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Kategorie · Bau & HandwerkZuletzt aktualisiert 18.7.2026

Mängelprotokoll-Software

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Was wir wissen
/maengelprotokoll-software
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#01
BauMaster
BauMaster
Baumanagement und Baustellendokumentation

BauMaster ist eine Baumanagement Software und App, die alle Projektbeteiligten und Informationen zentral auf einer Plattform vernetzt. Sie richtet sich an Bauverantwortliche, um Aufgaben auf der Baustelle zu erfassen, zu verwalten und zu teilen.

Kernfunktionen
  • Aufgaben und Dashboard
  • Fotos
  • Bauprotokolle
  • Bautagebuch
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Preis
Smart € 79, Expert € 109 pro Benutzer pro Monat (jährlich); monatlich Smart € 109, Expert € 149; Enterprise auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 15.07.2026
#02
smino
smino
Baumanagement und digitale Bauprojektabwicklung

smino ist eine digitale Kollaborations und Baumanagement Plattform, die alle Baubeteiligten von der Planung bis zur Schlüsselübergabe auf einer zentralen Lösung zusammenbringt.

Kernfunktionen
  • Teamwork und Kollaboration
  • Integrationen in einer zentralen Lösung
  • Reprodienste und Plotten
  • Digitale Bauprotokolle
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Preis
Auf Anfrage
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#03
Capmo
Capmo
Bauprojektmanagement für die Bauleitung

Capmo ist eine kollaborative Bauprojektmanagement-Software mit KI-Unterstützung, die Projektbeteiligte, Baudaten und Prozesse vernetzt und die Bauleitung bei Aufgaben wie Dokumentensuche oder Nachtragsprüfung entlastet.

Kernfunktionen
  • Planserver mit Planprüfläufen, Aufmaßen und Planverteilung
  • Baudokumentation mit Bautagebuch und Fotodokumentation
  • Formulare und Checklisten
  • Projektmanagement mit Aufgaben, Besprechungen und Bauzeitenplan
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#04
PlanRadar
PlanRadar
Bau, Facility Management und Immobilienverwaltung

PlanRadar ist eine Plattform für Bau, Facility Management und Immobilienplanung, mit der du Projekte über den gesamten Lebenszyklus von Gebäuden verwalten, dokumentieren und auswerten kannst. Die Software unterstützt Kommunikation und Berichtswesen während der gesamten Bauphase.

Kernfunktionen
  • Pläne und BIM-Modelle verbinden Planungs- und Bauphase
  • Dokumentenmanagement zum Organisieren, Aktualisieren und Teilen
  • Berichte und Echtzeit-Einblicke mit Baufortschrittsberichten und Analysen
  • Bauzeitenplan mit Gantt-Diagrammen und Echtzeit-Updates von der Baustelle
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#05
Digitalisierungslösung für Handwerksbetriebe
M4Telematics Group
Handwerksbetriebe aller Gewerke

Eine cloudbasierte Software zur papierlosen digitalen Erfassung von Wartungsprotokollen, Reparaturberichten und anderen Betriebsdaten per Smartphone und Tablet im Handwerksbetrieb. Die Lösung synchronisiert alle erfassten Daten automatisch mit einer webgestützten Datenbank.

Kernfunktionen
  • Digitale Erfassung von Wartungsprotokollen per Smartphone
  • Reparaturberichte digital erfassen
  • Auftragserfassung mobil
  • Zeiterfassung per Smartphone und Tablet
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Preis
Auf Anfrage
Anbieter nennt keinen Preis
#06
Phase0
Phase0 (ehemals Compa)
Kleine Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros mit 1 bis 20 Mitarbeitenden, inklusive Landschafts- und Innenarchitektur.

Phase0 ist eine KI-gestützte Software für kleine Architektur- und Ingenieurbüros, die Backoffice-Aufgaben automatisiert und unter anderem ein Bautagebuch für die Baustellendokumentation umfasst. Sie deckt die Leistungsphasen 1 bis 9 ab.

Kernfunktionen
  • Bautagebuch App und KI-Bautagebuch
  • Automatische Erstellung von Protokollen und Berichten
  • Kostenschätzung und Kostenverfolgung
  • Leistungsverzeichnis und Ausschreibung (AVA)
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Preis
Kostenlos testen möglich, flexibler Preis nach Gebrauch. Konkrete Preise nicht angegeben.
Listenpreis, unverifiziert
#07
pro-Report
Gripsware
Baudokumentation und Mängelmanagement fuer Projektplaner, Bauplaner, Architekten, Ingenieure, Bauunternehmer, Handwerker und Kommunen

pro-Report ist eine Bautagebuch-App, mit der du Bautagesberichte direkt auf der Baustelle erstellst. Die Software vereint Baudokumentation und Mängelmanagement in einer Anwendung.

Kernfunktionen
  • Bautagesbericht direkt auf der Baustelle erstellen
  • Mängelmanagement
  • Jour-Fixe-Protokolle
  • Checklisten
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Preis
ab 45,00 EUR pro Monat und Nutzer (jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt.)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#08
c2go
c2c - company to cloud
Bauunternehmen, Generalunternehmen, Projektentwickler, Architekten, Ingenieure, Handwerksbetriebe

c2go ist eine cloudbasierte ERP-Software für Bauunternehmen, die alle wichtigen Geschäftsprozesse von der Zeiterfassung über Projektsteuerung bis zur Kundenbeziehung zentral verwaltet. Die Lösung automatisiert administrative Prozesse und vernetzt Baustelle mit Büro.

Kernfunktionen
  • Kundenmanagement (CRM) mit 360-Grad-Ansicht
  • Digitales Bautagebuch und Baudokumentation
  • Bau- und Projektmanagement
  • Digitale Zeiterfassung mit Projektzuordnung
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Preis
ab 9,95 EUR pro Nutzer / Monat zzgl. MwSt.
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#09
123erfasst
NEVARIS
Digitale Dokumentation und Verwaltung von Baustellen für Baubetriebe

123erfasst ist eine mobile Bausoftware für die Baustelle, die unter anderem ein digitales Bautagebuch bietet. Die Daten werden zwischen App auf dem Mobilgerät und Bürosoftware synchronisiert, auch offline.

Kernfunktionen
  • Bautagebuch und Baudokumentation
  • Fotodokumentation live von der Baustelle
  • Zeiterfassung und Baulohn
  • Disposition und Baustellenchats
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Preis
ab 8,40€ pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#10
REALVIEW
REALVIEW
Baumanagement, speziell Bauleiter und Projektleiter

REALVIEW ist eine digitale App für Bauleiter und Projektleiter, die Mängelmanagement, Dokumentation und Koordination auf Baustellen vereinfacht. Die Software reduziert administrativen Aufwand durch automatisierte Prozesse und ermöglicht schnelle, transparente Kommunikation zwischen Bauleitung und Unternehmern.

Kernfunktionen
  • Digitale Mängelerfassung mit Fotos und Standortangabe direkt auf der Baustelle
  • Automatische Dokumentation aller Aktionen im Bautagebuch
  • Echtzeit-Kommunikation und Status-Updates für Mängel
  • Dashboard mit Überblick über Mängel, Zuständigkeiten und Fristen
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Preis
ab 40,00 EUR pro Monat / 480,00 EUR pro Jahr
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#11
n.core build
n.core build
Bauunternehmen für Qualitätssicherung, Mängelmanagement und Baudokumentation auf Baustellen

Baumanagement-Software für digitale Qualitätssicherung und Mängelmanagement auf Baustellen. Sie ermöglicht strukturierte Dokumentation, Verfolgung von Mängeln und automatisierte Workflows über alle Projektphasen hinweg.

Kernfunktionen
  • Mangelmanagement mit Verfolgung über alle Projektphasen
  • Digitale Baudokumentation per Foto, Text und Sprache
  • Aufgabenmanagement mit Fristen und Zuständigkeiten
  • Begehungs- und Abnahmeprotokolle mit digitalen Formularen
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#12
MMS (Maßnahmen Management Software)
Asset Manager, Property Manager und Facility Manager in der Immobilienverwaltung und im Gebäudebetrieb

Du erhältst eine Software, die Immobilienbetriebe über den gesamten Lebenszyklus hinweg unterstützt. Sie deckt Mängelmanagement, Wartungs- und Prüfplanung sowie Budgetierung und Verfolgung von Maßnahmen ab.

Kernfunktionen
  • Mängelmanagement und Erfassung
  • Wartungs- und Prüfplanung
  • Mobile App für Vor-Ort-Erfassung
  • Automatisierte Workflows
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Preis
ab 19,95 € pro Key-User pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#13
Fieldwire
Hilti
Allgemeine Bauunternehmen, Spezialunternehmer, Bauherren, Architekten und Planer

Fieldwire ist eine Baumanagement-Software für die Echtzeit-Koordination von Baustellen. Sie ermöglicht Projekt-Teams, von Vorarbeitern bis Projektmanagern, zusammenzuarbeiten und Informationen in Echtzeit auszutauschen.

Kernfunktionen
  • Aufgabenverwaltung und Zeitplanung
  • Mobile Planansicht mit Versionskontrolle
  • Checklisten und Inspektionen mit Markups
  • Echtzeitkommunikation und Messaging
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Preis
Auf Anfrage
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#14
winplan 2.0
NetzWerkPlan GmbH
Bauprojekte und Baustellenverwaltung

Cloudbasierte Projektplattform für Bauprojekte, die Mängelmanagement als integriertes Modul anbietet. Sie ermöglicht zentrale Verwaltung von Plänen, Dokumenten und Projektinformationen mit strukturierter Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Kernfunktionen
  • Mängelmanagement-Modul
  • Bautagebuch
  • BIM-Viewer (bimplan/wpsquirrel)
  • Mobile App für Zugriff auf Baustelle
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Preis
Auf Anfrage
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#15
XBuild
myxbuild.com
Bauleiter, Bauträger und Bauunternehmen

Eine Prozess-Plattform für Bauunternehmen mit über 100 Funktionen in einer einheitlichen Anwendung. Die Software verbindet Projektmanagement, Mängelmanagement, Baudokumentation und Bautagebuch-Funktionen in einem System mit optionalem Offline-Modus.

Kernfunktionen
  • Automatische Protokollgenerierung aus Tickets
  • Mängelmanagement und Verfolgung
  • Mobile App mit Offline-Betrieb
  • Customizing per Drag & Drop
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ab 5 Konten zeigen wir die Zahl
Preis
ab 149,00 EUR pro Monat pro Benutzer (Jahresmodell) oder 169,00 EUR pro Monat pro Benutzer (Monatsmodell)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#16
BMapp
BMapp
Planung, Ausführung, Dokumentation und Unterhalt von Immobilien- und Bauprojekten

BMapp ist eine Schweizer Bausoftware, mit der du Immobilienprojekte planen, ausführen, dokumentieren und bewirtschaften kannst. Sie umfasst unter anderem ein Baujournal, Mängelmanagement und Brandschutzplanung.

Kernfunktionen
  • Baujournal und Baudokumentation
  • Mängelmanagement
  • Brandschutzplanung und Sicherheitstechnik
  • Baumanagement
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Preis
ab CHF 49,90 pro Monat / Userlizenz
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#17
firstaudit
firstaudit
Qualitätssicherung, Arbeitssicherheit, Instandhaltung, Facility Management, Bauwesen, Fertigung, Energie, Gesundheitswesen, Lebensmittel, Logistik, Handel

Plattform für digitale Audits, Inspektionen und Mängelmanagement, die Prüfprozesse standardisiert und automatisiert dokumentiert. Funktioniert mobil auf iOS, Android und Windows sowie offline und ermöglicht lückenlose Verfolgung von Mängeln bis zu ihrer Behebung.

Kernfunktionen
  • Mobile Inspektionen und Audits mit automatischer Dokumentation
  • Digitale Checklisten nach Baukastenprinzip
  • Mängelerfassung und Maßnahmenverfolgung direkt aus Prüfungen
  • Automatische Berichtserstellung in Sekunden
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Preis
ab 12,00 EUR pro User/Monat (Mindestens 5 Benutzer)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#18
CAFM / CMMS Software der TOL GmbH
TOL GmbH
Facility Management, Gebäudemanagement, technisches Anlagenmanagement, Industrieservice, Versorger, Freiflächen- und Verkehrsanlagenmanagement

Eine CAFM- und CMMS-Softwarelösung für das Management von Gebäuden, Anlagen und Außenflächen über ihren gesamten Lebenszyklus. Die Software unterstützt Planung, Instandhaltung, Betrieb und Bewirtschaftung mit integrierten GIS-, CAD- und mobilen Komponenten.

Kernfunktionen
  • CAFM und CMMS für Facility und Anlagenmanagement
  • GIS und CAD für Planung und Visualisierung
  • Mobile und Web-Lösungen
  • Integration mit SAP-Systemen für Finanz-IT
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Preis
Auf Anfrage
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#19
mfr Field Service Management Plattform
mfr Deutschland
Elektrikerbetriebe und andere Handwerksbetriebe im Service- und Installationsbereich

Eine Cloud-Plattform für Handwerksbetriebe, die Außendienste, Auftragsabwicklung, Angebotserstellung und Rechnungsstellung automatisiert. Die Software unterstützt Einsatzplanung, mobile Dokumentation und Kundenmanagement für Servicebetriebe.

Kernfunktionen
  • Einsatz- und Routenplanung mit KI
  • Auftragsverwaltung und Auftragsabwicklung
  • Mobile App mit Checklisten und Zeiterfassung
  • GPS-Tracking und Fuhrparkmanagement
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Preis
Auf Anfrage
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#20
KEVOX
KEVOX
Brandschutz, Arbeitssicherheit, Facility Management, Bau, Abfallwirtschaft, Industrie, Gesundheitswesen, öffentliche Gebäude

KEVOX ist eine Dokumentationssoftware zur Verwaltung von Mängeln, Inspektionen und Sicherheitsaufgaben in verschiedenen Branchen. Die Lösung ermöglicht digitale Erfassung, Fotodokumentation und automatische Berichterstellung mit mobiler Offline-Nutzung.

Kernfunktionen
  • Mängelmanagement und Dokumentation
  • Fotodokumentation
  • Automatische Berichtserstellung
  • Planvisualisierung
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Preis
ab 83 EUR pro Computerlizenz netto monatlich
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#21
Das Programm
Handwerksbetriebe verschiedener Gewerke, etwa Dachdecker, Maler, SHK, Elektriker oder GaLaBau

Eine cloudbasierte All-in-One-Handwerkersoftware, die Büro und Baustelle vernetzt und auf Handy, Tablet und PC läuft. Sie richtet sich an Betriebe verschiedener Gewerke und bietet unter anderem eine Bautagebuch-Funktion.

Kernfunktionen
  • Angebote, Aufträge und Rechnungen
  • KI-Funktionen wie KI-Angebot und KI-Arbeitsbericht
  • Aufmaß und Zeiterfassung
  • Nachkalkulation und Auswertungen in Echtzeit
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Preis
ab 39,90 EUR pro Monat und Nutzer
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#22
Procore Baumanagement-Software
Procore
Generalunternehmer, Auftraggeber und Subunternehmer im Bauwesen

Eine cloudbasierte Plattform zur Verwaltung von Bauprojekten vom Anfang bis zum Abschluss. Sie verbindet Büro und Baustelle und ermöglicht datengestützte Entscheidungen für höhere Sicherheit und Rentabilität.

Kernfunktionen
  • Zentrale Projektmanagement-Plattform
  • Kostenmanagement mit Echtzeittransparenz
  • Ressourcenverwaltung für Teams und Geräte
  • Projektlebenszyklusmanagement
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Preis
Auf Anfrage
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#23
Punch List App
Baustellenschließung, Qualitätskontrolle, Baumängeldokumentation für Handwerker, Bauleiter, Projektmanager und Inspektoren

Eine iOS-Anwendung zur Erfassung und Dokumentation von Baumängeln und offenen Arbeiten auf Baustellen. Du kannst während Begehungen Mängel mit Fotos, Prioritäten und Zuständigkeiten erfassen und diese als PDF-Bericht exportieren.

Kernfunktionen
  • Erfassung von Mängeln mit Fotos, Beschreibung und Standort
  • Fotomarkierung mit Zeichenwerkzeugen zur genauen Kennzeichnung von Mängeln
  • Zuweisung, Priorisierung und Fälligkeitsdaten für Aufgaben
  • PDF-Reportgenerierung mit Itemdetails und Fotos
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Preis
Pro-Abonnement für unbegrenzte Reports und Branding verfügbar
Listenpreis, unverifiziert
#24
Chapps Rental Inspector
Immobilienverwaltungen, Maklerbüros, private Vermieter, Wohnbaugenossenschaften und Immobilienunternehmen bei Übergaben und Abnahmen von Mietwohnungen

Eine App zur digitalen Erstellung von Übergabeprotokollen für Mietwohnungen und Immobilien. Du kannst damit Mängel dokumentieren, Fotos mit Markierungen hinzufügen, Checklisten erstellen und Protokolle mit Unterschriften versenden.

Kernfunktionen
  • Digitale Übergabeprotokolle mit Fotos und Checklisten
  • Detaillierte Mängeldokumentation mit Bildmarkierungen
  • Offline-Nutzung ohne WLAN oder LTE
  • Automatischer Versand an Mieter, Eigentümer und Archiv
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Preis
Monatliches Abo ab 260 EUR pro Benutzer/Jahr plus 3,60 EUR pro Abnahme, oder jährlich ab 3,60 EUR pro Benutzer/Jahr. Premium-Tarif auf Anfrage für Verwaltungen ab 10 Benutzern und über 500 Abnahmen/Jahr.
Listenpreis, unverifiziert
#25
Flexxter
Flexxter
Bauunternehmen und Bauleiter, die Bauprojekte digital planen, dokumentieren und steuern möchten

Flexxter ist eine KI-gestützte Baumanagement-Software, die die gesamte Projektsteuerung von der Planung bis zur Abnahme in einer App bündelt. Dazu gehört auch ein integriertes Bautagebuch.

Kernfunktionen
  • Bautagebuch
  • Bauzeitenplan
  • Ticket- und Aufgabenmanagement
  • Mitarbeiter- und Einsatzplanung
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Preis
ab 49,90€ pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#26
CENDAS
CENDAS (Powered by Würth)
Handwerks- und Baubetriebe wie Brandschutz, Dachdecker, Elektro, Fensterbauer, Fliesenleger, Holzbau, Kälte-/Klimatechnik, Rohbau/Hochbau und SHK

CENDAS ist eine Bausoftware für kleine und große Handwerksbetriebe, mit der sich Bauprojekte planen, abwickeln und steuern lassen. Sie umfasst unter anderem ein digitales Bautagebuch sowie einen KI-Sprachassistenten für die Dokumentation.

Kernfunktionen
  • Bautagebuch und Baudokumentation
  • Foto- und Dokumentenmanagement
  • KI-Sprachassistent mit Übersetzung in 19 Sprachen
  • Mängelmanagement und Nachträge
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Preis
30 Tage kostenlos testen, Preise über eigene Seite; kostenlose Demo verfügbar
Listenpreis, unverifiziert
#27
VDT Systems CAFM-Software
VDT Systems
Gebäudemanagement und Facility Management für Betriebe, die technische Prozesse, Instandhaltung und Mängeldokumentation koordinieren

Cloudbasierte Facility-Management-Software, die Gebäudebetrieben ermöglicht, Mängel, Aufträge und technische Prozesse über eine zentrale Plattform mit Web-Portal und mobiler App zu verwalten. Die Lösung unterstützt digitale Dokumentation, Rundgänge und standortbezogene Koordination.

Kernfunktionen
  • Vorgänge und Aufträge verwalten
  • Mängelmanagement und Schadenserfassung
  • Mobile Techniker-App mit Offline-Funktionalität
  • Digitale Rundgänge und Zählerablesungen
Bewertung
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Preis
ab 48,99 € netto pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#28
JAREL Baumanagement Software
JAREL
Bauträger, Architekturbüros, Bauleitung und Immobilienunternehmen

Umfassende Baumanagement-Lösung für Planung, Kontrolle und Dokumentation von Bauprojekten. Die Software bietet ein dediziertes Mängelmanagement-Modul neben weiteren Funktionen wie Baudokumentation, Baukommunikation und Kostenkontrolle.

Kernfunktionen
  • Mängelmanagement
  • Baudokumentation
  • Virtueller Projektraum
  • Automatisierter Schriftverkehr
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Preis
ab 99 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#29
Cloudbrixx - Modul Mängel
PB3C GmbH
Immobilienbetriebe, Property Manager, KVGs, Fonds, Facility Management

Cloudbasierte Softwarelösung für technisches Immobilienmanagement mit integiertem Mängelmodul. Die Plattform unterstützt Betriebe dabei, Mängel zu dokumentieren, zu verwalten und nachzuverfolgen sowie deren Betreiberverantwortung zu erfüllen.

Kernfunktionen
  • Mängelmodul zur Dokumentation und Verwaltung
  • Auftragsmanagement mit integierter Rechnungsprüfung
  • Ticketsystem mit Protokollführung und Checklisten
  • Betreiberverantwortung und Sachverständigenprüfungen
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Preis
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#30
DW.business Software (Service Management & Ticketsystem Modul)
DeskWare Products
Kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen zur Verwaltung von Kundenservice und internem Support

Modular aufbaubare Unternehmenssoftware mit integriertem Service- und Helpdesk-Modul zur Verwaltung von Kundenanfragen und Ticketbearbeitung. Die Software lässt sich branchenübergreifend einsetzen und kann mit weiteren Modulen wie Projektmanagement, ERP und CRM kombiniert werden.

Kernfunktionen
  • Service und Helpdesk Management
  • Ticketsystem
  • Modulares Baukastenprinzip
  • Integration in bestehende IT-Systeme
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Preis
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#31
flowdit
flowdit
Fertigung, Bauwesen, Energie, Pharmazie, Lebensmittel- und Getränkeindustrie, Gesundheitswesen

Plattform für digitalisierte Inspektionen, Audits und Mängelmanagement in Betrieben. Die Software erfasst Befunde vor Ort, erstellt automatisch Berichte und verwaltet Korrekturmaßnahmen mit klarer Zuständigkeit und Deadlines.

Kernfunktionen
  • Digitale Checklisten und Inspektionserfassung
  • Automatische Berichterstellung während der Inspektion
  • Verwaltung von Korrekturmaßnahmen mit Zuständigkeitsverteilung
  • Offline-Funktionalität ohne Internetverbindung
Bewertung
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Preis
ab 12,00 USD pro Nutzer/Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#32
eMODAT Bauprotokoll
Baustellenführung, Bauabnahmen, Baufortschrittsdokumentation

Mobile Anwendung zur digitalen Erfassung und Dokumentation von Bauprotokollen und Mängeln auf Smartphones und Tablets. Die Software ermöglicht die Erstellung individueller Formulare, automatische Datensynchronisation mit Unternehmensdatenbanken und die Versendung von PDF-Berichten.

Kernfunktionen
  • Mobile Formularlösung für iOS und Android
  • Online- und Offline-Betrieb möglich
  • Individuelle Formularerstellung mit Feldvalidierung
  • Mängelerfassung mit Fotos und Anmerkungen
Bewertung
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Preis
Auf Anfrage
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#33
Meisterly Hausverwaltung
Meisterly
Hausverwaltungen und Eigentümer zur Verwaltung von Objekten, Wohnungen, Mietern, Zählern, Dokumenten und Dienstleisterkommunikation

Digitale Hausverwaltungssoftware, die Mieterschäden, Zählerwerte und Mieterwechsel-Protokolle zentral verwaltet. Die Plattform unterstützt automatische Zählerablesung, dokumentiert Vorgänge und verbindet Hausverwaltungen mit Dienstleistern.

Kernfunktionen
  • Mieterportal mit Schadenmeldung und Anliegen
  • Automatische und manuelle Zählerablesung
  • Mieterwechsel-Protokolle mit Fotos und Signaturen
  • DMS für sichere Dokumentenverwaltung
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Auf Anfrage
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#34
upmesh
upmesh
Bauprojektmanagement, Architektur, Immobilienverwaltung

Zentrale Projektmanagement-Plattform für Bauprojekte, die Mängelerfassung mit Foto-Dokumentation ermöglicht und alle Projektprozesse wie Planung, Aufgabensteuerung und Dokumentation vereint.

Kernfunktionen
  • Mängel direkt per Foto dokumentieren und mit Kommentaren versehen
  • Mängel und Aufgaben räumlich auf Bauplänen und 3D-Modellen verorten
  • Beweissichere Berichterstellung mit automatischer Exportfunktion
  • Digitale Planverwaltung mit Versionskontrolle
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Preis
ab 49€ pro Nutzer pro Monat (monatliche Abrechnung) oder ab 59€ pro Nutzer pro Monat (jährliche Abrechnung)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#35
Dalux
Dalux
Bauunternehmen, Generalunternehmer, Subunternehmer, Architekten, Ingenieure und Gebäudeeigentümer

Dalux ist eine Verwaltungssoftware für Bauprojekte, die Dokumentenverwaltung, BIM-Visualisierung, Vor-Ort-Prozesse und Mängelverwaltung unterstützt. Die Plattform ermöglicht Zusammenarbeit über alle Phasen des Baulebenszyklus hinweg.

Kernfunktionen
  • Mängellisten und Punch Lists
  • Qualitätskontrolle und Assurance
  • BIM Viewer für Modellvisualisierung
  • Dokumentenverwaltung und Collaboration
Bewertung
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Preis
Kostenlose Versionen verfügbar (BIM Viewer free, Field Basic free)
Listenpreis, unverifiziert
#36
CONFIDENCE-Apps (Mängelerfassung-Modul)
CONFIDENCE CENTER
Betriebe, die Mängel mobil und beweissicher dokumentieren müssen

Du erhältst eine Formular-App-Plattform zur digitalen Erfassung von Mängeln mit Fotos, GPS-Daten, Zeitstempel und Unterschriften. Die Software wird als Cloud-Lösung für iOS und Android angeboten und ermöglicht beweissichere Dokumentation.

Kernfunktionen
  • Mängelerfassung mit Fotofunktion
  • GPS-Daten und Zeitstempel automatisch erfasst
  • Digitale Unterschriftsfunktion
  • Cloud-basiertes Portal zur Verwaltung
Bewertung
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Preis
ab 26,00 EUR pro Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#37
BUILD 365 - Modul Mängel
BUILD 365
Baumanagement und Projektabwicklung, insbesondere für Baustellen und Planungsprozesse

Ein Modul innerhalb der BUILD 365 Cloud-Lösung für Baumanagement, das es dir ermöglicht, Mängel zu erfassen, zuzuweisen und nachzuverfolgen. Die Software unterstützt dich dabei, Fristen zu setzen und Bereiche zu markieren für eine strukturierte Zusammenarbeit.

Kernfunktionen
  • Erfassung von Mängeln
  • Zuweisung von Mängeln an Personen
  • Fristensetzung
  • Bereichsmarkierung
Bewertung
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Preis
ab 21,99 EUR pro internem Benutzer / Monat
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#38
MemoMeister
MemoMeister
Handwerksbetriebe, unter anderem aus Heiztechnik, Versorgungstechnik, Elektrotechnik und Bedachung, für die Baudokumentation und Projektverwaltung

MemoMeister ist eine App für die digitale Baudokumentation und Projektakte, mit der Handwerksbetriebe Fotos, Dokumente, Berichte und Kommunikation zentral an einem Ort verwalten. Sie richtet sich an Chefs und Mitarbeiter, die ihre Bauprojekte einfach und ohne komplizierte Tools dokumentieren wollen.

Kernfunktionen
  • Baudokumentation und digitale Projektakte
  • Fotodokumentation mit Markierungen und Kommentaren
  • Digitale Formulare vom Aufmaß bis zum Rapportzettel
  • Best-Practice-Vorlagen (rund 80 Stück)
Bewertung
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Preis
ab 19,00 € pro Nutzer pro Monat (zzgl. USt.)
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#39
MeldooPLUS
leanact GmbH
Kommunen, Landkreise und kommunale Servicebetriebe für die Verwaltung von Bürgeranliegen, Mängelmeldungen und Beschwerden

MeldooPLUS ist ein Anliegenmanagement-System für Kommunen, das Mängelmeldungen und Bürgerbeschwerden digital in einer einheitlichen Verwaltungsoberfläche erfasst und verwaltet. Die Software verteilt eingegangene Anliegen automatisch an zuständige Fachbereiche und Mitarbeitende.

Kernfunktionen
  • Zentrale Verwaltung aller Mängelmeldungen in einer Übersicht
  • Mobile Meldeapp und Meldeformular für Bürgerbeteiligung
  • Modul für allgemeine Bürgerbeschwerden mit Ticket-System
  • Formular-Manager für individuelle Webformulare
Bewertung
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Auf Anfrage
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#40
DÖLCO Schadenmanager
DÖLCO
Sanierungsbetriebe und Leckageortungsunternehmen im Bereich Wasserschadenverwaltung

Eine cloudbasierte Komplettlösung für Wasserschadensanierung und Leckageortung, die den gesamten Workflow von der Schadensaufnahme bis zur Rechnungsstellung digital abbildet. Die Software ermöglicht Echtzeit-Dokumentation und arbeitet mit IoT-Geräten zusammen.

Kernfunktionen
  • Schadensaufnahme mit Fotos, Skizzen und Messwerten
  • Automatische Erfassung von Trocknungsverläufen aus KISS-Geräten
  • Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung
  • Mobile App für Außendienst und Kundenkommunikation
Bewertung
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#41
Bluebeam Revu
Bluebeam
Architekten, Ingenieure, Generalunternehmer, Subunternehmer und MEP-Fachleute in Bau- und Infrastrukturprojekten

Kollaborationssoftware für das Bauwesen, mit der du PDFs kennzeichnen, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellen und in Echtzeit von überall aus zusammenarbeiten kannst. Die Software unterstützt Mängelprotokolle durch Funktionen wie RFIs, Submittals und Punch-Listen.

Kernfunktionen
  • Markups und Datenverwaltung
  • Echtzeit-Kollaboration und Mobilzugriff
  • Qualitätskontrolle und Design Review
  • RFIs und Submittals
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Abonnementbasierte Pläne, Kostenlose Testversion und Einzelplatz-Käufe verfügbar
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#42
PROJEKT PRO
PROJEKT PRO
Architektur- und Ingenieurbüros in Bereichen wie Hoch- und Tiefbau, Landschaftsarchitektur, Innenarchitektur, Stadtplanung, Tragwerksplanung, TGA, Elektro- und Lichtplanung, Prüfingenieurwesen und Brandschutz

PROJEKT PRO ist eine Software für Architekten und Ingenieure, die ein digitales Bautagebuch, Mängelmanagement und weitere Funktionen zur Projektsteuerung bietet. Damit kannst du Projekte planen, kontrollieren und Baustellen dokumentieren.

Kernfunktionen
  • Digitales Bautagebuch
  • Mängelmanagement
  • Zeiterfassung
  • Angebot, Auftrag und Rechnung
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#43
Poolar.Project
Poolar
Bauprojekte, Architektur- und Ingenieurbüros, Projektsteuerer, Bauunternehmen

Poolar.Project ist eine digitale Bauplattform für die Zusammenarbeit von Bauherren, Planungsbüros und Bauunternehmen. Die Software bündelt Pläne, Dokumente, Aufgaben und zentrale Bauprozesse in einem gemeinsamen Projektraum und bietet dabei auch ein Mängelmanagement über eine App.

Kernfunktionen
  • Mängelmanagement mit App
  • Aufgabenmanagement und Workflows
  • Planprüfung
  • Bautagebuch und Fotodokumentation
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#44
Digital vereinfacht
Digital vereinfacht
Bauunternehmen

All-in-one Management-Software für Bauunternehmen mit zentraler Datenverwaltung. Die Lösung bündelt Projektdaten, Dokumente und Prozesse in einer mobilen Plattform, die sich individuell an Unternehmensabläufe anpassen lässt.

Kernfunktionen
  • Mängelmanagement
  • Bautagesberichte
  • Checklisten und Protokolle
  • Digitale Projektakte
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#45
smapOne
smapOne
Logistik, Facility Management, Fertigung, Bauwirtschaft, Energieversorgung, Kliniken, Maschinenbau und andere operative Branchen

Eine No-Code-Plattform, mit der Fachbereiche operative Prozesse selbst digitalisieren können, ohne Programmierkenntnisse oder IT-Abhängigkeit. Die Plattform nutzt KI-Unterstützung und ermöglicht schnelle Bereitstellung von Apps mit eingebauter Governance und Auditfähigkeit.

Kernfunktionen
  • KI-gestützte App-Erstellung per Prompt
  • Drag-and-Drop-Editor
  • No-Code-Entwicklung
  • Zentrale Prüfung und Freigabe von Apps
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#46
docu tools
docu-tools
Baudokumentation und Mängelmanagement auf Baustellen für Bauleiter und Bauleitungsteams

Digitales Dokumentationstool für Baustellen, das Mängel, Aufgaben und Baufortschritt direkt auf digitalen Bauplänen erfasst statt in Excel oder anderen Büroprogrammen. Die Software erstellt automatisch rechtssichere Berichte und ermöglicht Echtzeitkollaboration im Team.

Kernfunktionen
  • Dokumentation von Mängeln und Aufgaben direkt auf digitalen Bauplänen durch Pins
  • Automatische Berichtserstellung aus erfassten Daten
  • Aufgabenzuweisung mit Deadlines und Verantwortlichkeiten
  • Echtzeit-Zusammenarbeit mit Team und externen Partnern
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Die Preise sind nicht angegeben. Es werden nur 'Jetzt bestellen'-Buttons angezeigt, ohne dass konkrete Preisangaben sichtbar sind.
Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#47
TabTool Bau
TabTool
Bauprojektmanagement und digitale Baudokumentation für Bauleiter, Bauingenieure und Architekten

Cloud-basierte Software für digitales Baumanagement, mit der du auf der Baustelle Mängel erfassen, Bautagebücher führen und Baubesprechungen dokumentieren kannst. Die Lösung besteht aus einer mobilen App für Tablets und Smartphones sowie einer webbasierten Desktop-Software.

Kernfunktionen
  • Digitales Mängelmanagement mit Benachrichtigung zuständiger Gewerke
  • Automatisierte Bautagebuch-Erstellung mit Protokollvorlagen
  • Baubesprechungsmanagement mit Tagesordnung und Protokollen
  • Mobile App mit Offline-Funktionalität und automatischer Synchronisation
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30 Tage kostenlos testbar nach Registrierung
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#48
Fairwalter
Fairwalter (Schweiz)
Immobilienverwalter, Vermieter, Unternehmen und öffentliche Hand

Immobilienverwaltungssoftware aus der Schweiz mit integrierten Tools für digitale Wohnungsübergaben, Inventarverwaltung und Dokumentation von Zustand, Reparaturen und Schäden. Die Plattform verwaltet Objekte, Mietverhältnisse, Nebenkosten und Finanzen zentral.

Kernfunktionen
  • App für digitale Wohnungsübergaben
  • Inventarverwaltung mit Dokumentation von Schäden und Reparaturen
  • Digitaler Mieterwechsel
  • Immobilienverwaltung mit zentraler Datenhaltung
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Listenpreis, unverifiziert · Stand 18.07.2026
#49
Ergo Daily Report und weitere Arbeitsbericht-Apps
Infominds
Baubetriebe, Handwerksbetriebe, Gebäudetechniker und Servicetechniker zur Dokumentation von Arbeitsleistungen und Interventionen

Infominds bietet verschiedene mobile Apps zur Erfassung und Verwaltung von Arbeitsberichten, Regieberichten und Interventionsdaten auf Baustellen und in Serviceeinsätzen. Die Lösungen ermöglichen die Dokumentation von Zeiten, Kosten, Materialien und Fotos direkt vor Ort.

Kernfunktionen
  • Erfassung von Zeiten und Kosten
  • Fotodokumentation vor Ort
  • Verwaltung von Interventionen und Rapportini
  • Materialverfolgung
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#50
Mängelprotokoll Pro
IT-Bruderhofer
Betriebe in Handwerk, Bau und verwandten Bereichen, die Mängelprotokolle und Abnahmeverfahren dokumentieren müssen

Du erstellst digitale Mängelprotokolle mit automatischer PDF-Erstellung. Die Lösung unterstützt dich bei der strukturierten Dokumentation von Mängeln und Abnahmeverfahren.

Kernfunktionen
  • Digitale Mängelprotokoll-Erfassung
  • Automatische PDF-Generierung
  • Abnahmeverwaltung
  • Mobile Nutzung
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Grundverständnis

Was eine Mängelprotokoll-Software wirklich leistet

Ein Mängelprotokoll ist im Kern eine simple Sache: Wo ist der Mangel, was ist das Problem, wer kümmert sich, bis wann. Das lässt sich theoretisch auf einem Blatt Papier oder in einer Excel-Tabelle erledigen. Warum also Software?

Der Unterschied zeigt sich nicht bei der Erfassung des einzelnen Mangels, sondern in der Nachverfolgung über Wochen und Monate. Auf einer Baustelle oder bei einer Abnahme sammeln sich schnell dutzende oder hunderte Einzelpunkte an. Jeder hat einen Status, einen Verantwortlichen, eine Frist und im besten Fall ein Foto. Genau hier scheitert Papier: Du weißt am Ende nicht mehr, welcher Mangel behoben ist, welcher überfällig ist und wer zuletzt was gesagt hat.

Eine Mängelprotokoll-Software macht drei Dinge, die Zettel und Tabelle nicht können. Erstens: Sie erfasst den Mangel direkt vor Ort, mit Foto und Standort, ohne dass du abends im Büro alles abtippen musst. Zweitens: Sie hält den kompletten Verlauf fest, also wer wann welchen Status gesetzt hat. Drittens: Sie erzeugt auf Knopfdruck ein sauberes Protokoll oder eine Mängelliste, die du an Nachunternehmer, Bauherrn oder Auftraggeber weitergeben kannst.

Wo die Kategorie anfängt und wo sie aufhört

Wichtig ist die Abgrenzung. Eine reine Mängelprotokoll-Software ist kein komplettes Baumanagement und keine Projektsteuerung. Sie deckt den Ausschnitt ab: Mangel erfassen, zuweisen, nachverfolgen, dokumentieren. Manche Tools können mehr (Bautagebuch, Aufmaß, Zeiterfassung), aber das ist dann schon eine andere Kategorie. Wenn du nur das Mängelmanagement sauber im Griff haben willst, brauchst du keine große Plattform mit zwanzig Modulen, die du nie nutzt.

Feature-Deep-Dive

Diese Funktionen zählen im Alltag

Offline-Fähigkeit

Das ist die Funktion, an der sich im Betrieb alles entscheidet. Auf vielen Baustellen gibt es kein stabiles Netz, im Keller oder im Rohbau schon gar nicht. Wenn die Software zum Erfassen eine Verbindung braucht, wird sie nicht benutzt. Achte darauf, dass Mängel offline aufgenommen und Fotos lokal gespeichert werden, und dass die Synchronisierung automatisch läuft, sobald wieder Netz da ist. Lass dir das in der Demo genau zeigen, nicht nur zusagen.

Foto-Dokumentation mit Markierung

Ein Foto allein reicht oft nicht. Der Kollege auf der anderen Seite muss sehen, wo genau der Riss oder die Fehlstelle ist. Gut ist, wenn du direkt im Foto einen Pfeil oder Kreis setzen kannst. Praktisch wird es, wenn du den Mangel auf einem Plan oder Grundriss verorten kannst, sodass der Nachunternehmer nicht suchen muss.

Zuweisung und Fristen

Jeder Mangel braucht einen Verantwortlichen und eine Frist. Die Software sollte automatisch erinnern, wenn eine Frist näher rückt oder überschritten ist. Ohne das verlierst du genau die überfälligen Punkte aus dem Blick, um die es am Ende geht.

Statusverfolgung und Verlauf

Ein Mangel durchläuft Stationen: erfasst, zugewiesen, in Bearbeitung, behoben, geprüft, abgeschlossen. Wichtig ist, dass jeder Statuswechsel mit Zeitstempel und Person festgehalten wird. Wenn es später Streit gibt, ist dieser Verlauf dein bester Beleg.

Export und Berichte

Am Ende musst du etwas herausgeben können, das professionell aussieht und das der Empfänger versteht. PDF-Export mit deinem Logo, gefilterte Mängellisten (nur die offenen, nur die eines bestimmten Gewerks) und die Möglichkeit, direkt aus der Software an den Nachunternehmer zu senden. Prüfe, ob der Export auch die Fotos vernünftig einbindet und nicht nur einen Textzettel produziert.

Mehrbenutzer und Rollen

Wenn mehrere Leute erfassen, brauchst du eine Rechteverwaltung. Der Nachunternehmer soll seine Mängel sehen und den Status auf "behoben" setzen können, aber nicht die Mängel anderer Gewerke bearbeiten. Diese Rollentrennung spart im Alltag viel Ärger.

Entscheidungshilfe

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Lass die richtige Person testen

Der häufigste Auswahlfehler: Der Chef sieht die Demo und ist begeistert, weil die Auswertung im Büro schick aussieht. Bedient wird die Software aber vom Polier oder Bauleiter draußen, mit Handschuhen, bei Sonne auf dem Display, unter Zeitdruck. Lass genau diese Person in der Demo einen echten Mangel erfassen. Wenn sie dabei ins Stocken kommt oder drei Menüs durchklicken muss, ist das Tool im Alltag verloren.

Anzahl der Klicks bis zum ersten Foto

Miss konkret, wie viele Schritte es braucht, um einen neuen Mangel mit Foto anzulegen. Bei einer guten Lösung sind das wenige Handgriffe. Wenn du erst ein Projekt anlegen, dann einen Bereich wählen, dann Kategorien setzen musst, bevor du überhaupt fotografieren kannst, wird das draußen niemand durchhalten.

Geräte, die deine Leute schon haben

Schau, auf welchen Geräten die Software läuft. Läuft sie nur auf iOS, deine Leute haben aber Android-Geräte, hast du ein Problem. Prüfe auch, ob es eine Web-Version fürs Büro gibt, damit die Auswertung nicht auch am Handy passieren muss.

Wie kommen deine Daten wieder raus

Bevor du dich bindest, kläre, wie du deine Daten exportieren kannst, wenn du irgendwann wechseln willst. Bekommst du die Mängel, Fotos und Verläufe in einem brauchbaren Format? Wer das erst beim Ausstieg fragt, sitzt in der Falle.

Support in deiner Sprache und Zeitzone

Wenn draußen etwas nicht funktioniert, brauchst du schnelle Hilfe. Prüfe, ob es deutschsprachigen Support gibt und wie er erreichbar ist. Ein Forum in englischer Sprache hilft dem Polier um sieben Uhr morgens nicht.

Markus Laue
Das sagt unser Experte zu Mängelprotokoll-Software
Markus Laue, Gründer von Toolfolio

Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist, dass der Chef die Software auswählt und der Polier sie bedienen soll. In der Demo klickt sich der Geschäftsführer entspannt durch die Auswertung und findet alles logisch. Draußen steht dann der Kollege bei Sonne, mit Handschuhen und unter Zeitdruck vor dem Display und kommt nicht durch drei Menüs bis zum ersten Foto. Ich sage inzwischen jedem: Lass die Person testen, die später wirklich damit arbeitet, und wenn sie ins Stocken kommt, ist die Software für euch die falsche, egal wie gut die Auswertung aussieht.

Total Cost of Ownership

Übliche Preismodelle bei Mängelprotokoll-Software

Preise nenne ich hier bewusst keine, weil sie sich ständig ändern und stark vom Umfang abhängen. Wichtiger ist, dass du die Modelle verstehst, damit du die Angebote vergleichen kannst.

Pro Nutzer und Monat

Das verbreitetste Modell. Du zahlst je aktivem Anwender einen monatlichen Betrag. Das ist gut kalkulierbar, kann aber teuer werden, wenn viele Leute nur gelegentlich erfassen. Frage nach, ob Nachunternehmer, die nur Status setzen, als volle Nutzer zählen oder kostenlos eingeladen werden können. Das macht bei vielen Beteiligten einen großen Unterschied.

Pro Projekt

Manche Anbieter rechnen je Projekt oder Baustelle ab. Das kann günstig sein, wenn du wenige große Projekte hast, und teuer, wenn du viele kleine parallel betreibst. Rechne mit deiner tatsächlichen Projektstruktur durch, nicht mit einem Durchschnitt.

Staffelpreise und Pakete

Oft gibt es Pakete mit Grundfunktionen und teurere Stufen mit Zusatzmodulen. Prüfe genau, welche Funktion in welcher Stufe steckt. Es passiert häufig, dass eine für dich zentrale Funktion (etwa der Planbezug oder der PDF-Export mit Logo) erst im teureren Paket dabei ist.

Versteckte Kosten

Achte auf die Punkte, die im Grundpreis oft nicht drin sind: Speicherplatz für Fotos, Anzahl der Projekte, Einrichtung und Schulung, Datenexport. Frage aktiv nach jährlicher versus monatlicher Zahlung und ob es eine Mindestvertragslaufzeit gibt. Rechne die Kosten immer auf ein volles Jahr und auf deine reale Nutzeranzahl hoch, nicht auf den beworbenen Einstiegspreis.

Der Aufwand jenseits der Lizenz

Die Lizenz ist nur ein Teil. Dazu kommt die Zeit für Einführung, das Anlegen von Vorlagen und Kategorien und die Schulung deiner Leute. Rechne diese Stunden mit ein. Eine billige Lizenz, die niemand bedient, kostet dich am Ende mehr als eine passende Lösung, die läuft.

Aus der Praxis

Fehler, die in der Praxis wirklich passieren

Die Software ersetzt keinen Prozess

Der teuerste Fehler ist der Glaube, die Software allein bringe Ordnung. Wenn vorher niemand geregelt hat, wer Mängel abschließt und wer prüft, dann bildet die Software nur das Chaos digital ab. Kläre den Ablauf zuerst, dann suche das Tool dazu, nicht umgekehrt.

Zwei Systeme parallel

Es passiert oft, dass ein Teil der Leute die Software nutzt und ein anderer weiter Zettel schreibt, weil er die App nicht mag. Dann hast du die Mängel doppelt und halb, und niemand weiß mehr, was der aktuelle Stand ist. Entweder alle machen mit oder es lohnt sich nicht. Das ist eine Führungsfrage, keine Softwarefrage.

Fotos ohne Kontext

Ein klassischer Fall: Der Polier fotografiert schnell zwanzig Mängel, ohne Beschreibung, ohne Zuordnung. Zwei Wochen später weiß niemand mehr, welches Foto zu welchem Problem gehört. Ein Foto braucht immer einen Satz Beschreibung und eine Verortung, sonst ist es später wertlos.

Nachunternehmer nicht eingebunden

Wenn der Nachunternehmer die Mängelliste nur als PDF per Mail bekommt und den Status im eigenen Kopf führt, entsteht wieder ein Bruch. Besser ist, ihn direkt in die Software einzuladen, sodass er behobene Punkte selbst markiert. Dann sparst du dir das ständige Nachtelefonieren.

Zu spät angefangen

Manche führen die Software mitten in einem laufenden, chaotischen Projekt ein und wundern sich, dass es nicht rundläuft. Fang mit einem kleinen, überschaubaren Projekt an, damit deine Leute das Werkzeug in Ruhe kennenlernen, bevor es ernst wird.

Compliance

Rechtliche Anforderungen in DACH

Ich bin kein Anwalt, und das hier ersetzt keine Rechtsberatung. Aber es gibt Punkte, die du kennen solltest.

Datenschutz und Serverstandort

Sobald du Fotos von Baustellen und Namen von Mitarbeitern und Nachunternehmern verarbeitest, greift die DSGVO. Kläre, wo die Daten gespeichert werden und ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) bereitstellt. Ein Serverstandort innerhalb der EU macht die Sache einfacher. Achte darauf, dass auf Fotos möglichst keine Personen zufällig mit abgebildet sind, oder kläre, wie du damit umgehst.

Beweiskraft der Dokumentation

Ein Mängelprotokoll kann im Streitfall vor Gericht eine Rolle spielen. Wichtig ist ein lückenloser, nachvollziehbarer Verlauf mit Zeitstempeln, die nicht nachträglich veränderbar sind. Frage, ob die Software Änderungen protokolliert und ob ein einmal erzeugtes Protokoll unveränderbar abgelegt wird.

Fristen und Abnahme

Im Bauvertragsrecht spielen Fristen und die förmliche Abnahme eine große Rolle. Die Software muss dir helfen, gesetzte Fristen sauber zu dokumentieren, ersetzt aber nicht die rechtliche Bewertung, ob ein Mangel wesentlich ist oder welche Rechtsfolgen er hat. Das gehört in fachkundige Hände.

Aufbewahrung

Unterlagen zu Bauprojekten müssen über längere Zeiträume aufbewahrt werden. Kläre, wie lange die Daten beim Anbieter liegen und was mit ihnen passiert, wenn du den Vertrag beendest. Ein Export deiner abgeschlossenen Projekte ins eigene Archiv ist ratsam.

Playbook

So gehst du die Auswahl konkret an

Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben

Bevor du irgendein Tool ansiehst, schreib auf, wie ihr Mängel heute erfasst und wo es hakt. Wer erfasst, wer weist zu, wer schließt ab, wo gehen Informationen verloren. Ohne diese Klarheit vergleichst du Tools nach Bauchgefühl.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Listen. Muss-Kriterien sind die Dinge, ohne die es nicht geht (zum Beispiel Offline-Erfassung, deutschsprachiger Support, AVV). Kann-Kriterien sind nett, aber verzichtbar. So verlierst du dich in der Demo nicht in schicken Nebenfunktionen.

Schritt 3: Drei Anbieter in die engere Wahl

Mehr als drei bringen nichts, du verlierst den Überblick. Nutze die Vergleichsseite oben, um vorzusortieren.

Schritt 4: Echte Testphase mit echten Leuten

Lass die Software in einer kostenlosen Testphase von genau den Leuten bedienen, die später damit arbeiten. Gib ihnen eine reale Aufgabe: einen echten kleinen Bereich abnehmen und die Mängel erfassen. Sammle danach ihr Feedback ein, nicht deins.

Schritt 5: Export testen

Erzeuge in der Testphase ein fertiges Protokoll als PDF und schau, ob es so aussieht, wie du es einem Auftraggeber geben würdest. Teste auch den Datenexport, damit du weißt, dass du wieder herauskommst.

Schritt 6: Kosten aufs Jahr rechnen

Rechne für deine engste Wahl die Gesamtkosten für ein Jahr mit deiner realen Nutzerzahl und Projektstruktur durch. Beziehe Einrichtung und Schulung mit ein.

Schritt 7: Klein starten

Rolle die Lösung erst auf einem Projekt aus, sammle Erfahrungen, passe deine Vorlagen an und ziehe dann weitere Projekte nach. Ein Rollout auf einmal über den ganzen Betrieb geht meistens schief.

Häufige Fragen

Was Betriebe uns zu Mängelprotokoll-Software am häufigsten fragen

Was ist eine Mängelprotokoll-Software?

Eine Mängelprotokoll-Software ist ein Werkzeug, mit dem du Mängel direkt vor Ort mit Foto und Beschreibung erfasst, sie einem Verantwortlichen mit Frist zuweist und ihren Status bis zur Behebung nachverfolgst. Am Ende erzeugt sie daraus ein sauberes Protokoll, das du an Nachunternehmer oder Auftraggeber weitergeben kannst. Sie ersetzt Zettel und Excel vor allem bei der Nachverfolgung über längere Zeiträume.

Brauche ich für die Baustelle eine Offline-Funktion?

In den meisten Fällen ja. Auf Baustellen gibt es oft kein stabiles Netz, gerade im Keller oder Rohbau. Wenn die Software zum Erfassen eine Verbindung braucht, wird sie draußen nicht genutzt. Achte darauf, dass Mängel und Fotos offline gespeichert und automatisch synchronisiert werden, sobald wieder Netz da ist.

Was kostet eine Mängelprotokoll-Software?

Konkrete Preise hängen stark vom Anbieter, der Nutzerzahl und dem Funktionsumfang ab und ändern sich häufig. Verbreitet sind Modelle pro Nutzer und Monat oder pro Projekt. Wichtig ist, dass du auf versteckte Kosten wie Speicherplatz, Schulung und Datenexport achtest und die Gesamtkosten immer auf ein volles Jahr mit deiner realen Nutzerzahl hochrechnest.

Kann ich Nachunternehmer in die Software einbinden?

Viele Lösungen erlauben das über eine Rollenverwaltung. Der Nachunternehmer sieht dann nur seine eigenen Mängel und kann deren Status auf behoben setzen, ohne die Punkte anderer Gewerke zu bearbeiten. Kläre vor dem Kauf, ob solche eingeladenen Nutzer als volle, kostenpflichtige Lizenzen zählen, da das bei vielen Beteiligten die Kosten stark beeinflusst.

Ist ein digitales Mängelprotokoll rechtlich anerkannt?

Ein digitales Protokoll kann im Streitfall als Nachweis dienen, wenn der Verlauf lückenlos und mit unveränderbaren Zeitstempeln dokumentiert ist. Wichtig ist, dass Änderungen protokolliert werden und ein erzeugtes Protokoll nicht nachträglich verändert werden kann. Ob ein Mangel rechtlich wesentlich ist, bleibt aber eine juristische Frage und gehört in fachkundige Hände.

Worauf muss ich beim Datenschutz achten?

Sobald du Fotos und Namen von Mitarbeitern oder Nachunternehmern verarbeitest, greift die DSGVO. Kläre, wo die Daten gespeichert werden, und lass dir vom Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geben. Ein Serverstandort in der EU macht die Umsetzung einfacher, und du solltest darauf achten, dass keine unbeteiligten Personen zufällig auf Fotos landen.

Wie führe ich die Software im Betrieb am besten ein?

Kläre zuerst deinen Ablauf: wer erfasst, wer weist zu, wer schließt ab. Danach startest du mit einem kleinen, überschaubaren Projekt, damit deine Leute das Werkzeug in Ruhe kennenlernen. Erst wenn das läuft, ziehst du weitere Projekte nach. Ein Rollout über den ganzen Betrieb auf einmal geht meistens schief.

Komme ich später wieder an meine Daten heran?

Das solltest du vor dem Vertragsabschluss klären, nicht erst beim Wechsel. Frage, ob und in welchem Format du Mängel, Fotos und Verläufe exportieren kannst. Kläre außerdem, wie lange die Daten beim Anbieter liegen und was nach Vertragsende mit ihnen passiert, und lege abgeschlossene Projekte am besten zusätzlich im eigenen Archiv ab.

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