieb die Chance, dass die Investition sich wirklich rechnet.