ERP für Maschinen- und Anlagenbau

Stücklisten und Arbeitspläne

Die Stückliste ist das Herz. Achte darauf, dass das System mehrstufige Stücklisten kann, Varianten verwaltet und Änderungen nachvollziehbar macht. Wichtig ist der Änderungsstand: Wenn ein Konstrukteur eine Position tauscht, muss klar sein, welche Aufträge und welche laufenden Fertigungsschritte betroffen sind. Frag in der Demo konkret nach, was passiert, wenn du in einem laufenden Auftrag ein Bauteil ersetzt.

Projektsteuerung und Nachkalkulation

Im Anlagenbau ist fast jeder Auftrag ein Projekt. Du brauchst eine Sicht, die Angebot, Auftrag, gebuchte Stunden, Materialkosten und Fremdleistungen an einem Ort zeigt. Entscheidend ist die Nachkalkulation: Erst wenn du siehst, dass ein Auftragstyp regelmäßig defizitär läuft, kannst du beim nächsten Angebot gegensteuern. Ohne diese Rückmeldung kalkulierst du im Blindflug.

Materialwirtschaft und Beschaffung

Schau dir an, wie das System mit langen Lieferzeiten umgeht. Im Anlagenbau bestellst du Teile oft, bevor die Konstruktion final ist. Das System sollte Vormerkungen, Bestellvorschläge aus dem Bedarf und Teillieferungen sauber verwalten. Ein häufiger Schwachpunkt: Seriennummern und Chargen, die du für die Rückverfolgbarkeit brauchst.

Zeiterfassung in der Fertigung

Die Rückmeldung aus der Werkstatt entscheidet über die Datenqualität. Wenn die Leute an der Maschine keine bequeme Möglichkeit haben, Zeiten und Mengen zu buchen, bekommst du keine belastbaren Zahlen. Achte auf Terminals oder Tablets, die auch mit öligen Händen bedienbar sind, und auf einfache Barcodes statt langer Tippwege.

Service und Ersatzteile

Nach der Auslieferung fängt das Geld oft erst an zu fließen. Ein gutes System führt eine Anlagenakte pro ausgelieferter Maschine, mit verbauten Komponenten, Seriennummern und Wartungshistorie. Wenn ein Kunde anruft, weil Pumpe X ausgefallen ist, willst du in Sekunden sehen, welche Variante verbaut wurde und welches Ersatzteil passt.

Schnittstellen

Eine ERP steht nie allein. Prüfe die Anbindung an dein CAD (für den Stücklistenimport), an DATEV oder deine Buchhaltung, an Betriebsdatenerfassung und gegebenenfalls an ein Dokumentenmanagement. Frag nicht, ob eine Schnittstelle existiert, sondern wie sie funktioniert: automatisch, per Knopfdruck oder als manueller Export.

Lass die richtigen Leute testen

Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler des Anbieters. Setz den Meister aus der Fertigung an die Zeiterfassung, den Einkäufer an die Bestellvorschläge, die Sachbearbeiterin an die Auftragserfassung. Wenn diese Leute nach zehn Minuten genervt sind, wird es im Alltag nicht besser.

Teste mit deinen eigenen Daten

Eine Standarddemo mit den Musterdaten des Anbieters läuft immer glatt. Gib dem Anbieter eine echte, komplexe Stückliste von dir und lass ihn davor einen realen Auftrag durchspielen, inklusive einer Konstruktionsänderung mittendrin. Da zeigt sich, ob das System deine Realität abbildet oder nur die Broschüre.

Cloud oder eigener Server

Kläre früh, ob du eine Cloud-Lösung willst oder eine, die bei dir im Haus läuft. Beides hat Konsequenzen: Cloud bedeutet laufende Kosten und Abhängigkeit von deiner Internetverbindung, ein eigener Server bedeutet Aufwand für Wartung, Backup und Updates. Es gibt kein pauschal richtiges Modell, es hängt von deiner IT und deinen Anforderungen ab.

Anbieter und Zukunftssicherheit

Eine ERP begleitet dich zehn Jahre und länger. Schau dir an, wie lange es den Anbieter gibt, wie oft er das Produkt weiterentwickelt und wie der Support erreichbar ist. Frag nach Referenzkunden aus deiner Branche und ruf dort tatsächlich an. Kläre auch, was passiert, wenn du wieder aussteigen willst: Kommst du an deine Daten in einem lesbaren Format?

Die Lizenzkosten sind selten das teuerste an einer ERP. Der größere Brocken steckt oft in Einführung, Anpassung und laufendem Betrieb. Ich kann dir hier keine Zahlen nennen, weil sie stark von deiner Größe und deinen Anforderungen abhängen, aber ich kann dir zeigen, welche Posten du einplanen musst.

Lizenzmodelle

Grob gibt es zwei Muster: den Kauf einer Lizenz mit einmaliger Zahlung plus jährlicher Wartungsgebühr, oder ein Abo (Miete) mit monatlicher oder jährlicher Zahlung pro Nutzer. Cloud-Lösungen laufen meist als Abo. Achte bei Nutzerlizenzen darauf, ob nach benannten Nutzern oder nach gleichzeitigen Nutzern abgerechnet wird: Das macht bei Schichtbetrieb einen großen Unterschied.

Einführungs- und Anpassungskosten

Das ist der Posten, den Betriebe regelmäßig unterschätzen. Datenmigration, Schulung, das Einrichten von Arbeitsabläufen und individuelle Anpassungen kosten Aufwand, der oft in Beratungstagen abgerechnet wird. Lass dir vorab eine grobe Schätzung geben, wie viele Tage die Einführung braucht, und plane einen Puffer ein, denn diese Schätzungen fallen selten zu hoch aus.

Laufende Kosten

Dazu gehören Wartung, Updates, Support und bei Cloud die Hosting-Gebühr. Bei eigenem Server kommen Serverhardware, Backup und die Arbeitszeit deiner IT dazu. Rechne auch mit Kosten für spätere Erweiterungen: Wenn du in zwei Jahren ein Servicemodul dazubuchst, kostet das erneut Lizenz und Einführung.

Versteckte Posten

Frag konkret nach den Kosten für zusätzliche Schnittstellen, für Anpassungen bei einem Versionswechsel und für zusätzliche Nutzer im Wachstum. Manche Anbieter rechnen Schnittstellen einzeln ab. Kläre auch, ob Schulungen im Preis enthalten sind oder extra kommen.

Zu viele Wünsche auf einmal

Betriebe wollen bei der Einführung alle Probleme der letzten zehn Jahre auf einmal lösen. Das führt zu endlosen Anpassungslisten, das Projekt zieht sich, und die Leute verlieren die Geduld. Besser ist ein Start mit den Kernabläufen und ein schrittweiser Ausbau, wenn das System läuft.

Datenübernahme unterschätzt

Die alten Daten sind oft chaotisch: Dubletten bei Artikeln, unvollständige Stücklisten, uneinheitliche Bezeichnungen. Wenn du diesen Wust ungefiltert übernimmst, schleppst du das Chaos ins neue System. Nimm dir vor der Migration Zeit, die Stammdaten aufzuräumen, auch wenn es unbeliebt ist.

Die Werkstatt wird übergangen

Ich sehe oft, dass die Auswahl im Büro getroffen wird und die Fertigung erst beim Go-live davon erfährt. Dann bucht keiner die Zeiten, die Daten sind lückenhaft, und die Nachkalkulation ist wertlos. Hol die Leute aus der Werkstatt früh dazu, sonst kippt das System an der Stelle, wo die Daten entstehen.

Kein interner Verantwortlicher

Eine ERP-Einführung ist kein Nebenbei-Projekt. Wenn niemand im Betrieb die Verantwortung trägt und Entscheidungen treffen darf, versandet das Projekt zwischen Tagesgeschäft und Anbieter. Benenne eine Person, die Zeit dafür bekommt und Rückhalt von der Geschäftsführung hat.

Eine ERP fasst kaufmännische Daten an, also gelten die üblichen Aufbewahrungs- und Nachvollziehbarkeitspflichten. In Deutschland sind das die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Praktisch heißt das: Buchungen müssen unveränderbar sein, Änderungen müssen protokolliert werden, und die Daten müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Frag den Anbieter, wie das System diese Anforderungen abbildet.

In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln zur Aufbewahrung und zur Rechnungsstellung. Wenn du grenzüberschreitend lieferst, prüfe, ob das System die jeweiligen steuerlichen Anforderungen und Belegformate unterstützt.

Datenschutz

Sobald du personenbezogene Daten verarbeitest, etwa von Mitarbeitern in der Zeiterfassung oder von Ansprechpartnern beim Kunden, greift die DSGVO. Bei Cloud-Lösungen kläre, wo die Daten liegen und ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt. Server in der EU sind hier die einfachere Variante.

E-Rechnung

Die elektronische Rechnung wird im Geschäftsverkehr zunehmend Pflicht. Achte darauf, dass dein System die gängigen Formate für den Empfang und den Versand strukturierter Rechnungen unterstützt. Kläre das aktiv, weil sich die Vorgaben in den letzten Jahren geändert haben und weiter ändern.

Branchenspezifisches

Je nach dem, was du baust, kommen weitere Pflichten dazu: Rückverfolgbarkeit von Bauteilen, CE-Kennzeichnung und die technische Dokumentation. Die ERP muss das nicht selbst erzeugen, aber sie sollte helfen, die zugehörigen Daten und Dokumente pro Auftrag und pro Anlage zu verwalten.

Schritt 1: Anforderungen sammeln

Setz dich mit den Leuten aus Vertrieb, Konstruktion, Einkauf, Fertigung und Buchhaltung zusammen und sammle, was sie im Alltag brauchen. Trenne dabei streng zwischen Muss und Kann. Ein Blatt mit zwanzig Muss-Anforderungen ist wertvoller als eine Wunschliste mit hundert Punkten.

Schritt 2: Ist-Abläufe aufschreiben

Bevor du nach Software suchst, verstehe deine eigenen Abläufe. Zeichne auf, wie ein Auftrag heute durchs Haus läuft, vom Angebot bis zur Rechnung. Oft findest du dabei schon Brüche, die keine Software löst, sondern die du erst organisatorisch klären musst.

Schritt 3: Longlist erstellen

Such dir Anbieter, die Erfahrung im Maschinen- und Anlagenbau haben, nicht nur allgemeine ERP. Eine Vergleichsseite wie diese hilft beim ersten Überblick. Reduziere auf drei bis fünf Kandidaten, die zu deiner Größe passen.

Schritt 4: Demos mit eigenem Szenario

Gib jedem Anbieter dasselbe realistische Szenario aus deinem Betrieb und lass es vorführen. So werden die Demos vergleichbar. Achte darauf, wer bedient, und lass deine Leute selbst Hand anlegen.

Schritt 5: Referenzen prüfen

Ruf bei Bestandskunden an und frag nach dem Einführungsverlauf, nach dem Support und nach dem, was sie heute anders machen würden. Diese Gespräche sind ehrlicher als jede Broschüre.

Schritt 6: Gesamtkosten rechnen

Stell für jeden Kandidaten die Gesamtkosten über fünf Jahre zusammen: Lizenz, Einführung, Schulung, Wartung, Betrieb, Erweiterungen. Erst dann vergleichst du Äpfel mit Äpfeln.

Schritt 7: Pilot und Rollout

Start mit einem klar abgegrenzten Bereich oder einer Musterphase, bevor du alles umstellst. Plane die Umstellung nicht in deine Hochsaison und halte das alte System eine Weile parallel verfügbar, bis das neue stabil läuft.