ERP für das Handwerk

Angebots- und Auftragswesen

Das ist das Herzstück. Achte darauf, dass du aus einem Angebot per Klick einen Auftrag und daraus eine Rechnung machen kannst, ohne Daten neu einzutippen. Für das Handwerk relevant: Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung nach abgeschlossenem Auftrag. Wer nach VOB abrechnet, braucht Aufmaße und kumulierte Abschläge, das kann nicht jedes System.

Materialwirtschaft und Kalkulation

Ein gutes System kennt deine Artikel mit Einkaufs- und Verkaufspreis und rechnet Aufschläge automatisch. Praktisch wird es bei der Anbindung an Großhändler: Wenn du Datanorm-Kataloge einlesen kannst, sparst du das manuelle Pflegen tausender Artikel. Frag konkret nach, welche Kataloge und Schnittstellen unterstützt werden und ob Preisaktualisierungen automatisch laufen.

Zeiterfassung und mobile Nutzung

Die Zeiten der Monteure müssen ins System, ohne dass jemand abends Zettel abtippt. Prüfe, ob es eine App gibt, mit der der Mitarbeiter auf der Baustelle Stunden und Material auf den Auftrag bucht. Teste das offline: Auf vielen Baustellen gibt es kein Netz, und die App muss die Daten zwischenspeichern und später synchronisieren.

Nachkalkulation

Das ist die Funktion, die viele unterschätzen. Erst die Nachkalkulation zeigt dir, ob ein Auftrag wirklich Geld gebracht hat: geplante Stunden gegen tatsächliche, kalkuliertes Material gegen verbautes. Ohne diese Rückmeldung kalkulierst du beim nächsten Mal wieder blind.

Schnittstellen zur Buchhaltung

Deine Rechnungen sollen möglichst automatisch beim Steuerberater landen. Frag, welche Export- oder Schnittstellenformate unterstützt werden und ob dein Steuerberater damit arbeiten kann. Kläre das mit ihm vor dem Kauf, nicht danach.

Lass die richtige Person testen

Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet, nicht vom Chef und nicht vom Vertriebler. Der Bürokraft, die zwanzig Rechnungen am Tag schreibt, fallen nach zehn Minuten die Klickwege auf, die im Verkaufsgespräch niemand erwähnt. Gib ihr eine konkrete Aufgabe: ein Angebot mit fünf Positionen erstellen, daraus einen Auftrag machen und eine Abschlagsrechnung erzeugen.

Passt es zu deinem Gewerk

Elektro, Sanitär, Maler und Zimmerei haben unterschiedliche Anforderungen. Ein System, das für den einen Bereich gemacht ist, kann im anderen umständlich sein. Frag den Anbieter, welche Betriebe deines Gewerks damit arbeiten, und wenn möglich, sprich mit einem davon.

Betriebsgröße und Wachstum

Ein System, das für zwanzig Nutzer ausgelegt ist, kann für dich als Fünfmannbetrieb überdimensioniert und teuer sein. Umgekehrt bringt dir eine sehr schlanke Lösung nichts, wenn du in zwei Jahren doppelt so groß bist. Denk realistisch, nicht euphorisch: Plane für die Größe, die du in zwei bis drei Jahren erwartest, nicht für den Traum in zehn Jahren.

Datenübernahme

Kläre früh, wie deine bestehenden Kunden- und Artikeldaten ins neue System kommen. Wenn du das manuell abtippen musst, kostet das Wochen. Frag konkret, welche Formate importiert werden können und ob der Anbieter bei der Migration hilft.

Support in deiner Sprache

Wenn im Betrieb etwas klemmt, brauchst du jemanden, der erreichbar ist und die Sprache spricht. Prüfe, ob es telefonischen Support gibt, zu welchen Zeiten und ob er im Preis enthalten ist oder extra kostet.

Der Kaufpreis oder die monatliche Rate ist nur ein Teil der Kosten. Rechne mit mehreren Posten, die im Verkaufsgespräch gern kleingeredet werden.

Lizenz oder Abo

Grundsätzlich gibt es zwei Modelle. Bei der klassischen Lizenz kaufst du die Software einmal und zahlst separat für Updates und Wartung. Beim Abomodell (oft als Cloud oder SaaS bezeichnet) zahlst du monatlich oder jährlich pro Nutzer, dafür sind Updates und meist der Betrieb der Server enthalten. Welches günstiger ist, hängt von deiner Nutzungsdauer ab: Rechne beide Modelle über fünf Jahre durch, nicht über ein Jahr.

Versteckte Posten

Achte auf diese Positionen, nach denen du aktiv fragen solltest:

• Einrichtung und Einführung: oft ein einmaliger Betrag, der schnell die Jahreslizenz übersteigt
• Schulung: pro Tag oder pro Person, häufig nicht im Grundpreis
• Datenmigration: das Übernehmen deiner Altdaten
• Zusatzmodule: Zeiterfassung, mobile App oder Schnittstellen kosten oft extra
• Weitere Nutzer: prüfe den Preis pro zusätzlichem Arbeitsplatz
• Support: kostenloser Basissupport gegen kostenpflichtigen Premiumsupport

Der Faktor Zeit

Die Einführung kostet Arbeitszeit, deine und die deiner Leute. Diese Zeit fehlt im Tagesgeschäft. Kalkuliere das ehrlich mit ein, auch wenn es auf keiner Rechnung steht. Ein günstiges System, das monatelange Einarbeitung braucht, kann teurer sein als ein teureres, das nach zwei Wochen läuft.

Zu groß gekauft

Ein häufiger Fehler ist, dass Betriebe sich von einem Funktionsumfang beeindrucken lassen, den sie nie brauchen. Die Software kann Produktion, Filialverwaltung und Projektcontrolling, du willst aber nur Angebote und Rechnungen. Die vielen Funktionen machen die Bedienung komplizierter und den Preis höher, ohne dass du etwas davon hast.

Die Einführung nebenbei

Viele glauben, die Umstellung läuft nebenher weiter. Das geht selten gut. Wenn niemand im Betrieb Verantwortung für die Einführung übernimmt und Zeit dafür bekommt, versandet das Projekt. Am Ende arbeiten die einen im neuen System, die anderen weiter auf Zetteln, und es entsteht ein Durcheinander, das schlimmer ist als vorher.

Keiner pflegt die Daten

Eine ERP ist nur so gut wie ihre Daten. Wenn Artikelpreise veraltet sind und Kundendaten doppelt drinstehen, produziert das System falsche Kalkulationen und peinliche Rechnungen. Lege von Anfang an fest, wer für die Datenpflege zuständig ist.

Mobile App nur im Büro getestet

Ein Klassiker: Die App wird im Büro mit vollem WLAN getestet und funktioniert prima. Auf der Baustelle im Keller ohne Empfang bricht sie ab, und der Monteur bucht wieder auf Zetteln. Teste die mobile Nutzung unter realen Bedingungen.

Steuerberater nicht gefragt

Betriebe kaufen ein System und stellen erst danach fest, dass der Steuerberater die Daten nicht sauber übernehmen kann. Dann tippt jemand jeden Monat Zahlen ab. Das Gespräch mit dem Steuerberater vor dem Kauf spart dieses Ärgernis.

GoBD in Deutschland

Wenn du in Deutschland Rechnungen und Buchungsdaten digital verwaltest, gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Praktisch bedeutet das: Rechnungen dürfen nicht nachträglich unbemerkt geändert werden, es muss nachvollziehbar sein, wer wann was gebucht hat, und die Daten müssen über die Aufbewahrungsfristen sicher verfügbar bleiben. Frag den Anbieter, ob das System GoBD-konform arbeitet und ob es eine Verfahrensdokumentation dazu gibt.

E-Rechnung

Die elektronische Rechnung wird im Geschäftsverkehr zunehmend verpflichtend. Achte darauf, dass dein System strukturierte E-Rechnungsformate erzeugen und empfangen kann. Kläre mit dem Anbieter, welche Formate unterstützt werden und wie der Zeitplan für neue gesetzliche Vorgaben aussieht.

Datenschutz

Du verarbeitest personenbezogene Daten deiner Kunden, damit greift die DSGVO. Bei Cloudlösungen brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Frag, wo die Daten gespeichert werden (Serverstandort) und ob ein solcher Vertrag bereitgestellt wird.

Österreich und Schweiz

In Österreich gilt mit der Registrierkassenpflicht eine eigene Anforderung, wenn Barumsätze eine bestimmte Grenze überschreiten. In der Schweiz gelten eigene mehrwertsteuerliche und buchhalterische Regeln. Wenn du grenzüberschreitend arbeitest oder in mehreren Ländern tätig bist, prüfe, ob das System die jeweiligen Anforderungen abdeckt. Verlass dich hier nicht auf allgemeine Aussagen, sondern hol im Zweifel die Einschätzung deines Steuerberaters ein.

Schritt 1: Prozess aufschreiben

Setz dich einen Vormittag hin und schreib auf, wie ein Auftrag bei dir läuft: von der Anfrage über Angebot, Auftrag, Material, Ausführung, Zeiterfassung bis zur Rechnung. Notiere, wo es aktuell hakt. Diese Liste ist dein Maßstab für jede Software.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Spalten. In die eine kommen Funktionen, ohne die es nicht geht (zum Beispiel Datanorm-Import, wenn du viel Material verbaust). In die andere kommt, was nett wäre. So verlierst du dich in Demos nicht in Spielereien.

Schritt 3: Drei Anbieter in die enge Wahl

Wähl anhand deiner Liste drei Systeme aus. Mehr macht den Vergleich unübersichtlich. Fordere von jedem eine echte Demo an, keine aufgezeichnete Präsentation.

Schritt 4: Testaufgabe geben

Gib in jeder Demo dieselbe konkrete Aufgabe, die deinem Alltag entspricht, und lass sie von deiner Bürokraft und einem Monteur durchführen. Achte darauf, wie viele Klicks nötig sind und wo die Leute stocken.

Schritt 5: Kosten über fünf Jahre rechnen

Hol dir von jedem Anbieter ein schriftliches Angebot mit allen Posten: Lizenz, Einrichtung, Schulung, Migration, Zusatzmodule, Support, Kosten pro weiterem Nutzer. Rechne alles auf fünf Jahre hoch. Erst dann sind die Angebote vergleichbar.

Schritt 6: Referenz anrufen

Bitte jeden Anbieter um einen Kontakt zu einem Betrieb deiner Größe und deines Gewerks. Ruf dort an und frag konkret: Wie lief die Einführung, was nervt im Alltag, was würdest du heute anders machen.

Schritt 7: Steuerberater einbinden

Leg deinem Steuerberater die zwei Favoriten vor und frag, mit welchem System er die Daten sauber übernehmen kann. Seine Antwort kann die Entscheidung kippen.

Schritt 8: Verantwortlichen benennen

Bevor du unterschreibst, leg fest, wer im Betrieb die Einführung verantwortet und dafür Zeit bekommt. Ohne diese Person bleibt das beste System liegen.