GaLaBau Software

Angebot und Kalkulation

Das Herzstück für die meisten Betriebe. Achte darauf, ob du mit hinterlegten Kalkulationsansätzen arbeiten kannst, also Material, Lohn und Gerätekosten pro Position, statt nur einen Endpreis einzutippen. Interessant wird es, wenn du Textbausteine und ganze Leistungsverzeichnisse wiederverwenden kannst. Ein Betrieb, der jede Terrasse neu kalkuliert, verliert Zeit, ein Betrieb mit sauberen Vorlagen schreibt ein Angebot in einer halben Stunde.

Aufmaß und Mengenermittlung

Prüfe, ob sich Aufmaße direkt in die Kalkulation und später in die Rechnung übernehmen lassen. Für Pflasterflächen, Rasenflächen und Zaunlängen ist das Alltag. Manche Lösungen unterstützen Aufmaß direkt auf dem Tablet auf der Baustelle, das erspart das spätere Übertragen von Zetteln.

Zeiterfassung und Baustellenrückmeldung

Hier entscheidet sich, ob du am Monatsende weißt, ob eine Baustelle Geld gebracht hat. Wichtig ist, dass die Erfassung für deine Leute im Feld einfach genug ist. Eine App, die drei Minuten braucht und Empfang verlangt, wird nicht genutzt. Frag konkret, ob die Erfassung offline funktioniert, weil auf halber Strecke im Neubaugebiet oft kein Netz ist.

Pflege und wiederkehrende Aufträge

Wer Pflegeverträge hat, braucht die Möglichkeit, wiederkehrende Termine und Leistungen anzulegen, ohne sie jedes Mal neu zu tippen. Achte darauf, wie die Software mit einem Vertrag umgeht, der zwölf Rasenschnitte im Jahr umfasst, aber unterschiedliche Zusatzleistungen je Termin hat.

Disposition und Kolonnenplanung

Eine Plantafel, auf der du siehst, welche Kolonne wann wo ist, hilft besonders in der Hauptsaison. Prüfe, ob Geräte und Maschinen mitgeplant werden können, denn der Minibagger kann nur an einem Ort gleichzeitig sein.

Rechnung und Schnittstellen

Am Ende muss eine Rechnung heraus, die zu deiner Buchhaltung passt. Kläre früh, ob es eine Schnittstelle zu deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltungssoftware gibt (Stichwort DATEV im deutschen Raum). Ohne diese Schnittstelle exportiert am Ende jemand von Hand, und das ist eine Fehlerquelle.

Lass die richtige Person testen

Der häufigste Auswahlfehler beginnt in der Demo. Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef. Wenn dein Bauleiter die Zeiterfassung nicht in zwei Minuten versteht, wird deine Kolonne sie erst recht nicht nutzen. Gib der Testperson eine echte Aufgabe: ein Angebot für eine konkrete Terrasse mit drei Positionen anlegen, ohne dass der Vertriebler daneben sitzt und mitklickt.

Nur die Funktionen, die du wirklich brauchst

Viele Betriebe kaufen einen großen Funktionsumfang und nutzen ein Drittel davon. Schreib vor der Auswahl auf, welche drei Abläufe dich heute am meisten Zeit kosten. Wenn die Software genau diese drei löst, ist sie wertvoller als eine, die hundert Dinge halb kann.

Datenübernahme und Ausstieg

Frag vor dem Kauf, wie du deine Daten wieder herausbekommst, wenn du in drei Jahren wechseln willst. Kundenstamm, Artikel, offene Vorgänge: Wer beim Ausstieg nur einen PDF-Export bekommt, sitzt fest. Ein sauberer Export in gängige Formate ist ein Zeichen für einen fairen Anbieter.

Support und Erreichbarkeit

Kläre, wie der Support erreichbar ist und ob er die Branche kennt. Ein Support, der GaLaBau versteht, spart dir lange Erklärungen. Frag auch, ob es Schulungen zum Start gibt, denn eine Software ohne Einführung liegt oft nach zwei Wochen brach.

Die gängigen Modelle

Die meisten Anbieter rechnen heute im Abo, meist pro Nutzer und Monat. Daneben gibt es noch klassische Kaufmodelle mit einmaliger Lizenz und laufenden Wartungsgebühren. Beim Abo zahlst du planbar, hast aber laufende Kosten, solange du die Software nutzt. Beim Kauf ist der Einstieg teurer, dafür fallen später oft nur Wartung und Updates an. Welches günstiger ist, hängt davon ab, wie lange du die Software nutzt und wie viele Nutzer du hast.

Die Kosten, die man vergisst

Der Lizenzpreis ist selten der ganze Preis. Rechne die folgenden Posten mit ein:

• Einrichtung und Datenübernahme zu Beginn, oft ein einmaliger Betrag oder Tagessätze.
• Schulung deiner Mitarbeiter, entweder als Paket oder pro Tag.
• Zusatzmodule, die einzeln kosten (Zeiterfassung, mobile App, Schnittstellen).
• Kosten pro zusätzlichem Nutzer, wenn du wächst.
• Der Aufwand deiner eigenen Leute in den ersten Wochen, bis alles läuft.

Dieser letzte Posten steht in keinem Angebot, ist aber real. Plane ein, dass die ersten Wochen langsamer sind, weil deine Leute umlernen.

Wie du fair vergleichst

Rechne nicht den Monatspreis, sondern die Gesamtkosten über drei Jahre, inklusive Einrichtung und Schulung, für deine tatsächliche Nutzerzahl. Erst dann werden zwei Angebote vergleichbar. Ein niedriger Grundpreis mit teuren Zusatzmodulen kann am Ende teurer sein als ein höherer Grundpreis, der alles enthält.

Die Software wird nicht befüllt

Der klassische Fall: Die Software ist gekauft, aber der Artikelstamm bleibt leer, und alle arbeiten weiter mit ihren alten Excel-Listen daneben. Nach drei Monaten fragt sich der Chef, warum sich nichts verbessert hat. Die Antwort ist meist, dass niemand die Zeit für die Grundeinrichtung bekommen hat. Plane diese Zeit fest ein und mach eine Person dafür verantwortlich.

Die Kolonne erfasst keine Zeiten

Wenn die mobile Erfassung zu umständlich ist, schreiben die Leute ihre Stunden weiter auf Zettel, und jemand tippt sie abends ein. Damit hast du zwei Systeme statt einem. Teste die App vor dem Kauf mit einem echten Mitarbeiter, nicht im Büro, sondern draußen.

Zu viele Systeme parallel

Ein Betrieb hatte eine Software für Angebote, eine App für Zeiten und ein Tabellenblatt für die Disposition. Jede Insel für sich funktionierte, aber die Daten passten nie zusammen. Weniger Systeme, die miteinander reden, schlagen viele gute Einzellösungen.

Der Wechsel mitten in der Saison

Wer im Mai umstellt, wenn alle Baustellen laufen, hat weder Zeit für Schulung noch für Fehler. Stell in der ruhigeren Zeit um, oft im Winter, damit die Startphase nicht mit der Hauptlast zusammenfällt.

Niemand pflegt die Preise

Materialpreise ändern sich, und wenn niemand die hinterlegten Ansätze aktualisiert, kalkulierst du mit veralteten Zahlen. Leg fest, wer wann die Stammdaten prüft, sonst rechnet die schöne Software dir langsam ein Minus schön.

Arbeitszeiterfassung

In Deutschland gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, deren genaue Ausgestaltung sich weiterentwickelt. Wenn du eine digitale Zeiterfassung nutzt, achte darauf, dass sie nachvollziehbar und manipulationssicher dokumentiert. Für die genaue Rechtslage und die Umsetzung in deinem Betrieb solltest du dich mit deinem Steuerberater oder einem Fachanwalt abstimmen, weil sich hier Details ändern.

Datenschutz

Sobald du Zeiten und Standorte deiner Mitarbeiter erfasst, verarbeitest du personenbezogene Daten, und die DSGVO greift. Kläre, wo der Anbieter die Daten speichert und ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt. Bei Cloud-Lösungen ist der Serverstandort relevant. Frag konkret nach, statt es anzunehmen.

Rechnungen und Aufbewahrung

Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und über die vorgeschriebene Frist aufbewahrt werden. Achte darauf, ob die Software die Vorgaben zur elektronischen Rechnung unterstützt, weil sich hier im deutschen Raum gerade viel bewegt (Stichwort E-Rechnung im Geschäftsverkehr). Auch hier gilt: die genaue Pflicht und die Fristen mit dem Steuerberater klären.

GoBD und Nachvollziehbarkeit

In Deutschland sind digital erzeugte steuerrelevante Daten nach bestimmten Grundsätzen zu führen und unveränderbar zu speichern. Wenn deine Software Rechnungen und Belege verwaltet, sollte sie diese Anforderungen unterstützen. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, die du prüfen musst, wenn du dort tätig bist.

Schritt 1: Ist-Zustand aufschreiben

Nimm dir zwei Stunden und schreib auf, wie ein Auftrag heute durch deinen Betrieb läuft, vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung. Markiere die Stellen, an denen etwas doppelt getippt oder auf Zetteln übertragen wird. Das sind deine Baustellen.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Listen. In die erste kommen die Funktionen, ohne die es nicht geht. In die zweite, was schön wäre. Die erste Liste ist dein Filter, die zweite dein Tiebreaker zwischen zwei guten Kandidaten.

Schritt 3: Drei Anbieter in die engere Wahl

Mehr als drei parallel zu vergleichen wird unübersichtlich. Nimm die Kategorieübersicht auf dieser Seite als Ausgangspunkt und wähle drei, die zu deiner Betriebsgröße passen.

Schritt 4: Echte Demo mit echter Aufgabe

Vereinbare für jeden eine Demo und bring eine konkrete Aufgabe mit, dieselbe für alle drei. Lass die Person testen, die später arbeitet. Achte darauf, wie viele Klicks ein normaler Vorgang braucht.

Schritt 5: Gesamtkosten rechnen

Hol dir schriftliche Angebote inklusive Einrichtung, Schulung und Zusatzmodulen. Rechne die Kosten über drei Jahre für deine echte Nutzerzahl.

Schritt 6: Referenzen fragen

Bitte um zwei Kontakte von Betrieben ähnlicher Größe, die die Software nutzen, und ruf dort an. Frag nicht, ob sie zufrieden sind, sondern was sie heute anders machen würden.

Schritt 7: Testphase und Startzeitpunkt

Vereinbare wenn möglich eine Testphase mit deinen echten Daten und plane den Start in die ruhigere Jahreszeit. Bestimme eine Person, die den Einführungsprozess verantwortet, sonst versandet er.

Wenn du diese Schritte gehst, triffst du die Entscheidung nicht aus dem Bauch, sondern auf Basis dessen, was dein Betrieb wirklich braucht. Das kostet ein paar Tage Vorbereitung, spart aber die teure Erfahrung, nach einem Jahr wieder zu wechseln.