Elektriker Software

Angebots- und Rechnungserstellung

Das ist der Teil, der am schnellsten Geld zurückholt. Entscheidend ist nicht, dass die Software Angebote schreiben kann (das können alle), sondern wie schnell aus einem Angebot ein Auftrag und daraus eine Rechnung wird, ohne dass du Positionen dreimal eintippst. Achte darauf, ob du Textbausteine und Standardleistungen hinterlegen kannst, damit die häufigen Positionen (Steckdose setzen, Leitung ziehen, Verteiler erweitern) nicht jedes Mal neu formuliert werden.

Zeiterfassung auf der Baustelle

Der Monteur soll seine Stunden dort erfassen, wo er ist, per App auf dem Handy. Klingt banal, ist aber der Punkt, an dem die meisten Systeme im Alltag scheitern. Wenn die App nur online funktioniert, hast du im Keller eines Neubaus ein Problem. Frag konkret nach, was passiert, wenn kein Netz da ist: Werden die Daten zwischengespeichert und später synchronisiert, oder ist die Eingabe weg?

Materialwirtschaft und Artikelstammdaten

Ein Elektrobetrieb hat es mit Tausenden Artikeln zu tun. Praktisch wird es, wenn die Software Datanorm-Kataloge deiner Großhändler einlesen kann, damit Artikelnummern, Bezeichnungen und Einkaufspreise stimmen. Ohne diese Anbindung tippst du Materialpreise von Hand ab, und das ist die Stelle, an der sich Fehler und veraltete Preise einschleichen.

Prüf- und Messprotokolle

Wer Prüfungen an ortsfesten oder ortsveränderlichen Anlagen macht, braucht Protokolle, die den einschlägigen Normen entsprechen. Manche Software kann Messwerte direkt aus dem Prüfgerät übernehmen. Ob du das brauchst, hängt von deinem Prüfvolumen ab. Bei ein paar Prüfungen im Jahr reicht ein Formular, bei regelmäßigen Wartungsverträgen spart die Geräteanbindung echte Zeit.

Terminplanung und Disposition

Sobald du mehr als zwei Monteure hast, brauchst du einen Überblick, wer wann wo ist. Eine Plantafel, auf der du Aufträge auf Mitarbeiter und Tage verteilst, verhindert Doppelbuchungen und Leerlauf. Achte darauf, ob der Monteur seine eigenen Termine auf dem Handy sieht, sonst rufen alle weiterhin morgens im Büro an.

Dokumentation und Fotos

Fotos vom Zustand vor und nach der Arbeit, Unterschrift des Kunden direkt auf dem Gerät, Anhänge zum Auftrag: Das schützt dich bei Streit über den Leistungsumfang. Ein Foto vom verkabelten Verteiler ist mehr wert als jede spätere Diskussion.

Lass die richtigen Leute testen

Der wichtigste Rat vorweg: Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später damit arbeitet, nicht vom Chef. Ein Monteur, der mit dicken Fingern und in Handschuhen aufs Handy tippt, merkt in fünf Minuten, ob die App im Alltag funktioniert. Der Chef sieht am Schreibtisch nur die schönen Auswertungen.

Passt der Funktionsumfang zu deiner Betriebsgröße

Ein Einzelunternehmer mit einem Gesellen braucht etwas anderes als ein Betrieb mit fünfzehn Leuten und eigener Disposition. Kaufe nicht die größte Lösung, weil sie am meisten kann, sondern die, deren Funktionen du tatsächlich nutzt. Ungenutzte Module kosten Geld und machen die Bedienung komplizierter.

Schnittstellen prüfen

Frag konkret nach den Anbindungen, die du brauchst: Datanorm für deine Großhändler, eine Schnittstelle zu deinem Steuerberater (etwa für den Export der Buchungsdaten), und ob die Software mit deinem bestehenden E-Mail-Programm zusammenarbeitet. Eine Insel, die mit nichts spricht, erzeugt am Ende mehr Handarbeit als vorher.

Datenmigration

Deine Kundendaten, Artikel und offenen Vorgänge müssen von irgendwo herkommen. Frag, ob und wie ein Import aus deinem alten System oder aus Excel möglich ist. Wenn du alles von Hand neu eingeben musst, plane das als echten Aufwand ein.

Support in deiner Sprache und Zeitzone

Wenn morgens um sieben die Rechnung nicht rausgeht, willst du jemanden erreichen, der versteht, was ein Verteiler ist. Frag, wie der Support erreichbar ist, ob per Telefon oder nur per Ticket, und ob er in der DACH-Region sitzt.

Die meisten Anbieter rechnen heute pro Nutzer und Monat ab, als Abomodell in der Cloud. Das wirkt auf den ersten Blick günstig, weil die monatliche Zahl klein aussieht. Rechne sie hoch: Nutzer mal Monate mal Jahre. Erst dann siehst du, was das System über eine realistische Nutzungsdauer kostet.

Es gibt weiterhin Lösungen, die du einmalig kaufst und lokal installierst. Hier zahlst du einen größeren Betrag am Anfang, dann für Updates und Wartung laufend weiter. Beide Modelle können sinnvoll sein, das hängt von deiner Betriebsgröße und davon ab, ob du deine Daten lieber im eigenen Haus hast.

Die Kosten, die im Kleingedruckten stehen

Der reine Lizenzpreis ist selten der ganze Preis. Achte auf diese Posten:

• Einrichtung und Ersteinrichtung: Manche Anbieter berechnen die Einrichtung separat.
• Schulung: Ein oder zwei Schulungstage kosten Geld, sind aber oft die beste Investition, weil das System sonst nur halb genutzt wird.
• Zusatzmodule: Prüfprotokolle, mobile App oder Schnittstellen sind teilweise nicht im Grundpreis enthalten.
• Datenimport: Der Import deiner Altdaten kann als Dienstleistung berechnet werden.
• Speicher und Nutzergrenzen: Prüf, ab wann zusätzliche Kosten entstehen, wenn dein Betrieb wächst.

Der größte versteckte Kostenblock ist die Zeit, die dein Team zum Umstieg braucht. Rechne damit, dass in den ersten Wochen weniger geschafft wird, weil alle das neue System lernen. Das ist normal und kein Grund, sofort aufzugeben.

Die Software wird nur vom Büro genutzt

Der häufigste Fehler: Der Chef kauft ein System, das Büro arbeitet damit, und die Monteure schreiben ihre Stunden weiter auf Zettel, die dann jemand abtippt. Damit hast du die halbe Wirkung verschenkt und trotzdem voll bezahlt. Ein System lohnt sich erst, wenn die Daten dort entstehen, wo die Arbeit passiert.

Zu viel auf einmal umstellen

Ein Betrieb, den ich beraten habe, wollte an einem Montag komplett umsteigen: Angebote, Zeiterfassung, Material, alles gleichzeitig. Nach drei Tagen war das Chaos so groß, dass sie fast zurück zu Excel wären. Besser: erst die Angebots- und Rechnungserstellung sauber zum Laufen bringen, dann die mobile Zeiterfassung dazunehmen.

Artikelstamm wird nie gepflegt

Wenn die Materialpreise einmalig eingelesen und dann nie aktualisiert werden, kalkulierst du nach einem Jahr mit veralteten Einkaufspreisen und verschenkst Marge. Leg fest, wer verantwortlich ist, die Datanorm-Kataloge regelmäßig einzuspielen.

Keiner ist zuständig

Wenn niemand offiziell für das System verantwortlich ist, verwaist es. Es braucht eine Person, die Fragen beantwortet, neue Mitarbeiter einweist und den Kontakt zum Anbieter hält. In kleinen Betrieben ist das oft der Chef selbst, das ist in Ordnung, solange es klar benannt ist.

Der Testzeitraum wird nicht ernst genutzt

Viele klicken sich in der Testphase einmal durch und entscheiden aus dem Bauch. Besser: Bilde einen echten Auftrag komplett im System ab, vom Angebot über die Zeiterfassung bis zur Rechnung. Erst dann merkst du, wo es hakt.

GoBD und revisionssichere Belege

In Deutschland müssen deine Rechnungen und die zugrunde liegenden Aufzeichnungen den GoBD entsprechen. Das heißt vereinfacht: Belege dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden, und Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Frag den Anbieter, ob die Software das unterstützt und ob es eine entsprechende Verfahrensdokumentation gibt. In Österreich gelten vergleichbare Grundsätze, in der Schweiz sind die Anforderungen an die Aufbewahrung ebenfalls geregelt.

Datenschutz und DSGVO

Du verarbeitest Kundendaten, teilweise auch Daten deiner Mitarbeiter (bei der Zeiterfassung). Bei einer Cloud-Lösung solltest du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen. Kläre, wo die Server stehen. Ein Standort in der EU oder in der Schweiz macht die Sache einfacher.

E-Rechnung

Die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format wird im Geschäftsverkehr zunehmend Pflicht, besonders im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern und im B2B-Bereich. Prüf, ob die Software gängige Formate erzeugen und empfangen kann. Da sich die Fristen und Regeln ändern, lass dir vom Anbieter bestätigen, dass er aktuelle Anforderungen umsetzt.

Fachliche Normen

Elektroarbeiten unterliegen technischen Normen und Prüfvorschriften. Die Software erzeugt die Protokolle, aber die inhaltliche Verantwortung für die korrekte Prüfung liegt bei dir als Fachbetrieb. Achte darauf, dass die Protokollvorlagen dem aktuellen Stand entsprechen, und prüf das nicht blind, sondern gleiche es mit deinem eigenen Fachwissen ab.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Schreib auf, wie ein typischer Auftrag heute bei dir durch den Betrieb läuft, von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Markier die Stellen, an denen Informationen verloren gehen oder doppelt eingegeben werden. Genau diese Stellen soll die Software lösen.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Listen. In die erste kommt, was die Software zwingend können muss (zum Beispiel Datanorm-Import und mobile Zeiterfassung). In die zweite, was schön wäre. Bewerte Anbieter zuerst an der Muss-Liste. Was die Muss-Kriterien nicht erfüllt, fliegt raus, egal wie gut der Rest ist.

Schritt 3: Zwei bis drei Anbieter testen

Mehr als drei parallel zu testen, überfordert. Wähl zwei bis drei aus, die deine Muss-Liste erfüllen, und teste sie mit einem echten Auftrag. Nimm den Monteur mit ins Boot.

Schritt 4: Kosten über drei Jahre rechnen

Rechne für jeden Kandidaten die Gesamtkosten über drei Jahre hoch, inklusive Einrichtung, Schulung und Zusatzmodulen. Vergleich diese Zahl, nicht den Monatspreis.

Schritt 5: Referenzen und Ausstieg klären

Frag den Anbieter nach Betrieben deiner Größe, die das System nutzen. Und kläre vor Vertragsschluss, wie du im Fall der Fälle wieder rauskommst: Bekommst du deine Daten in einem brauchbaren Format zurück? Ein Anbieter, der diese Frage nicht klar beantwortet, ist ein Warnsignal.

Schritt 6: Schrittweise einführen

Start mit einem Modul, das schnell Nutzen bringt (meist Angebot und Rechnung). Wenn das sitzt, nimm die Zeiterfassung dazu. So bleibt der Betrieb handlungsfähig und das Team verliert nicht das Vertrauen.