Dachdecker Software

Aufmaß und Angebot

Das ist das Herzstück. Achte darauf, wie die Software mit Dachflächen umgeht. Kann sie mit Dachneigung rechnen, sodass aus der Grundfläche die tatsächliche Dachfläche wird? Lassen sich Gauben, Kehlen und Grate abbilden? Ein Programm, das nur Rechtecke kennt, hilft dir beim komplizierten Dach wenig. Prüfe außerdem, ob du eigene Positionsvorlagen und Leistungspakete anlegen kannst, denn genau die machen dich schnell.

Kalkulation und Nachkalkulation

Ein Angebot zu schreiben ist einfach. Zu wissen, ob es sich gerechnet hat, ist das Schwierige. Eine gute Software vergleicht die kalkulierten Stunden und Materialmengen mit dem, was tatsächlich verbraucht wurde. Wenn du drei Auftragstypen hast, die du immer wieder machst, willst du am Jahresende sehen, welcher davon Marge bringt und welcher nur Umsatz.

Zeiterfassung auf der Baustelle

Hier trennt sich Theorie von Praxis. Deine Leute stehen auf dem Gerüst, tragen Handschuhe und haben keine Lust, in einer verschachtelten App herumzutippen. Die Zeiterfassung muss mit wenigen Klicks funktionieren, idealerweise mit Auftragszuordnung per Auswahl statt per Tippen. Prüfe, ob sie offline funktioniert, denn auf vielen Baustellen ist das Netz schlecht.

Materialwirtschaft und Bestellung

Manche Systeme lassen dich Bestellungen direkt aus dem Auftrag erzeugen und ordnen die Lieferantenpreise den Positionen zu. Das ist praktisch, aber nur wenn deine Lieferantenkataloge auch abgebildet werden können. Frag nach, ob Datanorm oder vergleichbare Katalogformate eingelesen werden können, sonst pflegst du Preise von Hand.

Dokumentation und Fotos

Baustellenfotos mit Zuordnung zum Auftrag sind mehr als nette Erinnerung. Sie sind dein Beweismittel bei Streit über Nachträge oder Mängel. Achte darauf, dass Fotos direkt aus der App dem richtigen Auftrag zugeordnet werden und nicht irgendwo in der Handygalerie versacken.

Schnittstellen

Eine Software, die nichts exportiert, wird zur Insel. Prüfe, ob es eine Anbindung an dein Buchhaltungssystem oder deinen Steuerberater gibt, und in welchem Format. Der klassische Weg ist ein Export für die Finanzbuchhaltung. Ohne diesen tippst du am Monatsende alles zweimal.

Lass die richtige Person testen

Der häufigste Auswahlfehler ist, dass der Chef die Demo bedient und begeistert ist, während der Geselle später damit kämpft. Lass die Software in der Demo von der Person bedienen, die später täglich damit arbeitet. Wenn dein Vorarbeiter die Zeiterfassung nicht in unter einer Minute versteht, wird er sie nicht nutzen, und dann hast du für nichts bezahlt.

Passt die Software zu deiner Betriebsgröße

Ein Zweimannbetrieb braucht etwas anderes als ein Betrieb mit vier Kolonnen. Manche Systeme sind für große Strukturen gebaut und überfordern kleine Betriebe mit Funktionen, die nur Zeit kosten. Andere sind schlank, stoßen aber an Grenzen, sobald du wächst. Überleg dir, wo du in drei Jahren stehst, und ob die Software mitwächst, ohne dass du komplett wechseln musst.

Mobil oder Büro

Kläre, wie viel wirklich auf der Baustelle passieren muss. Wenn deine Leute nur Zeiten erfassen und Fotos machen sollen, reicht eine schlanke App. Wenn sie vor Ort Aufmaße nehmen und Nachträge dokumentieren, brauchst du mehr. Eine reine Desktoplösung ohne brauchbare mobile Nutzung passt heute für die meisten Dachdeckerbetriebe nicht mehr.

Datenübernahme

Frag konkret, wie deine bestehenden Kundendaten und Artikeldaten in das neue System kommen. Wenn du Hunderte Kunden von Hand eintippen sollst, ist das ein realer Kostenfaktor, der im Preis oft nicht auftaucht.

Support in deiner Sprache und Zeitzone

Wenn die Software mitten in der Angebotsphase klemmt, brauchst du schnelle Hilfe. Prüfe, ob es telefonischen Support gibt und zu welchen Zeiten. Ein reines Ticketsystem mit Antwort nach zwei Tagen ist im Baustellenalltag zu wenig.

Die meisten Anbieter rechnen heute im Abomodell, also monatlich oder jährlich, oft pro Nutzer oder pro Arbeitsplatz. Daneben gibt es noch klassische Kaufmodelle mit einmaliger Lizenz plus laufender Wartung. Beide haben Vor- und Nachteile, und der reine Monatspreis sagt wenig über die tatsächlichen Kosten aus.

Worauf die Gesamtkosten wirklich beruhen

Der Grundpreis ist nur der Anfang. Rechne diese Posten dazu:

• Einrichtung und Datenübernahme, oft einmalig und nicht im Abopreis enthalten.
• Schulung deiner Mitarbeiter, entweder als Kosten oder als verlorene Arbeitszeit.
• Zusatzmodule, die einzeln kosten, etwa Zeiterfassung, mobile App oder Katalogimport.
• Kosten pro weiterem Nutzer, wenn dein Team wächst.
• Update- und Wartungsgebühren beim Kaufmodell.

Ein niedriger Einstiegspreis kann teuer werden, wenn jede Funktion, die du wirklich brauchst, ein kostenpflichtiges Zusatzmodul ist. Umgekehrt zahlst du bei einem Komplettpaket vielleicht für Dinge, die du nie nutzt.

Wie du seriös vergleichst

Rechne nicht mit dem Monatspreis, sondern mit den Kosten über drei Jahre, inklusive Einrichtung und aller Module, die du brauchst, für die tatsächliche Zahl deiner Nutzer. Erst diese Summe ist vergleichbar. Frag außerdem, ob der Preis pro aktivem Nutzer oder pro angelegtem Nutzer gilt, das macht bei saisonalen Aushilfen einen Unterschied.

Die versteckten Kosten

Der größte versteckte Kostenblock ist die Umstellungsphase. In den ersten Wochen läuft oft beides parallel, das alte und das neue System, und die Produktivität sinkt kurzfristig. Das ist normal, aber du solltest es einplanen und nicht in deiner arbeitsreichsten Zeit starten.

Die Software wird gekauft, aber nicht eingeführt

Ein Betrieb schließt das Abo ab, richtet nichts richtig ein und arbeitet nach zwei Monaten wieder mit den alten Zetteln. Die Lizenz läuft weiter, genutzt wird sie nicht. Software ohne konsequente Einführung ist verbranntes Geld. Es braucht eine verantwortliche Person und einen festen Termin, ab dem das alte System nicht mehr benutzt wird.

Alle Funktionen auf einmal

Ein anderer Betrieb will von Tag eins alles nutzen: Aufmaß, Kalkulation, Zeiterfassung, Bestellwesen, Dokumentation. Das überfordert das Team, niemand blickt durch, und die Akzeptanz kippt. Besser ist, mit einem Bereich anzufangen, etwa Angebot und Aufmaß, und den erst richtig zu beherrschen, bevor der nächste Bereich dazukommt.

Stammdaten werden nicht gepflegt

Die beste Software nützt nichts, wenn die Positionen und Preise veraltet sind. Wenn der Materialpreis von vor zwei Jahren im Angebot steht, kalkulierst du in den Verlust. Die Pflege der Stammdaten ist Arbeit, die weitergeht, nicht einmalig.

Die Baustelle wird nicht mitgenommen

Der Chef entscheidet, die Gesellen erfahren es am Montagmorgen. Das geht selten gut. Wer die Leute vorher einbindet und erklärt, warum sich der Aufwand für sie selbst lohnt, etwa weil sie Stunden nicht mehr abends nachtragen müssen, bekommt echte Nutzung statt Widerstand.

Rechnungspflichten

Deine Rechnungen müssen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, dazu gehören unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der korrekte Steuerausweis. Prüfe, ob die Software das sauber abbildet. Beim Thema elektronische Rechnung solltest du im Blick behalten, dass sich die Anforderungen im Geschäftsverkehr verändern, und den Anbieter fragen, wie er damit umgeht.

Aufbewahrung und GoBD

In Deutschland gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD. Kaufmännische Belege müssen unveränderbar und über die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Frag den Anbieter, ob und wie das System diese Anforderungen erfüllt und wo die Daten liegen. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Aufbewahrungsregeln, die du separat prüfen solltest.

Datenschutz

Sobald du Kundendaten und Mitarbeiterdaten verarbeitest, greift die DSGVO. Bei einer Cloudlösung verarbeitet der Anbieter Daten in deinem Auftrag, dafür brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Kläre außerdem, in welchem Land die Server stehen. Das ist keine Formalie, sondern deine Verantwortung als Betrieb.

Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist rechtlich zunehmend relevant. Wenn die Software Zeiten erfasst, sollte sie das nachvollziehbar und korrekt tun. Beachte, dass die konkreten Vorgaben je nach Land unterschiedlich sind und sich ändern können, halte dich hier an aktuelle Auskünfte, etwa von deiner Innung oder deinem Steuerberater.

Schritt 1: Prozesse aufschreiben

Bevor du dir irgendein Tool ansiehst, schreib auf, wie ein Auftrag heute bei dir durchläuft, vom Anruf bis zur Rechnung. Wo geht Zeit verloren, wo passieren Fehler, was tippst du doppelt? Diese Liste ist dein Maßstab. Ohne sie kaufst du nach Bauchgefühl.

Schritt 2: Muss und Kann trennen

Mach zwei Spalten. In die eine kommt, was die Software zwingend können muss, etwa Aufmaß mit Dachneigung und Export für deinen Steuerberater. In die andere, was nett wäre. Kein Tool erfüllt alles, aber die Muss-Liste ist nicht verhandelbar.

Schritt 3: Drei Kandidaten in die Demo

Mehr als drei bringt selten mehr, es kostet nur Zeit. Vereinbare echte Demos, keine reinen Verkaufsgespräche. Bring dein eigenes Beispiel mit, etwa ein typisches Angebot, und lass es live in der Software abbilden. So siehst du, ob es mit deinen Fällen funktioniert.

Schritt 4: Die Baustelle testen lassen

Gib die mobile App deinem Vorarbeiter in die Hand und lass ihn auf einer echten Baustelle Zeiten erfassen und Fotos machen. Sein Urteil zählt mehr als jede Featureliste.

Schritt 5: Gesamtkosten über drei Jahre rechnen

Hol dir schriftliche Angebote mit allen Modulen und Nutzern, die du brauchst, plus Einrichtung. Erst dann vergleichst du Zahlen, die vergleichbar sind.

Schritt 6: Klein anfangen

Starte mit einem Bereich, setz einen festen Umstellungstermin und benenne eine verantwortliche Person. Plane die Einführung nicht in deine Hauptsaison. Wenn der erste Bereich läuft, nimm den nächsten dazu.

Schritt 7: Nach drei Monaten ehrlich prüfen

Schau nach einem Quartal, ob die Software wirklich genutzt wird und die Probleme aus Schritt eins gelöst sind. Wenn nicht, finde heraus, ob es am Tool liegt oder an der Einführung. Meistens liegt es an der Einführung.